08. Notitie archivering en geheimhouding - raadsenquête Someren

Notitie

Onderwerp:

Notitie geheimhouding enquêtecommissie

Aan:

Enquêtecommissie

Van:

Griffier

Datum:

27 oktober 2025

1. Aanleiding Deze notitie is opgesteld om inzicht te geven hoe geheimhouding werkt ten aanzien van de raadsenquête en het onderliggende onderzoeksdossier; wat openbaar is en wat geheim. Deze notitie is opgesteld op basis van de Handreiking Enquêterecht, de bepalingen in de Gemeentewet, de Wet open overheid en de Verordening op het onderzoeksrecht van de raad gemeente Someren 2020 | Lokale wet- en regelgeving.

2. Geheimhouding De Gemeentewet bepaalt dat de enquêtecommissie geheimhouding op kan (en soms moet) leggen. Geheimhouding kan worden opgelegd op de (schriftelijke) stukken die de enquêtecommissie heeft en het overige dat tijdens een besloten vergadering van de enquêtecommissie wordt besproken. De enquêtecommissie is tevens bevoegd geheimhouding op te heffen. Over welke stukken gaat het? De beraadslagingen van de enquêtecommissie zijn besloten. Hierdoor ligt er automatisch geheimhouding op de agenda’s en verslagen van de vergaderingen van de enquêtecommissie. Dit geldt ook voor notities, protocol en plan van aanpak die ter vergadering zijn vastgesteld. De enquêtecommissie heeft voor het onderzoek informatie opgevraagd/verzameld en betrokkenen geïnterviewd in het kader van een voorgesprek. Op basis van een informatieverzoek is informatie aangeleverd aan de enquêtecommissie. De enquêtecommissie heeft in haar onderzoeksprotocol aangegeven aangeleverde bescheiden vertrouwelijk te behandelen wanneer dit voorafgaand aan de verstrekking daarvan als zodanig wordt aangemerkt. Voorgesprekken vinden in beslotenheid plaats en de enquêtecommissie legt overeenkomstig de verordening geheimhouding op het gespreksverslag op. Naar aanleiding van de voorgesprekken kan aanvullende informatie verstrekt zijn.

Na afronding van het onderzoek draagt de enquêtecommissie het onderzoeksrapport en het onderzoekdossier over aan de gemeenteraad. Hoe dient nu met het onderzoekdossier worden omgegaan? Wat is openbaar en wat geheim? Openbare stukken die zijn aangeleverd aan de enquêtecommissie zijn uiteraard openbaar. Met betrekking tot stukken als agenda’s en verslagen van EC vergaderingen alsmede door de EC vastgestelde notities, protocol en plan van aanpak is de enquêtecommissie bevoegd tot het opheffen van de geheimhouding. Aangeleverde informatie en verslagen van voorgesprekken zijn geheim. De raad kan namelijk alleen invulling geven aan haar toezichthoudende taak in de vorm van een raadsenquête als betrokkenen en geïnterviewden geen terughoudendheid hoeven te betrachten bij het

verstrekken van informatie en deelname aan het onderzoek. Dit komt voort uit een uitwerking van een grondslag in de WOO. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Grondslag 1.

Beraadslagingen van de enquêtecommissie zijn besloten.

Art 11 Verordening

2.

Agenda’s en verslagen van beraadslagingen onder 1 (de vergaderingen EC)

Art 155a lid 4 jo

zijn automatisch geheim.

art 23 lid 4 en 5

De EC heft deze geheimhouding om in verband met de transparantie van en

Gemeentewet

controleerbaarheid van haar werk. Dit om verantwoording af te leggen over het doorlopen onderzoeksproces. 3.

De EC heeft ter vergadering informatieverzoeken, plan van aanpak,

Art 155a lid 4 jo

protocollen en notities vastgesteld.

art 23 lid 4 en 5

De EC heft deze geheimhouding om in verband met de transparantie van en

Gemeentewet

controleerbaarheid van haar werk. Dit om verantwoording af te leggen over het doorlopen onderzoeksproces. 4.

Op basis van informatieverzoeken is informatie aangeleverd aan de EC. De EC legt hierop geheimhouding.

Art 155a lid 4 jo art 87

➔ De raad kan alleen invulling geven aan haar toezichthoudende taak

Gemeentewet en

in de vorm van een raadsenquête als betrokkenen geen

art 5.1 lid 2 sub i

terughoudendheid hoeven te betrachten bij het verstrekken van

WOO

informatie en deelname aan het onderzoek. 5.

Er hebben voorgesprekken plaatsgevonden. Deze gesprekken zijn besloten. De EC legt op de verslagen geheimhouding op.

Art 155a lid 4 jo art 87

➔ De raad kan alleen invulling geven aan haar toezichthoudende taak

Gemeentewet en

in de vorm van een raadsenquête als geïnterviewden geen

art 5.1 lid 2 sub i

terughoudendheid hoeven te betrachten bij het geven van hun

WOO

persoonlijke verklaring, deelname aan het onderzoek en het in dat kader delen van informatie.

Art. 5 lid 4 Verordening

6.

Naar aanleiding van de voorgesprekken is aanvullende informatie aangeleverd. De EC legt hier geheimhouding op.

Art 155a lid 4 jo art 87

➔ De raad kan alleen invulling geven aan haar toezichthoudende taak

Gemeentewet en

in de vorm van een raadsenquête als geïnterviewden geen

art 5.1 lid 2 sub i

terughoudendheid hoeven te betrachten bij het geven van hun

WOO

persoonlijke verklaring, deelname aan het onderzoek en het in dat kader delen van informatie.

2/9

3. Besluit enquêtecommissie 1.

Deze notitie vast te stellen;

2.

De geheimhouding op te leggen overeenkomstig de documentenlijst;

3.

De geheimhouding op te heffen overeenkomstig de documentenlijst.

3/9

4. Wettelijke grondslagen en onderbouwing De raadsenquête vindt haar grondslag in artikel 155a Gemeentewet met nadere regels in de verordening op het onderzoeksrecht gemeente Someren. Ten aanzien van geheimhouding is hierin het volgende geregeld:

Gemeentewet Artikel 155a lid 4 Gemeentewet bepaalt dat de artikelen 22, 23, vierde en vijfde lid, 82, derde lid, 87 en 89 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn op de onderzoekscommissie. Relevant met betrekking tot geheimhouding zijn de volgende bepalingen: Artikel 23 Gemeentewet 4. Indien met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat de raad haar opheft. 5. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad besluit de verplichting, bedoeld in het vierde lid, op te heffen. Artikel 87 Gemeentewet De raad, het college, de burgemeester en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust. Artikel 89 Gemeentewet 1 Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt.

2 Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen. 3 Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft. Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. 4 Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het derde lid voort totdat de raad haar opheft. 5 Een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in hoofdstuk V dat in strijd handelt met het tweede lid kan bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.

Verordening In de Verordening op het onderzoeksrecht van de raad gemeente Someren 2020 | Lokale wet- en regelgeving is over de geheimhouding het volgende geregeld: Artikel 5. Bevoegdheden van de onderzoekscommissie 4. De onderzoekscommissie kan besluiten dat leden van de onderzoekscommissie voorgesprekken voeren. 4/9

b. Voorgesprekken zijn besloten. c. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt waarop geheimhouding wordt gelegd. e. De leden van de onderzoekscommissie en de gesprekspartner bewaren geheimhouding over hetgeen tijdens een voorgesprek besproken wordt en over het opgestelde gespreksverslag, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen wordt. Artikel 11. Beraadslagingen 2. De onderzoekscommissie beraadslaagt achter gesloten deuren.

Wet open overheid Artikel 5.1. WOO, eerste en tweede lid Lid 1 absolute uitzonderingen 1Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a.de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b.de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c.bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d.persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt; e.nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

Lid 2 Relatieve uitzonderingen 2Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a.de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties; b.de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter; c.de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d.de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e.de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f.de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens; g.de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; h.de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage; i.het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

5/9

Handreiking enquêterecht De Handreiking Enquêterecht van het ministerie van BZK (januari 2023) geeft het volgende aan in verband met geheimhouding. 5.6 Geheimhouding Regelgeving De Gemeentewet bepaalt dat de enquêtecommissie geheimhouding op kan (en soms moet) leggen. Geheimhouding kan worden opgelegd op de (schriftelijke) stukken die de enquêtecommissie heeft en het overige dat tijdens een besloten vergadering van de enquêtecommissie wordt besproken. ➔ Het is niet toegestaan in de verordening of het plan van aanpak te bepalen dat er een algemene geheimhouding geldt op alle stukken. Anders dan bij het parlementaire enquêterecht moet de enquêtecommissie per stuk of hetgeen besproken is, per besloten vergadering, besluiten waarop geheimhouding wordt opgelegd. De geheimhouding geldt voor iedereen die kennis heeft van de inhoud van de stukken. Geheimhouding moet of mag alleen worden opgelegd als daarmee bepaalde belangen worden gediend.

➔ De enquêtecommissie is verplicht geheimhouding op te leggen als: ° anders de eenheid van de Kroon in gevaar komt; ° anders de veiligheid van de Staat geschaad kan worden; ° het bedrijfs- of fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk zijn medegedeeld; ° het bijzondere categorieën persoonsgegevens betreft, zoals ras of etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze overtuigingen etc., of persoonsgegevens over een strafrechtelijke veroordeling en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen, of voorwaarden voor het verwerken van een nationaal id-nummer. Het zal niet vaak voorkomen dat enquêtecommissies van gemeenten of provincies met dergelijke gegevens te maken krijgen.

➔ De enquêtecommissie mag geheimhouding opleggen ter bescherming van: ° de betrekking van Nederland met andere Staten en met internationale organisaties; ° de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen, van bestuursorganen die onder de verantwoordelijkheid van Ministers, provincie, gemeente, waterschappen en publiekrechtelijke organisaties werkzaam zijn of van andere bestuursorganen; ° de opsporing en vervolging van strafbare feiten; ° inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; ° de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; ° het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te nemen van informatie; ° het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen. (Zie artikel 9, 10 en 87 Algemene verordening gegevensbescherming) Het beschermen van deze belangen door het opleggen van geheimhouding moet zwaarder wegen dan het belang van het openbaar maken van de gegevens.

6/9

WOB-regime Enquêtecommissies zullen in beginsel voornamelijk een beroep kunnen doen op het belang van het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen. Betrokken getuigen kunnen onevenredig worden benadeeld als informatie over het onderzoek voor de afronding van het onderzoek naar buiten komt. Bij het onderzoek zal de informatie altijd in samenhang met elkaar moeten worden gezien. Als een stuk daarvan naar buiten komt, bijvoorbeeld in de pers, kan dit het onderzoek nadelig beïnvloeden door de reacties die volgen of getuigen op wie de informatie betrekking heeft nadelig beïnvloeden. Uitwerking Processueel ziet het opleggen van geheimhouding er dus als volgt uit: De vergaderingen van de EC zijn beraadslagingen in de zin van artikel 11 van de Verordening: De onderzoekscommissie beraadslaagt achter gesloten deuren. 1. Enquêtecommissie besluit besloten te vergaderen. Informatie die tijdens een besloten vergadering wordt behandeld is automatisch geheim, waardoor er geen expliciet besluit meer is vereist van de enquêtecommissie. oud 2. Per vergadering wordt bepaald waarop geheimhouding wordt gelegd. 3. In een officieel besluit wordt tijdens de besloten vergadering de geheimhouding vastgelegd. 4. Het besluit waarmee geheimhouding is opgelegd is openbaar.

Vaak wordt de vraag gesteld of de opgelegde geheimhouding ook geldt voor bijvoorbeeld de ambtenaren die de stukken hebben aangeleverd. ➔ Officieel geldt de geheimhouding ook voor hen. ➔ Betreft het algemene openbare stukken dan is het opleggen van geheimhouding niet nodig. De stukken zijn immers al openbaar en geheimhouding heeft dan weinig meerwaarde. In het licht van het proportioneel hanteren van de bevoegdheden van het lokale enquêterecht en het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van getuigen is het ook goed denkbaar dat enquêtecommissie geheimhouding leggen op stukken waar persoonsgegevens in verwerkt zitten. Na afronding van het onderzoek draagt de enquêtecommissie het onderzoeksrapport en het onderzoeksdossier over aan de gemeenteraad of Provinciale Staten. Wetswijziging per 1 april 2023: Vanaf 1 april 2023 treedt de nieuwe geheimhoudingsregeling in werking. Een belangrijke wijziging is dat informatie die tijdens een besloten vergadering wordt behandeld automatisch geheim is, waardoor er geen expliciet besluit meer is vereist van de enquêtecommissie. Daarnaast hoeft de geheime informatie die aan de raad of provinciale staten is verstrekt niet meer in de eerstvolgende vergadering te worden bekrachtigd. 7/9

➔ De leden van de gemeenteraad en Provinciale Staten mogen wel het hele onderzoeksdossier inzien.

Uitgave van WOB naar WOO Van Wob naar Woo - tweede druk (uitgave VNG) 5.5 Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen (artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder i, Woo) Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen betreft een nieuwe uitzonderingsgrond. Eerder werd informatie die het goed functioneren van deze rechtspersonen zou kunnen schaden niet openbaar gemaakt op grond van artikel 10, tweede lid, aanhef en onder g, Wob (het voorkomen van onevenredige benadeling). De rechtspraak daarover wordt met deze nieuwe uitzonderingsgrond gecodificeerd Deze uitzonderingsgrond kan van toepassing zijn op informatie die betrekking heeft op door een bestuursorgaan gevoerd beraad, maar die niet onder de bescherming valt van de uitzonderingsgrond voor persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor intern beraad (artikel 5.2 Woo). Dat is bijvoorbeeld het geval als de informatie meer feitelijk van aard is, zoals prognoses of beleidsalternatieven, maar openbaarmaking desalniettemin dusdanig schadelijk kan zijn voor het goed functioneren van de overheid dat het belang van vertrouwelijkheid moet prevaleren boven het belang bij openbaarmaking.

Een ander voorbeeld is informatie die bestemd is voor beraad waarbij derden betrokken zijn (geweest) met een eigen belang, bijvoorbeeld als de overheid betrokken is bij het oplossen van een probleem en in dat kader in overleg treedt met derden die niet tot de kring van de overheid behoren. Ook in dat geval is artikel 5.2 Woo niet van toepassing, maar kan bescherming van de informatie wenselijk zijn. Het bestuursorgaan zal moeten aantonen dat bij openbaarmaking van de informatie over het beraad het goed functioneren van de overheid in het gedrang komt. ➔ De belangenafweging moet ‘ex nunc’ worden gemaakt, dat wil zeggen op het moment van besluitvorming. Tijdsverloop kan dus van invloed zijn op de uitkomst van de belangenafweging. In een crisisachtige situatie kan bijvoorbeeld eerder aanleiding zijn de openbaarmaking van documenten te weigeren, terwijl als de kwestie in een wat rustiger vaarwater is gekomen meer informatie openbaar kan worden gemaakt. ➔ Voorts kan deze uitzonderingsgrond van toepassing zijn op gespreksverslagen met betrekking tot binnen of door de overheid uitgevoerde onderzoeken, zoals disciplinaire onderzoeken of onderzoeken naar een bepaalde gebeurtenis. Als dergelijke gespreksverslagen openbaar worden gemaakt, kan dat tot gevolg hebben dat betrokkenen in de toekomst terughoudender worden met het afleggen van verklaringen bij vergelijkbare onderzoeken.

Dat zal ten koste gaan van die onderzoeken en daarmee van het goed functioneren van de overheid.

8/9

➔ Tijdsverloop zal bij gespreksverslagen geen of in elk geval veel minder een rol spelen. De uitzonderingsgrond kan niet worden ingeroepen ter verbloeming van misstanden of uit angst voor een verlies van vertrouwen in het bestuursorgaan

9/9