10 a Raadsnotitie over informatie- en archiefbeheer 2023 met toezichtoordeel

Raadsnotitie Onderwerp:

Informatieve notitie betreffende informatie- en archiefbeheer 2023 met toezichtoordeel

Portefeuillehouder:

D. Blok

Documentnummer:

200537507

Zaaknummer: Datum:

0847200536539 15 november 2023

1. Samenvatting Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant houdt systematisch toezicht op zeven toezichtgebieden, het zogenaamde Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Eén van die gebieden betreft het toezichtgebied Informatieen archiefbeheer. Op 12 oktober jl. ontvingen wij het toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2023. Het oordeel van gedeputeerde staten luidt dat wij in voldoende mate invulling geven aan onze zorgtaak. De gemeente Someren zal voor het onderdeel Informatie- en Archiefbeheer groen blijven op de kaart van Noord-Brabant van het IBT-dashboard. Belangrijk is dat de weg omhoog wordt voortgezet en dat enkele specifieke aanbevelingen worden opgevolgd.

2. Inleiding Wij zijn verantwoordelijk voor de zorg op het informatie- en archiefbeheer. Afgelopen juni heeft u kennis kunnen nemen van ons Jaarverslag archiefzorg 2022, met inbegrip van het verbeterplan. Beide documenten hebben wij na behandeling in uw commissievergadering van 22 juni jl. doorgestuurd naar Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, onze toezichthouder. Op 12 oktober jl. ontvingen wij een positief oordeel van Gedeputeerde Staten.

3. Informatie Voor het inhoudelijke oordeel van Gedeputeerde Staten verwijzen wij kortheidshave naar het in de brief van 12 oktober 2023 (bijlage 1) beschreven toezichtoordeel 2023. Uiteraard zijn wij tevreden met het oordeel van Gedeputeerde Staten. Het geeft ons vertrouwen dat we op de goede weg zitten en voorts is het een blijk van waardering richting onze medewerkers, die ook in het afgelopen jaar wederom veel werk hebben verzet. Ondanks het positieve oordeel wijst Gedeputeerde Staten, onderaan pagina 3, ook op enkele aandachtspunten. Op al deze aandachtspunten hebben wij inmiddels in meer of mindere mate geacteerd. Zo is het verbeterplan zelf afgelopen september in opzet aangepast en geactualiseerd. Het actualiseren van de Archiefverordening hebben wij in de planning naar voren gehaald (ten koste van een oplossing voor Videotulen1). Om het punt rondom de bepekte personele capaciteit op te lossen hebben wij u wellicht nog nodig, maar ook op dat terrein zijn al enkele stappen gezet. Denk bijvoorbeeld aan de ingehuurde capaciteit voor het opschonen en overbrengen van archieven. Op pagina vier van de brief wijst Gedeputeerde Staten nog op het overzicht archiefbescheiden. 1

Videotulen: audio(visuele) opnames van een besluitvormingsproces, denk aan de opnames van de gemeenteraadsvergadering.

Dit is een veelomvattend project dat al gauw vijf punten uit ons verbeterplan raakt. Geheel volgens plan zijn wij na de zomer met de voorbereiding op dit project gestart. Uit de brief blijkt duidelijk dat Gedeputeerde Staten groot belang hecht aan resultaten met betrekking tot dit overzicht.

4. Vervolg Wij blijven volgens plan uitvoering geven aan het verbeterplan en de acties die daarop staan. Voorts zullen wij ervoor zorgen dat de door Gedeputeerde Staten gevraagde acties voor 2024 worden uitgevoerd, zie pagina 4 van de brief. Dat betekent o.a. ook dat u in mei/juni 2024 weer een jaarverslag archiefzorg tegemoet kunt zien, inclusief een geactualiseerd verbeterplan nieuw stijl.

Burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris,

de burgemeester,

J. Koppers-Van der Krabben

D. Blok O

NO

Bijlagen: -

Brief d.d. 12 oktober 2023 van Gedeputeerde Staten met toezichtoordeel

X

informatie- en archiefbeheer 2023. Documentnummer: 200536537.

2/2