Besluiten om krediet beschikbaar te stellen om papieren archief af te bouwen

Raadsvoorstel Onderwerp:

Afbouw papieren archiefruimte

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200504759

Zaaknummer: Datum:

0847200483658 30 augustus 2023

1. Samenvatting voor de burger De gemeente Someren werkt al sinds 2017 volledig digitaal en gaat nu ook de oude papieren dossiers opruimen en digitaliseren. Informatie wordt hiermee beter toegankelijk en de gemeente heeft dan geen eigen archiefruimte meer nodig.

2. Inleiding Sinds 2016 werkt de gemeente Someren digitaal zaakgericht. Vanaf 2017 worden binnen de gemeente Someren geen papieren dossiers meer opgebouwd. De archiefruimte binnen de gemeente Someren heeft nu nog ongeveer 550 meter aan papieren dossiers. Dit wordt alleen maar minder. De nu geldende archiefwet (Archiefwet 1995) verplicht gemeenten om dossiers te vernietigen of na een periode van 20 jaar over te brengen naar een centrale plaats om archieven te bewaren (het RHCe). Dossiers moeten daarvoor wel voldoen aan de regels (het normdocument) van het RHCe. De regels van het RHCe geven aan dat elk dossier wordt nagekeken, goed ingedeeld en opgeruimd. Het kost veel tijd om dit werk uit te voeren werk. Een medewerker kan ongeveer een ½ meter dossier / dag nakijken, indelen en opruimen. De gemeente Someren heeft geen medewerkers die ruimte hebben voor deze werkzaamheden.

3. Advies 1. Het papieren archief helemaal af te bouwen 2. Een krediet van € 678.000,00 beschikbaar stellen en dit volledig te dekken uit de Algemene Reserve vrij aanwendbaar.

5. Argumenten 1.1. Overdragen is wettelijk verplicht De gemeente is wettelijk verplicht om dossiers ouder dan 20 jaar over te brengen naar het RHCe. In een concept wetsvoorstel wordt deze periode zelfs 10 jaar voor nieuw te vormen archief. Een deel van het archief van Someren moet al overgebracht worden naar het RHCe. 1.2. Digitale dossiers zijn beter toegankelijk Er is behoefte om bepaalde typen papieren dossiers te vervangen door digitale dossiers (m.n. bouwdossiers). Deze dossiers zijn veelvuldig nodig binnen de werkzaamheden van de gemeente

Someren of worden opgevraagd door inwoners. Door digitalisering zijn deze dossiers beter beschikbaar. Het college heeft eerder al besloten om bepaalde dossiertypes te digitaliseren. Het college heeft eerder al besloten om bepaalde dossiers te digitaliseren (bouwvergunningen 20102017 en milieuvergunningen 1980-1999). 1.3. Langer wachten maakt het steeds lastiger Er wordt steeds meer digitaal gewerkt. De kennis over papieren dossiers wordt minder. Hierdoor is het nog lastiger om geschikte mensen te vinden voor dit werk. 1.4. Geen investeringen nodig in archiefruimte De archiefruimte moet aan strikte eisen voldoen om de kwetsbare dossiers te bewaren. De archiefruimte binnen het gemeentehuis voldoet niet helemaal aan de steeds strengere eisen voor een archiefruimte. 1.5. Geen archiefruimte nodig in een nieuw/verbouwd gemeentehuis Er is een nieuw centrumplan in ontwikkeling voor Someren. Als gevolg daarvan is er een project ‘Gemeentehuis van de toekomst. Indien er geen archiefruimte nodig is in het ‘gemeentehuis van de toekomst’ scheelt dat in de kosten. 1.6. Gemeenten moeten zelf zorgen voor geschoonde, gedigitaliseerde en/of vervangen archieven. Het RHCe ondersteunt deelnemende gemeenten niet bij schonen, digitaliseren en vervangen van papieren dossiers. Dit moet wel volgens de normen van het RHCe.

2.1 Er is veel extra personeel nodig Elk dossier dient gecontroleerd en opgeruimd te worden volgens de regels van het RHCe. Uitgaande van ½ meter dossier / medewerker / dag kom dit op 1100 dagen van 8 uur = 8800 uur. Rekening houdend met een uurprijs van € 60,00 is een budget van € 528.000,00 nodig.

6. Kanttekeningen 1.1 Na opruimen van het papieren archief is informatie minder snel beschikbaar Informatie uit papieren dossiers zijn niet direct toegankelijk, omdat deze op afstand (RHCe of een andere plek) bewaard worden. Hiervoor zijn services beschikbaar om deze dossiers binnen een redelijke periode beschikbaar te krijgen. 1.2 Werkzaamheden duren langer dan gepland Het is goed mogelijk dat de werkzaamheden langer duren dan gepland, omdat het moeilijk zal zijn om goed gekwalificeerd personeel te vinden. Indien nodig zal gewerkt worden met goede instructies en begeleiding van minder/niet gekwalificeerd personeel. Mocht het niet lukken om voldoende personeel te vinden dan is het ook mogelijk om al dan niet tijdelijk het archief uit te plaatsen bij een externe leverancier, zodat in het gemeentehuis van de toekomst geen archiefruimte meer nodig is. 2.1 Niet alle papieren dossiers worden vervangen Papieren dossiers vervangen door een digitale versie stelt hoge eisen en is dus duurder. Het is niet wenselijk om veel te investeren in vervanging als dossiers uiteindelijk vernietigd of niet 2/4

meer geraadpleegd worden. Om minder kosten te maken bepalen wij van elk dossiertype hoe de afbouw plaats gaat vinden. Hierbij spelen de volgende regels een rol: 1.

Is het dossiertype vernietigbaar?

2.

Vindt vernietiging plaats binnen de afbouwtermijn?

3.

Hoe vaak wordt dit dossiertype opgevraagd?

In bijlage 1 is een beslisboom te zien hoe de keuze wordt bepaald. Toch worden alle dossier gecontroleerd en geschoond, zodat informatie ook later beter terug te vinden is.

7. Financiën Voor schonen van de papieren dossiers is extra personeel nodig. Bij de berekening van de kosten is het uitgangspunt een ½ meter schonen per dag. Dit houdt in dat voor de 550 meter archief 1100 dagen nodig zijn. Bij een prijs van € 60,00 per uur komt dit op een bedrag van € 528.000,00 voor het schonen van de dossiers. Daarnaast is geld nodig voor digitaal maken en/of vervangen van een gedeelte van het archief. Hiervoor wordt een bedrag van € 150.000,00 geraamd. Dit is gebaseerd op eerdere ervaringen. Personeel voor opruimen dossiers

€ 528.000,00

Digitaal maken / vervangen dossiers

€ 150.000,00

Totaal

€ 678.000,00

Wij stellen voor om het krediet van € 678.000,00 volledig te dekken via de Algemene Reserve vrij aanwendbaar.

8. Communicatie Communicatie vindt binnen de gemeente plaats. Verder vindt overleg met het RHCe plaats.

9. Uitvoering De planning van de werkzaamheden is: 



2023 Q4 o

Zoeken personeel

o

Maken Plan van Aanpak

o

Overleg met RHCe

o

Vervangen bouwdossier tot 2010

o

Start maken met schonen dossiers

2024 e.v. o

Schonen

o

Starten met vervanging dossiers

o

Vernietigen dossiers

o

(vervroegde) overplaatsing RHCe regelen

o

Archiefbewaarplaats voor uitplaatsing regelen

3/4

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n)

O

Concept raadsbesluit

X

Beslisboom per zaaktype

X

NO

4/4