6a.1 Brief Provincie met verzoek indienen verslag over 2020 voor 15-7-2021

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Aan het college van burgemeester en wethouders van gemeente Someren Postbus 290 5710 AG SOMEREN

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer Datum

25 september 2020 Ons kenmerk

Geacht college,

C2266305/4757848 Uw kenmerk

Contactpersoon

Door erop toe te zien dat de lokale overheden hun maatschappelijke taken goed uitvoeren, dragen we bij aan een bestendig en veilig Brabant met een sterk openbaar bestuur. Een bestuur waar de inwoners op kunnen vertrouwen.

H.J.B.M. (Herman) van Mierlo

Respect voor de eigen verantwoordelijkheid van besturen en raden is het uitgangspunt.

Email

Telefoon

(06) 52 79 42 18 hvmierlo@brabant.nl Bijlage(n)

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht vragen we gemeenten in Noord-Brabant voor 15 juli 2020 het verslag archiefbeheer over 2019, naar ons toe te sturen. Het verslag ontvingen we op 3 juli 2020. Op basis van de criteria uit het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht van dit jaar beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het archief- en informatiebeheer als voldoet gedeeltelijk. Informatie- en archiefbeheer

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor goed bestuur. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Wanneer overheidsarchieven niet volledig en betrouwbaar zijn, belemmert dat een goede bedrijfsvoering en de verantwoording naar de samenleving. Voor ons toezicht op het informatie- en archiefbeheer sluiten we aan bij de aanbeveling van de VNG dat het college de raad jaarlijks informeert over archiefzorg- en beheer van het voorafgaande jaar 1.

1

VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren, april 2013, hoofdstuk 2.4.2 frequentie van het verslag.

-

Voor de beoordeling van uw verslag baseren we ons op de volgende 5 thema’s:

Datum

25 september 2020 Ons kenmerk

KPI-nr

Omschrijving

1 3

Lokale regelingen. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots.

4 6 7

C2266305/4757848

Criteria waaraan wij toetsen

Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria: Oordeel

Criteria

Voldoet

U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, beschrijft minimaal de 5 prioritaire thema’s – indien nodig – de voorgenomen verbetertrajecten en stuurt ons een afschrift hiervan voor 15 juli. U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, maar beschrijft niet alle 5 prioritaire thema’s of alle benodigde verbetertrajecten of de beschreven verbetertrajecten voldoen niet. U stuurt ons het verslag aan de raad in afschrift voor 15 juli. U brengt geen verslag uit aan de raad of een afschrift van het verslag is niet voor 15 juli naar ons toegestuurd.

Voldoet gedeeltelijk

Voldoet niet

Oordeel

We baseren ons oordeel vooral op de kwaliteit van het proces van verslaglegging en de aanwezigheid van een goed verbeterplan. Dit oordeel kan daardoor afwijken van de bevindingen en het oordeel dat de archivaris in zijn verslag aan u beschrijft. Deze zijn vooral op de inhoud gericht. We ontvingen het verslag archiefbeheer voor 15 juli. We constateren in het verslag dat uw gemeente alle bescheiden tot 1990, exclusief de bouw- en hinderwetvergunningen, heeft overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Voor deze laatste hebben wij u een machtiging verleend tot 1 januari 2020. Naar aanleiding van uw verzoek om deze machtiging te verlengen, hebben wij u gevraagd tot welke datum verlenging nodig is met een bijbehorende planning. Tot op heden hebben wij daarna niets meer vernomen. Graag ontvangen wij nadere informatie met betrekking tot de stand van zaken.

2/4

Uw gemeente krijgt de kleur ‘oranje’ op de kaart, die wij in het eerste kwartaal van volgend jaar op onze website www.brabant.nl/ibt zullen publiceren.

Datum

25 september 2020 Ons kenmerk

Dit is het eerste jaar dat we uw verslag als ‘voldoet gedeeltelijk’ beoordelen. We gaan er echter van uit dat we uw gemeente volgend jaar als ‘voldoet’ kunnen beoordelen. Mocht dit onverhoopt niet het geval zijn, dan zullen we u volgend jaar onder actief toezicht plaatsen. In overeenstemming met ons interventieproces betekent dit dat we afspraken met u zullen maken om ervoor te zorgen dat we u het jaar erop wel als ‘voldoet’ kunnen beoordelen.

C2266305/4757848

Gevraagde actie van uw kant

We vragen u voor 15 juli 2021 een volledig verslag aan de raad en aan ons te sturen over het informatie- en archiefbeheer binnen uw gemeente in het verslagjaar 2020. In dit verslag lezen we graag op welke punten het informatieen archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de archiefwet- en regelgeving en op welke punten verbeteringen doorgevoerd moeten worden. In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in hoe u verder invulling gaat geven aan het beleid/adequate maatregelen om digitale archiefbescheiden duurzaam te bewaren. Verder beschikt uw gemeente niet over een geheel actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbestanden (KPI 3-1 en KPI 4-2)). Zo is er geen overzicht welke vakapplicaties er zijn en welke archiefwaardige documenten buiten het DMS worden beheerd. Wij vragen u volgend jaar nader in te gaan op de stand van zaken met betrekking tot deze KPI’s inclusief verbeteracties en tijdsplanning. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording gaan we ervan uit dat u uw raad over het oordeel informeert. Totaal overzicht eind dit jaar

In het eerste kwartaal van volgend jaar zullen we u een totaaloverzicht sturen van de uitkomsten van ons systematisch toezicht op de gebieden Archieftoezicht, Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening.

3/4

Tot slot

Datum

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer H.J.B.M. van Mierlo van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer (06) 52 79 42 18.

25 september 2020 Ons kenmerk

C2266305/4757848

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

Mevrouw N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend. I.a.a. de archivaris van de archiefdienst.

4/4