05. Notitie informatievoorziening - raadsenquête Someren

NOTITIE INFORMATIEVOORZIENING RAAD De vierde onderzoeksvraag van de raadsenquête Bedrijventerrein Lage Akkerweg heeft betrekking op de informatievoorziening en -stroom van het college richting de raad. In eerste instantie moet de informatievoorziening binnen het dossier in kaart worden gebracht. Vervolgens is de vraag of de informatievoorziening de raad in staat stelde om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Deze notitie dient om de informatievoorziening op dit punt te beoordelen. De commissie dient de criteria vast te stellen aan de hand waarvan de onderzoeksvraag wordt beantwoord. We staan eerst stil bij de algemene beginselen rondom informatievoorziening. Vervolgens gaan we in op de vertaling hiervan naar de context van de gemeente Someren. Sommige gemeenten hebben rondom informatievoorziening een nota Actieve Informatieplicht vastgesteld. Bij de gemeente Someren is dit niet het geval. Wel zijn er uitgangspunten rondom informatievoorzieningen opgenomen in het Regelement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad.1 Algemene beginselen rondom informatievoorziening Om de raad in gelegenheid te stellen zijn kaderstellende en controlerende rol waar te maken is de actieve informatieplicht in de Gemeentewet opgenomen2. De collegeleden dienen alle informatie te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

De actieve informatieplicht is in de Gemeentewet open geformuleerd. De verantwoordelijkheid voor het invullen van de actieve informatieplicht is door de wetgever bij het college gelegd. De raad heeft echter ook een actieve rol: hij dient er op toe te zien dat hij voldoende informatie krijgt van het college. Het college geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Naast deze algemene actieve informatieplicht, is een bijzondere informatieplicht voor het college opgenomen3. Dit houdt in dat het college niet alleen verplicht is om de raad vooraf over de uitoefening van deze bevoegdheden te informeren, maar ook dat de raad door het college in de gelegenheid moet worden gesteld vooraf zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college te brengen. Het gaat dan om situaties waarin het college gebruikt maakt van de bevoegdheden zoals het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Dit geldt in twee gevallen, namelijk: 1) indien de raad daarom verzoekt, en 2) indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. De passieve informatieplicht behelst het op verzoek van een raadslid verstrekken van inlichtingen4.

Het college geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Informatievoorziening binnen de gemeente Someren Opstellen agenda In het Regelement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is opgenomen, dat de voorstellen op de agenda van de raad, ten minste 48 uur voor aanvang van de vergadering aan leden worden verzonden. Uitzonderingen hierop kunnen alleen na besluit van de raad zelf. Een voorstel van het college aan de raad, dat vermeld staat op de agenda van de

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR377736/1 Artikelen 169 leden 2 en 4 en 180 lid 2 van de gemeentewet 3 Artikelen 160 lid 1 punten e f g h en 169 lid 4 van de gemeentewet 4 Artikelen 155, 169 leden 3 en 4 en 180 lid 3 van de gemeentewet 1 2

2/3

raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij besluiten tot verwijzing naar een commissie of tot terugzending naar burgemeester en wethouders om nadere inlichtingen of om advies. De stukken, welke dienen ter toelichting van de raadsvoorstellen, worden gelijktijdig met het verzenden van de voorstellen in de daarvoor aangewezen ruimte in het gemeentehuis voor de leden ter inzage gelegd. Indien ná dit tijdstip stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden. Stukken die digitaal beschikbaar zijn, worden op de website van de gemeente geplaatst. Ingekomen stukken Alle aan de raad gerichte stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden in de eerstvolgende vergadering aan de raad ter kennis gebracht met een voorstel van het presidium ten aanzien van hun afdoening. Voor zover deze stukken nog niet ter behandeling kunnen worden aangeboden, worden deze op de agenda opgenomen met de aanduiding “aan de raad gerichte stukken”. Tenzij de raad anders besluit vindt er geen inhoudelijke discussie plaats.

De aan de raad gerichte ingekomen stukken, die tot de bevoegdheid van burgemeester en wethouders behoren (en in handen worden gesteld van burgemeester en wethouders ter afhandeling), worden niet inhoudelijk besproken door de raad. Bevoegdheden en instrumenten raadsleden Enkele bevoegdheden en instrumenten van raadsleden raken aan de informatievoorziening. Raadsleden kunnen gebruik maken van interpellatie, wanneer het lid van oordeel is dat het college ver een onderwerp dat niet op de agenda voorkomt aan de raad inlichtingen dient te verstrekken omtrent het door hem gevoerde bestuur. Ook is het mogelijk om schriftelijke vragen te stellen. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier. Daarbij wordt aangegeven of er een voorkeur voor schriftelijke of mondelinge beantwoording bestaat. Criteria voor goed informeren raad De gemeente Someren heeft specifieke kaders wanneer informatievoorziening de raad in staat stelt om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Op basis van bovenstaande komen we tot de volgende criteria. Randvoorwaardelijk: •

Het college maakt expliciet hoe het bij verschillende type projecten, de informatieplicht naar de raad vervult, wanneer er sprake is van privaatrechtelijke rechtshandelingen welke ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente.

•

De informatie is toegankelijk (dat wil zeggen: goed vindbaar) voor de raad. Bij eventuele geheime informatie wordt dit duidelijk aangegeven en toegelicht.

Criteria over de informatie zelf: Tijdig •

De informatie is op een dusdanig moment aangereikt, dat de raad de informatie kan gebruiken voor het vervullen van zijn rollen.

•

Raadsleden hebben voldoende tijd om te overleggen met de fractie (48 uur zoals in regelement van orde staat).

•

Als het college de raad vraagt (of de raad wenst) wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, dan moet er voldoende tijd zijn voor raadsleden om dit voor te bereiden.

3/3

Volledig •

Er is voor de raad geen informatie, welke noodzakelijk is voor de besluitvorming, achterwege gebleven.

•

Er wordt niet bewust en/of opzettelijk beperkte informatie verstrekt.

•

Bij gestelde vragen geeft de informatie een compleet antwoord op de vragen.

•

De informatie is zo actueel mogelijk.

Duidelijk •

Er wordt expliciet gemaakt wat de relevante informatie is. Dit blijkt uit de hoofdtekst en is niet alleen opgenomen in bijlagen.

•

De informatie is niet op verschillende manieren te interpreteren en in de tijd navolgbaar.

•

Complexe informatie wordt voorzien van een heldere uitleg en toelichting.

•

Definities en berekeningen zijn eenduidig en navolgbaar.

•

Er wordt niet bewust/opzettelijk ongrijpbare of te veel informatie met de raad gedeeld.