1. Toelichting bij voorstel tot wijziging GR ICT NML

Ter attentie van: - het bestuur van ICT NML, en; - de colleges van burgemeester en wethouders van de aan ICT NML deelnemende gemeenten, alsmede; - het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal. Plaats/Datum Betreft Onze referentie

A.H.J. Hofman Advocaat Postbus 2342, NL-5600 CH Eindhoven hofman@boelszanders.nl T +31 (0)88 304 01 99

Venlo, 19 januari 2023 Toelichting bij voorstel tot wijziging GR ICT NML AH/BZ/7022159

Geacht bestuur, Geachte colleges, De gemeenschappelijke regeling ICT NML (hierna: "ICT NML") staat voor een drietal veranderingen die leiden tot een aanpassing van de tekst van de gemeenschappelijke regeling. De veranderingen betreffen: 1) De werkzaamheden van ICT NML worden uitgebreid naar het gebied van geografische informatie; 2) De wetswijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen die per 1 juli jl. in werking is getreden leidt ertoe dat de regeling op een groot aantal punten moet worden aangepast met als doel om de raden beter in positie te brengen, en; 3) De per 1 juli 2021 in werking getreden Wet Elektronische Publicaties leidt ertoe dat de bekendmakingsregeling in de gemeenschappelijke regeling moet worden gewijzigd. Al deze veranderingen leiden tot wijzigingen aan de tekst van de gemeenschappelijke regeling van ICT NML. Om er echter voor te zorgen dat het gehele pakket aan wijzigingen slechts één keer door de deelnemers hoeft te worden goedgekeurd, heeft ICT NML ervoor gekozen om alle vereiste wijzigingen in één keer door te voeren. Alle concrete wijzigingsvoorstellen die samenhangen met de voornoemde ontwikkelingen treft u in het bijgaande document aan. Onderstaand treft u een toelichting aan op de concrete wijzigingsvoorstellen. Daaraan voorafgaand zet ik nog kort de achtergrond van de wijzigingen uiteen. I.

ACHTERGROND VAN DE WIJZIGINGEN

Als gezegd staat ICT NML voor een drietal grote veranderingen. Al deze veranderingen leiden tot een wijziging van de tekst van de gemeenschappelijke regelingen. De achtergrond van de wijzigingen is als volgt:

Boels Zanders Advocaten is de handelsnaam van Boels Zanders NV, gevestigd te Maastricht en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 14087235. Op de dienstverlening door Boels Zanders NV zijn algemene voorwaarden van toepassing, welke voorwaarden onder meer een beperking van de aansprakelijkheid bevatten. De Algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en zijn in te zien op www.boelszanders.nl Lid van ADVOC, het Internationale Netwerk van Onafhankelijke Advocatenkantoren, www.advoc.com

1.

Uitbreiding taken naar geologische informatie

ICT NML beoogt om per 1 januari 2024 aan haar takenpakket ook het onderdeel Geo-informatie toe te voegen. Besloten is namelijk dat de gemeentelijke taken op het gebied van geo-informatie worden belegd bij ICT NML. Om die toevoeging te realiseren, is een wijziging van de gemeenschappelijke regeling (hierna: "GR") van ICT NML nodig: - het doel en takenpakket van ICT NML – wat nu nog is beperkt tot "ICT" – zal namelijk moeten worden uitgebreid tot geo-informatie; - het college van Leudal zal gaan toetreden tot de GR nu zij de geo-taken van ICT NML wenst te gaan afnemen, en; - de GR zal een zogenaamd "cafetaria-model" verkrijgen, omdat niet alle deelnemers zowel de huidige ICT-taken als de (nieuwe) Geo-taken zullen gaan afnemen. 2.

Wetswijziging Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022

Per 1 juli 2022 is een wetswijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: "Wgr") in werking getreden. Deze wetswijziging leidt ertoe dat de tekst van de gemeenschappelijke regeling voor 1 juli 2024 sowieso moet worden aangepast. Concreet moeten in ieder geval de volgende aanpassingen worden doorgevoerd: -

-

-

-

-

Facultatieve zienswijzeprocedure voor besluiten: In de GR moet worden opgenomen of, en zo ja, voor welke besluiten er een voorafgaande zienswijze van de raden wordt gevraagd. Het is aan ICT NML zelf om te bepalen welke besluiten zich voor een zienswijze lenen. Denkbaar is in ieder geval dat het daarbij zal gaan om besluiten die grote financiële gevolgen hebben of die politiek gevoelig zijn. Participatie van ingezetenen en belanghebbenden: In de GR moet worden opgenomen of, en zo ja, op welke wijze ingezetenen en belanghebbenden kunnen participeren over de totstandkoming en uitvoering van beleid. Actieve informatieplicht: In de GR moet worden opgenomen op welke wijze door het bestuur van ICT NML actief informatie wordt verschaft aan de raden. Begroting: De termijnen voor het toezenden van de ontwerpbegroting aan de raden zijn gewijzigd. Deze gewijzigde termijnen dienen in de GR te worden aangepast. Daarnaast wordt het bestuur van ICT NML verplicht om te reageren op ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting. Evaluatiebepaling:

Pagina

2/9

-

In de GR moet worden opgenomen of er wordt geëvalueerd en zo ja, waar de evaluatie op ziet. Aanscherping uittredingsregeling: Tot slot wordt ICT NML als gevolg van de wetswijziging verplicht om de uittredingsregeling aan te scherpen.

3.

Inwerkingtreding Wet Elektronische Publicaties per 1 juli 2021

Tot slot leidt ook de inwerkingtreding van de Wet Elektronische Publicaties (hierna: "WEP") ertoe dat de tekst van de GR moet worden aangepast. Deze wet verplicht het bestuur van ICT NML om alle officiële publicaties online te zetten via de website officielebekendmakingen.nl. Daarnaast moet de gemeente van de plaats van vestiging van ICT NML de regeling bekendmaking in het eigen Gemeenteblad. Deze wijzigingen zijn nog niet doorgevoerd in de tekst van de GR, waardoor die ook in het huidige wijzigingsvoorstel worden meengenomen. II.

TOELICHTING OP CONCRETE WIJZIGINGSVOORSTELLEN

Onderstaand loop ik de concrete wijzigingsvoorstellen stapsgewijs met u door. Aanhef en overwegingen: • Leudal: het college van Leudal zal als deelnemer aan ICT NML gaan toetreden, nu Leudal in ieder geval de geo-taken zal gaan afnemen; • Overwegingen: aan de overwegingen is toegevoegd dat ook de dienstverlening op het gebied van geo-informatie onderdeel is van de samenwerking. Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie • Bedrijfsvoeringsorganisatie: in artikel 2 lid 1 is geschrapt dat ICT NML "een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam is". Er wordt nu enkel gesproken van een "bedrijfsvoeringsorganisatie". Die terminologie sluit aan bij artikel 8 lid 3 van de Wgr; Artikel 3 Belang • Nieuw artikel: aan de GR is een nieuw artikel 3 toegevoegd. Artikel 10 van de Wgr spreekt namelijk dat de regeling "het belang" moet vermelden ter behartiging waarvan de regeling is getroffen. Een dergelijk artikel ontbrak tot op heden. Artikel 4 Doel • Doel geo-informatie: aan het doel van de samenwerking is de dienstverlening op het gebied van geo-informatie toegevoegd. Artikel 5 Taken van het samenwerkingsverband • Cafetariamodel: dit artikel is gewijzigd als gevolg van het invoeren van het eerder genoemde cafetariamodel: ICT NML gaat namelijk zowel ICT- als geo-

Pagina

3/9

o

o

taken uitvoeren, maar niet iedere deelnemer zal bij ICT NML beide taken gaan afnemen. Het artikel is nu zodanig vormgegeven dat alle deelnemers een basispakket afnemen, wat bestaat uit het in stand houden en exploiteren van een bedrijfsvoeringsorganisatie en dat de deelnemers vervolgens de keuze hebben tussen a) ofwel afname van de ICT- of Geo-module, of b) afname van beide modules. Daarbij merk ik op dat het overeenkomen van een basispakket verplicht is. Anders is er namelijk geen sprake meer van gemeenschappelijke belangen (zie artikel 1 Wgr). Geschrapt: aanvullende dienstverlening voor derden: In de tekst van de GR was opgenomen dat ICT NML ook diensten of taken voor derden zou kunnen verrichten. In overleg met ICT NML en de gemeente Leudal wordt voorgesteld om dit artikellid te schrappen. Onduidelijk was namelijk op welke taken werd gedoeld terwijl de wet wel een concrete taakomschrijving verlangt. Daarnaast zou het in stand laten van dit artikel kunnen leiden tot aanbestedingsrechtelijke en fiscale problemen (vpb-plicht). Geschrapt: naleving beleidsregels: in het vierde lid van artikel 5 was nog opgenomen dat ICT NML zich diende te houden aan door de deelnemers vastgestelde beleidsregels. Ook dit artikellid is geschrapt. In het nieuwe artikel 7 is nu namelijk opgenomen dat de colleges bij de uitoefening van de bevoegdheden door ICT NML instructies kunnen geven.

Die terminologie sluit aan bij het gegeven dat ICT NML een bedrijfsvoeringsorganisatie is en taken uitvoert op basis van mandaten. Voor de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden kunnen instructies worden gegeven (zie artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht).

Artikel 6 Dienstverlening • Aanpassing naar cafetariamodel: voor wat betreft de taken die ICT NML gaat uitvoeren voor haar deelnemers, zal ICT NML met iedere deelnemer apart dienstverleningsovereenkomsten gaan afsluiten. Om ervoor te zorgen dat de dienstverleningsovereenkomsten zoveel mogelijk uniform zijn, wordt het model van de dienstverleningsovereenkomst vastgesteld door het bestuur en bevatten de modellen voor zowel de ICT- als de Geo-modules zoveel mogelijk dezelfde standaardafspraken. Artikel 7 Mandaat, volmacht en machtiging • Van overdracht naar uitvoering: het huidige artikel inzake de bevoegdheden van ICT NML gaat uit van de situatie dat de deelnemers bevoegdheden zouden overdragen aan ICT NML. Die situatie komt echter niet overeen met de werkelijkheid. ICT NML is namelijk een bedrijfsvoeringsorganisatie met enkel uitvoerende taken. Daarbij hoort geen overdracht van bevoegdheden. Om die reden is artikel 7 nu gewijzigd, waarbij de mogelijkheid tot het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging wordt gecreëerd.

Pagina

4/9

Bestuur Artikel 9 Werkwijze • Aanpassing vergaderfrequentie: in de huidige GR is opgenomen dat het bestuur van ICT NML viermaal per jaar vergadert. De huidige situatie is echter dat het bestuur driemaal per jaar vergadert. De GR is aangepast aan de huidige praktijk. • Aanpassing openbaarheid vergaderingen: in de huidige GR is het uitgangspunt opgenomen dat vergaderingen van het bestuur van ICT NML openbaar zijn. Dit uitgangspunt acht ICT NML ongewenst en is bovendien niet noodzakelijk op grond van de Wgr. Om die reden is nu als uitgangspunt opgenomen dat de vergaderingen met gesloten deuren worden gehouden, tenzij er anders wordt besloten. Artikel 10 Besluitvorming • Stemverhouding is ongewijzigd: Van belang is dat het cafetariamodel niet tot een wijziging van de stemverhoudingen leidt. De voorkeur van ICT NML gaat er namelijk naar uit om de huidige stemverhoudingen te behouden, ongeacht de vraag of er door de deelnemers één of meerdere modules worden afgenomen. De huidige stemverhoudingen gaan namelijk uit van het inwoneraantal van de deelnemers en dat wordt gezien als een evenredige verdeling van de stemverhoudingen. Artikel 11 Taken en bevoegdheden • Aanvullende taak: oprichten en deelnemen in rechtspersonen: als nieuwe taak is opgenomen dat het bestuur van ICT NML bevoegd is tot het oprichten van of deelnemen in rechtspersonen. De achterliggende reden daarvan is tweeledig.

De aanvullende taak voorziet enerzijds in een compensatie van het wegvallen van de in artikel 5 opgenomen bevoegdheid om ook diensten aan anderen aan te bieden en voorziet anderzijds in de behoefte van ICT NML om daar waar nodig op inhoudelijk gebied met andere rechtspersonen de samenwerking op te zoeken. Nu het oprichten van of deelnemen in rechtspersonen direct de belangen van de deelnemers kan raken, is wel expliciet opgenomen dat voorafgaande zienswijzen van de raden zijn vereist. • Zienswijzen: als gevolg van de wetwijziging van de Wgr dienen gemeenschappelijke regelingen in hun regeling op te nemen of, en zo ja, welke besluiten aan een aanvullende zienswijzeprocedure bij de raden worden onderworpen. Nu ICT NML een bedrijfsvoeringsorganisatie is en dus een beleidsarm en uitvoerend karakter heeft (zij stelt voor de deelnemers geen beleid of bindende regels vast), is ervoor gekozen om de zienswijzeprocedure alleen dan aanvullend van toepassing te verklaren indien ICT NML voornemens is om besluiten te nemen die de deelnemers direct raken. Daaronder vallen besluiten tot het aangaan van operationele samenwerkingsverband, besluiten tot het oprichten van of deelnemen in andere rechtspersonen (zie het nieuwe artikel 11 lid 2) en besluiten tot het opheffen van de GR (zie het gewijzigde

Pagina

5/9

artikel 31). Andere besluiten worden niet aan voorafgaande zienswijzen onderworpen. Artikel 12 Burgerparticipatie • Inspraak: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr dienen gemeenschappelijke regelingen tevens in hun regeling op te nemen of, en zo ja, op welke wijze ingezetenen en belanghebbenden kunnen participeren over de totstandkoming en uitvoering van beleid. Nu ICT NML een beleidsarme regeling is, is in artikel 8 lid 5 opgenomen dat ingezetenen en belanghebbenden via de reguliere procedures bij de deelnemers betrokken kunnen worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Artikel 13 Informatie- en verantwoordingsplicht • Actieve informatieplicht: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr is een zogenaamde actieve informatieplicht geïntroduceerd. In de regeling moet nu worden opgenomen op welke wijze door het bestuur van ICT NML actief informatie wordt verschaft aan de raden. Om te voldoen aan deze actieve informatieverplichting heeft ICT NML haar huidige werkwijze, namelijk het minimaal drie maal per jaar uitgeven van nieuwsbrieven aan de raden, in de regeling neergelegd. In deze nieuwsbrieven worden de raadsleden actief geïnformeerd over de belangrijke ontwikkelingen binnen ICT NML. Het woord "in beginsel" laat overigens ruimte voor aanvullende informatieverstrekkingen indien daartoe aanleiding bestaat.

• Informatieverstrekking door colleges: ICT NML kan haar werk alleen goed doen als zij ook de nodige informatie ontvangt van haar deelnemers. Om ook die informatiestroom te borgen is daarvoor in artikel 12 lid 6 een grondslag opgenomen. De organisatie Artikel 19 Directeur ICT NML • Introductie "Directeur ICT NML": de functie van Manager ICT NML is vervangen door de functie van Directeur ICT NML. Waar de term 'manager ICT NML' in de regeling voorkwam, is die terminologie daarom aangepast. Financiën Artikel 20 Verdeling kosten • Schrappen "algemeen" bestuur": de GR bevatte de omissie dat werd gesproken over een "algemeen" bestuur. Een bedrijfsvoeringsorganisatie kent echter geen algemeen bestuur, waardoor deze verschrijving is verwijderd. Artikel 21 Begroting • Aanpassing aan wetswijziging: artikel 21 is aangepast aan de wetswijziging van de Wgr. Tevens is toegevoegd dat het bestuur verplicht is om te reageren op

Pagina

6/9

•

de eventueel ingediende zienswijzen op de begroting. Ook die verplichting is nieuw en volgt uit artikel 35 van de Wgr. Vasthouden aan de voorheen geldende termijnen: hoewel het artikel in lijn is gebracht met de wetswijziging, is gebleken dat de raden door de nieuwe termijnen in een lastig parket worden gebracht. Door de nieuwe termijnen voor het aanbieden van de ontwerpbegroting aan de raden valt de zienswijzeprocedure namelijk volledig binnen het zomerreces. ICT NML heeft daarom aangegeven dat zij de ontwerpbegroting net als nu rond 15 april van ieder jaar zal aanbieden. Deze termijn is daarmee niet gewijzigd. De zienswijzetermijn loopt dan begin juli van ieder jaar, dus net voor het zomerreces, af.

Artikel 22 Begrotingswijziging • Toevoeging categorie begrotingswijziging waarvoor geen zienswijze is vereist: artikel 35 van de Wgr biedt aan ICT NML de mogelijkheid om in de GR categorieën van tussentijdse begrotingswijzigingen op te nemen waarvoor de zienswijzeprocedure niet opnieuw hoeft te worden doorlopen. In artikel 22 lid 2 is nu tot uitdrukking gebracht dat de zienswijzeprocedure niet doorlopen hoeft te worden bij tussentijdse begrotingswijzigingen die niet leiden tot een stijging van de jaarlijkse bijdrage van de deelnemers. Duur, wijziging, toetreding en opheffing Artikel 27 Wijziging • Twee derde meerderheid in plaats van unanimiteit: Op grond van de huidige tekst van de GR kan de GR alleen gewijzigd worden bij unanimiteit. De wet staat het echter toe om in de GR zelf een andere stemverhouding overeen te komen. ICT NML stelt nu voor dat een wijziging van de GR tot stand kan komen indien twee derde van de colleges daartoe besluiten. Zo wordt voorkomen dat één deelnemer de overige deelnemers gegijzeld kan houden, maar blijft de drempel voor wijziging alsnog hoog. Een gewone meerderheid is immers niet voldoende. • Aanvullende zienswijzeprocedure bij de raad: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr is het vanaf 1 juli 2022 verplicht om bij een wijziging van de GR een voorafgaande zienswijzeprocedure bij de raden te doorlopen.

Die verplichting is opgenomen in artikel 1 van de Wgr. De tekst van de GR is daar nu mee in lijn gebracht. Artikel 28 Toetreding • Toetreding beperkt door overheden: in de huidige tekst van de GR was opgenomen dat naast overheden ook "ketenpartners met een maatschappelijk belang" konden toetreden tot de GR. Die toevoeging is ongewenst omdat het niet de bedoeling is dat private partijen deelnemer kunnen worden van de GR. De mogelijkheid van toetreding is daarom beperkt tot overheden.

Pagina

7/9

•

Aanvullende zienswijzeprocedure bij de raad: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr is het vanaf 1 juli 2022 verplicht om bij toetreding tot de GR een voorafgaande zienswijzeprocedure bij de raden te doorlopen. Die verplichting is opgenomen in artikel 1 van de Wgr. De tekst van de GR is daar nu mee in lijn gebracht.

Artikel 29 en 30 Uittreding • Aanscherping uittredingsregeling: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om de uittredingsregeling aan te scherpen. De uittredingsregeling moet nu bepalingen bevatten over de gevolgen van de uittreding, waaronder bepalingen over het vermogen van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Daaronder vallen niet alleen de financiële, maar ook de personele en organisatorische gevolgen voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. Met de artikelen 29 en 30 wordt de uittredingsregeling op de vorenbedoelde wijze aangescherpt. Beoogd is tevens om het uittredingsproces zelf helder te schetsen, zodat eventuele discussies over de hoogte van de uittreedsom en/of de keuze van de onafhankelijke adviseur worden voorkomen. Artikel 31 Opheffing • Aanvullende zienswijzeprocedure bij de raad: ICT NML stelt voor om ook bij een besluit tot opheffing van de GR een voorafgaande zienswijzeprocedure bij de raden te doorlopen. Hoewel een zienswijzeprocedure op grond van artikel 1 van de Wgr niet verplicht is bij de opheffing van de GR, meent ICT NML dat een opheffing zodanig grote gevolgen heeft voor de deelnemers dat het verlangen van een voorafgaande zienswijze en toestemming van de raden gepast is.

• Uittredingsregeling zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing: voor wat betreft de te maken afspraken over de vereffening van het vermogen zal zoveel mogelijk worden aangesloten bij de in artikel 29 en 30 opgenomen uitgangspunten voor het vaststellen van de uittreedsom. Artikel 32 Archief • Aanpassing aan handreiking informatie- en archiefbeheer: de archiefbepalingen in de GR zijn aangepast naar aanleiding van een conceptregeling die een Archiefwet-deskundige, de heer Altena, heeft opgesteld voor de BsGW. Het is de bedoeling dat deze regeling voor alle Limburgse gemeenschappelijke regelingen gelijkluidend wordt geïmplementeerd. Artikel 34 Bekendmaking en evaluatie van de regeling • Toevoegen evaluatiebepaling: als gevolg van de wetswijziging van de Wgr moet er in de GR een regeling worden opgenomen of er wordt geëvalueerd en zo ja, waar de evaluatie op ziet. Aan die verplichting is invulling gegeven door het eerste lid van artikel 34. • Aanpassing bekendmakingsregeling: als gevolg van de inwerkingtreding van de WEP per 1 juli 2021 zijn de bekendmakingsregels in artikel 26 van de Wgr

Pagina

8/9

gewijzigd. Zo moet de gemeente van de plaats van vestiging van de regeling de GR bekendmaken in het Gemeenteblad en is het bestuur belast met het bijhouden van een digitaal register. Het tweede en derde lid van artikel 34 zijn daarmee in lijn gebracht. ***

Pagina

9/9