Besluiten om toestemming te verlenen op de wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreding van gemeente Leudal

Raadsvoorstel Onderwerp:

Besluiten om toestemming te verlenen op de wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en toetreding van gemeente Leudal.

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200486412

Zaaknummer: Datum:

0847200486336 7 juni 2023

1. Samenvatting voor de burger Verzoek aan de gemeenteraad om toestemming te verlenen ten aanzien van het ontwerpbesluit aangaande de tweede wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML conform bijlage 1 & 2 en het toetreden van Gemeente Leudal tot de GR ICT NML. Tevens de gelegenheid tot zienswijze op de begrotingswijziging ICT NML aangaande wijziging omtrent de Geo taken.

2. Inleiding ICT NML heeft haar dienstverlening vanaf de oprichting aan haar deelnemers aangeboden met een continue verbeterend karakter. Gedurende het bestaan van de ICT NML samenwerking is de ICT dienstverlening geoptimaliseerd en zijn er ook neven diensten aangeboden zoals incident management, changemanagement en advies verzoeken. In 2017 is de visie van ICT NML door haar deelnemers vastgesteld waarin een duidelijke en bredere dienstverlening wordt gezien als lange termijn doelstelling voor het bieden van meerwaarde voor haar deelnemers. In de visie en de visuele verwoording hiervan, is een voorbeeld opgenomen van Geo dienstverlening. Deelnemers hebben door het vaststellen van de visie uitgesproken dat ICT NML niet enkel een ICT partner hoeft te zijn, maar een platform wordt die een bakermat vormt voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor gemeenten. Het Geo domein is landelijk al een bewezen casus om effectief op samen te werken. De specifieke software, kennis en werkprocessen gecombineerd met het alsmaar groeiende belang naar actuele en betrouwbare (Geo)informatie, maakt dat het samenwerken op geografische werkzaamheden al snel loont. Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW-partners) een samenwerkingsverband op gebied van de Geo(basis)registraties genaamd ECGeo.

Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op Geo-informatie ligt. De uitvoering van de wet BGT wordt hier sinds 2017 belegd en de uitvoering van de wet BAG wordt beoogd per 1-1-24. Werkzaamheden bij ECGeo zijn onder anderen het landmeten, beheren van Geo informatie maar ook verstrekken van kaarten, analyses en adviezen ter ondersteuning van gemeentelijke processen. Na een zorgvuldige analyse en afstemming door interne en externe expertise is gebleken dat de bestaande Geo samenwerking goed onder te brengen is als diensten pakket van ICT NML waarbij meerwaarde ontstaat aan zowel ICT deelnemers als Geo deelnemers. ECGeo is beoogd om per 1-1-24 als separaat programma in de ICT NML begroting te landen. ECGeo wordt dan een apart team met een eigen teamleider en zal haar diensten in den beginne continueren voor haar vier huidige afnemers.

Op 30 maart 2023 heeft uw raad de zienswijze procedure doorlopen aangaande dit ontwerpbesluit. Ook de gemeenteraden van de overige deelnemers hebben de zienswijze procedure doorlopen. De betrokken gemeenteraden hebben geen zienswijzen ingediend.

3. Advies Het college van B&W vraagt de gemeenteraad om toestemming te verlenen op het ontwerpbesluit van het college tot wijzigen van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en het toetreden van de gemeente Leudal tot de regeling ICT NML aangaande Geo-taken. Tevens adviseert het college van B&W om geen zienswijze in te dienen op de begrotingswijziging van ICT NML aangaande wijziging omtrent de Geo taken.

4. Beoogd effect Bestuurlijk zal de samenwerking aansluiten bij de werkwijze van ICT NML waar het bestuurlijk overleg sturing geeft aan de GR middels stemrecht per inwonersaantal. De governance van ICT NML blijft daarmee ongewijzigd. De huidige bestuurders van ICT NML hebben tevens de Geo taken in hun portefeuille, dat brengt een optimalisatie in de bestuurlijke agenda’s. De gemeente Leudal heeft als beoogde nieuwe toetreder het ontwerpbesluit genomen om burgemeester Schmalschläger te benoemen als bestuurslid ICT NML. ECGeo levert vanaf 2017 zijn diensten met succes aan zijn deelnemers en door het onderbrengen van de samenwerking bij ICT NML zal de impact in de operatie minimaal zijn. De gemeenschappelijke regeling ICT NML is aangepast op een tweetal onderwerpen, enerzijds wegens de uitbreiding naar een modulaire GR, anderzijds wegens een wetswijziging aangaande de wet gemeenschappelijke regelingen. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor volksvertegenwoordigers om de eigen controlerende en kader stellende rol bij GR-en te versterken. Dit verzoek tot toestemming wordt voorgelegd in de gemeenten Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren. Met deze wijziging beoogt ICT NML een robuustere GR te worden waarin er meer efficiency in de bedrijfsvoering geboden kan worden middels het aanbieden van een modulaire GR, waarin in beginsel de modules ICT en Geo zijn aangeboden.

De bijgevoegde 1e begrotingswijziging 2024 verwerkt de cijfers van de toetredingsbegroting ECGeo in de begroting 2024 van ICT NML. Zoals voorgeschreven wordt deze aan u voorgelegd voor zienswijze. Geadviseerd wordt om geen zienswijze hierop in te dienen. Het bestuur van ICT NML zal dan na het vaststellen van de begroting 2024 van ICT NML deze begrotingswijziging vaststellen, waarmee financieel ECGeo vanaf 2024 deel uitmaakt van ICT NML.

5. Argumenten Met het uitbreiden van de GR ICT NML naar een modulaire regeling ontstaat er een mogelijkheid voor de deelnemende gemeenten om taken robuust en efficiënt te beleggen. ICT NML biedt een stabiele organisatie die in staat is om uitvoering te geven aan toekomstige ontwikkelingen in het Geo domein conform de nieuwe wet gemeenschappelijke regelingen. Puntsgewijs zijn de argumenten: 2/5

- Het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling ICT NML: 

Conform wet GR de volksvertegenwoordigers van de gemeenten meer inspraak geven in de besturing van gemeenschappelijke regelingen, zoals het vragen van zienswijze aan de gemeenteraad



Het opstellen van een modulaire gemeenschappelijke regeling waardoor een breder pallet diensten kunnen worden afgenomen door de deelnemers



Een toekomstbestendige GR ICT NML die inspeelt op vragen van diens deelnemers

- Het modulair aanbieden van dienstverlening: 

Het bieden van een gunstiger samenwerkingsklimaat in de regio



Laagdrempelig toetreden tot andere modules voor deelnemers

Met deze transitie wordt een volgende stap gezet in het professionaliseren en robuuster maken van de (Geo)samenwerking in de regio. Dit is noodzakelijk vanwege het steeds groter wordende belang van Geoinformatie in de uitvoering van de bedrijfsvoering in het fysieke domein en de reeds benoemde wettelijke taken. Vanwege de zorgvuldige procesgang wordt de tijd genomen om de samenwerking per 1 januari 2024 onder te brengen bij ICT NML. Nadat de gemeenteraad toestemming heeft verleend en de ondernemingsraad advies heeft gegeven op basis van artikel 25 van de WOR, kan het college het definitieve besluit nemen. Toestemming Ambtelijk en politiek is er veel aandacht geweest voor grip en sturing aangaande verbonden partijen. ICT NML heeft hierin gehoor gegeven middels het correct aanpassen van diens Gemeenschappelijke regeling. De legitieme onderbouwing, de wijze waarop is omgegaan met grip en sturing van de verbonden partij en de gedegen aanvliegroute om te komen tot dit besluit, alsmede de wijze waarop de vier gemeenten inspraak hebben gehad op het tot stand komen van de Geo module onder ICT NML geven ons college aanleiding om de raad te adviseren toestemming te verlenen.

6. Kanttekeningen Het management team van ICT NML krijgt er een programma bij, het risico bestaat dat de ICT taken minder aandacht krijgen dan voorheen. Om dit te voorkomen is met het MT van ICT NML gekeken naar voldoende PIOFACH ondersteuning voor het nieuwe programma, tevens wordt het MT uitgebreid met de teamleider van ECGeo wat de slagkracht van het huidige MT bevorderd.

3/5

Een ander risico betreft eventuele hogere kosten voor de gemeenten die geen Geo diensten afnemen. Om dit te mitigeren is er zorgvuldig omgegaan met de begroting van ICT NML (inclusief het programma Geo). Overhead kosten zijn strikt gescheiden van het programma ICT en inzet van de huidige directeur en de controller wordt verdeeld over de twee programma’s. Dat maakt dat de kosten voor de overhead voor de ICT deelnemers zelfs dalen. Kosten voor opslag van data (terrabytes) die in de Geo-wereld omvangrijk zijn, waren al enkele jaren ondergebracht bij ECGeo waardoor dit ook geen nadelig effect heeft voor ICT afnemers.

7. Financiën Financieel zijn de gevolgen van het uitbreiden van de Gemeenschappelijke Regelingen voor het ICT programma als zeer klein te bestempelen. De begroting van de Geo module zal landen in de begroting ICT NML middels een begrotingswijziging medio 2023 na akkoord van de deelnemende gemeenten. Middels deze begrotingswijziging worden ook de positieve effecten voor de ICT afnemende gemeenten doorgevoerd middels de reguliere begrotingswijziging. Deze effecten voor de ICT NML module zijn beperkt. De overhead kosten voor de inzet van directie worden naar rato verdeeld over de twee modules. Dat zorgt voor een kosten reductie van €120.000 op het ICT programma. Dit levert voor de ICT deelnemers een structurele besparing op voor de ICT portefeuille. Deze besparing betreft: Venlo € 49.000, Roermond € 30.000, Weert € 20.000, Nederweert €6.000, Asten € 7.000, Someren € 8.000.

8. Communicatie Nvt

9. Uitvoering Het ontwerpbesluit is integraal tot stand gekomen met het Opdrachtgeversoverleg en Bestuurlijk overleg van ICT NML, bijgestaan door de juridisch-, financieel- en privacy adviseurs van de deelnemende ICT NML gemeenten zijnde Nederweert, Roermond, Weert, Venlo Asten en Someren. De deelnemers aan de Geo samenwerking hebben een additioneel raadsvoorstel ontvangen waarin de besluitvorming omtrent personele consequenties en overdracht van taken zijn voorzien.

4/5

Planning: Juni:

Toestemming Gemeenteraden Leudal, Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren

Juli:

Formeel besluit colleges ICT NML gemeenten aangaande wijzigen van de GR ICT NML naar een modulaire GR

Juli:

Formeel besluit colleges Leudal, Nederweert, Roermond en Weert aangaande beleggen uitvoering BAG en BGT taken en transitie naar ICT NML

Bij definitieve besluitvorming zullen de provincies Limburg en Brabant in kennis gesteld worden. Tevens zal het besluit gepubliceerd worden in het gemeenteblad en het blad gemeenschappelijke regeling.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n) 1.

O Besluit tweede wijziging GR ICT NML en begrotingswijziging ICT

NO

X

NML ECGEO, doc.nr. Djuma 200486422 2.

Toelichting bij voorstel tot wijziging GR ICT NML, doc.nr. Djuma

X

200486360 3.

Tweede wijziging Gemeenschappelijke regeling ICT NML v2,

X

doc.nr. Djuma 200486361 4.

Begr wijziging ICT NML ECGeo

X

5.

Brief instemming raad met aanpassing GR ICT NML en geen

X

inhoudelijke opmerkingen begrotingswijziging ICT NML ECGeo

5/5