8b. Notitie Jaarverslag Archiefbeheer 2021 Gemeente Someren

Raadsnotitie Onderwerp: Opsteller:

Informatieve notitie Jaarverslag 2021 Archiefbeheer Gemeente Someren Hurkmans, Francien

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200397531

Zaaknummer: Datum:

0847200393152 22 juni 2022

1. Samenvatting Het college van Burgemeester en Wethouders dient jaarlijks de Raad te informeren over de uitvoering van het Archief- en informatiebeheer conform de Archiefwet 1995.

2. Inleiding De Gemeente Someren is op basis van de Archiefwet gehouden de informatiehuishouding in 'goede, geordende en toegankelijke staat' te beheren. Het toezicht op dit archief- en informatiebeheer is belegd bij de archiefinspectie van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), waar de streekarchivaris over het jaar 2021 de audit heeft vastgesteld. In het kader van het interbestuurlijk toezicht verlangt de Provincie vóór 15 juli 2022 een verslag archiefbeheer over het voorgaande jaar.

3. Informatie Middels bijgevoegd Jaarverslag Archiefbeheer 2021 Gemeente Someren, en het Verbeterplan Uitvoering Archiefwet wordt opvolging weergegeven van de verbeterpunten. In het jaarverslag wordt ook inhoudelijk ingegaan op de uitdagingen op het gebied van goed archiefbeheer, en hoe de Gemeente Someren daar mee om gaat. De audit in maart 2021 door het RHCe, en het standpunt van Provincie op basis van het jaarverslag 2020, geven de kwalificatie ‘voldoet gedeeltelijk’ aan het archiefbeheer in Gemeente Someren. Middels een SMART Verbeterplan is er inmiddels op onderdelen al verbetering gerealiseerd, en met name de realisatie van een Kwaliteitssysteem medio 2021 heeft de belangrijkste omissie al opgeheven. Zowel RHCe als Provincie hebben daar in maart /april jongstleden al kennis van genomen. Een formeel andere (betere!) kwalificatie kennen zij echter pas toe ná dit jaarverslag en de volgende audit in 2023. De uitvoering van het Verbeterplan ligt vooralsnog op schema en daar wordt op voort gewerkt.

4. Vervolg Deze rapportage – het jaarverslag en het verbeterplan – worden ook in het kader van het InterBestuurlijk Toezicht toegezonden aan de Provincie, met afschrift aan de gemeentearchivaris van het Regionaal Historisch Centrum te Eindhoven (RHCe).

Burgemeester en wethouders van Someren,

de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: 200397529 Jaarverslag Archiefbeheer 2021 Gemeente Someren

X

200397255 Verbeterplan tbv jaarverslag Archiefbeheer 2021

X

2/2