8b. Verbeterplan Archief ten behoeve van jaarverslag Archiefbeheer 2021
Tekst van het document
Verbeterplan Uitvoering Archiefwet gemeente Someren
NR. KPI
mei 2022 tbv RHCe/ProvNB -obv RHCe-audit 2021.
Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021
1.
Lokale regelingen
1.1
Gemeente Someren heeft een Archiefverodening vastgesteld in 2018. Aanbeveling: de archiefverodening bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten.
1.2
Gemeente Someren heeft een beheerregeling vastgesteld in 2018. Aanbevelingen: (1): Het ingestelde SIO in de beheerregeling opnemen. (2): De beheerregeling bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten
1.3
Gemeente Someren heeft in 2020 een SIO ingesteld.
1.4
Het treffen van voorzieningen en het vaststellen van beleid met betrekking tot opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan aangaande de archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)
1.5
Aanbeveling: het vaststellen van beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen aangaande de zorg voor archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)
Risico
Priori- Omschrijving eindresultaat (oplossing) teit
5
Actuele, door gemeenteraad vastgestelde, archiefverordening die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
Aanpak op hoofdlijnen
Wacht op bekendmaking en datum inwerkingtreden van nieuwe Archiefwet.
Ingestelde SIO opgenomen in Besluit Informatiebeheer 2018.
Datum Start aanbeveling activiteit archivaris
Geplande realisatie activiteit
Voortgang in % 25
50
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
75 100
RHCe mrt-21
NNB
Activiteit voor 2023?
RHCe mrt-21
Gereed
Zie 1.1 - wordt tzt geactualiseerd bij nieuwe Archiefwet.
RHCe mrt-21
Gereed
In 2021 en in 2022 hebben SIO's plaatsgevonden.
RHCe mrt-21
Gereed
Verder verwerken in nieuwe Wgr 17-2022.
RHCe mrt-21
Q1 2022
5
Getroffen voorzieningen en vastgesteld beleid opgenomen in Besluit Informatiebeheer 4
4
Alle regelingen worden door een jurist beheerd. Afgestemd is dat alle nieuwe regelingen en wijzigingen in bestaande regelingen, op dit punt expliciet worden afgestemd met team DIV. Vastgesteld beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen aangaande de zorg voor archiefbescheiden opgenomen in Besluit Informatiebeheer
Zie ook 1.4:
Q3 2022
Q3 2022
Q4 2023
Q4 2023
Relatie met wijziging Wgr medio 2022.
Controle lopende regelingen ism team JAK (juristen) en beleid opstellen voor nieuwe en gewijzigde regeleingen.
1.6
Gemeente Someren heeft vastgestelde mandaten en de gemeente houdt zich hier aan.
RHCe mrt-21
Gereed
1.7
Gemeente Someren besteedt geen archieftaken uit. Enkel de website wordt extern gearchiveerd.
RHCe mrt-21
Gereed
Miv 2022 wordt gebruik gemaakt van het pré-depot RHCe/Divault.
1.8
Gemeente Someren publiceert haar publicaties en bekendmakingen via DROP
RHCe mrt-21
Gereed
Miv mei-22 is WOO van kracht, tzt dus ook publicatie via PLOOI.
2.
Mensen en middelen
2.1
Gemeente Someren geeft aan dat de beschikbare middelen voldoende zijn om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van en het toezicht op archiefbescheiden.
RHCe mrt-21
Gereed
Aantrekken capaciteit wordt moeizamer door gespannen arbeidsmarkt.
2.2
Aanbevelingen: (1) Het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken. (2) Het wegwerken van de achterstand in werkzaamheden met betrekking tot de archivering van vervallen/lopende milieudossiers.
RHCe mrt-21
Q3 2021
Q4 2023
RHCe mrt-21 Q4 2021
Q3 2022
Een door de archiefdienst en de gemeente ondertekende verklaring van overbrenging van het archiefblok 1990-1999 en de vervallen milieudossiers t/m 1999. 1
•• Laatste aanpassingen archiefblok 1990-1999 en vervallen mileudossiers t/m 1999 * De vervallen milieudossiers zijn in 2021 reeds opgeschoond • Afspraken maken met de archiefdienst over de overbrenging. • Offertes voor scannen lopende milieudossiers zijn ontvangen
Uitdaging: capaciteit! 2.3
3.
De gemeente Someren geeft aan dat niet alle wettelijke verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Dit heeft onder andere te maken met de formatieruimte, hierbij mist een werknemer die de coördinerende taken ten aanzien van DIV op zich neemt. De gemeente Someren gaat hiervoor dit jaar stappen ondernemen. Aanbeveling(1): ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Aanbeveling(2): het opvolgen van de aanmerking vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie met betrekking tot het verbeteren van het proces van verslaglegging en het opstellen van een verbeterplan
Compliant.
1
Instelling compliance-check bij JAK met rapportage aan MT en teams. Alle aanpassingen projectmatig oppakken.
In april 2022 heeft gesprek plaastgevonden met Provincie over het verbeterplan gemeente Someren. Tevens is toen het concept Archief- en infromatiebeheerplan Someren 2022-2026 gedeeld. Dat paln wortd in juni-22 vastgesteld door het college.
Q4 2023
Door besluit AB ODZOB eind 2019 is besloten alle lopende dossiers tot april 2017 te digitaliseren. Vanfa dat moment is al digitaal. Deels overbrengen naar RHCe, rest naar pré-depot. Ook gewenst vanuit bedrijfsvoering. De controle en rapportage over nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving is geborgd. In april / mei vindt een impactanalyse die gestart is vanwege de WOO maar nu breder wordt uitgevoerd. Voor implementatie WOO is een projectcanvas opgesteld.
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
13
NR. KPI
Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021
3.1
Risico
Priori- Omschrijving eindresultaat (oplossing) teit
Aanbevelingen: (1): De deuren van de archiefruimte van de gemeente Someren zijn niet zelfsluitend. Het RHCe adviseert om de deuren van de archiefruimte zoveel mogelijk gesloten te houden. De gemeente Someren geeft aan dat de deuren zijn voorzien van een elektronisch slot. Door de geautoriseerde druppels heeft de gemeente inzicht tot wie er in de ruimte kan. Daarnaast houdt de gemeente Someren de deuren zoveel mogelijk gesloten, conform aanbeveling RHCe. (2) Het klimaat in de archiefruimten wordt niet systematisch gemonitord. Het RHCe adviseert om het klimaat in de archiefruimten systematisch te monitoren. Opmerking RHCe: De afdeling bouwbeheer gaat dit jaar hygrometers plaatsen om de luchtvochtigheid te meten. De gemeente Someren is dus met dit onderwerp bezig.
Een inrichting van de archiefruimte die voldoet aan de geldende archiefwet- en -regelgeving. 1) Bijhouden overzicht van wie in archiefruimte kan. 2) Klimaat wordt gemonitord en hygrometers zijn geplaatst.
Aanpak op hoofdlijnen
• Uitvoering en periodieke controle autorisaties.
Datum Start aanbeveling activiteit archivaris
Geplande realisatie activiteit
RHCe mrt-21 Q1 2021
Q2 2023
Voortgang in % 25
50
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
75 100
Ad 3: inventarisatie per vakapplicatie + alle afspraken met betreffende beheerders ten aanzien van het archiefbeheer, is gestart Q1 2022.
2
(3): het maken van een overzicht waarmee eventueel ontbrekende functionaliteiten van alle vakapplicaties in kaart worden gebracht. 3.4
De Gemeente Someren heeft een risicoprofiel, beleids- en crisisplan. Dit plan is volgens de Gemeente Someren volledig.
3.5
(1) Het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten. (2) Regelmatig met het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten oefenen.
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
4.1
Het vaststellen van het kwaliteitssysteem. Indien het wordt vastgesteld komt het oordeel op groen te staan. Werknemers zijn op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften. Opmerking RHCe: Indien het wordt vastgesteld komt het oordeel op groen te staan.
5.
1
2
(1) Het opnemen van gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. (2) Het bijhouden in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden of en waar er sprake is van persoonsgegevens.
5.3
Het kwaliteitssysteem is door het college op 13-4-2021 vastgesteld. Hierin is beschreven waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie mogelijk maakt.
CISO is gestart met actualisatie van continuiteitsplan (BCM) met extra nadruk voor leveranciesr van SAAS-oplossingen.
RHCe mrt-21 Q2 2021
Q4 2023
Zie ook 3.4 vwb BCM - wordt geïntegreerd. Nog externe locaties zoeken en afspraken daarmee vastleggen.
RHCe mrt-21
Gereed
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
5.1
5.2
Het Bedrijfsnoodplan benoemt de (eventuele) ontruiming van het archief. Ingeval van calamiteit bepaalt het crisisteam waar het archief fysiek wordt ondergebracht; opties zijn de brandweer, de Ruchte, buurgemeenten. Het ontruimingsplan wordt regelmatig geactualiseerd.
Gereed
Het implementeren van het vastgestelde metagegevensschema. (zie ook 5.8) (1): De toegankelijkheid waarborgen van mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018). Opmerking RHCe: Beide aanbevelingen worden door de gemeente Someren meegenomen in een project binnen team communicatie. (2): de beperkte beschikbaarheid waarborgen van in de archiefbescheiden voorkomende persoonsgegevens conform de AVG. Beide aanbevelingen worden door de gemeente Someren meegenomen in een project binnen team communicatie.
5
Een door het college van B&W vastgesteld en door de beheereenheid onderhouden, actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden en de daaraan gekoppelde en uit te voeren beheerafspraken.
• Door DIV inventariseren verblijfplaats archiefbescheiden, bijbehorende processen, vakapplicaties en media samen met ICT en proceseigenaren. • Koppelen van uitvoerbare beheerafspraken aan archiefbescheiden. • Maken van alternatieve beheerafspraken bij niet te realiseren koppeling. • Uitvoeren van beheerafspraken.
RHCe mrt-21 Q4 2021
Q4-23
Geimplementeerd TMLO.
Zie 5.8: het TMLO is vastgesteld, maar implementatie is van langere duur!
Q4 2022
Q4-25
Q3 2021
Q2 2023
2
3
5,4
De Gemeente Someren gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.
Gereed
5,5
De Gemeente Someren gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.
Gereed
5.7
Het vaststellen van het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden.
5.8
Er zijn maatregelen genomen om communicatie zeker te stellen. Vwb bestuurders is er ook door CISO instructie gegeven mbt gebruik (zoveel mogelijk beperken) en opslag van communicatie via apps.
Besluit Informatiebeheer 2018 - vastgesteld 14 juni 2018
Gereed
2
Het implementeren van het metagegevensschema. (zie ook 5.2)
TMLO vastgesteld door B&W - op 2 maart 2021
Zie 5.2 voor implementatie.
Gereed
2 5,9
De gemeente Someren schrijft bepaalde opslag formaten verplicht voor confrom de Procedure Documentbeheer 2021.
5.10
(1) Het maken van een overzicht van in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten. (2) Het vaststellen en implementeren van functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7).
Vastgesteld 10 maart 2021
5
Gereed Onderhanden - zie 3.1 - 3 Als onderdeel van de Informatiearchitectuur en de transitie naar ICTNML is geanalyseerd en vastgelegd welke systemen en applicaties een rol spelen. Dit overzicht is in maart 2022 opgesteld door de Informatiemanager en moet verder uitgewerkt worden. Dit wordt vastgelegd in de iNavigator en daarna uitgewerkt op objectniveau.
Q1-22
Q4-23
23
NR. KPI
Omschrijving probleem (knelpunt) Aanvullingen Francien rood Stoplicht-kleur volgensin Inspectieverslag 22-03-2021
5.11
(1): het vaststellen van een beleid aangaande de toepassing van compressie en encryptietechnieken. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7). (2) Het treffen van voorzieningen voor de toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden in het geval er gebruik wordt gemaakt van compressie of encryptietechnieken.
Risico
Priori- Omschrijving eindresultaat (oplossing) teit
In principe wordt NIET gecomprimeerd en/of geencrypt. We zijn wel voornemens in gesprek te gaan met RHCe en Divault hoe we daar in de toekomst mee om moeten gaan. 200192747 Opstellen handboek digitale vervanging archiefbescheiden 2022 - ultimo mei 2022 concept nagenoeg gereed.
3
6.
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
6.1
Het updaten van het vervangingshandboek waar de gemeente Someren mee werkt. Opmerking RHCe: De gemeente Someren geeft aan dat dit op de planning staat voor Q2 2021.
6.2
6.3
Het vaststellen van een beleid ten aanzien van conversie/migratie. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7).
6.5
7.
Overbrenging van archiefbescheiden Aanbeveling:het overbrengen van alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrnegingstermijn is verstreken: Archiefblok 1990-1999, Bouwdossiers t/m 2010, Milieudossires verleende vergunningen 1980/1989 en 1990/1999 die vervallen zijn, naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepot.
7.2
De gemeente Someren maakt samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats (de streekarchivaris) van alle overbrengingen een verklaring op.
7.3
De gemeente heeft een machtiging tot opschorting aangevraagd. Echter heeft de gemeente Someren de machtiging tot opschorting niet ontvangen. Dit komt door het ontbreken van een archiefplan inclusief planning. Aanbeveling: Archiefplan opstellen en naar de provincie sturen om de machtiging tot opschorting te ontvangen.
Voortgang in % 25
50
Realisatie activiteit
Eventueel korte toelichting of status voortgang
75 100
Q4-22
200192747 concept gereed voor college
Q3 2022
Besluit Informatiebeheer 2018 - vastgesteld 14 juni 2018
Gereed
Een door het SIO geaccordeerde en het college van B&W Bespreken en vorostel voor SIO opstellen. vastgestelde hotspotmonitor over de periode (van/tot) waarin gebeurtenissen en kwesties in de samenleving zijn benoemd die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de gemeente en waardoor de neerslag ervan voor blijvende bewaring in aanmerking komt. In april 2022 is de vernietigingslijst tot 1-1-2017 uitgezte in de organisatie. De vernietiging zal plaatsvinden in Q3-22. Daarna worden de volgende jaren uitgezet.
1
De gemeente Someren heeft afgelopen 5 jaren geen archiefbescheiden vervreemd.
7.1
Q3-22
Geplande realisatie activiteit
3
Het vaststellen van een hotspotmonitor
De gemeente Someren heeft sinds 2014 de digitale archiefbescheiden niet vernietigd. Met de vernietiging van analoge archiefbescheiden is de gemeente bij. Aanbeveling: vernietiging van alle archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen.
Datum Start aanbeveling activiteit archivaris
2
3
6.4
Aanpak op hoofdlijnen
Q3 2022
Q4 2022
Q1 2022
doorlopend
Gereed
Q4 2023
2
Gereed
Archiefplan 200329153 in raad juli 2022.
Q3-2022
2
8.
Ter beschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
8.2
De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden waarop beperking van openbaarheid van toepassing is.
Gereed
8.3
De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die de gemeente niet openbaar wil maken.
Gereed
33