9b.3 Verantwoordingsrapportage BAG 2020

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Someren

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

30 maart 2021

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 1 van 22

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 2 van 22

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 3 van 22

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Algemeen De BAG is geen op zichzelf staande registratie, maar is onderdeel van een keten. Zowel binnen- als buitengemeentelijk zijn er veel afhankelijkheden. De grootste leveranciers voor BAG-mutaties zijn de teams die zich bezig houden met vergunningverlening, het melden van start bouw en bouw gereed van panden en het doen van sloopmeldingen. Daarnaast vindt gegevensuitwisseling plaats met de WOZ-registratie bij de Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) bij een commerciële partij. In het overzichtsdiagram (paragraaf 2.1.) is te zien dat gemeente Someren in de verantwoordingsperiode 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 op het onderdeel Volledigheid goed scoort, terwijl de onderdelen Borging, Juistheid en Actualiteit minder scoren. Waarbij met name de laatstgenoemde onder de maat is. Met een totaalscore van 76% zit gemeente Someren nog net boven de door de toezichthouder en bronhouders afgesproken norm van 75%, maar ten aanzien van het voorgaande jaar is de score lager. Er moet voorkomen worden dat de score van gemeente Someren nog verder verslechterd en liefst moet er een kentering komen, zodat de score de komende jaren weer omhoog gaat. In de volgende paragrafen lichten we de scores op de diverse onderdelen verder toe.

Borging, Actualiteit en Juistheid De volgende factoren hebben de afgelopen verantwoordingsperiode de Borging beïnvloed: •

Voor kortdurende uitval van een BAG-beheerder is de achtervang geregeld. Daarnaast worden projecten en periodieke taken bij kortdurende uitval opgeschort. Afgelopen jaar was er sprake van langdurige uitval van één van de BAG-beheerders. Hierdoor kregen soms periodieke taken en projecten voorrang en kwamen de dagelijkse werkzaamheden in het gedrang.

•

Voorheen werkten er binnen team I&A Asten-Someren drie BAG-beheerders. In april 2018 is hiervan één beheerder weggevallen, deze uren zijn de afgelopen jaren niet opnieuw ingevuld.

Afgelopen verantwoordingsperiode hebben de volgende factoren vooral de Actualiteit beïnvloed: •

Sinds 2018 zijn de gemeentelijke WOZ-taken uitbesteed aan de BSOB. Binnen gemeente Someren is daarom extra capaciteit beschikbaar gekomen voor het aanleveren van gegevens. BSOB is een organisatie die in beweging is, met als gevolg proceswijzigingen. Deze proceswijzigingen vragen om afstemming met de aan de samenwerking deelnemende gemeenten wat extra inzet vraagt van de BAG-beheerders.

•

De BSOB heeft vaste medewerkers die de Somerense zaken afhandelen. Wanneer de werkzaamheden worden overgedragen, resulteert dit vaak in een zelfde dip in kwaliteit en tijdigheid als bij een wisseling binnen de eigen organisatie. De BAG- beheerders worden dan geconfronteerd met steeds dezelfde vragen en opmerkingen.

•

Door versnippering van gemeentelijke taken wordt het gegevensbeheer steeds complexer en arbeidsintensiever. Er zijn minder geautomatiseerde koppelingen, de fysieke afstand met de BSOB maakt communiceren lastiger en invloed uitoefenen op een externe organisatie is niet altijd mogelijk.

•

Ten aanzien van de actualiteit speelt ook het verwerken van definitieve geometrie een belangrijke rol. Het Kadaster heeft een nieuwe rekensystematiek toegepast waardoor overschreden termijnen extra zwaar tellen. Inmiddels is samen met de leverancier, die voor ons de geometrie inwint, het aanleverproces verbeterd.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 4 van 22

Afgelopen verantwoordingsperiode hebben de volgende factoren vooral de Juistheid beïnvloed: •

Hier liggen dezelfde twee oorzaken aan ten grondslag die ook bij Borging zijn genoemd. Namelijk langdurige uitval en het niet invullen van weggevallen uren.

Volledigheid Volledigheid scoort uitstekend in de zelfevaluatie. Maar op termijn zijn er mogelijk wel factoren die invloed op de score gaan hebben: •

Tijdens de opbouw van de BAG in de periode 2009/2010 zijn controlemechanismen ingebouwd die door BAG-beheerders worden uitgevoerd. Door versnippering van gemeentelijke taken is er extra tijd nodig voor het uitvoeren en verwerken van deze controles. Enerzijds omdat technische koppelingen zijn vervallen, anderzijds omdat we weinig grip hebben op de soms veranderende bedrijfsvoering van derden. Insteek is om het huidige ambitieniveau te handhaven en de extra controles te blijven uitvoeren en, indien nodig, extra controlemomenten toe te voegen. Hierdoor komt het BAG-beheer mogelijk verder onder druk te staan.

•

De versnippering van gemeentelijke taken maakt ook het uitvoeren van controles moeilijker. Brondocumenten staan opgeslagen in verschillende applicaties en hebben verschillende nummeringen. Dit bemoeilijkt het zoeken en maakt het lastiger om de volledigheid en juistheid te bepalen.

Aanbevelingen In de (nabije) toekomst krijgen we te maken met ingrijpende landelijke ontwikkelingen. De belangrijkste is wel de samenhangende objectenregistratie (SOR). Dit is een integrale objectregistratie die tot stand zal komen door samenvoeging van de BAG, de BGT en de WOZ. Daarnaast zijn er raakvlakken met de Basisregistratie Topografie (BRT) en het Nationaal Wegenbestand. Nog onduidelijk is hoe de registratie plaats zal vinden. Doel is om administratieve lasten te verlichten (eenmalig inwinnen en muteren), inconsistenties tussen registraties voorkomen en eenduidigheid over objectdefinities. De ontwikkeling van de SOR biedt ons de kans om de knelpunten, zoals in de paragraaf hierboven beschreven, op te lossen. Daarnaast zijn er nog onbenutte kansen ten aanzien van ons GIS pakket en het gebruik van GEOinformatie. Door hier meer op in te zetten wordt het belang van de basisregistraties zichtbaarder. Daarnaast zal de komst van de SOR moeten bijdragen aan de toegankelijkheid van GEO-informatie. Een andere landelijke ontwikkeling is de Omgevingswet. Ook deze zal impact hebben op de processen rondom de BAG en het gebruik van het GIS en GEO-informatie. Ook hier is nog onduidelijk wat deze impact zal zijn. Vanaf begin 2020 hebben we wereldwijd te maken met een pandemie. Het thuiswerken heeft impact op het dagelijks werk en de geplande ontwikkelingen.

In Someren zijn we beperkt gefaciliteerd om ook vanaf de thuiswerkplek contact te houden met collega’s. Maar informatie uit toevallige ontmoetingen en terloopse gesprekken wordt gemist. Dit heeft nadelige invloed op het (creatieve) proces en werkt verkokering in de hand. Terwijl we juist steeds meer dwarsverbanden moeten leggen en we om dat te bereiken met creatieve oplossingen moeten komen. Invulling van het BAG-beheer blijft een belangrijk aandachtspunt. Het is wenselijk om binnen gemeente Someren twee volwaardige (deeltijd) BAG-beheerders te hebben, die daarnaast ook andere taken hebben. Op deze wijze zijn er, wat kennis betreft, twee beheerders in dienst die elkaar kunnen vervangen. Op dit moment is er nog geen zicht op invulling daarvan. Aanbevolen wordt: •

De kansen die de komst van de SOR en de Omgevingswet met zich mee brengen én de kansen op het gebied van het doorontwikkeling en gebruik van ons GIS en het gebruik van GEOinformatie moeten we benutten.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 5 van 22

•

Organisatiebreed aandacht te hebben voor de consequenties die de fysieke afstand van het thuiswerken met zich meebrengt.

•

Daarnaast moeten ontwikkelingen worden opgestart om de kwetsbaarheid van het BAG-beheer te verminderen.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 6 van 22

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Someren

Maximale Score

Deelscore Borging Proces Deelscore Actualiteit Deelscore Volledigheid Deelscore Juistheid Puntentotaal BAG lijst

70

80

Gemiddelde score in % 88 %

15 40 30 155

45 40 40 205

33 % 100 % 75 % 76 %

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 7 van 22

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 8 van 22

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren? Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Verbetermaatregelen Met de komst van de integrale objectregistratie in het vooruitzicht zou het goed zijn om de BGT weer zelf uit te voeren. Er wordt een analyse gemaakt om te bekijken wat daarvoor nodig is en, indien haalbaar, een stappenplan om dat uit te voeren. De eerste stappen hiertoe zijn gezet. Het zou ook goed zijn om de WOZ objectregistratie weer zelf te doen. Dit traject zal meer voeten in aarde hebben. Toch wordt gekeken naar de (on)mogelijkheden. Als registratie-overstijgend controlemiddel wordt gekeken naar een kwaliteitsmodule waar alle drie registraties samenkomen. N.a.v. de constateringen worden processen bijgestuurd. Ook belangrijk is het dat het college en het MT geïnformeerd is over basisregistraties en de ontwikkelingen rondom common ground en de SOR. De eerste presentatie hierover is gepland. Voorkomen moet worden dat er beslissingen genomen worden zonder dat alle relevante informatie beschikbaar is bij bestuurders en managers. Zaken gaan niet altijd zo snel als gepland. In de loop van 2021 vindt een organisatiewijziging plaats waarin het gegevensbeheer in zijn algemeenheid (en dat van de BAG in het bijzonder) opnieuw wordt gepositioneerd en ingericht. Daarom nu nog een maatregel die inhoudelijk identiek is als in 2019.

Gezien de score in deze categorie en de oorzaken daarvan moet gezorgd worden voor een kwalitatief en kwantitatief (inclusief achtervang) voldoende invulling van functies. Gezien de score in deze categorie zijn op dit moment geen verbeterpunten nodig. Gezien de score in deze categorie zijn op dit moment geen verbeterpunten nodig.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 9 van 22

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 10 van 22

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit? Toelichting op gegeven antwoord:

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Antwoord Nee: De formatiecapaciteit is onvoldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG. In de nieuwe organoisatieopzet in 2021 krijgt dit aandacht. Er is immers ten opzichte van de vorige verantwoording niets in de situatie gewijzigd. Formatie en werkzaamheden zijn hetzelfde gebleven Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. Er zijn 2 BAG beheerders voor Asten en Someren die elkaar kunnen vervangen. De benodigde mandaten zijn verleend en de onbezoldigde aanstelling in de andere gemeente is aanwezig. Voor een korte periode van vervanging geeft dit voldoende waarborg. In 2e helft 2019 / 1e helft 2020, waarover verantwoording wordt afgelegd, is er één langere periode van onvoorziene vervanging geweest.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 11 van 22

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven? Toelichting op gegeven antwoord:

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? Toelichting op gegeven antwoord:

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd? Toelichting op gegeven antwoord:

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken

Hierin is gebleken dat de capaciteit te kort schiet. Enerzijds omdat werkzaamheden op een gegeven moment niet meer kunnen blijven liggen, anderzijds omdat door het onvoorziene karakter werkzaamheden niet afgerond zijn achtergelaten. Capaciteit en met name achtervang, is met het oog op de nieuwe organisatieopzet een aandachtspunt voor 2021. Conclusie ten aanzien van vraag i1398.100591: ja, er is competente plaatsvervanging. Helaas bleek achteraf de capaciteit ervan te beperkt om de gehele benodigde tijdsduur te overbruggen. Ja: De processen zijn op schrift gesteld Deze zijn alleen voor de BAG beschreven. De beschrijving is voor iedereen, die een account op het gemeentelijk netwerk heeft, te vinden en te raadplegen via de Kennisbank op het intranet. Vanuit daar doorklikken naar "Procesbeschrijving". Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden nageleefd Alle betrokkenen nemen, waar nodig, deel aan cursussen en (ad-hoc) overleggen. Nieuwe medewerkers worden geïnstrueerd en/of geleid middels vaste stappen in een applicatie. Er is een locatie op het netwerk waar actuele documentatie staat. Deze wordt ook door vergunningverleners geraadpleegd. Waar het "reguliere" proces, als gevolg van menselijke fouten, niet werkt zoals het moet, is er een vangnet. Dit zijn echter incidentele fouten en geen tekortkoming in het proces.

Er moet immers op een gegeven moment ook een afweging worden gemaakt tussen "nog verder dichttimmeren" enerzijds en op de professionaliteit en zelfstandigheid van collega's vertrouwen anderzijds. Ja

De gemeentelijke organisatie is continu in beweging, dit vraagt om periodieke evaluatie en actualisatie. Denk daarbij aan: uitbesteden werkzaamheden naar samenwerkingsverbanden, doorontwikkeling afstemming met de belastingsamenwerking BSOB, BAG 2.0, nieuwe vergunningsverleningapplicatie in het kader van de Omgevingswet, waarderen op m2, voorbereidingen op de SOR. Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd. Het primaire gebied wordt landmeetkundig ingemeten, secundair wordt fotogrammetrisch ingewonnen via stereokartering. Indien mogelijk wordt secundair gebied ook landmeetkundig ingemeten. Ja

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 12 van 22

en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd? Toelichting op gegeven antwoord: 8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG? Toelichting op gegeven antwoord:

Taak verantwoordelijke is gemandateerd. Dat is tegen het licht gehouden tijdens de invoering van BAG 2.0 en de periodieke actualisatie. Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG. Alle voorkomende levenscycli worden geregistreerd in de BAG. Dat de gemeentelijke organisatie continu in beweging is, heeft voordelen. Zoals gezegd zorgt dat ervoor dat processen continu tegen het licht worden gehouden. Maar er schuilt ook een gevaar in. Namelijk dat we achter de feiten aan lopen en gaten niet tijdig worden gedicht. Dit maakt het moeilijk om grip te houden op processen waardoor vaker gebruikt moet worden gemaakt van de ingerichte vangnetten. Dit komt de tijdigheid niet ten goede, maar zorgt wel voor volledigheid.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 13 van 22

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 14 van 22

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteitspercentages voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Antwoord Het actualiteitspercentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode onder de 95%

Zoals al aangegeven zijn er factoren die het stabiele proces verstoren. In 2e helft 2019 / 1e helft 2020, waarover verantwoording wordt afgelegd, is er één langere periode van onvoorziene vervanging geweest. Het probleem heeft zich na deze periode van vervanging niet meer voorgedaan. Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode onder de 95%

Het lage percentage is mede een gevolg van de lage aantallen. Op basis van deze aantallen zijn we wel in controle. Er staat tevens een melding van een pand dat te laat zou zijn, maar dat heeft de status "verbouwing pand" . Zodra het dashboard uitgaat van BAG 2.0 zijn dit soort meldingen verdwenen. Door deze melding alleen al score we 4 keer 0% terwijl dit de enige melding is en we dus eigenlijk de score 100% zouden moeten krijgen. Het Kadaster heeft een nieuwe rekensystematiek toegepast die tot enige discussie heeft geleid. Een pand dat méér dan één maand te laat is, telt in alle maanden mee, terwijl het slechts één keer te laat is. Daarnaast wordt er onterecht een vertekend beeld gegeven bij panden die van definitieve geometrie worden voorzien voordat de bouw

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 15 van 22

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

gereed is. Het Kadaster bevestigt dat het een situatie is die om een complexe query vraagt. Vanaf het moment dat het Kadaster de query op BAG 2.0 toepast moet deze onzuiverheid tot het verleden behoren. Er is dan de status ""Verbouwing pand"" toegevoegd. Daarnaast is de gemeente Someren overgestapt op een nieuw meldingensysteem om een verzoek om definitieve geometrie te doen bij het landmeetkundig bureau. Dit heeft tot vertragingen in het proces geleidt. Dit, in combinatie met eerder genoemde factoren, heeft tot deze score geleidt. Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA-periode op of boven 98%

Alle terugmeldingen worden ontvangen op bag@someren.nl. Alle BAG-beheerders hebben toegang tot deze mailbox. De status wordt bijgehouden via MijnKadaster en het zaaksysteem Djuma. Indien een terugmelding niet direct kan worden opgelost, dan wordt het object binnen 2 dagen in onderzoek gezet. Het kan voorkomen dat door een menselijke fout, mede als gevolg van onvoldoende achtervang bij langdurige onvoorziene omstandigheden (waar al eerder een opmerking over is gemaakt) een termijn wordt overschreden. Maar vooralsnog wijten wij de oorzaak, van de dip in het kwaliteitsdashboard er aan dat een terugmelding wel tijdig via het zaaksysteem is afgehandeld maar dat de afhandeling in de terugmeldmodule van het Kadaster is achtergebleven.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 16 van 22

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 17 van 22

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen? 1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen? Toelichting op gegeven antwoord:

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten) Toelichting op gegeven antwoord:

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Antwoord Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie Alle relevante vergunningen worden volgens het vastgestelde proces verwerkt in de BAG registratie. Via het pakket vergunningsverlening pakket SquitXO worden automatisch taken uitgezet naar de BAGbeheerder welke relevant zijn voor de wet BAG. Er zijn controlemiddelen, wekelijks worden alle verleende vergunningen gepubliceerd in het plaatselijk krantje welk digitaal naar bag@someren.nl wordt verzonden, wordt er maandelijks een lijst van alle vergunningen gegenereerd vanuit het vergunningsverleningspakket en wordt er door de admVROM een mail gestuurd als ze constateren dat er door menselijke fouten een BAG taak geannuleerd is. Deze vangnetten zijn het sluitstuk om menselijke fouten op te vangen. Zie ook i1398.101223. Ja

Alle terugmeldingen worden ontvangen op bag@someren.nl. Alle BAG-beheerders hebben toegang tot deze mailbox. De status wordt bijgehouden via MijnKadaster en het zaaksysteem Djuma. Indien een terugmelding niet direct kan worden opgelost, dan wordt het object binnen 2 dagen in onderzoek gezet. Het kan voorkomen dat door een menselijke fout, mede als gevolg van onvoldoende achtervang bij langdurige onvoorziene omstandigheden (waar al eerder een opmerking over is gemaakt) een termijn wordt overschreden. Maar vooralsnog wijten wij de oorzaak, van de dip in het kwaliteitsdashboard, er aan dat een terugmelding wel tijdig via het zaaksysteem is afgehandeld maar dat de afhandeling in de terugmeldmodule van het Kadaster is achtergebleven. Ja

Per terugmelding BAG wordt er in het zaaksysteem Djuma een zaak aangemaakt. De melding én de reactie aan de melder worden bij elkaar opgeslagen. Als een zaak door de BAG-beheerder wordt gearchiveerd, is er vanuit DIV steekproefsgewijs een check op volledigheid van alle benodigde stukken.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 18 van 22

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is? Toelichting op gegeven antwoord:

Zaken van het zaaktype terugmelding BAG worden eeuwig bewaard. Ja Jaarlijks vindt er fotokartering plaats. Daarmee wordt volledigheid en de juistheid van de BAG-panden getoetst en bijgewerkt. Daar waar dat niet het geval is, wordt ook gekeken of er is afgeweken van de vergunning en of er een terugmelding moet worden gedaan naar VTH, de WOZ en de BGT. Andersom is er ook een controle. Vanuit het proces van waarderen-heffen-innen, BGT-beheer en VTH vinden er ook terugmeldingen naar de BAG plaats. Vanaf eind 2019 is er gestart met het beoordelen, en indien van toepassing opnieuw bepalen, van alle oppervlakten van VBO's met gebruiksdoel woonfunctie en alle bouwjaren van bijbehorende panden. Hierbij is nauwkeurig, ook vanuit dossiers, beoordeeld of onze BAG volledig en juist is. Voor volledigheid van verblijfsobjecten is er vanuit het reguliere proces continu afstemming met de WOZ en de BRP.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 19 van 22

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 20 van 22

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd? Toelichting op gegeven antwoord:

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd? Toelichting op gegeven antwoord:

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties? Toelichting op gegeven antwoord:

Antwoord Ja Na het doen van een mutatie wordt het opgevoerde nog eens gecheckt met het brondocument. Daarnaast wordt bij het beantwoorden van vragen van andere afdelingen of externe vragen, wordt er een check gedaan of het brondocument en de levenscyclus in de BAG overeenkomstig zijn. Dit alvorens een antwoord wordt gegeven op de gestelde vraag. Nee: Signalen worden niet maandelijks doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd. Periodiek worden signalen doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd. Als we zien dat er in een onderdeel binnen een thema uitval is, dan gaan we proactief in ons bestand kijken en gaan we de procesgang na, om zo te bekijken of we nieuwe uitval kunnen voorkomen. Daardoor liggen de uitvalpercentages naar ons idee relatief laag. Door de eerdergenoemde inhuurperiode ligt de frequentie van het doornemen van signalen helaas te laag. Maar op het moment dat signalen worden opgemerkt, dan wordt er ook actie ondernomen. Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties. Dit is geborgd in de processen waardoor er voortdurende controle is op de consistentie. Bij het koppelen van de BAG op de gegevensmakelaar is er een eenmalige afstemming geweest. Vanaf dat moment is er (geautomatiseerd) berichtenverkeer naar de BRP en de WOZ. Uitval, in beide richtingen, wordt beoordeeld en weggewerkt.

Ook tussen de BAG en BGT is er continu afstemming. Dagelijks op basis van BAG-mutaties, maandelijks middels het BAG-extract en jaarlijks mede middels fotokartering die verwerkt wordt in de BAG én de BGT zodat de panden weer in beide registraties op hetzelfde niveau komen. Daarnaast zijn er, zoals eerder gezegd, steeds projecten die lopen waarbij ook consistentiecontroles worden gedaan en kwaliteitsslagen plaatsvinden.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 21 van 22

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? Toelichting op gegeven antwoord:

Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Alle brondocumenten zijn fysiek, dan wel digitaal aanwezig. Een extra check daarop vindt plaats door DIV, die na gaat of documenten aanwezig zijn voordat een zaak digitaal wordt gearchiveerd in het zaaksysteem. En daarnaast krijgt het belastingssamenwerkingsverband automatisch alle BAG-mutaties binnen. Zij willen elke BAGmutatie kunnen herleiden naar een brondocument BAG. Omdat het verstrekken van deze brondocumenten aan het belastingsamenwerkingsverband niet bij de BAGbeheerder is belegd, is er nóg een extra check op het aanwezig zijn van een brondocument.

Rapportage BAG 2020 - Someren - Pagina 22 van 22