10d Raadsnotitie scenario onderzoek Gemeentehuis van de Toekomst

Raadsnotitie

Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende scenario onderzoek Gemeentehuis van Toekomst

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200539408

Zaaknummer: Datum:

0847200539405 15 november 2023

1. Samenvatting Ons huidige gemeentehuis is een star en gesloten gebouw. Het gebouw faciliteert juist niet het flexibel kunnen werken, projectmatig en in verbinding met de omgeving, zodat we integraal kunnen denken en samenwerken. Het biedt niet bij uitstek die plek die we zoeken bij de nieuwe manier van werken. Om beter op de toekomst in te kunnen spelen is het college vanuit deze achtergronden, maar ook vanwege recente ontwikkelingen zoals de Coronacrisis, gaan nadenken over het Gemeentehuis van de Toekomst. Om ons daarin te begeleiden is er een onderhandse uitvraag gedaan naar drie professionele partijen met bewezen kwaliteiten en relevante referentieprojecten. In deze notitie informeren wij de raad dat bureau Hevo uit ’s-Hertogenbosch hieruit overtuigend als beste naar voren is gekomen, en over het Plan van Aanpak voor het Scenario-Onderzoek wat Hevo opgesteld heeft en wat ter uitvoering is genomen. De gemeenteraad wordt in het hele traject meegenomen om mee te kunnen denken en praten. Uit de opgenomen planning wordt duidelijk dat elke fase pas afgerond kan worden na besluitvorming van de raad.

2. Inleiding Ons huidige gemeentehuis is een star en gesloten gebouw met dikke muren en zware gesloten deuren. Qua ruimtegebruik is het inefficiënt (bijv. in de verhouding kantoorruimte/verkeersruimte). Het biedt niet bij uitstek die plek die we zoeken bij de nieuwe manier van werken. Het gebouw faciliteert juist niet het flexibel kunnen werken, projectmatig en in verbinding met de omgeving, zodat we integraal kunnen denken en samenwerken. Aanvankelijk scoorde het ook niet goed op duurzaamheidaspecten zoals Arbo en energieprestatie, maar hier zijn echter wel substantiële verbeterslagen in geleverd.

200539408

De gemeente Someren is een kleine gemeente die te maken heeft met grote opgaven. Dat vraagt iets van ons allemaal. Dat vraagt om een gemeente met mensen die veerkracht en slagkracht tonen; een toekomstbestendige organisatie waar medewerkers de ruimte krijgen om flexibel en projectmatig te kunnen werken. Waar we in verbinding staan met onze omgeving. Integraal denken en samenwerken zonder muurtjes. We zijn daarom gaan nadenken over een open, flexibel, innovatief, duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis. Een Gemeentehuis van de Toekomst dat wél past bij onze manier van denken en werken en de eisen die de huidige tijd stelt, waar de transparante overheid de relatie met haar burgers kan vormgeven. Weliswaar vraagt de huidige staat van ons gemeentehuis hierom maar op de achtergrond speelt ook de ingezette organisatieontwikkeling. Hiermee bouwen we aan een stevig gefundeerde organisatie waarmee we straks slagvaardig en flexibel onze opgaves en ambities waar kunnen maken. Dit dwingt ons echter ook na te denken over het Gemeentehuis van de Toekomst. Dit moet een plek zijn die onze nieuwe manier van werken kan accommoderen; een plek waar we met vertrouwen en plezier samenwerken vanuit onze vijf kernwaarden: samenwerken, eigenaarschap, betrouwbaarheid, kwaliteit en daadkracht.

Tegelijkertijd speelt op de achtergrond ook de Centrumontwikkeling, welke is opgestart vanuit de Centrumvisie die in mei 2021 door gemeenteraad is vastgesteld. De doelstelling van de centrumontwikkeling is een bruisend en levendig centrum waar wat te beleven valt. In de huidige functiemix van het centrum is de culturele functie echter niet of nauwelijks aanwezig, die echter mogelijk wel plek zou kunnen krijgen binnen de locatie van het huidige gemeentehuis Vanuit deze achtergronden heeft het college stappen gezet om te komen tot een uitwerking van ons Gemeentehuis van de Toekomst. Of dat überhaupt iets betekent voor de huidige locatie, een herontwikkeling op dezelfde locatie, of een verhuizing naar een ander bestaand of nieuw gebouw, dat staat nu nog geheel open.

3. Informatie Allereerst dient de vraag beantwoord te worden: I. Wat (eisen) willen we? Dan pas komt de vraag II. Hoe (gebouw) willen we het? De gemeente is daarom op zoek gegaan naar een professionele partij die ons in dit hele traject kan begeleiden. Dus vanaf Programma van Eisen (PvE) tot bouwconceptontwikkeling, keuze nieuwbouw/renovatie, locatiebeoordeling, bouwbegeleiding, verhuisplan en verhuizing. Daarbij is onze ambitie het Gemeentehuis van de Toekomst, qua duurzaamheid, nieuwe werkvormen, relatie met de organisatieontwikkeling en centrumontwikkeling Na een marktverkenning heeft het college voor de zomer een onderhandse uitvraag 1 gedaan naar drie professionele partijen met bewezen kwaliteiten en relevante referentieprojecten.

1

Conform de aanbevelingen van BIZOB (Bureau Inkoop Zuidoost Brabant)en het inkoopbeleid van de gemeente

2/5

In de uitvraag is aangegeven dat het proces twee fasen beslaat en in ieder geval bestaat uit: Fase I 

PvE (i.s.m. identiteit en organisatieontwikkeling);



Conceptontwikkeling (werkplekconcepten, bouw/ruimtelijke concepten, duurzaamheidsconcepten);



Keuze nieuwbouw/renovatie;



Locatie-onderzoek en beoordeling;

Fase II 

Selectie ontwerpers/overige adviseurs;



Aanbesteding en bouwmanagement;



Verhuisplan;



Verhuizing;



In gebruikname;



Nazorg.

Met de offerteaanvraag is gevraagd een aanbieding te doen voor fase I. De kwaliteit van de inzendingen is gescoord op basis van de volgende criteria: 

Ontzorgen



Werken in een bestuurlijke context;



Snapt ons ambitieniveau;



Werkwijze;



Innovatie/duurzaamheid;



Referentieprojecten/relevante ervaring;



Financiën.

Hierbij is bureau Hevo uit ’s-Hertogenbosch overtuigend als beste naar voren gekomen op zowel prijs als kwaliteit en unaniem door de beoordelingscommissie als winnaar aangewezen 2. Dit betreft dus alleen voor Fase I3.

4. Vervolg Na de zomer is door Hevo een Plan van Aanpak Scenario-Onderzoek (Fase 1) 4 opgesteld. Hierin wordt ingegaan op de projectorganisatie die naast een stuurgroep en een projectgroep uit zogenaamde gebruikersgroepen zal bestaan. Aan de projectgroep nemen diverse experts vanuit de afdelingen Facilitair, P&O, ICT en Financiën deel. De samenstelling van de gebruikersgroepen dient ook te zorgen voor voldoende verbinding met de politiek, het publiek, de dienstverlening en overige gebruikers van het gemeentehuis. De gebruikersgroepen van circa 10 medewerkers worden daarom gevormd door een dwarsdoorsnede uit de organisatie. Met de gebruikersgroepen worden werksessies ingepland. 2

De inzending van Hevo is bijgevoegd als bijlage 2.

3

Bij een positieve uitkomst van Fase I kan Hevo ons eventueel ook begeleiden bij Fase II of ons adviseren over de aanbesteding daarvan. In de loop van Fase I wordt nog uitgezocht wat hierin qua aanbestedingsrichtlijnen mogelijk is (en wat onze eigen voorkeur hierin is). 4 Bijlage 1.

3/5

Tevens geeft Hevo het proces weer om via interviews en werksessies te komen tot een Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen, een Technisch Programma van Eisen, en via een multicriteria-analyse (MCA) uiteindelijk tot Scenario-onderzoek nieuwbouw/renovatie, in de volgende processtappen: 

Stap 1: Kick-off



Stap 2: Visievorming en functionele randvoorwaarden (Programma van Eisen)



Stap 3: Kwalitatieve randvoorwaarden (Technisch Programma van Eisen).



Stap 4: Scenario-Ontwikkeling (incl. multicriteria-analyse)



Stap 5: Eindrapportage en vervolgtraject

In de tijd zijn deze stappen weergegeven in onderstaand planning (tot juni 2024).

4/5

In elke fase krijgt de raad de gelegenheid om mee te denken en te praten en elke fase wordt afgesloten met bestuurlijke (college- & raad) besluitvorming. Per fase is deze besluitvorming in het overzicht in rood aangegeven. Dit houdt in dat in het proces geen volgende stap gezet kan worden voordat de raad over de voltooide fase van het onderzoek haar oordeel heeft kunnen geven. Zo blijft de gemeenteraad in het hele proces aan het stuur staan. Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok

Bijlagen: 1. Plan van Aanpak Scenario-Onderzoek 2. Inzending van Hevo op uitvraag.

5/5