8b. Jaarverslag Archiefbeheer 2021 Gemeente Someren

JAARVERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE SOMEREN 2021

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding ...............................................................................................................................................3 2. Managementsamenvatting ..................................................................................................................3 2.1. Resultaten KPI’s ...........................................................................................................................4 2.2. Toelichting op KPI’s ......................................................................................................................5 3. Verbeterplan en verdere toelichting.....................................................................................................6

2

1. INLEIDING Met dit jaarverslag informeert het college van B&W de gemeenteraad, de provincie Noord Brabant/IBT (verticaal toezicht) en het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (horizontaal toezicht) over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Someren in 2021. Adequaat toepassen van wet- en regelgeving op het archief- en informatiebeheer: • Stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; • Maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; • Draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering en • Draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving, doordat informatie met (cultuur)historische waarde blijvend bewaard wordt en raadpleegbaar is. De provincies oefenen bij gemeenten generiek toezicht uit op basis van de Gemeentewet. De provincie Noord-Brabant (Bureau Interbestuurlijk Toezicht (IBT) sluit aan bij de aanbeveling van de VNG om de gemeenteraad periodiek te informeren aan de hand van een Jaarverslag archief- en informatiebeheer. Aan PNB/ IBT wordt dit verslag met bijbehorende besluitvormingsstukken uiterlijk op 15 juli elk jaar toegezonden.

2. MANAGEMENTSAMENVATTING Het college van Burgemeester en wethouders is verantwoordelijk (zorgdrager) voor het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Men doet periodiek aan de gemeenteraad verslag over de uitvoering van artikel 30 Archiefwet 1995, conform artikel 8 van de archiefverordening gemeente Someren 2018. Het jaarverslag archief- en informatiebeheer is een verantwoordingsinstrument en dit is gebaseerd op de inspectie van 22 maart 2021 uitgevoerd door het RHCe. Op 22 april 2022 heeft het voortgangsgesprek met het RHCe plaatsgevonden. Er is sprake van een tweejaarlijkse cyclus, in jaar 1 vindt de inspectie plaats, in jaar 2 het voortgangsgesprek. In het Verbeterplan (separaat) dat is opgesteld op basis van de audit in 2021, is de actuele stand van zaken opgenomen naar de situatie in mei 2022. De inspectie toetst de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Naast borging van de rechtmatigheid van de informatiehuishouding wil de gemeente de archiefzorg en het -beheer continu verbeteren. Op basis van de resultaten van de KPI’s is een Verbeterplan opgesteld.

3

2.1. RESULTATEN KPI’S De resultaten van de KPI’s en de verdiepende vragen maken zichtbaar of het informatiebeheer voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving en aan normen en kaders op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ten behoeve van de inspectie is de stoplichtmethodiek toegepast. De weergave vormt het beeld van de situatie op de inspectiedatum van 22 maart 2021: Rood

=

Voldoet niet

Oranje

=

Voldoet gedeeltelijk

Groen

=

Voldoet

Tabel 1: Samenvatting resultaten KPI’s Gemeente Someren.

KPI

TOELICHTING

RESULTAAT

%

KPI 1

Lokale regelingen

62,5%

KPI 2

Middelen en mensen

33,3%

KPI 3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en Edepot

33,3%

KPI 4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

0%

KPI 5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

30,0%

KPI 6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

40%

KPI 7

Overbrenging van archiefbescheiden

33,3%

KPI 8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

100%

NB: in het Verbeterplan zijn de KPI’s verder gedetailleerd in concrete sub-maatregelen.

4

2.2. TOELICHTING OP KPI’S Nr. 1

Kritische Prestatie Indicator Lokale regelingen

2

Middelen en mensen

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

7

Overbrenging van archiefbescheiden

8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Omschrijving van de hoofdvraag Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen? Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau daarvan wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen? Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen?

Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding? Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Brengt de gemeente tijdig over, dan wel wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht? Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc.)?

3. VERBETERPLAN

5

Naar aanleiding van de inspectie van het RHCe is bijgaand Verbeterplan opgesteld (separaat). Zoals hiervoor al aangegeven zijn daarin de KPI’s verder gedetailleerd naar concrete acties, en is de stand van zaken weergegeven naar de stand van mei 2022. Het oordeel van de Provincie op basis van het jaarverslag 2020 was ‘voldoet gedeeltelijk’. En de audit door het RHCe begin 2021 waarvan hierboven het stoplicht-resultaat is weergegeven, laat daarin niet veel verbetering zien. Omdat de kwalificatie ‘voldoet gedeeltelijk’ 2 jaren op rij (2019 en 2020) door de Provincie is toegekend, heeft de Provincie in januari 2022 medegedeeld de Gemeente Someren voor wat betreft het archief- en informatiebeheer onder actief toezicht te plaatsen. Als belangrijkste reden geeft Provincie aan dat bij het jaarverslag over 2020 geen SMART Verbeterplan was gevoegd. Door de toen geldende COVID-maatregelen en onzekerheden over de toekomst, was dat ook moeilijk realiseerbaar. Het actief toezicht betekent dat Provincie nu nadrukkelijker en met meer regelmaat ambtelijk overlegt met Gemeente Someren over de uitvoering van het archiefbeheer. Begin 2022 heeft Gemeente Someren een SMART-Verbeterplan opgesteld dat in april 2022 ook reeds met Provincie besproken is. Tevens is toen het Archiefplan 2022 – 2026 al gedeeld met Provincie waarmee ook een verder handelingsperspectief is vastgelegd.

Inmiddels is op veel onderdelen vooruitgang geboekt waarvan de stand van zaken in het Verbeterplan ook getuigt. We staan daarom toch stil bij een aantal zaken die van invloed waren / zijn op de kwalificatie, en hoe we daar (nu) mee omgaan. KPI 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht – score maart 2021 ‘voldoet niet’. Op dit onderdeel scoorde Gemeente Someren bij de audit nog slecht en dat leverde een rood stoplicht op. Een kwaliteitssysteem was op dat moment in de maak en is in april 2021 door het college vastgesteld. Het systeem is sindsdien operationeel in de vorm van dagelijkse controles en kwartaalrapportages. Met name de dagelijkse controles leveren regelmatig winst op doordat dan vaak nog corrigerend kan worden opgetreden. COVID 19. In 2020 en 2021 heeft de organisatie in haar geheel, maar het team DIV/Archief in het bijzonder, veel hinder ondervonden van de lock down’s en het thuiswerken. Vrijwel alle beschikbare capaciteit is ingezet om de dagelijks gang van zaken werkbaar te houden. Dat is ook goed gelukt, maar de aandacht voor verbeteringen en de uitvoering van de KPI’s 5, 6 en 7 was toen gering. Deze periode heeft ook aangetoond hoe belangrijk de digitale beschikbaarheid van informatie is, voor de mogelijkheid van thuiswerken, maar dus ook onder ‘normale’ omstandigheden.

In het Archiefplan 2022 – 2026 (waarvan de raad separaat in kennis wordt gesteld) wordt na het digitaliseren van de bouwdossiers, nu ook ingestoken op het digitaliseren van milieudossiers. In de dagelijkse gang van zaken, bij calamiteiten, bij de informatie uitwisseling met ketenpartners zoals bijvoorbeeld de ODZOB, is de digitale beschikbaarheid van groot belang. 6

Expertise. Goed archiefbeheer zowel in analoge vorm als in toenemende mate in digitale vorm, vraagt om expertise. Dat is voor Gemeente Someren moeilijk te realiseren in de omvang die nodig is. En daarenboven is die expertise nauwelijks beschikbaar in de arbeidsmarkt. Het is ons uiteindelijk gelukt om expertise in te huren bij het opstellen van het Archiefplan en de verbeteringen op gebied van regelingen en kwaliteit. Ook is hiermee de afwikkeling van de digitalisering van de bouwdossiers en de opzet voor digitalisering van de milieudossiers opgepakt. En voor het schonen van de vervallen milieuvergunningen in 2021 hebben we ook expertise kunnen inhuren. Naar de toekomst toe verwachten / hopen wij op verdere ondersteuning van het RHCe. Gemeente Someren is dan ook voor verdere versterking en een zelfstandige positie voor het RHCe om de benodigde expertise op te bouwen en beschikbaar te maken voor de deelnemers. Intern draagt de herinrichting van het DIV/Archief-team samen met het I&A-team – noodzakelijk na de ontvlechting met Asten de overgang naar ICT-NML – in hoge mate bij aan behoud en uitbouw van expertise èn aan kwaliteitsbeheer. Capaciteit. In de uitvoering van het archiefbeheer gaat het vooral over capaciteit, zowel in de vakafdelingen die eigenaar zijn van ‘hun’ informatie, als in het DIV/Archief-team dat de kwaliteit bewaakt en ondersteunt met raad en vaak ook daad.

Zaakbehandelaars in de vakafdelingen moeten alle handelingen verrichten zodat zaken compleet en actueel zijn. Later in het proces bij de beoordeling voor vernietiging, bepalen zij binnen de kaders van de Archiefwet bijvoorbeeld of informatie van een bepaalde zaak langer bewaard of daadwerkelijk vernietigd moet worden dan de selectielijst aangeeft. Binnen de vakafdelingen is de werkdruk ook hoog en ook zij worden geconfronteerd met een gespannen arbeidsmarkt. Voor de lopende projecten is het nog gelukt om samen de klus te klaren, maar naar de nabije toekomst toe verwachten we spanning hetgeen mogelijk gevolgen heeft voor het realiseren van de planning zoals die nu in het Verbeterplan en het Archiefplan 2022 – 2026 is opgenomen. We blijven dan ook zoeken naar manieren om bij documentcreatie zoveel mogelijk geautomatiseerd de juiste metadata voor latere archivering mee te geven. Dat zou het proces efficiënter kunnen maken. Beperkte capaciteit de voorbije jaren bij derden (i.c. het RHCe) heeft ons ook parten gespeeld om voortvarend te acteren. Met name het project Bouwdossiers maar ook de algehele ondersteuning is daardoor vertraagd. De recente veranderingen binnen het RHCe geven alle aanleiding te veronderstellen dat dit nu snel ingelopen wordt. Nieuwe wetgeving en technische ontwikkelingen.

De privacywetgeving volgens AVG en Wpg (Wet politiegegevens) heeft een grote impact, op openbaarmaking en dus óók op archivering. De Wet Open Overheid (WOO) vraagt om méér en eerdere en zelfs proactieve openbaarmaking. En dan zijn er onder andere (!) nog de Wet Digitale Overheid, de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). Al deze ontwikkelingen hebben grote impact op de informatievoorziening, en dus op het archiefbeheer. Door deze ontwikkelingen in hun samenhang te zien, passen we de informatievoorziening zodanig aan dat integraal aan alle veranderingen voldaan wordt. In het kader van de implementatie van de WOO wordt nu met externe hulp een impactanalyse opgesteld die richting moet geven aan aanpassingen waarmee aan al deze nieuwe wetgeving kan worden voldaan. 7

Ook is hier afstemming over archiefbeheer met het RHCe aan de orde. Een aparte uitdaging – maar gelukkig niet alleen voor Gemeente Someren! – vormt de mobiliteit van informatie in relatie tot archivering: het gebruik van mail, apps en collaboratiesoftware zoals MS Teams, vraagt van de gebruiker om handmatig archiefwaardige informatie over te dragen naar het zaaksysteem/DMS. Met regelmatige voorlichting vragen de CISO en team DIV/Archief aandacht voor het tijdig opslaan van relevante informatie Voor de wat langere termijn zijn technische ontwikkelingen zoals Common Ground aan de orde. Dit behelst een andere manier van omgaan met informatie en data, in ontwikkeling vanuit de VNG. In de informatiearchitectuur die later dit jaar geactualiseerd wordt, is er uitdrukkelijk aandacht voor deze ontwikkeling en wat dat voor Gemeente Someren kan betekenen.

…

Leeswijzer Verbeterplan Archiefwet Gemeente Someren • •

• • • •

De resultaten per KPI zijn hier weergegeven in de details zoals het RHCe deze heeft geconstateerd bij de audit in 2021. Middels de stoplichtkleuren is in de linker kolom getoond hoe het RHCe in 2021 oordeelde over elke sub-KPI afzonderlijk: groen = voldoet oranje = voldoet gedeeltelijk rood = voldoet niet. Dan volgen Omschrijving en Aanpak, gevolgd door De planning: start, geplande realisatie De voortgang in procenten Eventuele toelichting / bijzonderheden.

8