5. Vaststellen van de notitie “Rechtmatigheidsverantwoording gemeente Someren 2023”

Raadsvoorstel Onderwerp: Opsteller:

Rechtmatigheidsverantwoording door college van B&W Wijnands, Peter

Portefeuillehouder:

K. Kusters

Documentnummer:

200357408

Zaaknummer: Datum:

0847200356825 5 oktober 2022

1. Samenvatting voor de burger Door een toekomstige wetswijziging is het college van B&W vanaf 1 januari 2024 (voor het eerst over boekjaar 2023) verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Met dit raadsvoorstel informeren wij u over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en uw rol als gemeenteraad hierbij. Tevens wordt in dit raadsvoorstel gevraagd dat u als raad de verantwoordingsgrens vaststelt voor deze rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij wordt geadviseerd om een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten te hanteren en een rapporteringstolerantie van €25.000.

2. Inleiding Door een toekomstige wetswijziging is het college van B&W vanaf 1 januari 2024 (voor het eerst over de jaarrekening over boekjaar 2023) verantwoordelijk voor het opnemen van de verantwoording over de rechtmatigheid in de jaarrekening. Dit betekent dat de rollen van het college, de raad en van de accountant veranderen.

3. Advies 1.

Kennis te nemen van de notitie “Rechtmatigheidsverantwoording gemeente Someren 2023”

2.

De verantwoordingsgrens vast te stellen op 3% van de totale lasten met een rapporteringstolerantie van €25.000.

4. Beoogd effect Met de notitie “Rechtmatigheidsverantwoording gemeente Someren 2023” is de gemeenteraad geïnformeerd over de veranderingen die plaatsvinden in de verantwoording over de rechtmatigheid en zijn de grenzen vastgesteld waarover het college aan de raad rapporteert.

5. Argumenten 1.1 De raad is geïnformeerd Met de informatie in de notitie is de raad geïnformeerd over de veranderingen die vanaf boekjaar 2023 worden ingevoerd om de controlerende taak beter te kunnen invullen. Het gesprek tussen raad en college

over rechtmatigheid kan beter worden gevoerd met de informatie die dan verplicht wordt opgenomen in de jaarstukken. 2.1 Deze verantwoordingsgrens sluit aan bij die voor getrouwheid Vanaf boekjaar 2023 worden de controle en verantwoording over de getrouwheid en de rechtmatigheid verschillend uitgevoerd. De accountant controleert de getrouwheid, het college verantwoordt de rechtmatigheid, waarbij de accountant vervolgens controleert of dit klopt. De verantwoordingsgrens geeft aan vanaf welke omvang/tolerantie het totaal van de financiële onrechtmatigheden, verantwoord moeten worden door het college. De raad bepaalt deze grens, waarbij de bandbreedte ligt tussen de 0% en 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Hierbij is 0% geen verantwoordingsgrens, dus meer interne controle werk (meer inzet en mogelijk hogere kosten) en geeft meer informatie, en 3% geeft meer ruimte voor fouten, minder controle werk maar ook minder openheid/informatie. Bij het bepalen van de verantwoordingsgrens moet een afweging worden gemaakt tussen enerzijds de informatiebehoefte van de raad en anderzijds de daaraan verbonden inspanningen en dus kosten van de ambtelijke organisatie die er mee gemoeid zijn. In de accountantscontrole wordt daarom onderscheid gemaakt tussen de goedkeuringstolerantie (verantwoordingsgrens) en de rapporteringstolerantie.

De rapporteringstolerantie ligt lager dan de goedkeuringstolerantie. De accountant rapporteert in zijn accountantsverslag over bevindingen, zonder dat de goedkeurende controleverklaring in het geding is. Wij stellen voor om deze systematiek over te nemen voor de rechtmatigheidsverantwoording. 2.2 Lage rapporteringsdrempel compenseert de hoge verantwoordingsgrens Een verantwoordingsgrens van 3% betekent dat de informatiewaarde afneemt. Door een rapportagetolerantie te hanteren van €25.000 worden individuele fouten en onzekerheden boven dit bedrag wel gerapporteerd aan de raad in de paragraaf bedrijfsvoering en helpt dit voor de informatiewaarde aan de raad, maar heeft het nog geen invloed op de af te geven rechtmatigheidsverantwoording. 2.3 Nieuwe wetgeving vraagt vooralsnog om een grotere tolerantie Er is sprake van nieuwe wetgeving, die voor de eerste keer door de gemeente zelf uitgevoerd moet worden. Bij de meeste nieuwe wetgeving of ontwikkelingen is een inwerkperiode gewenst om te leren en door te ontwikkelen. Deze inwerkperiode is er niet voor de rechtmatigheidsverantwoording omdat deze al start vanaf boekjaar 2023. Hierdoor is een hoger percentage gewenst zodat de marge voor fouten hoger is. Na afronding van de jaarrekening controle over boekjaar 2023 evalueren we de rechtmatigheidsverantwoording.

Na deze evaluatie kan voor de opvolgende jaren besloten worden om het percentage trapsgewijs te verlagen. 2.4 Deze verantwoordingsgrens sluit aan bij de omvang van de interne controle functie De interne controlefunctie bij de gemeente Someren is slank ingericht. Een lagere verantwoordingsgrens betekent dat er meer werkzaamheden moeten worden verricht. Bij de huidige omvang is dat niet haalbaar.

2/3

6. Kanttekeningen 1.1 De wetswijziging is nog niet definitief De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is onderdeel van het wetsvoorstel “Wet versterking decentrale rekenkamers”. Dit wetsvoorstel is door de Tweede Kamer aangenomen. De verwachting is dat het wetsvoorstel ook in de Eerste Kamer op een meerderheid kan rekenen. 2.1 Het exacte bedrag voor de verantwoordingsgrens is niet bekend De verantwoordingsgrens is gedefinieerd als een percentage van de totale lasten incl. toevoegingen aan de reserves. De exacte hoogte hiervan is pas bekend als de jaarrekening is opgesteld. Ter indicatie, op basis van de jaarrekening 2021 bedragen de totale lasten €49.611.000. De verantwoordingsgrens komt daarmee op €1.488.000.

7. Financiën De rechtmatigheidsverantwoording vraagt geen extra financiële middelen. De uitvoering vindt plaats binnen de bestaande middelen en binnen de bestaande capaciteit.

8. Communicatie Communicatief heeft de rechtmatigheidsverantwoording geen verdere gevolgen anders dan dat het gesprek tussen de raad en het college beter gevoerd kan worden. Bij de jaarrekening over boekjaar 2023 kan het communicatief naar de buitenwereld wel meer impact hebben doordat er meer open wordt gesproken over eventuele fouten en onduidelijkheden.

9. Uitvoering In december 2022 worden de aangepaste financiële verordening en de controleverordening aan u voorgelegd ter vaststelling. Tevens wordt een nieuw controleprotocol opgesteld en ter besluitvorming aan u voorgelegd.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n)

O

Concept raadsbesluit

X

Notitie “Rechtmatigheidsverantwoording gemeente Someren 2023”

X

NO

3/3