10 a Toezicht oordeel informatie- en archiefbeheer 2023 (1) (geanonimiseerd) (2)
Tekst van het document
Provincie
Noord-Brabant
Brabantlaan Postbus
1
90151
(geanonimiseerd) s-Hertogenbosch MN Telefoon (073) 681 28 12
(073)
Fax
Gemeente
www.brabant.nl
Someren
het college
tav.
680 76 80
(geanonimiseerd)
An
burgemeester en wethouders,
van
Postbus 290 5710 AG
SOMEREN
Bereikbaarheid
openbaar
vervoer
en
fiets:
www.brabant.nl/route
Onderwerp Toezichtoordeel
informatie-
Datum
archiefbeheer 2023
en
12 oktober 2023 kenmerk
Ons
C2311963/5341682 Uw kenmerk
Geachte
-0847200460992
college,
Wij danken
u
het
voor
adequaat te kunnen hebben
het
of
toetsen
bij het systematisch
hanteren
Zowel
tijdig insturen
kunnen het
beoordelen
gevolgde
proces
hieraan
van
verslaglegging
archivaris,
hieraan
bijdragen,
hebben
inzetten op die zaken, die
geïmplementeerd. volgend jaar van Het
wij onder
onderbouwing
vragen, vindt
u
ons
verderop
naar
op basis
Wij
(geanonimiseerd)
uw
Alle elementen
die
van
de
het vertrouwen dat
blijft
dan wel
datgene
en
u
wat
wij
in deze brief.
of
mate
gemeente
uw
de Archiefwet de
wettelijke taak ook één
naast een
Noord-Brabant.
provincie
op de
In dit kader beoordelen
op het gebied
1995,
van
en
van
taakuitvoering de
zes
daarmee op dat punt ook
goede maatregelen neemt
voor
door lokale
kerntaken
van
de
wij jaarlijks in meer of mindere
informatie-
het voorkomen
en
archiefbeheer voldoet
aan
de Wet open
van
risicovolle
overheid,
gebeurtenissen. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn immers essentieel
voor
het bestuur
en
een
goed bestuur,
de
verantwoording
alsmede naar
de
voor
de democratische controle op
samenleving.
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) mende
(geanonimiseerd) © Bijlage(n)
van
zijn ontwikkeld
oordeel
DN
Telefoon
de raad, als
De kwalitatieve staat
wij hebben
en
van
college
uw
meer
niet helemaal
nog
archiefbeheer.
Contactpersoon
als voldoende.
eveneens
bij u bekend, is het toezicht houden
overheden
en
u
nu
van
beoordeeld.
aandacht
wij
belang van informatie- en archiefbeheer
Zoals
aan
De
uw
en
om
VOugeummm
u
verslaglegging
hebben
(geanonimiseerd)
dat
beoordelen
wij nodig
de criteria die
aan
toezicht op het informatie-
informatiehuishouding uw
voldoet
gemeente
uw
verbeterplan zijn als voldoende
van
de informatie die
van
Het op orde hebben
van
ora
nt.nl
uw
digitale en papieren informatiehuishouding is dan ook randvoorwaardelijk om
Datum
uw
overheidstaken goed uit te kunnen voeren.
12 oktober 2023 Ons kenmerk
C2311963/5341682
Systematisch toezicht
Wij vragen u jaarlijks uiterlijk 15 juli zowel aan uw raad als aan Gedeputeerde Staten verslag te doen over de staat van uw informatiehuishouding van het voorgaande jaar 1 Het voortgangsverslag over 2022 met bijbehorende stukken .
ontvingen wij op 7 juli 2023. Beoordeling
Uw verslag aan de raad hebben wij beoordeeld aan de hand van de criteria, zoals in onderstaande tabel is aangegeven. Met ingang van dit jaar hebben wij aan de procescriteria en uw verbeterplan, een toets op de kwalitatieve staat van uw informatiehuishouding toegevoegd. In onze beoordeling hebben wij ons hierbij laten leiden door de verslaglegging van uw archivaris.
Beoordeling
Criteria
Voldoet
▪
Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad.
▪
Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.
▪
Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele
▪
aanvullende risicovolle knelpunten.
De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet overwegend aan de uitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat.
Voldoet
▪
gedeeltelijk
Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van verslaglegging aan de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan
de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding. en/of
1 Zie: Uitvoeringsagenda
interbestuurlijk toezicht 2023 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer
2/6
Datum
Beoordeling
Criteria
12 oktober 2023 Ons kenmerk
▪
De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet op onderdelen
C2311963/5341682
niet aan de uitgangspunten van goede,
geordende en toegankelijke staat. Voldoet niet
Indien voor 15 juli: ▪
Geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; en/of
▪
Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het informatiearrangement, niet heeft ontvangen. en/of
▪
De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert niet de goede, geordende en toegankelijke staat.
Uw voortgangsverslag verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft concreet de knelpunten waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om
de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen. Wij beoordelen uw gemeente
daarom als ‘voldoet’. In de cyclus die we hanteren zou u een volledig verslag moeten indienen. Een nieuwe audit door uw archivaris stond gepland voor april/mei 2023. Het gesprek hierover vond op 27 juli 2023 plaats in het Strategisch Informatieoverleg (SIO) De resultaten van deze audit konden niet meer worden meegenomen in .
het jaarverslag 2022 en het verbeterplan. Onze bevindingen
Wij zijn positief gestemd over het feit dat u er blijk van heeft gegeven forse verbeteringen in gang te kunnen zetten waarmee wij u hebben kunnen ontslaan van het
actief toezicht waaronder uw gemeente verbleef. Er zijn evenwel wat
aanmerkingen op de manier waarop
u het
verbeterplan heeft opgesteld en de
voortgang van de aanpak van de verbeterpunten.
Graag zien wij dat u extra aandacht geeft aan: ▪
het opnemen van meetmomenten in het verbeterplan zodat u de voortgang en
het bereiken van het resultaat beter inzichtelijk kunt maken en kunt
beheersen;
3/6
▪
▪
het risico calculeren per verbeterpunt zodat daarmee de juiste prioriteit kan
Datum
worden toegekend aan de aanpak van het verbeterpunt;
12 oktober 2023
het actualiseren van de archiefverordening. Gelet op het verwachte uitstel van
Ons kenmerk
C2311963/5341682
de nieuwe Archiefwet kunt u hier niet langer mee wachten; ▪
het zorgen voor voldoende capaciteit in kwalitatief en kwantitatief opzicht zodat u de verbeterpunten op het gebied van informatiebeheer met voldoende voortgang op kunt pakken.
Bovenstaande bevindingen, aandachtspunten en de achterliggende details hebben we op 4 oktober jl. op ambtelijk niveau naar uw contactpersoon teruggekoppeld. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Dit zal in het laatste kwartaal van dit jaar zichtbaar zijn op het dashboard op onze website Brabant. nl/IBT. In het kader van de Wet open overheid zal deze brief in december 2023 gekoppeld worden aan uw gemeente in het dashboard. Gevraagde acties van uw kant in 2024
Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangen wij graag een volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 dat u tevens aan de raad heeft gestuurd. Het informatiearrangement bevat in elk geval: • het volledig verslag informatie- en archiefbeheer over 2023 van uw archivaris; •
een apart,
actueel en concreet SMART-opgesteld verbeterplan, waarin ten
minste de aanbevelingen van de archivaris 1-op-1 zijn overgenomen; ▪
een
begeleidend schrijven van uw college aan de gemeenteraad met daarin in
elk geval opgenomen: -
de ontwikkelingen in het verslagjaar om
uw
informatiehuishouding, en
daarmee de compliance aan de Archiefwet 1995, de Wet open overheid (Woo) en uw eigen regelgeving te optimaliseren; -
een
toelichting op nieuwe, door u in het verbeterplan opgenomen
verbeteracties; -
een
terugkoppeling op de gevraagde acties die in het laatste
toezichtoordeel zijn opgenomen; •
de aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten.
In het verbeterplan beschrijft u concreet (SMART) alle verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is
4/6
Provincie
Noord-Brabant
de
omtrent
ingezette
opgepakt gaan
verbeteracties
worden.
het verbeterplan
voor
Indien
welke nieuwe verbeteracties in de
en
belangstelling
u
heeft ontwikkeld,
kunt
u
heeft deze
het format
voor
tijd
Datum 12 oktober
dat [BT
2023
Ons kenmerk
bij uw toezichthouder
C2311963/5341682
opvragen.
Inzicht in overzicht archiefbescheiden
In het toezichtoordeel
t
15 juli 2023 bedoeld
inzicht e verschaffen
in artikel 18
waarop
u
toetsen
wij
vorig jaar hebben wij u gevraagd
van
ons
voldoende
de
van
in uw overzicht
Archiefregeling.
vrij te kiezen
was
beoordeling
overzicht op het feit dat
dit
uw
u
bij
uw
in de
wijze
verslaglegging
aangeleverd en of het
gespecifi iceerd is naar de werkprocessen en de bronnen/dragers
aangeleverd.
Aan
het einde
van
of
opgeslagen. U heeft geen overzicht
het jaar zullen wij
u
algemene provinciebrede bevindingen. Indien
onze
op
heeft
ons
uiterlijk
archiefbescheiden, zoals
van
dit inzicht geeft. Los van de
de informat ie is ontstaan
waarop
U
ons
toezichthouder hier: over contact met
u
schriftelijk verslag doen hiertoe
van
aanleiding is, zal uw
opnemen.
Tot slot
In verband
met de
rol
verzoeken
wij
raad
maken, ook met
de AVG
u
uw
van
de
over
gemeenteraad
in de horizontale
deze uitkomst te informeren.
bij plaa sing op de website van
uw
gemeente,
e-mailadres
en
Indien
nog
vragen
team
IBT in ormatie-
van
ons
het
elefoonnummer
heeft, kunt
vrijdag tijdens kantooruren Een afschrift
Bij het openbaar verzoeken
deze b rief te anonimiseren door de persoonsgegevens
toezichthouder onh erkenbaar te maken. Concreet
u
verantwoording
van
archiefbeheer.
met
naar
de
hierbij de naam,
het
(geanonimiseerd) A (geanonimiseerd)
Hij is op woensdag
bereikbaar via telefoonnummer
deze brief wordt
van
de toezichthouder.
van
contact opnemen
u
en
betreft het
wij u in lijn
uw
archivaris
tot en
met
(geanonimiseerd)
gezonden.
5/6
Datum 12 oktober
d d Staten Gedeputeerde namens
van
2023
Ons kenmerk
d b Noord-Brabant,
c2311963/5341682
deze,
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) (geanonimiseerd) In verband
met
geautomatiseerd
verwerken
is dit document
digitaal
ondertekend.
6/6