8c. Archief- en informatiebeheerplan Gemeente Someren 2022 - 2026

Archief- en informatiebeheerplan Gemeente Someren 2022-2026 Inhoudsopgave 1.

Management-samenvatting

2.

Inleiding

3.

Baseline informatiehuishouding gemeenten

4.

Situatie in Someren

5.

Archief- en informatiebeheerprojecten 2022-2026 Bijlagen I.

Zorg, beheer en toezicht gemeentelijke informatiehuishouding

II.

Wettenkaart archiveren overheidsinformatie

III.

Inspectieverslag RHCe, vastgesteld 31-3-2021

1. Management-samenvatting De gemeente Someren is in februari 2019 overgestapt naar het zaaksysteem Djuma. In het kielzog van deze overstap en omdat de digitalisering van het informatiebeheer zich de komende jaren verder zal blijven ontwikkelen is een archiefplan 2022-2026 opgemaakt. Er blijken drie grote stromen van werkzaamheden: a.

Het structureren, beschrijven en controleren van processen en procedures rondom archivering: inhoud en kwaliteitszorg van het gemeentelijke informatiebeheer.

b.

Projecten rond de overdracht van archieven, meestal in combinatie met digitalisering.

c.

Vernieuwing van wetgeving zowel van de Archiefwet als enkele voor archivering relevante wetten (onder andere AVG, Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid, Wet Hergebruik Overheidsinformatie, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer).

Voor de opzet van het archiefplan is gebruik gemaakt van de zeven normen van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten aan de hand waarvan de situatie in de gemeente Someren is beschreven. De invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet is reeds eerder als separaat project benoemd en daarom niet hier uitgewerkt. De beschrijving van het informatiebeheer heeft geresulteerd in een lijst projecten voor de jaren 2022-2026 met zowel een prioriteitstelling, een kwartaal van beoogde start van de uitvoering en, waar mogelijk, een voorlopige kostenraming. Een eerste opzet van dit plan is gemaakt begin 2020 en enkele zaken daaruit zijn toen ook al in uitvoering gegaan. De beoogde termijnen zijn begin 2022 opnieuw bepaald nadat de Coronamaatregelen in 2020 en 2021 die uitvoering flink vertraag hebben. In 2022 worden we echter geconfronteerd met nauwelijks beschikbare (externe) kennis en capaciteit op archiefgebied om de uitvoering voortvarend op te pakken. Dat geldt ook voor de nauwelijks beschikbare capaciteit in de vakafdelingen die als eigenaar van de data ook inzet moeten leveren in de uitvoering. In samenhang

met de implementatie van onder andere de Omgevingswet en de WOO, zijn we genoodzaakt om de uitvoering afhankelijk te laten zijn van de capaciteit die we in enige periode kunnen inzetten. Voor wat betreft de benodigde middelen: deze zijn voor de korte termijn voorzien. Op langere termijn zal de uitvoering van dit plan steeds meer interacteren met de implementatie van genoemde andere wetgeving en ontwikkelingen. Op projectbasis zal dan zo nodig om aanvullende middelen gevraagd worden. Dit vereist jaarlijks een tijdige planning voor het daaropvolgende jaar zodat die middelen in die begroting voorzien zullen zijn. Naast dit archiefplan is vanuit het toezicht een rol weggelegd voor de gemeentelijke archiefinspectie, waarbij de conclusies en aanbevelingen van de archief- en informatie-audit uit maart 2021 toegevoegd zijn aan dit archief- en informatiebeheerplan 2022-2026. Dit plan is vooral een inventarisatie van uit te voeren activiteiten vanuit de Archiefwet. Het bevat geen wezenlijk andere standpunten of beslispunten anderszins, dan eerder in Gemeente Someren bepaald. De opvolging van het plan wordt gemonitord als onderdeel van het jaarlijkse archiefverslag en vanuit het externe toezicht. Tot slot: dit plan gaat voor wat betreft de vereisten uit van de Archiefwet 1995. Al langer wordt een nieuwe archiefwet aangekondigd maar nog onduidelijk is wanneer deze van kracht wordt.

In de verdere uitvoering van de werkzaamheden zal steeds een afweging worden gemaakt of de nieuwe wet op dat moment gevolgen moet hebben voor de wijze van uitvoering.

Someren, mei 2022 Antony Fokker Vic Goossens.

2/20

2. Inleiding De gemeente Someren heeft het digitaal werken en het bijbehorende digitaal informatiebeheer al in 2014 geïntroduceerd door het in gebruik nemen van een nieuw Document Management Systeem (DMS), genaamd Verseon. Dit systeem is in 2016 geoptimaliseerd voor het ‘Zaakgericht Werken’. Met het oog op een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke organisatie is in februari 2019 als opvolger van Verseon het zaaksysteem Djuma geïmplementeerd ter ondersteuning van het digitale zaakgerichte werken. Vanuit het verleden liggen nog een aantal (deel-)projecten ‘op de plank’ die uitvoering behoeven. Binnen het bredere perspectief op de totale informatievoorziening van de gemeente Someren is de behoefte aanwezig om de aanpak van deze deelprojecten te structureren en de uitvoering ketengericht te realiseren. Dit Archiefplan 2022-2026 biedt in de vorm van een overkoepelende visie een Plan van Aanpak (PvA) voor de verschillende deelprojecten die zich in de gemeente Someren in de planperiode 2022 tot 2026 ter uitvoering aandienen. Voor de opzet van het Archiefplan is gebruik gemaakt van de methodiek van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. De Baseline is het geldende normenkader voor het gemeentelijke informatiebeheer, dat de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van overheidsinformatie bevordert.

De Baseline geeft aan hoe kaders op het gebied van de informatiehuishouding kunnen worden ingezet: -

Bij het meten en sturen van de kwaliteit

-

Bij de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding

-

Bij de digitalisering van bedrijfsprocessen

-

Als toetsingskader voor de gemeentelijke auditdiensten.

Binnen de gemeente Someren is de invoering van de nieuwe Omgevingswet als apart project benoemd. Daarom zijn de consequenties van het Digitaal Stelsel Omgevingswet niet in dit archiefplan meegenomen. De organisatie van het informatiebeheer rondom de Omgevingswet zal in lijn moeten zijn met het algemene informatiebeleid van de gemeente Someren dat onlangs is vastgesteld. Naast de eigen verantwoordelijkheid van de gemeente Someren (‘zorg’ en ‘beheer’, zie bijlage 1) speelt tevens het toezicht vanuit de archiefinspectie een rol: naast dit archiefplan is in maart 2021 een inspectie op het gemeentelijke informatiebeheer uitgevoerd. De rapportage van de archiefinspectie is op 31 maart 2021 vastgesteld: de conclusies en aanbevelingen vanuit het Regionaal Historisch Centrum verdiepen de projecten en acties van de gemeente Someren en zijn een nuttige aanvulling op dit archiefplan.

3/20

3. Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor ‘behoorlijk bestuur’: daarmee toont een overheid zich verantwoordelijk te gedragen, aanspreekbaar en servicegericht te zijn en transparant en pro-actief verantwoording af te leggen. Ook in de gemeente Someren worden de overheidsdiensten in toenemende mate online aangeboden met als sprekend voorbeeld: de uitbreiding van correspondentie met burgers via de Berichtenbox. Diensten dienen snel en betrouwbaar te worden geleverd. Daarbij mag de veiligheid van burgers niet worden aangetast: zo is de waarborging van privacy een belangrijk element in het beheer van de gemeentelijke informatie.

Normen Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze vloeien rechtstreeks voort uit bestaande (archief-)wetgeving en sluiten nauw aan bij de norm NEN-ISO 15489 die de standaardprincipes van recordmanagement definieert, die bij dit Archiefplan voor de gemeente Someren van toepassing zijn. De normen zijn als volgt geformuleerd: 1. Bestuur en beleid; de verantwoordelijkheden die het management namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven. 2. Organisatie; de inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie. 3. Standaarden; voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik. 4. Ordening en metadata; er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is gehouden met wet- en regelgeving. 5. Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit; een - al of niet geautomatiseerd systeem waarmee overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende beheerregime. 6.

Kwaliteitszorg; bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid in acht genomen. 7. Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging; de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures. De resultaten van de archiefinspectie uit maart 2021 zijn als bijlage aan dit archiefplan toegevoegd.

4/20

4. Situatie in Someren Ad 1. Bestuur en beleid: a.

In het kader van de Wet RGT (revitalisering generiek toezicht) worden jaarlijks vanuit de provincie Noord-Brabant archiefinspecties uitgevoerd. Op basis van de inspectie in maart 2021 zijn door de archief verschillende aanbevelingen gedaan die vooral van toepassing zijn op de aanstaande vernieuwing van de archiefwetgeving. Met name een nieuw Besluit Informatiebeheer legt de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding bij de hoofden van afdelingen, waar in de “oude” versie nog de gemeentesecretaris aansprakelijk was

b.

Voor de vernieuwing van de informatiecomponent bij de Gemeenschappelijke Regelingen waar de gemeente Someren in participeert, zijn geen aanpassingen doorgevoerd. De gemeente Someren is aangesloten bij: o

Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Eindhoven (2017)

o

Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Brabant Zuidoost (2016)

o

Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuidoost Brabant (2015)

o

Gemeenschappelijke Regeling GGD Brabant-Zuidoost (2016)

o

Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten (2016)

o

Gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijf Atlant de Peel (WADP, 2015)

o

Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant (2016)

o

Gemeenschappelijke Regeling reiniging Blink (2017)

Voor de Gemeenschappelijke Regelingen blijken op het gebied van de informatiehuishouding (verantwoordelijkheden, archivering, gegevensbeheer, bij opheffing) hiaten te bestaan. Tevens heeft de gemeente Someren op basis van dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Asten samengewerkt onder andere voor klachten en meldingen en bezwaarschriften: ook hier geldt dat er vragen bestaan over het informatiebeheer (“wie is de zorgdrager?”). De komende ontvlechting verlangt aangepast beleid ten aanzien van te archiveren informatie. c.

De gemeente Someren is formeel reeds vanaf 28 februari 2014 een digitale gemeente: het Vervangingsbesluit is op deze datum genomen door het College van B&W op basis van het Handboek Digitale Vervanging gemeente Someren. De ontwikkelingen op het gebied van digitaal werken zijn de afgelopen jaren snel gegaan en de vernieuwingen dienen nog in aangepaste regelgeving verwerkt te worden.

d.

Naast deze interne gemeentelijke aangelegenheden zijn op het gebied van landelijke wet- en regelgeving grote veranderingen op komst in de periode 2021-2026, die voor alle Nederlandse gemeenten op archiefgebied stevige consequenties met zich mee zullen brengen. Als voorbeelden mogen genoemd worden: o

Vernieuwing van de Archiefwet met als belangrijkste punt de verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar

o

Vernieuwing van de Wet openbaarheid van bestuur door invoering van de Wet open overheid

o

Invoering van de Omgevingswet: samenvoeging van tientallen wetten en honderden regelingen voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water

Ad 2. Organisatie Eerder is in externe rapportages (Voortgangsrapportage RHCe, 2017) aangeduid dat de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) een

5/20

positieve invloed hebben op het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente Someren. Toch zijn op dit vlak wel kanttekeningen te maken die in het Archiefplan 2022-2026 tot activiteiten leiden: a.

Een informatiebeleidsplan is vastgesteld in 2019: dit plan heeft in maart 2021 een uitwerking gekregen in het projectplan Verbeterplan actie K ontwikkeling digitale informatievoorziening. De voorgestane verbeteringen in dit projectplan (200254822) en het archiefplan vullen elkaar aan, want informatiemanagement overkoepelt een aantal elkaar deels overlappende vakgebieden, waarbij informatiebeheer (DIV en archief), gegevensbeheer (BAG/BPR/BRO), informatiebeveiliging (BIO), privacy (AVG) en communicatie (bestuurlijke informatievoorziening, website, berichtenbox e.d.) belangrijke plaatsen innemen. In het informatiebeleidsplan zijn de verschillende uitgangspunten voor het informatiebeheer, het gegevensbeheer en de informatieveiligheid in lijn gebracht worden met de uitdagingen die de gemeente op het gebied van de informatievoorziening nog staan te wachten. Waar in het informatiebeleidsplan grote lijnen worden vastgelegd, is ten aanzien van het informatiebeheer sprake van activiteiten en projecten die op tactisch en operationeel niveau in dit Archiefplan 2022-2026 worden vermeld.

b.

Door het aangaan van Gemeenschappelijke Regelingen zijn er domeinen waar de gemeente Someren taken heeft overgedragen: de belangrijkste voor het informatiebeheer zijn de veiligheidsregio, de omgevingsdienst, de belastingsamenwerking, werk en inkomen en werkzaamheden in het kader van de WMO en de jeugdzorg (sociaal domein). Het informatiebeheer op deze domeinen verlangt aandacht, omdat niet in alle gevallen duidelijk is hoe de praktische invulling van het zorgdragerschap (de verantwoordelijkheid voor de archiefzorg) is ingericht. Wel in eigen beheer wordt het informatiebeheer uitgevoerd op het ruimtelijke domein, bij bestuur, openbare orde en veiligheid en bij bedrijfsvoering (PIOFACH, waar informatievoorziening deel van uitmaakt). De vernieuwing van het zaaksysteem is met de implementatie van Djuma gerealiseerd, doch in het kielzog van dit nieuwe systeem zijn zowel op tactisch als operationeel niveau nog zaken te regelen: dit betreft onder meer koppelingen tussen applicaties, vaststelling van procedures rondom controle, bewaring en vernietiging en, niet in de laatste plaats, het ontwikkelen van rapportages op het gebied van het informatiebeheer die inhoudelijk verder gaan dan de platte gegevens over aantallen openstaande en afgewerkte zaken en doorlooptijden.

De reeds bestaande datakubus zal verdieping moeten bieden om bestuur, management en primaire proces-eigenaren naar behoren van informatie/gegevens te voorzien bij het vaststellen van beleid.

c.

In de regionale samenwerking op het gebied van het elektronisch archief (het e-depot) levert de gemeente Someren een wezenlijke bijdrage: in de perikelen rondom het bestaansrecht van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is aan de deelnemers in deze gemeenschappelijke regeling (MRE) gevraagd mede vorm te geven aan de ontwikkeling en invulling van het e-depot, waarmee alle aangesloten gemeenten binnen de looptijd van dit archiefplan meer of minder intensief mee van doen zullen krijgen. Mede vanwege het lopende project digitaliseren en digitaal overbrengen bouwvergunningen 1937-1995 heeft Someren toegezegd te participeren. De inbreng van de gemeente Someren was gericht op de toetsing van beschikbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van het regionale e-depot en in 2022 is het overbrengen van de gedigitaliseerde bouwdossiers van 1937 tot en met 1995 naar het e-depot van het RHCe voorzien.

d.

De veranderingen op het veld van controle en inspectie zijn legio: in 2013 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden, maar in tegenstelling tot de bedoeling is de inspectielast voor de gemeente Someren in de afgelopen eerder gegroeid dan afgenomen. Voor het archiefbeheer zijn Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld, die jaarlijks door de

6/20

provinciale Archiefinspectie via de verantwoording aan de gemeenteraad worden ingewacht en waar de eigen gemeentelijke archiefinspecteur audits op baseert. Daarnaast zijn er inspecties c.q. zelfevaluaties op het gebied van informatiebeveiliging (ENSIA), financiën (controle jaarrekening), gegevensbeheer (audits BAG/BRP). Bij het onderwerp privacy heeft de uitwerking van de AVG en Wpg gevolgen voor het informatiebeheer: een goede samenwerking met de Functionaris Gegevensbescherming/Privacy Officer is reeds aan de orde en ook het archiefbeheer zal in de toekomst overleg eisen. Ontwikkelingen bij ENSIA, e-IDAS (elektronische identificatie), AVG en kwaliteitszorg zullen niet alleen bij documenten- en dossierbeheer, maar ook bij het gegevensbeheer in de planperiode in samenhang met het archiefbeheer invulling verlangen. e.

In het Archiefbesluit 2012 is het Strategisch Informatie Overleg (SIO) geïntroduceerd: een structureel overleg waarbij alle benodigde deskundigheid op het gebied van de informatiehuishouding betrokken is. In de gemeente Someren is in 2020 dit overleg vastgesteld en een eerste SIO heeft in mei 2021 plaatsgevonden.

f.

Ontsluiting gemeentelijke beleidsinformatie: de interne en externe communicatie rondom gemeentelijke beleidsvorming en regelgeving dient volgens vaste procedures te lopen. Vanuit het informatiebeheer valt te constateren dat niet alle lokale wet- en regelgeving op het intranet in de Juridische Gereedschapskist is opgenomen: zo is bijvoorbeeld het Besluit Informatiebeheer niet in de kist vindbaar. Externe communicatie over vastgesteld beleid heeft niet de voorgeschreven publicatiegang heeft gevolgd. Een meer algemene trend is dat de externe druk op de gemeente zal toenemen om de ontsluiting van de gemeentelijke beleidsinformatie in de vorm van Open Data beter af te stemmen op de publieksbehoeften. De Wet Hergebruik Overheidsinformatie is ook op de gemeente Someren van toepassing. De huidige status van de Juridische Gereedschapskist maakt het noodzakelijk deze opzet grondig te heroverwegen. Enkele voorbeelden van de druk om open data te genereren: stemgedrag van partijen in de raad in de loop van de tijd over bepaalde onderwerpen, aantal en locatie van invalidenparkeerplaatsen binnen de gemeente t.b.v. verwerking door marktpartijen als TomTom en Garmin. Honorering van dergelijke verzoeken zal gemeentelijke tijd en afstemming vragen.

Ad 3. Standaarden Standaardisatie staat bij de gemeente Someren hoog in het vaandel, doch ook voor dit onderdeel geldt dat op enkele punten opname van activiteiten in het Archiefplan noodzakelijk is. a.

Voor het gemeentelijke informatiebeheer is het Toepassingsprofiel Metadata Lagere Overheden (TMLO) omarmd. Dit profiel dient in samenhang met de lokale situatie en de eisen van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) een eigen vaststelling te krijgen, waarbij aangevuld moet worden dat TMLO intussen landelijk een opvolger kent in de vorm van het Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO).

b.

Tevens geldt dat tussen het DMS Djuma en de vakapplicaties PowerBrowser (ruimtelijke ordening, nieuw VTH-systeem), Motion (HRM-systeem) en iFinance (financiën) gestandaardiseerde koppelingen moeten worden ontwikkeld. Voor het ruimtelijke domein speelt de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet een grote rol bij het implementeren van een koppeling tussen DMS Djuma en PowerBrowser als opvolger van Squit XO.

c.

De gemeente Someren is niet aangesloten bij de Monitor Doelgerichte Digitalisering van VNG Realisatie. Deze monitor geeft inzicht in de status van de digitalisering, o.a. door het overzicht van geïmplementeerde standaarden binnen de gemeente. Aansluiting is niet verplicht, maar kan een stimulans betekenen voor de gestandaardiseerde terbeschikkingstelling van data.

7/20

d.

Binnen het project Open Raadsinformatie van VNG Realisatie wordt standaardisatie vorm gegeven door het ontwikkelen van een informatiemodel. Onlangs is dit model versie 1.0 inclusief een berichtenstandaard vastgesteld. Bij het toepassen kan de gemeente Someren actief gestandaardiseerd en herbruikbaar open data aanbieden aan app-bouwers, websites, media en andere partijen. De gevolgen van het implementeren van het informatiemodel 1.0 voor het archief- en informatiebeheer dienen bezien te worden in het licht van het beleid rondom data- en gegevensmanagement van de gemeente. Als voorbeeld valt de ontsluiting en archivering van verkiezingsresultaten te noemen.

e.

Een laatste standaardisatie-methode zijn de ontwikkelingen rond Common Ground: vanuit de VNG wordt Common Ground gepositioneerd als idee om naast de bestaande gemeentelijke ICTinfrastructuur een nieuwe, moderne ICT-infrastructuur te bouwen voor de uitwisseling van gegevens binnen en tussen gemeenten. Met Common Ground kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend vernieuwen vanuit de gegevenslaag. De gemeente Someren is volgend bij de Common Ground-ontwikkelingen.

f.

WOO-implementatie: met ingang van de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid (WOO) in mei 2022 is de gemeente verplicht actieve openbaarmaking op documentniveau in te passen. Voor de implementatie WOO wordt een impactanalyse uitgevoerd waarin specifiek ook op alle archief technische aspecten wordt ingegaan. Deze analyse wordt omgezet in een implementatieplan voor de WOO waarin die aspecten worden gedetailleerd, evenals (onder andere) de inzet van anonimiseringssoftware die ook bredere toepassing in het openbaren van archieven heeft.

Ad 4. Ordening & metadata Het onderdeel Ordening & Metadata ziet bij de gemeente Someren op activiteiten die of op tactisch niveau of in de uitvoering als uitvloeisel van eerdere ontwikkelingen en achterstanden zijn gesignaleerd. Het betreffen: a.

Opslagstructuren 

Hoewel met Djuma een zaaksysteem is geïmplementeerd maken medewerkers van de gemeente Someren zeer regelmatig gebruik van de opslag op persoonlijke en netwerkschijven. Vanuit archiefoogpunt levert deze opslag een hoog risico op: geen beheer, geen metadatering, geen versiebeheer e.d.



Eveneens is het gebruik van de eigen mailbox als archiefopslag een ‘normaal’ verschijnsel.



Aan de orde is tevens opslag in andere applicaties, zoals in het klachtensysteem in Asten en bij facturatie in iFinance.

De twee eerste soorten opslag dienen in de planperiode verminderd te worden tot het puur persoonlijk noodzakelijke, waarbij tevens beheer op de huidige schijven dient plaats te vinden. De activiteit houdt in: “oude meuk” verwijderen, materiaal dat archief lijkt te zijn opnemen in het DMS en zorg dragen voor een zo gering mogelijk ‘grijs’ gebied. Ook is inspanning nodig om Djuma daadwerkelijk tot het centrale DMS van de gemeente te maken, voor managementvoorstellen is dit gerealiseerd in april 2021. Voor personeelsdossiers dient nog een slag gemaakt te worden. b.

Conversies 

In het verleden is het programma Filetrak gebruikt voor de registratie van archiefdossiers en het programma Decos Post voor de postregistratie. Om het gebruik van Filetrak te beëindigen (het programma wordt niet meer ondersteund) is een conversie van Filetrak (naar Djuma) opportuun. De conversie vindt plaats in juni 2022. De noodzaak tot het

8/20

bijwerken gegevens in Decos Post (vernietigingsgegevens toevoegen aan documentregistraties) is gezien de gebruikscijfers nog nauwelijks nodig, waarmee ontmanteling van dit programma mogelijk is, hetgeen ook noodzakelijk is in verband met de overgang van de ict-infrastructuur naar ICT-NML. c.

Schoning 

Er is een procedure ontwikkeld om Djuma-archiefdossiers te vernietigen conform de bestaande regelgeving. Evenals in het pre-digitale tijdperk is het bij digitale archivering noodzakelijk voortijdige schoning te realiseren. In de eerste helft 2022 heeft de eerste vernietigingsronde voor Djuma-bestanden tot 1-1-2017 plaatsgevonden.



Er ontbreekt een gedetailleerd overzicht van alle programmatuur die archiefwaardige gegevens bevat. Op basis van dit overzicht dient beheer (inclusief vernietiging!) in de betreffende pakketten (o.a. Squit/Powerbrowser, VISMA, Cyclomedia, Vicrea-apps, personeelsdossiers, etc.) plaats te vinden. Bij de gemeente is in gebruik de applicatie INavigator die voor dit doel uitstekend als uitgangspunt is te gebruiken.

d.

Koppelingen 

Naast de gerealiseerde koppeling van Djuma met I-Burgerzaken zijn ook aan de orde koppelingen van Djuma met MOOR, Notubiz en het nieuwe VTH-systeem PowerBrowser.



Naast de reeds bestaande basisregistraties (BAG, BRP, BGT) zal in de planperiode aandacht nodig zijn voor het inpassen van de overige basisregistraties en de archivering van gemeentelijke gegevensbestanden.

Ad 5. Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit De gemeente Someren heeft door de keuze voor het DMS Djuma een forse stap gezet op weg naar een duurzame (bestandsformaten!) en toegankelijke interne informatiehuishouding. Authenticiteit is momenteel verzekerd door de context waarin medewerkers omgaan met hun informatie, doch het valt niet uit te sluiten dat in de planperiode maatregelen nodig zijn om manipulatie van digitale data (deep fake video en audio) te beteugelen. Elementen die aandacht vragen zijn onder meer: a.

Vernieuwing Handboek Vervanging: het huidige handboek dateert uit 2014, doch gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering is het noodzakelijk in de planperiode dit handboek te actualiseren. Gebleken is dat vervanging bij financiën al sinds 2010 wordt uitgevoerd, doch hiervoor waren geen formele gronden aanwezig.

b.

De gemeente Someren heeft de uitvoering van sommige registraties bij ‘derde partijen’ belegd. Het is zaak regelmatig te toetsen of de archiefcomponenten (verantwoordelijkheden, uitvoering, bewaring) aan de vereisten voldoen. Voorbeelden zijn de begraafplaatsenregistratie, nu ondergebracht bij de parochies en de archivering van belastingdossiers, nu bij de Belasting Samenwerking Oost Brabant (BSOB) en de registratie van klachten/meldingen bij de gemeente Asten.

c.

Een specifieke klus is het opschonen van de dossiers uit de vroegere paternosterkast, die momenteel in de archiefruimte zijn opgeslagen die lopende overeenkomsten en vergunningen bevatten en het digitaliseren deze dossiers/stukken om ze in DMS Djuma op te nemen.

d.

In het kader van dit onderdeel zijn er verschillende acties op het gebied van datakwaliteit uit te voeren: 

Het vullen van einddatums bij zaaktypes waar bij aanvang van de zaak de einddatum nog ongewis is. Tevens geldt dit voor lopende zaken die uit Verseon zijn geconverteerd waar de einddatum nog dient gevuld

9/20



Het opbergen van losse stukken uit de organisatie en deze archieftechnisch verantwoord beheren



Het structureel aanpassen van zaaktypes en de daardoor gewijzigde zaken in Djuma aan de hand van de mutaties in het beheersprogramma I-Navigator



Het in Djuma onderbrengen van de handmatig bijgehouden handhavingsdossiers



Het contractbeheer binnen Djuma op een correcte wijze organiseren



De gegevens binnen het programma I-Burgerzaken waar nodig aanpassen teneinde uniforme uitwisseling van zaaktypen, documenttypen, resultaat- en statustypen te kunnen realiseren

Ad 6. Kwaliteitszorg De werkzaamheden rondom het informatiebeheer zijn door de verdergaande digitalisering van aard veranderd. Waar “vroeger” de postregistratie het hart van de processen vormde voor de DIV- en archiefmedewerkers, heeft een verschuiving plaatsgevonden naar controle, functioneel beheer, werkprocessen faciliteren en rapportages definiëren/uitvoeren. Het aspect kwaliteitszorg heeft daarmee zeer sterk aan belang gewonnen en vereist in de komende planperiode in- en aanpassing. a.

In het jaarlijkse KPI-proces zal de aandacht voor digitaal informatiebeheer sterker aangezet worden: de archiefinspectie van 2019 gaf reeds handvatten voor een gecombineerd data- en documententoezicht, waarbij ook de AVG-aspecten meegenomen werden. Horizontale verantwoording over het informatiebeheer naar de gemeenteraad zal in de planperiode eveneens in belang toenemen.

b.

Sinds 2015 verzorgen zaakbehandelaars de archivering van hun eigen zaken. Toch bleek het nodig te rapporteren over kwantitatieve gegevens over zaakafhandeling en sinds juli 2017 worden aan de hand van speerpunten zelfs kwalitatieve gegevens vastgelegd over registratie en archivering. Deze rapportages kennen achterstanden – deels veroorzaakt door de overgang van papier naar digitaal werken en de veranderingen die dat met zich meebracht, maar ook door gebrek aan menskracht bij het DIV-team. Er bestaan onvoldoende vastgelegde procedures om de kwaliteit van registratie en archivering bij zaakgericht werken te controleren. 

Het archiveringsproces in Djuma is de verantwoordelijkheid van de behandelende medewerkers. In het kader van kwaliteitscontrole zal een procedure vastgesteld dienen te worden teneinde controle op te archiveren zaken op correcte wijze uit te voeren.



Naast de controle op te archiveren zaken is het eveneens noodzakelijk een procedure vast te stellen op het controleren van de relaties tussen zaken (zijn zaken juist en correct gerelateerd?).

c.

Bij het zorgen voor kwaliteit is het zaak ook de rol van de medewerkers te bezien: 

De bevordering van informatievaardigheid in samenhang met de ontwikkeling van het informatiebewustzijn is bij alle medewerkers van de gemeente Someren aan de orde.



Er is een verplichte onboard-training (maandelijks) voor nieuwe medewerkers over zaakgericht werken. De vastgestelde Djuma-Guidelines voor zaakgericht werken zijn daarbij een harde leidraad.



In de wervings- en selectieprocedure dienen kennis en competenties van het informatiebeheer als wezenlijke eis toegevoegd te worden, terwijl in de jaargesprekken het persoonlijke informatiebeheer onderdeel van gesprek dient te zijn.



De kwaliteit van de DIV- en archiefmedewerkers zal in de loop van de komende jaren een continue afstemming kennen. De zorg voor een goed loopbaanperspectief vereist in combinatie met de omvang van de formatie voor het informatiebeheer aandacht.

10/20

Ad 7. Digitale vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging Voor het archief zijn de werkzaamheden op het vlak van digitale vervanging en overdracht het meest tastbaar: er liggen vanuit het verleden enkele hete hangijzers die reeds lopen of die al in het eerste jaar van de planperiode dienen te worden opgepakt. Daarnaast zijn er nog aandachtsgebieden waar de overgang naar digitaal werken nog niet is gerealiseerd, waardoor er in de planperiode 2021-2026 tijd en inspanning nodig zal zijn. Het betreft: a.

Bouwdossiers 1937-1995: digitaliseren en overbrengen naar het e-depot geschiedt in samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). Afwikkeling is voorzien in kwartaal 4-2022.

b.

Bouwdossiers 1996-2010: in vervolg op het opnemen van de bouwdossiers 1937-1995 in het edepot staan ook de bouwdossiers uit de periode 1996-2010 op de rol om gedigitaliseerd via het RHCe beschikbaar te komen. Uitvoering van dit project (door de diverse digitale ontwikkelingen is sprake van een gewijzigde opzet ten opzichte van het eerdere project) loopt via een “uitplaatsing” van een “eigen” e-depot en is eveneens voorzien in kwartaal 4-2022. NB: beide blokken gedigitaliseerde bestanden sub a en sub b, staan sinds begin 2022 reeds in het zgn pré-depot waar het RHCe mei 2022 doende is om er betsandscontroles op toe te passen.

c.

Milieudossiers: ongeveer 50 meter milieudossiers komt reeds in aanmerking voor overbrenging naar het RHCe. Uitstel voor overbrenging is verleend tot 1 januari 2020 en verder uitstel is reeds aangevraagd. Schoning van de vervallen dossiers heeft in 2021 plaatsgevonden en in juni 2022 wordt besloten tot digitalisering van de dossiers met het doel overdragen van de vervallen dossiers, en plaatsing in het pré-depot van de lopende dossiers.

d.

Vernietiging uit Verseon/Djuma/vakapplicaties: er bestaan achterstanden voor het vernietigen van informatie conform de hiervoor geldende regels zowel aan de analoge als aan de digitale kant. Na de definitieve overheveling van informatie uit Verseon naar Djuma zal Verseon “uitgezet” worden. Vernietiging start met het vaststellen van een vernietigingsprocedure, waarna in Djuma digitaal vernietigd kan worden. Jaarlijkse vernietiging uit Djuma is onderdeel van de reguliere werkzaamheden, doch vaststelling van de procedure en de toepassing daarvan zal zeker in het eerste jaar aandacht vergen. In de komende jaren zal de vernietiging van analoge stukken tot en met het vernietigingsjaar 2040 voorbereid moeten worden: naar het zich laat aanzien zal vanaf 2020 ongeveer 100 meter verwerkt, gecontroleerd en in jaarlijkse porties vernietigd moeten worden.

e.

Uitvoering van digitale vernietiging in de vakapplicaties zal in overleg met de betreffende afdelingen, de leverancier van de applicatie en het team informatiebeheer dienen te geschieden.

f.

In goed overleg is in eerdere jaren besloten de vertrouwelijke handhavingsdossiers nog analoog te bewaren, maar met de komst van Djuma is een veilig systeem aanwezig, zodat ook deze handhavingsdossiers overgezet kunnen worden naar de digitale omgeving. Een beslissing daartoe is reeds in 2018 genomen en in 2022 zal uitvoering plaatsvinden.

g.

De analoge archivering zal in de loop van de jaren afnemen, doch voor het archiefblok 20002009 zijn de “oude” regels van toepassing: deze jaren dienen analoog geïnventariseerd te worden en klaargemaakt voor overbrenging naar het RHCe Voor het archiefblok 2010-2019 geldt een cesuur in 2014 door de overgang naar digitaal werken in dat jaar.

h.

Voor personeelsdossiers is de overstap naar formeel digitaal werken nog niet gerealiseerd: bij de overstap naar een digitaal systeem zullen tevens de huidige dossiers geschoond en gedigitaliseerd worden. Het systeem – Motion – is in 2022 in gebruik genomen. Koppeling met

11/20

Djuma dan wel de inrichting van deugdelijk archiefbeheer in Motion los van Djuma, moet in 2022 plaatsvinden.

12/20

5. Archief- en informatiebeheerprojecten 2022-2026 digitaal/analoog De onderstaand genoemde termijnen zijn begin 2022 opnieuw bepaald nadat de Coronamaatregelen in 2020 en 2021 de uitvoering flink vertraag hebben. In 2022 worden we nu echter geconfronteerd met nauwelijks beschikbare kennis en capaciteit op archiefgebied om de uitvoering voortvarend op te pakken. Dat geldt ook voor de nauwelijks beschikbare capaciteit in de vakafdelingen die als eigenaar van de data ook inzet moeten leveren in de uitvoering. In samenhang met de implementatie van onder andere de WOO, zijn we genoodzaakt om de uitvoering afhankelijk te laten zijn van de capaciteit die we in enige periode kunnen inzetten. In dit Archiefplan 2022-2026 zijn aan de hand van de normen uit de Baseline (hoofdstuk 3) en de uitwerking naar de Somerense situatie (hoofdstuk 4) de projecten opgesomd, gesorteerd naar prioriteit en gewenst kwartaal van aanvang van de werkzaamheden. Uit het overzicht blijkt dat de aanwezige formatie bij het Team Informatievoorziening niet voldoende is alle projecten in te vullen naast de normale dagelijkse reguliere werkzaamheden.

Daarnaast liggen er werkzaamheden te wachten op tactisch en strategisch niveau: kosten voor deze projecten zullen voor zover mogelijk binnen de gemeentelijke formatie worden opgevangen en waar dat niet mogelijk is, lijkt de noodzaak aanwezig hiervoor extern advies/uitvoering in te huren. Waar mogelijk zijn bij de uitvoeringsprojecten kostenramingen gemaakt, waarvan sommige ramingen reeds in eerdere jaren waren begroot. Voor het omzetten van de indicatieve kosten naar budgetten benodigd voor de werkzaamheden zijn reeds diverse ‘schouw-momenten’ ingepland.

Duurzaam digitaal informatiebeheer – archief-& informatiebeheerplan 2022-2026 prio soort

Actiepunten 2022-2026

kostenraming

planning

Bestuur en beleid 1

informatiemanagement

Informatiebeleidsplan

vastgesteld

1 2

regelgeving regelgeving

Invoering Omgevingswet Actualisering Handboek Vervanging

Q1-22 Q4-21

3

informatiemanagement

3

regelgeving

Informatiebeheer bij Gemeenschappelijke Regelingen Nieuwe Archiefwet per 2022

separaat budget indien extern: € 9000 intern separaat te budgetteren

Q1-22

Intern, vanaf

Q4-21

separaat te budgetteren indien extern: € 8000 intern

Q1-22

Intern, vanaf

Q1-22

Q3-22

Organisatie 2

e-depot

2

regelgeving

3

informatiebeheer

4

informatiemanagement

4

organisatie

ontwikkeling E-depot ondersteunen + hulp van Someren bij overbrenging naar DDO RHCe, ingebruikname pre-depot Invoering Wet Open Overheid rapportage-tooling tbv ondersteuning primaire proces-eigenaren & management Inbedding (kwaliteit) gegevensbeheer in organisatie (SIO in combinatie met toezicht) Positionering AVG, Wpg (FG & privacyofficer, ENSIA, Archief-KPI's, ander toezicht) - reorganisatie

Q2-22 Q3-22

13/20

Standaarden 2

beheer

2

basisregistraties

3

informatiemanagement

4

open data

TMLO lokaal implementeren (+ omzetten naar MDTO) inpassen overige basisregistraties en archivering gemeentelijke gegevensbestanden schema updates I-Navigator verwerken + INavigator centraal systeem informatiebeheer implementatie informatiemodel 1.0 (Open Raadsinformatie)

indien extern: € 6500 intern

Q2-22

Intern, vanaf

Q1-22

indien extern: € 5600

Q1-23

Djuma centraal DMS door uitbreiding met bestuurlijke besluitvorming (gerealiseerd) en personeelsdossiers dossiers Filetrak converteren (naar Djuma), incl. inhoud na controle bewaren/vernietigen Afschaffen netwerkschijven + schonen per afdeling + alternatieven bieden Overzicht in gebruik zijnde programmatuur + vraag naar archiefwaardige gegevens koppelingen realiseren tussen Djuma en alle in aanmerking komende applicaties archiefopslag in persoonlijke emailpostbussen verminderen opslag in applicaties bij derden herorganiseren Filetrak bijwerken aan de hand van vernietigingslijsten en controle analoog/digitaal (alternatieven?) tijdige schoning Djuma archiefdossiers (cf. semi-statisch/statisch) Welke programmatuur bevat of maakt gebruik van persoonsgegevens (AVGtoetsing)

Intern, vanaf

Q1-22

indien extern: € 8000 Intern, vanaf

Q1-22

Intern, vanaf

Q1-22

Intern, vanaf

Q1-22

Intern, vanaf

Q1-22

Intern, vanaf

Q2-22

indien extern: € 4200

Q1-22

indien extern: € 6400 Intern, vanaf

Q2-22

zaaktypes voor interne rapportages aanwezig? vernietiging uit VISMA van te vernietigen documenten (procedure + uitvoering) alle bestaande lokale wet- en regelgeving digitaliseren en ter beschikking stellen afspraken herijken over begraafplaatsenregistratie, belastingen, meldingen/klachten diverse uitvoeringsklussen in Djuma (zie archiefplan ad 5 punt d)

Intern, vanaf

Q2-22

indien extern: € 4000 indien extern: € 5600 intern

Q2-22

indien extern: € 12000

Q1-22

procedure verbeteren jaarlijkse KPI-proces (PDCA-cyclus) monitoren kwaliteit en kwantiteit registratie en archivering (procedure en uitvoering) controle op relateren van dossiers (procedure en uitvoering) vergroten informatiebewustzijn en informatievaardigheid

indien extern: € 4000 Intern, vanaf

Q1-22

Intern, vanaf

Q1-22

indien extern: € 4000

continu

Q1-23

Ordening en metadata 1

informatiebeheer/ procedures

2

3

informatiebeheer/ conversie documentenbeheer/ organisatie informatiemanagement/ rapportage informatiebeheer/ applicaties informatiebeheer/ gegevensbeheer informatiebeheer/ organisatie bewaren/vernietigen (B/V)

3

bewaren/vernietigen (B/V)

3

informatiemanagement/ rapportage

2 2 2 2 3

Q2-22

Q1-22

Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit 2 3 3 3 3

applicatiebeheer/ rapportages bewaren/vernietigen (B/V) digitalisering/ toegankelijkheid gegevensbeheer/ toegankelijkheid informatiebeheer/ datakwaliteit

Q3-22 Q4-22

Kwaliteitszorg 2

kwaliteit/toezicht

2

kwaliteit/organisatie

3

kwaliteit/inhoud

3

kwaliteit/medewerkers

Q2-22

14/20

3

Kwaliteit/medewerkers

4

kwaliteit/benchmarking

Vastleggen criteria informatiebeheer t.d.v. wervings- en selectieprocedure deelname Monitor Doelgerichte Digitalisering (VNG Realisatie)

Intern, vanaf

Q3-22

intern

Q1-23

(indicatie) € 48000 (indicatie) € 42000 (indicatie) € 9000 (indicatie) € 4000 (eerder begroot) € 46800 Intern, vanaf

Q1-22

(Digitale) vervanging, verwijdering, overdracht en vernietiging 1

e-depot

2

e-depot

2

informatiebeheer

3

B/V /procedures

3

B/V /gegevensbeheer

3

B/V /vernietiging

3

B/V /digitale archivering

4

B/V /overbrenging

project digitalisering bouwdossiers + handboek vervanging (1995-2010) project digitalisering milieudossiers + handboek vervanging digitaliseren analoge handhavingsdossiers + opname in Djuma (bij voorkeur intern) Procedure vastleggen voor vernietiging in Verseon/Djuma vernietigen digitale documenten in Verseon/ Djuma 100 meter analoog archief bewerken, controleren en vernietigen vanaf V-jaar 2020 project digitaliseren en schonen personeelsdossiers analoge archiefblok 2000-2009 inventariseren en klaarmaken voor overbrenging RHCe

Q1-22 Q1-22 Q2-22 Q1-22 Q2-22

(eerder begroot) Q2-22 € 3200 (eerder begroot) Q1-26 € 48000

15/20

Bijlagen I. II. III.

Zorg, beheer en toezicht gemeentelijke informatiehuishouding Wettenkaart archiveren overheidsinformatie Vastgesteld verslag Strategisch Informatieoverleg (SIO) i.v.m. inspectie 22-3-2021 (200264542)

16/20

Bijlage I Zorg, beheer en toezicht gemeentelijke informatiehuishouding

Horizontale verantwoording overeenkomstig archiefverordening

Ingrijpen indien de Archiefwet 1995 niet of niet naar behoren wordt uitgevoerd.

Gemeenteraad

art. 301 Archiefwet 1995 art. 124 e.v. Gemeentewet

Zorg College van Burgemeester en Wethouders

Toezicht achteraf College van Gedeputeerde Staten

Bestuurlijk Ambtelijk

Beheer Gemeentesecretaris

Toezicht Streekarchivaris RHCe

art. 322 Archiefwet 1995

Toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995

Medewerkers DIV

Archiefinspectie RHCe

Medewerkers IBT

17/20

18/20

Bijlage III Vastgesteld verslag Strategisch Informatieoverleg (SIO) i.v.m. inspectie 22-3-2021 (200264542) De streekarchivaris en archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) hebben op 22-03-2021 een inspectie uitgevoerd naar het beheer en zorg van het informatie-en archiefbeheer van de gemeente Someren, als onderdeel van het horizontaal toezicht door de streekarchivaris RHCe op het informatie-en archiefbeheer. Hieruit voortvloeiend heeft op 06-04-2021 een Strategisch Informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden. Aanwezig van de gemeente Someren: Buck Messing, Vic Goossens en Francien Hurkmans. Aanwezig van het RHCe: Nadia Lehmann en Julia Emmen. Dit verslag is door de streekarchivaris van het RHCe op 07-04-2021 vastgesteld. 2. UITLEG VERNIEUWDE TOEZICHTMETHODIEK De nieuwe toezichtmethodiek is gebaseerd op de actuele Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (mei 2020). Aan de hand van de KPI’s verricht het RHCe een wettelijke taak: de toetsing van (de rechtmatigheid van) het informatiebeheer van gemeenten en openbaar lichamen. De KPI’s zijn een vertaling van wet- en regelgeving. Het RHCe heeft de inspectie van het informatiebeheer geïntegreerd in een vragenlijst. Daarnaast voert het RHCe een fysieke inspectie uit. Vanwege COVID-19 heeft deze fysieke inspectie bij de gemeente Someren online plaatsgevonden.

Op basis van de antwoorden op de vragen en de fysieke inspectie worden de KPI’s door het RHCe aan de hand van standaardnormering gewaardeerd; de z.g. stoplichtmethodiek. De gemeenten en openbaar lichamen scoren op basis van de standaard normering op de subonderdelen van de KPI’s dan wel rood (voldoet niet), oranje (voldoet gedeeltelijk) of groen (voldoet) Op basis van de waardering stelt het RHCe een verslag van de inspectie op. Het inspectieverslag maakt inzichtelijk wat goed gaat in het archief-en informatiebeheer van de gemeente en wat verbeterd kan worden. In het inspectieverslag adviseert het RHCe de gemeente om vier knelpunten het komende jaar aan te pakken. Het inspectieverslag wordt besproken in het strategisch informatieoverleg (SIO) tussen de streekarchivaris en gemeente of openbaar lichaam. De eerste inspectie is een nulmeting waarop in de volgende jaren kan worden voortgeborduurd. 3. BESPREKEN AANBEVELINGEN RHCE VOOR DE GEMEENTE SOMEREN Het RHCe adviseert de gemeente Someren om de volgende vier gesignaleerde knelpunten in 2021 op te pakken: 1. Het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken. 2. Ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. 3.

Het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten. 4. Vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen Punt 1: Het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken. Het RHCe geeft aan dat het belangrijk is in beeld te hebben wat de achterstanden zijn en de werkzaamheden voor deze achterstanden duidelijk in een planning op te nemen. De gemeenten Someren heeft een plan van aanpak opgesteld, maar hierbij is nog geen planning opgesteld. Dit vanwege de omstandigheden van het afgelopen jaar. Punt 2: Ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Deze aanbeveling is een aandachtspunt voor de gemeente Someren. De gemeente moet er zorg voor dragen dat alle werkzaamheden die wettelijk verplicht zijn, uitgevoerd kunnen worden. Hierbij kan gedacht worden aan, bijvoorbeeld, vernietiging van digitale archiefbescheiden en het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijke staat van analoge en digitale archiefbescheiden. De gemeente Someren geeft aan hiermee bezig te zijn. Punt 3: Het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten.

Het laten vaststellen van een plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimte is voor de gemeente een quick win. De gemeente Someren heeft het plan als bijlage bij het bedrijfsnoodplan toegevoegd, dat enkel nog vastgesteld hoeft te worden door het college. Daarnaast adviseert het RHCe om het plan jaarlijks te monitoren en jaarlijks

19/20

met het plan te oefenen. Punt 4: Vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen. De gemeente Someren heeft sinds 2014 de digitale archiefbescheiden niet vernietigd. De vernietiging van archiefbescheiden is een wettelijke verplichting (Art. 3 Archiefwet 1995). De gemeente Someren heeft met de vernietiging van digitale archiefbescheiden reeds actie ondernomen. De gemeente is bezig met een pilot om digitale archiefbescheiden van één team te vernietigen.

…

20/20