03. Werkwijze commissie - raadsenquête Someren

DEFINITIEVE WERKWIJZE COMMISSIE

In de volgende werkafspraken wordt de werkwijze van de commissie van de raadsenquête verkoop gronden bedrijventerrein Lage Akkerweg Someren nader uitgewerkt. Deze werkafspraken zijn voor intern gebruik en zijn op de commissie gericht. Deze werkafspraken bieden een waarborg voor de proceskwaliteit van het onderzoek en verschaffen inzicht in de werkwijze van de commissie. Dit draagt hierdoor bij aan het transparante proces, waarbinnen de commissie haar taken uitoefent.

1. Algemene werkafspraken Algemene werkafspraken zijn: 1.

Elkaar ergens op aanspreken doen we eerst persoonlijk, dan pas in de groep.

2.

We luisteren naar elkaar en hebben respect voor ieders opvattingen.

3.

We delen informatie en gebeurtenissen met elkaar in dit proces.

4.

Politiek hoort niet thuis in de commissie. Hier spreken we elkaar in de vergaderingen op aan.

5.

De commissie spreekt naar buiten toe met één mond en via de voorzitter.

2. Vergaderingen De commissie vergadert en neemt besluiten, ook als niet alle leden aanwezig zijn. Indien de besluiten onderwerpen betreffen waarvan de commissie moet aannemen dat deze controversieel liggen bij het afwezige lid, dan worden deze besluiten verdaagd naar de volgende vergadering. De onderzoekscommissie besluit met meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, dan heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. De commissie vergadert naar behoefte en in beslotenheid. Van de vergaderingen wordt door de commissiesecretaris een besluitenlijst gemaakt met vervolgacties. Dit verslag wordt vastgesteld in een volgende vergadering. De commissiesecretaris draagt zorg voor archivering van de bescheiden van het onderzoek conform de geldende voorschriften voor het bewaren van openbare en geheime stukken.

3. Werkomgevingen Er zijn twee verschillende digitale werkomgevingen waarin tijdens deze raadsenquête gewerkt wordt: 1.

Het MS Teams kanaal voor de commissie, binnen de Teamsomgeving van de gemeente Someren. Toegang hebben: volledige commissie, team Berenschot. Hierin worden alle stukken opgenomen die direct voor de commissie relevant zijn. Denk aan voorbereidende en vastgestelde stukken voor commissievergaderingen, gespreksleidraden en -verslagen, en tussenrapportages. Ook worden hier de belangrijkste documenten met de commissieleden gedeeld, zodat zij zich in kunnen lezen.

2.

Het MS Teams kanaal voor archivering, binnen de Teamsomgeving van de gemeente Someren. Toegang hebben: volledige commissie, ambtenaren van de gemeente, team Berenschot.

2/3

Voor het aanleveren van documenten door de ambtelijke organisatie wordt een MS Teams Kanaal opgezet. De ambtenaren van de gemeente, betrokken bij het aanleveren van de informatie, krijgen toegang tot dit kanaal. Zij kunnen dit gebruiken om via deze weg de documentatie aan te leveren. Er worden geen wijzigingen aangebracht in de wijze van aanlevering door de ambtelijke organisatie, in de zin dat er een nieuwe structuur in het archief aangebracht wordt. Wel wordt aan de hand van overzichten duidelijk gemaakt waar de belangrijkste informatie te vinden is (zie informatieverzameling en archivering).

4. Informatieverzameling en archivering De ervaring leert dat het tijdsintensief en technisch complex is om aangeleverde informatie opnieuw te ordenen in een archief. We kiezen er daarom voor om dit niet te doen. Wel maken we een overzicht waaruit per onderzoeksvraag uit blijkt waar de belangrijkste documenten gearchiveerd zijn. Dit overzicht betreft een Word document waarin beschreven wordt om welke documenten het gaat en waar deze gearchiveerd zijn. Dit document wordt gedurende het onderzoek steeds aangevuld. Het MS teams kanaal bevindt zich binnen de teamsomgeving van de gemeente Someren. Vóór afronding van de raadsenquête wordt een definitief besluit gemaakt over de archivering van alle stukken door de gemeente.

5. Voorgesprekken De commissie zal, om informatie op te halen bij betrokkenen en eventuele openbare verhoren voor te bereiden, voorgesprekken voeren. Deze voorgesprekken worden in vertrouwelijkheid afgenomen door de commissie. De griffie plant de voorgesprekken en eventuele openbare verhoren in. Ter voorbereiding op de interviews en voorgesprekken wordt door Berenschot een gespreksleidraad opgesteld. Bij het voorgesprek zijn ten minste twee leden van de commissie, ten minste één persoon vanuit Berenschot en ten minste één notulist vanuit de griffie aanwezig. Berenschot treedt op als gespreksleider. De voorgesprekken worden door de griffie uitgewerkt in gespreksverslagen.

6. Openbare hoorzittingen De griffie draagt zorg voor het uitnodigen van de te horen personen en de algehele organisatie daarvan. Ter voorbereiding van een openbaar verhoor wordt door Berenschot een leidraad opgesteld en door de griffie een verhoordossier samengesteld. De openbare verhoren worden afgenomen door de commissieleden. Het streven is dat de bij hoorzittingen de gehele commissie aanwezig is. Wanneer dit niet mogelijk is, vindt een hoorzitting doorgang als er ten minste drie van de vier commissieleden aanwezig zijn. Daarnaast zijn ook één iemand van Berenschot en de secretaris bij een openbaar verhoor aanwezig. Vooraf wordt een taakverdeling opgesteld, waarbij één commissielid als gespreksleider optreedt. Het openbare verhoor wordt door de griffie uitgewerkt in gespreksverslagen. Na afloop van elke zitting komt de commissie bijeen voor een korte evaluatie en een vooruitblik op de volgende hoor gesprekken.

3/3

7. Aanspreekpunt van en voor de ambtelijke organisatie Om de eventuele stroom aan benodigde documenten efficiënt te organiseren, voor eventuele andere afstemming en voor de coördinatie van het wederhoor is de secretaris van de commissie de vaste contactpersoon voor de ambtelijke organisatie. De secretaris zal tevens indien aan de orde het vorderingsproces van informatie ten uitvoer brengen. Ook de ambtelijke organisatie heeft een vast contact persoon voor de secretaris van de commissie.

8. Communicatie Contacten met de media vinden uitsluitend plaats via de commissievoorzitter. De overige commissieleden onthouden zich van commentaar over de werkzaamheden van de commissie gedurende het onderzoek en tevens na publicatie van het eindrapport, totdat de raad het rapport heeft behandeld. De commissieleden voeren geen communicatie over het onderzoek met de raad en/of fractie. Uitsluitend de voorzitter zal de raad in procesmatige zin op een aantal logische momenten informeren over de voortgang van het onderzoek. De commissie moet terug naar de raad als de onderzoeksvraag dient te worden aangepast, als er meer budget nodig is en als één van de leden van de commissie zou stoppen.

9. Geheimhouding en archivering De leden van de commissie bewaren gedurende het onderzoek geheimhouding. Documenten en gespreksverslagen worden vertrouwelijk beheerd. Na afloop van het onderzoek worden gespreksverslagen en ter beschikking gestelde informatie bij de gemeente gearchiveerd en in vertrouwelijkheid beheerd in het gemeentearchief. Dit gebeurt in overeenstemming met de archiefwet en gemeentelijke regelgeving.

10. Rapportage Het enquêterapport resulteert in een openbaar rapport met bevindingen. In principe wordt er gestreefd naar een open en transparant rapport, waarin alle onderdelen in het rapport terugkomen. Het eindrapport is een rapport van de commissie. Berenschot zal de commissie ondersteunen om dit rapport op te stellen en te schrijven. Dit rapport wordt besproken in de raad op een door de raad te bepalen tijdstip.