6b. samenvattende bijlage ICT NML voor gemeenteraden

SAMENVATTENDE BIJLAGE GEMEENTERADEN In deze bijlage treft u een samenvatting aan van het Jaarverslag 2021, de Begroting 2023 en de 2e begrotingswijziging 2022 van ICT NML. Jaarverslag 2021 In 2021 mocht het aantal deelnemers van ICT NML groeien met 2 Brabantse gemeenten. De gemeenten Asten en Sommeren zijn vanaf 1 mei deelnemer geworden van ICT NML. Tegelijkertijd is een migratietraject opgestart om beide gemeenten op de ICTinfrastructuur van ICT NML te plaatsen. Een traject waar we ook in het eerste deel van 2022 nog druk mee bezig zullen zijn. De uitbreiding va Asten en Someren ging ook gepaard met een personele uitbreiding om de extra diensten te kunnen leveren. Dat betekende dat we een aantal nieuwe medewerkers in dienst konden nemen. Ook het afgelopen jaar is er door onze medewerkers veel vanuit huis gewerkt. In het voorjaar heeft een onderzoek plaats gevonden onder onze medewerkers om te evalueren hoe het thuiswerken bevalt en wat dit doet met het welzijn van onze medewerkers. De uitkomsten van de evaluatie waren overwegend positief met als resultaat dat een beleid is ontwikkeld, waarbij de medewerkers de mogelijkheid blijven houden om ook in de toekomst thuis te kunnen werken. De ideale mix volgens onze medewerkers is om deels thuis te werken en deels op kantoor, waarbij het kantoor vooral de plek is om met elkaar af te stemmen en elkaar te ontmoeten.

In 2021 lag er een belangrijke focus op de dienstverlening. Zo is het zelf service portaal, Eva verder ontwikkeld en is in het najaar de ICT NML app gelanceerd. Met deze app hebben de gebruikers een snelle ingang naar Eva. Bij grotere storingen worden gebruikers op de hoogte gehouden van de vordering, waarmee de communicatie direct vanuit ICT NML plaats vindt. Hierdoor zijn de communicatielijnen flink korter gemaakt. Het afgelopen jaar heeft weer een breed klanttevredenheidonderzoek plaats gevonden. De resultaten van dit onderzoek waren overwegend positief. De dienstverlening van ICT NML is de afgelopen jaren op diverse punten sterk verbeterd. Het onderzoek heeft ook veel feedback opgehaald over onderwerpen die voor verdere verbetering vatbaar zijn. Deze punten zijn verwerkt in het jaarplan voor 2022 om uit te voeren. Het resultaat over het boekjaar 2021 bedraagt € 124.000. Ook het afgelopen jaar mochten we weer positief eindigen. Een positief resultaat wat is ontstaan enerzijds doordat de leasekosten incidenteel meevallen, er tevens lagere datacommunicatiekosten zijn en verder door diverse kleinere meevallers. Aan de andere kant is er sprake van hogere incidentele personeelskosten. ICT NML stelt voor om het voordelig resultaat te storten in de algemene reserve als verdere stap voor het opbouwen van weerstandsvermogen.

Door de fors hogere risico’s met betrekking tot cybersecurity neemt het noodzakelijke weerstandsvermogen fors toe naar € 939.000. Voorgesteld wordt om van dit bedrag maar 50% bij ICT NML op te bouwen en het restant als achtervang bij de deelnemende gemeenten aan te houden. Dit

om rekening te houden met de wens van de deelnemende gemeenten om niet teveel middelen bij ICT NML aan te houden. De jaarrekening is onderwerp van accountantscontrole geweest. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt op getrouwheid en rechtmatigheid. Begroting 2023 In 2023 ligt de focus van ICT NML op de volgende 3 belangrijkste speerpunten: 1. 2. 3.

De dienstverlening ICT NML aan de deelnemers; Door ontwikkelen van de organisatie; Aanpassen werkomgeving naar hybride werken.

Rondom de dienstverlening is de afgelopen 3 jaar sterk geïnvesteerd in kennis en kunde van onze medewerkers. Daarnaast is hard gewerkt aan het vereenvoudigen van de dienstverlening met onder andere de inrichting van EVA als service portaal en in 2021 is tevens de ICT NML app geïntroduceerd. In 2023 blijven we EVA en de ICT NML app uitbouwen, actualiseren en voorzien van de benodigde informatie om onze diensten goed te kunnen leveren. In 2023 wordt opnieuw een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd bij de deelnemers. De uitkomsten van dit onderzoek wordt verwerkt in het verder verbeteren van de dienstverlening van ICT NML. In 2022 vindt de besluitvorming plaats voor het onderbrengen van ECGeo bij de GR van ICT NML. Bij positieve besluitvorming vindt in 2023 de voorbereiding plaats. De GR zal hiervoor aangepast moeten worden. Daarnaast worden diverse activiteiten opgestart om de organisatorische zaken en overgang van medewerkers zo spoedig mogelijk te laten verlopen. De afgelopen jaren is er volop gewerkt vanuit thuis en veelal een stuk minder vanaf kantoor. Dit heeft bij de gemeenten andere inzichten opgeleverd rondom de behoefte van de inrichting van de digitale werkplek. De behoefte voor ondersteuning van deze nieuwe en een aanpassingen van de nieuwe werkplek met bijbehorende middelen vraagt om diverse nieuwe producten en diensten van de gemeenten.

In deze begroting zijn voorzieningen hiervoor opgenomen. Financieel stijgt de begroting van ICT NML van € 9,2 mln naar € 10,7 mln. Buiten de reguliere indexering van € 0,2 mln zie je dat met name de licentiekosten van Microsoft fors stijgen met € 0,4 mln. Hiernaast wordt zoals hierboven aangegeven extra geïnvesteerd in de inrichting van de nieuwe werkplek (€ 0,35 mln), de hierbij behorende ondersteuning (€ 0,2 mln) en backup faciliteiten (€ 0,1 mln). Ook wordt er een bedrag van € 0,2 mln aan wendbaarheidsbudget in de begroting opgenomen. Dit is noodzakelijk zodat ICT NML wendbaar kan blijven bij nieuwe ontwikkelingen voor haar deelnemende gemeenten. Dit bedrag staat wel in de begroting, maar zal pas bij de deelnemende gemeenten worden opgevraagd na een separaat bestuursbesluit. In de financiële samenvatting binnen de Begroting 2023 vindt u alle nadere informatie.

2e begrotingswijziging 2022 Zoals bij de Begroting 2023 hierboven aangegeven dient er extra geïnvesteerd te worden in een nieuwe werkplek voor de medewerkers van de deelnemende gemeenten en de hierbij behorende backup faciliteiten. Hier is in de begroting 2022 nog geen rekening mee gehouden. Derhalve ligt de 2e begrotingswijziging 2022 voor. De begroting 2022 van ICT NML stijgt hierdoor afgerond met € 0,3 mln.