11. Beschikbaar stellen van krediet voor vervangen audiovisuele installatie raadzaal Someren

Raadsvoorstel Onderwerp: Opsteller:

Vervangen audio visuele installatie raadzaal Duijmelinck, Eric

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200397432

Zaaknummer: Datum:

0847200367826 22 juni 2022

1. Samenvatting voor de burger De audio visuele installatie van de raadzaal gemeentehuis Someren is sterk verouderd en aan storingen onderhevig. Voorgesteld wordt om deze installatie te vervangen.

2. Inleiding De audio visuele installatie van raadzaal gemeentehuis Someren is sterk verouderd en moet (minimaal deels) vervangen worden. Dit is tevens het moment om opwaardering van de installatie in overweging te nemen en daarmee toekomst bestendig te maken.

3. Advies 1.

Instemmen met het ter beschikking stellen van een bedrag van € 115.000,00 voor het vervangen en opwaarderen van de audio visuele installatie van de raadzaal gemeentehuis Someren.

2.

Voor deze investering een krediet ter beschikking te stellen groot € 115.000,00. De kapitaallasten ad € 28.750,00 per jaar voor de duur van 4 jaar (vanaf 2023) ten laste van de exploitatie brengen.

4. Beoogd effect De huidige installatie is sterk verouderd en veroorzaakt veel problemen tijdens raads- en commissievergaderingen. Met name de uitzendingen verzorgd door Siris zijn regelmatig van een zeer slecht niveau. Bij de vervanging van de huidige installatie moet tenminste deze standaardvoorziening goed werkend en functioneel zijn. Verder wordt voorgesteld de voorziening op te waarderen (toekomstbestendig maken) met cameravolgsysteem en het aanpassen /vervangen van de 2 kleinere monitoren.

5. Argumenten 1.1. vervangen huidige audio installatie

De huidige installatie is sterk verouderd en voldoet niet meer aan te stellen eisen. Dit verstoort de kwaliteit van de uitzendingen van vergaderingen, maar ook beperkt deze installatie de mogelijkheden bij ceremonies als trouwerijen/afscheidsvieringen etc. Deze installatie is de basis voor een goed functionerende totale installatie. Vervanging hiervan is noodzakelijk om een verder goed functionerende installatie te kunnen waarborgen. De nieuwe installatie minimaal zo uit te voeren dat mogelijke uitbreidingsopties (genoemd onder 1.2 tot en met 1.5) direct of in de toekomst integreer baar zijn. 1.2. vervangen huidig discussiesysteem Het huidige discussiesysteem is verouderd maar functioneert nog naar behoren. Alle “posten” zijn vrij recent voorzien van nieuwe accu’s en oude accu’s zijn als reserve nog in opslag. Echter dit type geluidsposten is niet meer verkrijgbaar en ook zijn onderdelen niet meer te verkrijgen. Verder zijn deze posten van een dusdanig leeftijd dat deze ook feitelijk afgeschreven zijn. 1.3. Vervangen/aanpassen monitoren In de huidige situatie hangen er 2 vaste monitoren. Voor raads- en commissievergaderingen wordt er 1 mobiele monitor bijgeplaatst voor het publiek. Deze schermen zijn te klein om de teksten op afstand te kunnen lezen. Aanpassen/vervangen van de huidige uitvoering wordt zeker noodzakelijk geacht.

Voorgesteld wordt om 2 grote monitoren op rails aan te brengen in de raadzaal aangevuld met meerdere vaste kleinere monitoren in en voor de raadzaal. Door het railsysteem kunnen de monitoren op iedere gewenste plaats worden gepositioneerd. 1.4. toevoeging van functionaliteit cameravolgsysteem Het is steeds vaker gebruikelijk om raads- en commissievergaderingen uit te zenden met beeld en geluid. Om hier goed in te kunnen voorzien is het noodzakelijk om een cameravolgsysteem aan te brengen. 1.5. toevoeging 1 vaste camera voor streamen beelden Voor alles overige activiteiten wordt voorgesteld om 1 vaste camera aan te brengen in de raadzaal. 1.6 Afwijken van aanbestedingsbeleid Conform het aanbestedingsbeleid vallen de meeste werkzaamheden conform ons aanbestedingsbeleid onder “leveringen”. Uitsluitend post 1.1. zou onder werken geschaard worden. Dit houdt in dat voor dit werk een onderhandse aanbesteding zou gelden waarbij 3 partijen uitgenodigd moeten worden. Om diverse redenen adviseren wij echter om dit werk 1 op 1 weg te zetten bij het bedrijf dat ook de vergaderruimtes heeft ingericht voor het hybride werken, te weten; - de installatie van de vergaderruimtes zijn te koppelen met die van de raadzaal. Bij twee verschillende leveranciers zou dit tot discussies kunnen leiden betreffende het benutten van deze mogelijkheid maar ook kan dit ten kosten gaan van de bedrijfszekerheid;

2/4

- door alles in 1 hand te houden heb je ook het onderhoud bij 1 partij wat zowel uitvoeringstechnisch als qua onderhoudskosten voordelen biedt; - bij problemen/storingen kunnen er geen discussies ontstaan tussen diverse partijen waar oorzaak van probleem ligt; - Houben Souren (partij die installatie vergaderruimtes in opdracht heeft gehad) is tot op heden een zeer betrouwbare partij gebleken met een goede service die ook zijn afspraken na komt; - Houben Souren is bij de installatie van de vergaderruimtes de voordeligste partij gebleken. Verder zijn op basis van de eerdere aanbesteding de te verwachten kosten voor deze installatie goed te beoordelen; - Houben Souren heeft flinke inzet geleverd en meegedacht om tot een functioneel en esthetisch acceptabele goede oplossing te komen voor de raadzaal en dit op maat uit laten werken; - in deze branche worden dit soort werken zeer regelmatig 1 op 1 uitgezet. Diverse partijen schrijven niet eens in bij een aanbesteding.

6. Kanttekeningen 1.2 vervangen huidig discussiesysteem 1.2.1. Alhoewel het huidige discussiesysteem nog prima functioneert wordt dit systeem ook ouder. Onderdelen zijn niet meer verkrijgbaar. Dit houdt in dat, indien we niet overgaan tot vervanging, we wel middelen moeten reserveren om dit discussiesysteem te vervangen op het moment dat dit daadwerkelijk noodzakelijk wordt. 1.4 toevoeging van functionaliteit cameravolgsysteem 1.4.1. Toepassing van een cameravolgsysteem kan tot weerstand leiden bij raadsleden en commissieleden die bij het inspreken door deze functie in beeld worden gebracht. Draagvlak voor deze toepassing is dan ook een vereiste. 1.4.2. toepassing cameravolgsysteem kan aanpassing aan de verlichting noodzakelijk maken. Vooralsnog wordt hier niet van uitgegaan. 1.4.3. bij toepassing van camerabeelden zullen we moeten voldoen aan onder andere de wet- en regelgeving privacy. Dit moet nog nader uitgewerkt worden. 1.5 vaste camera. Hiervoor gelden dezelfde kanttekeningen als onder 1.4

3/4

7. Financiën De totaal geraamde kosten voor uitvoering van dit werk bedraagt ca. € 115.000,00 excl. BTW. Deze kosten zijn als volgt opgebouwd; 1.1 Aanpassen audio installatie € 16.500,00 1.2 Draadloos discussiesysteem € 44.500,00 1.3 Vervangen monitoren € 28.000,00 1.4 Cameravolgsysteem € 18.000,00 1.5 Vaste camera € 1.250,00 Totale kosten € 108.250,00 Onvoorzien € 6.750,00 Totale geraamde kosten € 115.000,00 Minimaal noodzakelijk is zoals eerder aangegeven optie 1.1 Indien de overige aspecten vooralsnog niet worden uitgevoerd wordt voorgestel om zeker ook optie 1.5 uit te voeren. Dit onder andere omdat uitzendingen bij Siris in de nabije toekomst mogelijk uitsluitend in combinatie met beeld worden verzorgd. Voor deze investering een krediet ter beschikking te stellen groot € 115.000,00. De kapitaallasten ad € 28.750,00 per jaar voor de duur van 4 jaar (vanaf 2023) ten laste van de exploitatie brengen.

8. Communicatie Dit advies is binnen het mt besproken en ook met de secretaris en de burgemeester doorgesproken. Verder is bij de totstandkoming in nauwe samenwerking opgetrokken met de griffier en de bodes

9. Uitvoering Na instemming op dit voorstel zal een definitieve offerte worden opgevraagd en met spoed tot uitvoering worden over gegaan. Insteek is in ieder geval dat de geluidsinstallatie (basis) indien mogelijk naar voren gehaald wordt.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlage(n)

O

Concept raadsbesluit

X

NO

4/4