Document · PDF

Accountantsverslag Blink

Commissie Ruimte 28 augustus 2024, gemeente SomerenBij agendapunt: Raadsnotitie betreffende de programmarekening GR Blink 20232.804 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Accountantsverslag Gemeenschappelijke Regeling Blink

Eindhoven 23 mei 2024

Aanbiedingsbrief Gemeenschappelijke regeling Blink T.a.v. het algemeen bestuur Gerstdijk 1 5704 RG Helmond Eindhoven, 23 mei 2024 Betreft: Accountantsverslag boekjaar 2023 Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u het accountantsverslag aan naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Blink (hierna: Blink). Onze opdracht is het controleren van de jaarrekening 2023 op het aspect getrouwheid. In het kader van onze opdracht hebben wij in december 2023 een interim controle uitgevoerd. De bevindingen hieruit zijn reeds in een separate management letter gerapporteerd aan het dagelijks bestuur.

Daarna zijn wij in maart 2024 gestart met de jaarrekeningcontrole die wij onlangs hebben afgerond. De jaareindecontrole is gericht op het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening in overeenstemming met de Nederlandse regels voor financiële verslaggeving.

Met ingang van 2023 is het dagelijks bestuur zelf verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over drie rechtmatigheidsaspecten middels de rechtmatigheidsverantwoording. In deze verantwoording zijn de onrechtmatigheden gekwantificeerd en in het jaarverslag geeft het dagelijks bestuur hier een nadere uitleg bij. Wij hebben deze verantwoording en de toelichting betrokken in ons oordeel over getrouwheid. Dit accountantsverslag bevat een onderbouwing voor ons oordeel en meldt de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering. Deze aspecten doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening 2023. Wij hebben de onderwerpen uit dit verslag besproken en afgestemd met de kwartiermaker en de concerncontroller. Vervolgens is dit verslag besproken met het dagelijks bestuur op 8 mei 2024. Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid.

Met vriendelijke groet, namens ons hele team,

ValidSigned by Teun van Lierop on 23-05-2024

ValidSigned by drs. P. Peters RA on 23-05-2024

T.M.M. van Lierop RA MSc Extern accountant

drs. P. Peters RA Manager

Inhoudsopgave 1. Controleproces

2. Financiële analyse

3. Ons oordeel

4. Bevindingen jaarrekening 2023

5. Overige aspecten

1. Controleproces Controleproces 2023 Onze controle over boekjaar 2022 werd gekenmerkt door het onderzoek naar de rechtmatigheid van de constructie van Blink. Op basis van dit onderzoek heeft het dagelijks bestuur het standpunt ingenomen dat de juridische basis van Blink onrechtmatig is in het licht van de aanbestedingswetgeving. Aanvullend heeft PreZero in 2023 besloten om als private deelnemer uit de Gemeenschappelijke Regeling te treden met als uittreeddatum 1 januari 2025. Bij de jaarrekening 2022 is door ons - vanwege bovengenoemde situatie - een afkeurend oordeel omtrent rechtmatigheid verstrekt. De jaarrekening 2022 is met onze verklaring uiteindelijk vastgesteld door het algemeen bestuur op 12 juli 2023. Daarbij is bovendien uitgesproken dat, zo lang de juridische opzet (inclusief opdrachtverlening tussen Blink en PreZero) ongewijzigd wordt voortgezet, dit gevolgen heeft voor de financiële rechtmatigheid. Het was daarbij niet te verwachten dat deze situatie reeds in 2023 kon worden opgelost. Via het bestuursbesluit van 12 oktober 2023 is de opdracht tot controle van de jaarrekening aan ons verleend. De exacte voorwaarden zijn middels de opdrachtbevestiging bekrachtigd. In overleg met het management is onze interim controle in december 2023 uitgevoerd. De belangrijkste uitkomsten zijn besproken en toegelicht in het dagelijks bestuur op 21 februari 2024.

Deze zagen vooral toe op het in kaart brengen van onrechtmatigheden in 2023, de rechtmatigheidsverantwoording, de inkoopprocessen en het opzetten van een nieuwe organisatie.

Onze controlewerkzaamheden op de jaarrekening zijn inmiddels nagenoeg afgerond. De belangrijkste uitkomsten zijn als volgt: • Ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening en de WNT-verantwoording is ons oordeel goedkeurend. Tevens stemmen wij in met de kostenverdeling en afrekening per gemeente. • Vanwege de ‘onrechtmatige’ juridische basis van Blink en daarmee samenhangende andere inkopen is het totaal aan financiële onrechtmatigheden in 2023 hoger dan de door het algemeen bestuur vastgestelde tolerantiegrens. Het dagelijks bestuur heeft dit ons inziens juist en volledig verwerkt in de rechtmatigheidsverantwoording en toegelicht in het jaarverslag. • Vanwege de aanstaande uittreeddatum per 1 januari 2025 is Blink druk doende de dienstverlening die bij Prezero werd (en wordt) afgenomen zelf te organiseren en opnieuw in te kopen. Daarmee wordt de bestaande onrechtmatige situatie naar de toekomst toe beëindigd. Ondanks dat een groot deel van de inkooptrajecten op dit moment reeds is afgerond, zal de onrechtmatigheid in 2024 naar verwachting wederom hoger zijn dan de gestelde tolerantiegrens. © 2024 Crowe Foederer Audit & Assurance B.V.

2. Financiële analyse Financiële analyse 2023 Totale lasten in € mln

Ten opzichte van 2022 nemen de lasten van Blink toe. Dit hangt vooral samen met hogere personele kosten en een toename van taken. De toename van kosten was reeds voorzien. De primaire begroting van de lasten bedraagt voor 2023 € 24,0 mln. Er heeft geen bijstelling van de begroting 2023 plaatsgevonden.

€ 25,00 € 20,00 € 15,00 € 10,00

21,5

24,0

23,8

€ 5,00 € 0,00 2022

Primaire begroting

Realisatie Voor de toekomst wordt een toename van kosten verwacht. In de bijstelling voor 2024 en de begroting 2025 worden ook de effecten van de nieuwe organisatieopzet en de uitkomsten van inkooptrajecten verwerkt.

Opbouw lasten in € mln € 25 € 20

2,9

2,7

21,1

€ 15

€ 10 €5 €0

Begroting 2023

Directe kosten

De totale werkelijke lasten over het jaar 2023 bedragen circa € 23,8 mln en liggen hiermee op totaal niveau in lijn met de begroting. Het voordeel van € 215.000 valt uiteen in de volgende afwijkingen: • Lagere inzamelkosten door lager afvalaanbod (GFT en milieustraten) + € 1.386.000 • Hogere inzamelkosten (meer zakken PMD, meer uren inzameling) -/- € 326.000 • Hogere kosten extra dienstverlening -/- € 835.000 • Overige verschillen + € 121.000

Realisatie 2023

Indirecte kosten

Op basis van de afspraken in de gemeenschappelijke regeling zijn de gemeentelijke bijdragen gebaseerd op de werkelijke kostprijs van het dienstenpakket per gemeente. Het positieve resultaat van € 215.000 is daarmee direct verrekend in de deelnemersbijdrage, waardoor uit de jaarrekening een resultaat van nihil blijkt. In de jaarrekening resteert nog een terug te betalen positie van € 204.000 aan de gemeenten. De gemeenten zijn reeds op de hoogte gebracht van deze afrekening in het kader van hun jaarrekeningtraject Binnen Blink is geen eigen weerstandsvermogen aanwezig ter dekking van verliezen en voor eventuele toekomstige risico’s, behoudens de post onvoorzien in de begroting. Dit betekent dat de weerstandscapaciteit die nodig is om de risico's ten aanzien van de exploitatie van de Blink te dekken door de deelnemers moet worden aangehouden. Wij hebben geadviseerd inzichtelijk te maken wat de risico’s voor Blink zijn en deze te kwantificeren zodat de gemeenten hiermee rekening kunnen houden. 5

3. Ons oordeel Ons oordeel:

Onderwerp

Goedkeurend

Beperking

Afkeurend

Toelichting

De jaarrekening 2023 geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen bevindingen

Wel bevindingen

Anders

Toelichting

Getrouw beeld

Onderwerp

Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële rechtmatigheid en is opgesteld in overeenstemming met de kadernota rechtmatigheid en de met het algemeen bestuur gemaakte afspraken.

Rechtmatigheidsverantwoording

Omdat de gekwantificeerde onrechtmatigheden van € 12,3 mln hoger zijn dan de vastgestelde tolerantiegrens, nemen wij in onze controleverklaring een aanvullende paragraaf ter benadrukking van deze aangelegenheid op. WNT verantwoording

Wij hebben vastgesteld dat de WNT-verantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

3. Ons oordeel Onderwerp

Toelichting

Gehanteerde controleen rapporteringstolerantie

Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2023 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, die in eerste instantie zijn bepaald in de controleverordening vastgesteld door het algemeen bestuur van 24 januari 2024. Aangezien hier geen concrete percentages in worden genoemd, hebben wij ons aangesloten bij het Bado waarbij we de werkelijke lasten als grondslag hebben gehanteerd. Indien de geconstateerde fouten en onzekerheden het bedrag van de goedkeuringstolerantie niet overschrijden kan in beginsel een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven.

Controleverschillen

Grondslag

Omvang

Tolerantie

Fouten

1% van de werkelijke lasten

€ 23.822.000

€ 238.000

Onzekerheden

3% van de werkelijke lasten

€ 23.822.000

€ 714.000

Rapporteringstolerantie

€ 50.000

In de jaarrekening 2023 resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid.

3. Ons oordeel Onderwerp

Toelichting

Schattingen

De opstelling van de jaarrekening vereist dat het bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomst kan afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Hierbij hebben wij geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd. Wij zijn van mening dat bij de gedane schattingen het voorzichtigheidsprincipe, het realisatieprincipe en het matchingprincipe in acht is genomen.

Jaarverslag verenigbaar

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het BBV is opgesteld en, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. De programmaverantwoording hebben wij marginaal getoetst wat zoveel betekent als het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden. De accountantscontrole omvat derhalve geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en/of volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording.

Interne beheersing

Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd. In de management letter hebben wij enkele belangrijke verbeterpunten gerapporteerd aan het dagelijks bestuur. Deze zien vooral toe op het proces inkopen en aanbesteden en de invulling van de verbijzonderde interne controle functie in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording. Aanvullend hebben wij diverse adviezen gedaan te verbetering van de administratieve processen. In dit kader merken wij in positieve zin op dat inmiddels weer een vaste controller in dienst is, waarmee gebouwd wordt aan een solide basis voor financiën en control. Wij verwachten dat er na de opbouw van de nieuwe organisatie ook meer ruimte ontstaat om met onze adviezen rondom de administratieve processen aan de slag te gaan.

4.1 Rechtmatigheid Rechtmatigheid Algemeen

Onze rol

Onze verklaring

De rechtmatigheidsverantwoording is voor het eerst toegevoegd aan de jaarrekening 2023. Hiermee legt het dagelijks bestuur expliciet verantwoording af over drie aspecten van de financiële rechtmatigheid, met inachtneming van de algehele kaders (bijvoorbeeld de kadernota rechtmatigheid) en de gestelde kaders door het algemeen bestuur (o.a. de financiële verordening, het controleprotocol en het normenkader). Hierbij is rekening gehouden met een tolerantiegrens van 2% (zijnde € 476.440) voor de rechtmatigheidsverantwoording zelf en een rapporteringsgrens van € 50.000 voor afwijkingen die in de paragraaf bedrijfsvoering gemeld dienen te worden. Onze rol als accountant betreft het vaststellen dat afwijkingen juist en volledig zijn opgenomen en toegelicht, rekening houdend met bovenstaande grenzen. Wij hebben hiervoor de opzet en uitkomsten van de interne controles geïnspecteerd en de ingenomen standpunten van het dagelijks bestuur getoetst. Het dagelijks bestuur heeft uiteindelijk een totaalbedrag van € 12,3 mln aan lasten als onrechtmatig aangemerkt. Dit komt ruim boven de tolerantiegrens uit, waardoor niet rechtmatig is gehandeld binnen de afspraken. Ons inziens is dit op een getrouwe wijze weergegeven in de rechtmatigheidsverantwoording (blz. 40 in de jaarrekening) en verschaft de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering (blz. 21 in het jaarverslag) het gewenste inzicht.

Onze getrouwheidsoordeel is vanwege bovenstaande situatie niet aangepast. In onze controleverklaring nemen wij een aanvullende paragraaf op ter benadrukking van bovengenoemde onrechtmatigheden. Op de volgende pagina gaan wij inhoudelijk in op de drie rechtmatigheidscriteria.

4.1 Rechtmatigheid Rechtmatigheid (vervolg) Begrotingscriterium

Voorwaarden criterium / naleving aanbestedingswetgeving

Misbruik – en oneigenlijk gebruik criterium

Ten aanzien van het begrotingscriterium is het dagelijks bestuur van mening dat geen onrechtmatigheden zijn begaan. Wij stemmen hiermee in, aangezien er op totaal niveau geen sprake is van een overschrijding van de lasten. Bovendien zijn afwijkingen per productgroep reeds bij de kwartaalrapportages (en dus tijdig) gemeld. In 2023 zijn geen investeringen gedaan, behoudens een vooruitbetaling op de aanschaf van nieuwe software welke past binnen het investeringsplan 2024. Door de organisatie is een uitgebreide inkoopanalyse opgesteld waarbij is getoetst of is voldaan aan de aanbestedingswetgeving. Hieruit volgen onrechtmatigheden ter grootte van € 12,3 mln. Wij zijn het eens met de getrokken conclusies en de opgenomen toelichting in het jaarverslag. Wij merken hierbij verder nog het volgende op: • Voor € 10,3 mln hangt de onrechtmatigheid samen met de juridische constructie van GR Blink en daaruit voorvloeiende uitnutting van Prezero contracten. Deze situatie kan pas bij uittreding van Prezero per 1 januari 2025 volledig worden opgelost. • Op eigen inkoopcontracten zijn onrechtmatigheden geconstateerd van € 1,9 mln. Dit betreffen reeks bekende onrechtmatigheden die vooral samenhangen met inhuur- en uitzendkrachten en waarop inmiddels actie is ondernomen.

• In 2023 en 2024 zijn op basis van een inkoopkalender diverse inkopen op de markt gezet en Europees aanbesteed, waardoor de onrechtmatigheden naar de toekomst worden opgelost. In dit kader is het uitvoeren van contractbeheer vanuit een systeem en structureel toepassen van inkoopstartformulieren belangrijk om de rechtmatigheid structureel te borgen. Ten aanzien van dit criterium is het dagelijks bestuur van mening dat geen onrechtmatigheden zijn begaan. Wij stemmen hiermee in.

4.2 Overige bevindingen Overige bevindingen Bevinding Kostenverdeling

In de jaarrekening zijn de kosten per activiteit per gemeente verantwoord. Zowel de directe als indirecte kosten worden aan de gemeenten doorbelast via de kostenverdeelstaat. Dit gebeurt op basis van uniforme tarieven dan wel opslagpercentages die zijn vastgesteld bij de begroting. Bij de directe kosten vindt aan het einde van het jaar herrekening van het begrote tarief plaats, zodat bezettingsresultaten en efficiencyverschillen naar rato over de gemeenten worden verdeeld. De belangrijkste directe kosten betreffen directe personeelskosten, die op basis van de werkelijke uren per activiteit worden toegerekend, en de voertuigkosten die op basis van werkelijke voertuiguren worden verdeeld. De overige kosten worden zoveel als mogelijk 1 op 1 doorbelast aan de betreffende gemeenten dan wel verdeeld o.b.v. opslagpercentages (cf begroting). Gezien het belang van een juiste input voor de kostenverdeling hebben wij tijdens onze controle de verwerking van manuren, voertuiguren alsmede directe kosten (zoals verwerkingskosten) in de kostenverdeelstaat gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiele tekortkomingen geconstateerd.

5. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp

Toelichting

Geen sprake van beperkingen in de reikwijdte van onze controle

Er zijn geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle opgetreden. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers Blink de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Fraude

De verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude ligt primair bij het bestuur. Onze rol als accountant is om vast te stellen dat de jaarrekening vrij is van materiële afwijkingen door fouten of fraude. Bij fraude is het risico dat een afwijking niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, omdat fraude vaak samen gaat met activiteiten om de fraude te verhullen. Onze werkzaamheden ten aanzien van fraude bestaan onder andere uit: • Alertheid op fraudesignalen gedurende de controle; • Evalueren en bespreken van mogelijkheden tot fraude en fraudesignalen met het management; • Het uitvoeren van een analyse op handmatige journaalposten, onder andere om ingrijpen van het bestuur in de interne beheersing te kunnen identificeren; • Het uitvoeren van controlewerkzaamheden op schattingsposten, onder andere om oneigenlijke beïnvloeding door het bestuur te kunnen identificeren; • Het beoordelen van rechten in de financiële administratie en de bankapplicatie alsmede het uitvoeren van een bankanalyse, met als doel om fouten en fraude in de uitgaande betalingen te kunnen identificeren. Er zijn gedurende 2023 door ons geen materiële fraudegevallen geconstateerd en er zijn ons eveneens geen vermoedens van fraude bekend. Daarnaast heeft uw bestuur aan ons geen melding gemaakt van geconstateerde fraudegevallen of andere fraudesignalen.

Claims en juridische procedures

Er zijn geen belangrijke (dreigende en niet gewaardeerde) claims en/of juridische procedures met een mogelijke materiele impact op de cijfers per ultimo 2023.

5. Overige aspecten in relatie tot onze controle Onderwerp

Toelichting

Gebeurtenissen na balansdatum

Er zijn geen belangrijke gebeurtenissen na balansdatum anders dan hetgeen opgenomen in het jaarverslag met een materiele impact op de cijfers per ultimo 2023.

Geautomatiseerde gegevensverwerking

Wij hebben vanuit onze controle op de jaarrekening van geen belangrijke bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Onafhankelijkheid

Wij zijn onafhankelijk van uw organisatie en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (VIO)) ten aanzien van onafhankelijkheid.

Openstaande punten

Geen.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14461587/2