6a.2 Inspectieverslag gemeente Someren
Tekst van het document
INSPECTIEVERSLAG GEMEENTE SOMEREN
Voor akkoord: drs. N. Lehmann, streekarchivaris RHCe
Eindhoven, d.d. 31-03-2021
1. INLEIDING De streekarchivaris en archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) hebben op 22-03-2021 een inspectie uitgevoerd naar het beheer en zorg van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Someren, als onderdeel van het horizontaal toezicht door de streekarchivaris RHCe op het archiefbeheer. De kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer werd tijdens de inspectie getoetst aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Tijdens de inspectie worden enkel de KPI’s die betrekking hebben op de gemeente Someren meegenomen. KPI’s met betrekking tot de archiefdienst zijn niet meegenomen in de inspectie. Dit verslag is door de streekarchivaris van het RHCe op 31-03-2021 vastgesteld. Voor de beoordeling van de inspectie wordt door het RHCe de stoplichtmethodiek toegepast: Rood
=
voldoet niet
0% - 25%
Oranje
=
voldoet gedeeltelijk
26% - 75%
Groen
=
voldoet
76% - 100%
2. ALGEMENE CONCLUSIE In het algemeen kan worden geconcludeerd dat de basis van de zorg en het beheer van archiefbescheiden van de gemeente Someren onvoldoende is. Tabel 1 laat kort per KPI het resultaat zien van de inspectie. Een uitgebreide toelichting is te vinden in
2
3. Overzicht resultaten inspectie.
Tabel 1: Algemeen beeld van de archief- en informatiebeheer KPI
TOELICHTING
% VOLDOET
KPI 1
Lokale regelingen
62,5%
KPI 2
Middelen en mensen
33,3%
KPI 3
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
33,3%
KPI 4
Interne kwaliteitszorg en toezicht
KPI 5
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden
30,0%
KPI 6
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
40%
KPI 7
Overbrenging van archiefbescheiden
33,3%
KPI 8
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
100%
RESULTAAT
0%
Het RHCe adviseert de gemeente Someren naar aanleiding van de resultaten van de inspectie om de volgende vier gesignaleerde knelpunten in 2021 op te pakken, zie Tabel 2.
Tabel 2: Aanbevelingen RHCe aan de gemeente Someren AANBEVELINGEN RHCE
KPI
1
Het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken.
KPI 2
2
Ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan.
KPI 2
3
Het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten.
KPI 3
4
Vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen.
KPI 6
3
3. OVERZICHT RESULTATEN INSPECTIE In de onderstaande tabel, zie Tabel 3, zijn de resultaten ten aanzien van de inspectie beschreven. Naar aanleiding van de resultaten geeft het RHCe per categorie aanbevelingen. Hierbij wordt door het RHCe ook prioritering weergegeven, van 1: hoge prioriteit tot 5: lage prioriteit.
Tabel 3: Resultaten per sub-KPI KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
KPI 1 LOKALE REGELINGEN 1.1
De gemeente Someren heeft een archiefverordening vastgesteld in 2018.
5
Aanbeveling: De archiefverordening bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten. 1.2
De gemeente Someren heeft een beheerregeling vastgesteld in 2018.
5
Aanbeveling (1): het ingestelde SIO in de beheerregeling opnemen. Aanbeveling (2): De beheerregeling bij instelling van de nieuwe archiefwet updaten. 1.3
De gemeente Someren heeft in juni 2020 een SIO ingesteld.
/
1.4
Aanbeveling: Het treffen van voorzieningen en het vaststellen van beleid met betrekking tot opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan aangaande de archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)
4
1.5
Aanbeveling: het vaststellen van beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen aangaande de zorg voor archiefbescheiden. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling (KPI 1.2)
4
1.6
De gemeente Someren heeft vastgestelde mandaten en de gemeente houdt zich hieraan.
/
1.7
De gemeente Someren besteedt geen archiefbeheerstaken uit. Enkel de website wordt extern gearchiveerd.
/
4
KPI 1.8
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
De gemeente Someren publiceert haar publicaties en bekendmakingen via DROP.
/
KPI 2 MIDDELEN EN MENSEN 2.1
De gemeente Someren geeft aan dat de beschikbare middelen voldoende zijn om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van en het toezicht op archiefbescheiden.
/
2.2
Aanbeveling (1): het opstellen van een planning om de achterstanden weg te werken.
1
Aanbeveling (2): het wegwerken van de achterstand in werkzaamheden met betrekking tot de archivering van vervallen/lopende milieudossiers. 2.3
De gemeente Someren geeft aan dat niet alle wettelijke verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Dit heeft onder andere te maken met de formatieruimte, hierbij mist een werknemer die de coördinerende taken ten aanzien van DIV op zich neemt. De gemeente Someren gaat hiervoor dit jaar stappen ondernemen.
1
Aanbeveling(1): ervoor zorgen dat alle wettelijk verplichte werkzaamheden, met betrekking tot toenemende regelgeving en digitalisering, naar behoren kunnen worden gedaan. Aanbeveling(2): het opvolgen van de aanmerking vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie met betrekking tot het verbeteren van het proces van verslaglegging en het opstellen van een verbeterplan
KPI 3 ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E DEPOT 3.1
De gemeente Someren beschikt over een archiefruimte en maakt gebruik van Djuma.
2
Aanbeveling(1): De deuren van de archiefruimte van de gemeente Someren zijn niet zelfsluitend. Het RHCe adviseert om de deuren van de archiefruimte zoveel mogelijk gesloten te houden.
5
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
De gemeente Someren geeft aan dat de deuren zijn voorzien van een elektronisch slot. Door de geautoriseerde druppels heeft de gemeente inzicht tot wie er in de ruimte kan. Daarnaast houdt de gemeente Someren de deuren zoveel mogelijk gesloten, conform aanbeveling RHCe. Aanbeveling(2): Het klimaat in de archiefruimten wordt niet systematisch gemonitord. Het RHCe adviseert om het klimaat in de archiefruimten systematisch te monitoren. De afdeling bouwbeheer gaat dit jaar hygrometers plaatsen om de luchtvochtigheid te meten. De gemeente Someren is dus met dit onderwerp bezig. Aanbeveling(3): het maken van een overzicht waarmee eventueel ontbrekende functionaliteiten van alle vakapplicaties in kaart worden gebracht. 3.4
De gemeente Someren heeft een risicoprofiel, beleids- en crisisplan. Dit plan is volgens de gemeente Someren volledig.
/
3.5
De gemeente heeft geen vastgesteld plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming van de archiefruimte.
1
Aanbeveling(1): het zo snel mogelijk vaststellen van het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten. Aanbeveling(2): regelmatig met het plan ten aanzien van de veiligheid, calamiteiten en ontruiming voor de archiefruimten oefenen.
KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT 4.1
Gemeente Someren heeft een kwaliteitssysteem, die de gemeente Someren in 2021 laat vaststellen door het college van B&W.
2
Aanbeveling: het vaststellen van het kwaliteitssysteem. Indien het word vastgesteld komt het oordeel op groen te staan. Werknemers zijn op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften.
6
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN 5.1
Aanbeveling (1): het opnemen van gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden.
5
Aanbeveling (2): het bijhouden in het compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden of en waar er sprake is van persoonsgegevens. 5.2
De gemeente Someren heeft 2 maart 2021 door het B&W een metadataschema vastgesteld.
2
Aanbeveling: het implementeren van het vastgestelde metagegevensschema. 5.3
Aanbeveling(1): de toegankelijkheid waarborgen van mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018).
3
Aanbeveling(2): de beperkte beschikbaarheid waarborgen van in de archiefbescheiden voorkomende persoonsgegevens conform de AVG. Beide aanbevelingen worden door de gemeente Someren meegenomen in een project binnen team communicatie. 5.4
De gemeente Someren gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.
/
5.5
De gemeente Someren gebruikt duurzame verpakkingsmateriaal voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden.
/
5.7
Aanbeveling: het vaststellen van het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden.
2
5.8
Aanbeveling: het implementeren van het metagegevensschema.
2
5.9
De gemeente Someren schrijft bepaalde opslagformaten verplicht voor conform Procedure Documentbeheer 2021. Aanbeveling(1): het maken van een overzicht van in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten.
/
5.10
5
7
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
Aanbeveling(2): het vaststellen en implementeren van functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m authenticiteit van digitale archiefbescheiden. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7). 5.11
Aanbeveling(1): het vaststellen van een beleid aangaande de toepassing van compressie en encryptietechnieken. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7).
3
Aanbeveling(2): Het treffen van voorzieningen voor de toegankelijkheid en ordening van archiefbescheiden in het geval er gebruik wordt gemaakt van compressie of encryptietechnieken.
KPI 6: VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, SELECTIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN 6.1
Aanbeveling: het updaten van het vervangingshandboek waar de gemeente Someren mee werkt.
2
De gemeente Someren geeft aan dat dit op de planning staat voor Q2 2021. 6.2
Aanbeveling: het vaststellen van een beleid ten aanzien van conversie/migratie. Deze functionele eisen zouden kunnen worden opgenomen in het beleid ten aanzien van het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden (KPI 5.7).
3
6.3
Aanbeveling: het vaststellen van een hotspotmonitor.
3
6.4
De gemeente Someren heeft sinds 2014 de digitale archiefbescheiden niet vernietigd. Met de vernietiging van analoge archiefbescheiden is de gemeente bij.
1
Aanbeveling: Vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daartoe in aanmerking komen. 6.5
De gemeente Someren heeft de afgelopen 5 jaar geen archiefbescheiden vervreemd.
/
KPI 7 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
8
KPI
RESULTAAT
AANBEVELINGEN/OPMERKINGEN RHCE
PRIORITERING
7.1
Aanbeveling: het overbrengen van alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn verstreken is; Archiefblok 1990-1999, Bouwdossiers t/m 2010 en Milieudossiers met verleende vergunningen van 1980/1989 en 1990/1999 die vervallen zijn, naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening.
2
7.2
De gemeente Someren maakt samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats (de streekarchivaris) van alle overbrengingen een verklaring op.
/
7.3
De gemeente heeft een machtiging tot opschorting aangevraagd. Echter heeft de gemeente Someren de machtiging tot opschorting niet ontvangen. Dit komt door het ontbreken van een archiefplan inclusief planning.
2
Aanbeveling: Archiefplan opstellen en naar de provincie sturen om de machtiging tot opschorting te ontvangen.
KPI 8 TERBESCHIKKINGSTELLING VAN OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 8.2
De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden waarop beperking van openbaarheid van toepassing is.
/
8.3
De gemeente Someren heeft geen archiefbescheiden die ouder dan 75 jaar die de gemeente niet openbaar wil maken.
/
9