6a Informatie over verslag archief- en informatiebeheer 2020

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende het archief- en informatiebeheer over 2020

Agendapunt: Opsteller:

Hurkmans, Francien

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200271153

Zaaknummer: Datum:

0847200271051 23 juni 2021

1. Samenvatting Het college dient jaarlijks verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over het gevoerde beleid ten aanzien van het archief- en informatiebeheer. Dit verslag wordt tevens gebruikt in het kader van het interbestuurlijk toezicht van de provincie, die over het jaar 2019 heeft geoordeeld dat de Gemeente Someren “gedeeltelijk voldoet”. De provincie heeft specifiek vragen gesteld over de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden en het beheer van archiefwaardige documenten die bij het DMS Djuma worden bewaard. In het verslag zijn tevens meegenomen de conclusies en aanbevelingen die na een inspectie over de afgelopen periode in maart 2021 door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) zijn opgesteld. In dit RHCe-inspectieverslag is als voornaamste conclusie getrokken dat de zorg en het beheer van de archiefbescheiden in de Gemeente Someren onvoldoende zijn. Tevens heeft de streekarchivaris aanbevelingen gedaan om in 2021 vier gesignaleerde knelpunten op te pakken. De gemeente heeft de opmerkingen zeer serieus genomen en voortvarend invulling gegeven aan de acties met de hoogste prioriteit (wegwerken achterstanden, vernietigen digitale informatie, metadataschema).

In de komende maanden zal tevens een uitgebreid Archiefplan 2021-2026 aan het college worden aangeboden, waarin alle actiepunten met de stand van zaken benoemd zijn. Hierin is zichtbaar dat het strenge oordeel over 2020 door de gemeente in 2021 positief beantwoord is en dat het toezicht voor het jaar 2021 en volgende jaren vol vertrouwen wordt ingewacht. Door de overlap van inspectie en interbestuurlijk toezicht in de tijd wordt in deze informatieve notitie alle door de betrokken partijen verlangde informatie over het archief- en informatiebeheer over 2020 gegeven en zal dit verslag vóór 15 juli 2021 worden doorgezonden naar de Provincie.

2. Inleiding De Gemeente Someren is op basis van de Archiefwet gehouden de informatiehuishouding in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te beheren. Het toezicht op dit archief- en informatiebeheer is belegd bij de archiefinspectie van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), waar de streekarchivaris over het jaar 2020 in maart 2021 een inspectieverslag heeft vastgesteld. In het kader van het interbestuurlijk toezicht verlangt de Provincie vóór 15 juli 2021 een verslag archiefbeheer conform de aanbeveling van de VNG dat het college de gemeenteraad jaarlijks informeert

over de archiefzorg en het archiefbeheer over het voorgaande jaar. De criteria van de archiefinspectie om tot een oordeel te komen zijn vooral inhoudelijk van aard en gebaseerd op de “KPI-rapportage” die de VNG als controlemiddel aanbeveelt, terwijl het oordeel van de provincie vooral is gebaseerd op de kwaliteit van het rapportageproces en de aanwezigheid van een verbeterplan. Voor deze notitie zijn de vragen van de Provincie leidend, maar zijn tevens de aanbevelingen van het RHCe verwerkt.

3. Informatie In het verzoek van de Provincie zijn vijf thema’s van belang voor de beoordeling: KPI-nr

Omschrijving

1

Lokale regelingen

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

3

Digitale archiefbescheiden in het bijzonder

7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de bewaarplaats

3

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

In het inspectieverslag wordt door de streekarchivaris aandacht verlangd voor: KPI-nr

Omschrijving

2

Middelen en mensen

3

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

6

Vervanging, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

De behandeling van de thema’s (Provincie) en de aanbevelingen van het RHCe geschieden in de volgorde zoals die door het RHCe is aangeboden; het RHCe maakt gebruik van de nieuwste versie van de KPIrapportage. Ad 1. Lokale regelingen De Gemeente Someren heeft in 2018 een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer vastgesteld. In het licht van de vernieuwing van de Archiefwet wordt aanbevolen een update van de beheerregeling te realiseren. Deze vernieuwing van het Besluit Informatiebeheer is voorzien voor het vierde kwartaal van 2021. Voorzien zal worden in aangepaste verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer dat voortaan bij de hoofden van afdelingen wordt belegd en in het treffen van voorzieningen voor het informatiebeheer indien dat (tijdelijk) bij andere overheidsorganen wordt uitgevoerd. Ad 2. Middelen en mensen Het RHCe constateerde over het verslagjaar 2020 een achterstand in werkzaamheden met betrekking tot het archiveren van vervallen en lopende milieudossiers. Deze achterstand is ter hand genomen door een plan van aanpak te maken dat aan het eind van het verslagjaar door alle betrokken afdelingen is geaccordeerd, waardoor in het eerste kwartaal van 2021 een aanvang is gemaakt met het archiveren van

2/4

de blokken vervallen milieudossiers 1980-1989 en 1990-1999. Door middel van deze notitie wordt tevens de provincie geïnformeerd over het wegwerken van deze achterstand medio 2021. Een volgende aanbeveling betreft het ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering naar behoren kunnen worden voldaan. In het verslagjaar is een concept-archiefplan 2021-2026 opgesteld dat door de pandemie eerst in 2021 aan het college kan worden voorgelegd. Met het vastleggen van alle activiteiten in de komende jaren verwachten wij aan de vraag van de provincie over het verbeterplan naar genoegen tegemoet te komen. Ad 3. Archiefbewaarplaatsen en digitale archiefbescheiden in het bijzonder Vragen zijn gesteld over het ontbreken van een calamiteitenplan voor de archiefruimte: dit plan is opgenomen in het verbeterplan 2021-2026. Zwaar weegt de vraag naar een overzicht van archiefwaardige gegevens in vakapplicaties. Voor het informatiebeheer maakt de Gemeente Someren gebruik van de I-Navigator als beheerapplicatie: in het concept-archiefplan is tevens vastgelegd dat de verlangde gegevens zo spoedig mogelijk zullen worden toegevoegd in de I-Navigator.

Door de onzekerheid in het verslagjaar omtrent de samenwerking op ICT-gebied met de gemeente Asten zal eerst in 2021 een eerste aanzet gegeven worden aan de vulling van de I-Navigator met de verlangde gegevens. Ad 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoewel in de aanbevelingen van het RHCe de kwaliteitszorg niet separaat wordt benoemd, is het van belang de noodzaak van vastgesteld kwaliteitsbeleid ten aanzien van het informatie- en archiefbeheer te noemen. Wanneer de vaststelling van een kwaliteitssysteem is gerealiseerd, verandert het oordeel van het RHCe naar “voldoet”. In het verbeterplan heeft deze actie een hoge prioriteit en in 2021 is begonnen met de implementatie van het kwaliteitssysteem. Ad 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden In het verslagjaar heeft de Gemeente Someren een metadataschema vastgesteld: deze standaardisatie van de informatiehuishouding heeft tot gevolg dat digitale informatie in de toekomst eenvoudiger overgebracht kan worden naar het e-depot van het RHCe. De implementatie van het metadataschema is voorzien in het concept-archiefplan 2021-2016 met een hoge prioriteit.

Digitale duurzaamheid is door de eerdere keuze van het Document Management Systeem (DMS) Djuma en door het volgen van de aanbevelingen van het Forum Standaardisatie voor de gemeentelijke informatiehuishouding in de toekomst gegarandeerd. Ad 6. Vernietiging van archiefbescheiden De archiefinspectie constateert dat de Gemeente Someren bij is met het vernietigen van analoge archiefbescheiden, doch dat sinds 2014 geen digitale archiefbescheiden vernietigd zijn, hoewel dit conform de wetgeving wel geschied zou moeten zijn. Binnen het geheel aan activiteiten die voor de komende jaren gepland zijn, heeft de vernietiging een hoge prioriteit. Zowel uit het oogpunt van informatiebeveiliging als gegevensbescherming loopt de gemeente risico en om deze reden zal in 2021 een eerste maal een vernietigingslijst van digitale informatie worden opgesteld, waarna na de akkoorden van afdelingen en de controle van het RHCe tot vernietiging zal worden overgegaan.

4. Vervolg Het archief- en informatiebeheer heeft in het verslagjaar geleden onder de aandacht die vanwege de pandemie nodig was om het functioneren van de dagelijkse gemeentelijke informatiehuishouding op orde te houden: projecten zijn niet afgerond met als belangrijkste voorbeeld het overbrengen van alle digitale bouwvergunningen 1937-1995 naar het e-depot van het RHCe of zelfs is de start eerst laat in het jaar gerealiseerd. Dit gold met name de uitvoering van het archiefklaar maken van de milieudossiers uit de blokken 1980-1989 en 1990-1999. Een andere oorzaak voor de – terechte – kritiek op het archief- en 3/4

informatiebeheer is gelegen in de geringe bezetting die belast is met de uitvoering ten opzichte van het aantal gebudgetteerde formatie-eenheden. Door het opstellen van een archiefplan 2021-2026 heeft de gemeente in de vorm van een verbeterplan zicht op de activiteiten die de hoogste prioriteit verlangen. In 2021 is reeds invulling gegeven aan het wegwerken van achterstanden (overbrengen milieudossiers, metadataschema, digitale vernietiging) en het actualiseren van het beleid rondom het informatiebeheer (vernieuwing Besluit Informatiebeheer, actualisering Handboek Vervanging). In de komende jaren zullen ook de andere verbeteringen gestart worden om zowel bij de provincie als bij het RHCe over 2021 een positief oordeel te verkrijgen over het archief- en informatiebeheer.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: Brief provincie aanbieden verslag vóór 15-7-2021 (200271128)

x

Inspectieverslag RHCe 2020 (200263182)

x

4/4