Bijlage brief over het toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2022

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Someren Ter attentie van het college van burgemeester en wethouders Postbus 290 5710 AG SOMEREN

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 Datum

23 december 2022 Ons kenmerk

Geacht college,

C2294163/5184876 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook een van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico’s.

Zaaknummer: 0847200393152 Contactpersoon

E.J.J. (Erik) Baas Telefoon

(06) 18 30 31 18 Email

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli aan ons verslag te doen over het informatie- en archiefbeheer van het voorgaande jaar1. Het verslag kan bestaan uit een volledig verslag of een voortgangsbericht en dient vergezeld te gaan van een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw volledig verslag over 2021 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 14 juli 2022. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2021 als voldoet.

1

Zie: Uitvoeringsagenda interbestuurlijk toezicht 2022 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

ebaas@brabant.nl Bijlage(n)

-

Uw verslag aan de raad beoordelen wij aan de hand van de volgende criteria.

Datum

23 december 2022 Ons kenmerk

Beoordeling

Criteria

Voldoet

 Het college van B&W brengt vóór 15 juli een volledig verslag of voortgangsbericht uit aan de gemeenteraad.  Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  De verslaglegging gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

 De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag of voortgangsbericht met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

C2294163/5184876

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw volledig verslag archiefbeheer met bijbehorende stukken voor 15 juli jl. Het volledig verslag is door u op 14 juni 2022 naar de raad gezonden alwaar het op 7 juli in de vergadering van de commissie Burger & Bestuur voor kennisgeving is aangenomen. Uw volledig verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft de knelpunten waarmee u risico loopt. De knelpunten zijn door uw archivaris in de inspectie van maart 2021 geconstateerd. De aanbevelingen die uw archivaris deed in het verslag van de inspectie heeft u 1-op-1 overgenomen in uw verbeterplan, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s op informatieverlies zo spoedig mogelijk te verminderen. Wij willen u complimenteren over het compacte en toegankelijke verbeterplan. Mede door het kleurgebruik is het verbeterplan goed leesbaar.

2/5

Het inrichten en het beheren van de (digitale) informatiehuishouding overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet en de Wet open overheid brengt grote uitdagingen met zich mee. De verbeteracties om te voldoen aan de wetgeving worden door u voortvarend opgepakt en uitgevoerd.

Datum

23 december 2022 Ons kenmerk

C2294163/5184876

Wij beoordelen uw gemeente voor wat betreft het informatie- en archiefbeheer daarom als ‘voldoet’. Aandachtspunten

Ten aanzien van de kwaliteit van het verbeterplan vragen wij uw aandacht voor een paar punten: In het toezichtoordeel van 18 januari 2022 (ons kenmerk: C2278117/ 5013735) hebben wij u gevraagd aan de verbeteractie voor het maken van een compleet overzicht van archiefbescheiden de hoogste prioriteit te geven. In uw verbeterplan krijgt deze actie echter prioriteit 5. U houdt op deze wijze onvoldoende grip op uw informatiehuishouding en u bent niet goed in staat het beheer ervan adequaat in te richten. Andere producten zoals het handboek vervanging, het kwaliteitssysteem en een calamiteitenplan zijn voor de inrichting en gebruik afhankelijk van dat overzicht archiefbescheiden. Onderaan dit toezichtoordeel komen we nog terug op het overzicht archiefbescheiden in relatie tot ons interbestuurlijk toezicht. Daarnaast mogen in uw verbeterplan meer meetmomenten opgenomen worden. Bij meetmomenten kunt u denken aan:  het vragen van advies aan een archivaris over de kwaliteit van het product van de oplossing;  het vaststellen van het product door uw college, de raad of directie;  het bekendmaken van het product als bekendmaking van toepassing is op het product. Deze meetmomenten kunnen in uw verbeterplan een plaats krijgen, bijvoorbeeld in de kolom ‘aanpak op hoofdlijnen’. Bovenstaande bevindingen, aandachtspunten en de achterliggende details hebben we op 8 december jl.

op ambtelijk niveau naar uw contactpersonen teruggekoppeld. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard 2022 op de website https://www.brabant.nl/ibt gepubliceerd. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

3/5

Opheffen actief toezicht

Datum

In onze brief van 18 januari 2022 (ons kenmerk: C2278117/5013735) plaatsten we uw gemeente voor wat betreft het informatie- en archiefbeheer onder actief toezicht. Actief toezicht maakt onderdeel uit van ons interventieproces2. Op ambtelijk niveau maakten we concrete afspraken met u om de tekortkomingen binnen afzienbare tijd op te lossen. Door het adequaat oppakken van de verbeteracties en de goede verslaglegging van dit jaar heffen we het actief toezicht op.

23 december 2022 Ons kenmerk

C2294163/5184876

Gevraagde acties van uw kant in 2023

Uiterlijk 15 juli 2023 ontvangen wij graag een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2022 dat u aan de raad heeft gestuurd. De stukken bevatten in elk geval:  een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2022;  een apart, actueel en concreet (SMART) verbeterplan;  de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad;  de begeleidende brief van uw college aan Gedeputeerde Staten. In het verslag lezen wij graag op welke punten het informatie- en archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de Archiefwet en bijbehorende regelgeving en op welke punten u verbeteringen door gaat voeren. In het verbeterplan zijn ten minste alle aanbevelingen van uw archivaris 1-op-1 overgenomen. De verbeteracties beschrijft u concreet (SMART) waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden. In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in de afspraken informatie- en archiefbeheer die u gaat maken of heeft gemaakt met de gemeenschappelijke regelingen waaraan Someren deelneemt. Goede afspraken regelen de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, uitvoering, toezicht en verantwoording van het informatie- en archiefbeheer. Overzicht archiefbescheiden

In navolging van de kennisbijeenkomst, die wij samen met de Brabantse archivarissen op 17 mei jl. hebben georganiseerd, verzoeken wij u ons volgend jaar inzicht te geven in de stand van zaken en resultaten van het overzicht archiefbescheiden conform artikel 18 van de Archiefregeling en het beheer daarop. Doelstelling is dat het overzicht, gericht op de inventarisatie van de informatie, op 15 juli 2023 gereed is.

2

Zie ook Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2020-2023, hoofdstuk 7

4/5

Datum

Tot slot

23 december 2022

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer E.J.J. Baas van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-18 30 31 18.

Ons kenmerk

C2294163/5184876

Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

B.J.H. Loeffen, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

5/5