4a Concept zienswijze ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024

Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO Uw brief

14 juli 2023

Uw kenmerk Zaaknummer

T.a.v. het Algemeen Bestuur Postbus 8684

0847200509686

5605 KR EINDHOVEN

Behandelaar Bijlage(n) Verzenddatum Onderwerp

-15 december 2023 Concept zienswijze ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024

Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Postadres Postbus 290 5710 AG Someren

Op 14 juli 2023 hebben wij van u het ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024 ontvangen. U stelt ons in de gelegenheid om een zienswijze te geven. Wij hebben onze zienswijze in deze brief opgenomen.

Bezoekadres Wilhelminaplein 1

Wij hebben het ontwerp Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024 op 30

5711 EK Someren

november in de commissie Burger en Bestuur besproken en zijn voornemens om

Telefoon

deze zienswijze in de raadsvergadering van 14 december vast te stellen.

0493 – 494 888

Concept zienswijze Telefax 0493 – 494 850 E-mail gemeente@someren.nl

Wij stellen vast dat de conceptbepalingen over archivering niet in overeenstemming zijn met de modelbepalingen in de ‘Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer’ van november 2021. Voorgesteld wordt om de archiefbepalingen, daar waar relevant, in overeenstemming te brengen met de archiefbepalingen in de Handreiking. Het volgen van de Handreiking is namelijk de uitdrukkelijke wens van

Website www.someren.nl IBAN rek.nr. NL56BNGH028.50.07.947

onze provinciale toezichthouder met het oog op uniformiteit en de juiste inhoud (kwaliteit) van de archiefbepalingen. De voorgestelde wijzigingen van de archiefbepalingen zijn opgenomen in bijlage 1 - Overzicht voorgestelde wijzigingen m.b.t. archief Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024.

BIC-code

Tot slot wijzen wij er nadrukkelijk op dat de Gemeenschappelijke regeling,

BNGHNL2G

vooruitlopend op inwerkingtreding van de Archiefwet 2021, opnieuw gewijzigd moet worden. De Archiefwet 2021 brengt namelijk fundamentele wijzigingen ten aanzien van archiefdiensten met zich mee. Heeft u nog vragen over deze brief? Neem dan contact op met ons Klant Contact Centrum, telefoonnummer 0493-494888. Met het zaaknummer 0847200509686 bij de hand kunnen wij u beter van dienst zijn.

*200538093*

Hoogachtend, gemeenteraad van Someren, de raadsgriffier,

de voorzitter,

H.M.L van Soest

D. Blok

2/4

Bijlage 1 - Overzicht voorgestelde wijzigingen m.b.t. archief Gemeenschappelijke Regeling GGD BZO 2024 Er ontbreekt een artikel over verantwoording. Er wordt voorgesteld om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat om het toevoegen van de volgende bepaling zoals in deze handleiding: Artikel 5: Verantwoording 1.

De archivaris van de GGD Brabant-Zuidoost brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

Artikel 44 Er wordt voorgesteld om over te stappen op onderstaande 3 bepalingen: 1.

De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken.

2.

In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.

3.

In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

Er ontbreekt een bepaling over het archiefbeheer. Er wordt voorgesteld om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA).

3/4

1.<De directeur van het openbaar lichaam> is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. (Wellicht dat dit laatste ondervangen wordt met artikel 42, lid 1, laatste zin). Artikel 43, lid 2 Er wordt voorgesteld om de rode tekst bij artikel 43 lid 2 weg te halen of te verduidelijken. Het is nu een verwarrende bepaling.

Of dat een e-depot van de deelnemende gemeenten daadwerkelijk een rol heeft of kan hebben bij de opslag van archiefbescheiden van het openbaar lichaam, wagen wij te betwijfelen. De meeste gemeenten hebben geen e-depot. Het RHCe (een andere regeling) heeft wel een e-depot.

4/4