01. 10 maart 2025 - Verslag vergadering enquêtecommissie Someren

1 Raadsenquête verkoop gronden bedrijventerrein Lage Akkerweg Vergadering m.b.t. samenwerking gemeente Someren – Berenschot Raadsenquête Datum: 10/03/2025 Het verslag van deze vergadering is opgesteld door raadsadviseur.

Aanwezigen: Naam Annelieke Huijerjans Raadsadviseur Ellen Zegwaard – van der Kooij Frans van der Kuijlen Ambtenaar Onderzoeker Berenschot Michelle van Arensbergen Onderzoeker Berenschot Stef Kornuijt

Functie Lid enquêtecommissie Raadsadviseur Voorzitter enquêtecommissie Lid enquêtecommissie Inkoper Bizob Onderzoeker Berenschot Secretaris enquêtecommissie Onderzoeker Berenschot Lid enquêtecommissie

Verslag: Introductie Het doel van de vergadering was om voortgang te maken in het sluiten van een overeenkomst tussen de gemeente Someren en Berenschot. De enquêtecommissie heeft Berenschot gevraagd hen ondersteuning te bieden bij de raadsenquête ‘verkoop gronden bedrijventerrein aan de Lage Akkerweg’. De overeenkomst Het eerste punt dat in deze vergadering is besproken, is de kostenraming en hoe deze in de overeenkomst opgenomen zou worden. De kosten voor de inzet van Berenschot zijn namelijk afhankelijk van de hoeveelheid werk die er uiteindelijk verricht moet worden. De twee belangrijkste factoren hierin zijn het takenpakket van de onderzoekers van Berenschot, en de omvang van het dossier. De hoeveelheid werk die er moet worden verricht wordt na afronding van fase 1 van het onderzoek pas duidelijk, wat een gedetailleerde kostenraming op dit moment moeilijk maakt. Om die reden wordt er gekeken naar andere mogelijkheden en garanties die in de overeenkomst kunnen worden opgenomen voor beide partijen. Indien het huidige budget wordt overschreden, moet er bij de raad gevraagd worden voor een budgetverhoging. Er is tijdens deze vergadering nog geen overeenkomst getekend. Dit zal naar alle verwachtingen gebeuren op 13/03/2025.

2 Taakverdeling Het tweede punt dat aan bod is gekomen is de taakverdeling van het onderzoek. Het uitgangspunt is dat de twee onderzoekers van Berenschot en nog een derde collega van Berenschot de rol van projectleider(s) aannemen en de enquêtecommissie begeleiden op inhoudelijke zaken. Hieronder vallen onder andere het formuleren van onderzoeksvragen, het uitwerken van het onderzoeksproces en het uitwerken van een protocol. Ook zullen zij de analyse van de opgevraagde documenten uitvoeren, de interviews afnemen en de enquêtecommissie ondersteunen bij de mogelijk ook openbare verhoren. De griffie is verantwoordelijk voor de technische voorbereiding van de commissie. Hiervoor is raadsadviseur aangewezen als secretaris. Onder dit takenpakket valt het plannen van vergaderingen en gesprekken met betrokkenen, het contact met de ambtelijke organisatie en de pers, het opvragen van relevante documenten, en het opstellen van de raadsbrief. Deze taken worden uitgevoerd in samenwerking met de rest van het onderzoeksteam. De leden van de enquêtecommissie zijn aanwezig bij alle gesprekken en zullen met name bij de openbare verhoren deze ook zelf voeren. Hiervoor hoeven niet iedere keer alle leden van de commissie aanwezig te zijn, maar het is wenselijk als zo veel mogelijk leden van de commissie alsnog aanwezig kunnen zijn.

De onderzoekers van Berenschot zullen ook bij sommige van deze gesprekken aanwezig zijn indien dat nodig wordt geacht. Er wordt per gesprek gekeken wie er aanwezig gaat zijn en wie het de leiding neemt over het voeren van het gesprek. Feitenrelaas Tijdens deze vergadering is het feitenrelaas van de feitenonderzoeker benoemd. De enquêtecommissie heeft op basis van dit feitenrelaas al veel werk weten te verrichten, zoals het opstellen van een lijst van documenten die opgevraagd dienen te worden en het maken van een selectie van personen om mogelijk te spreken. De onderzoekers van Berenschot hebben voorgesteld om met een eigen feitenrelaas te komen, maar zien het feitenrelaas van de feitenonderzoeker als een goed beginpunt voor het onderzoek om niet bij nul te hoeven beginnen. Om een beter beeld van het feitenrelaas te kunnen vormen zal er een vergadering worden gepland waar de feitenonderzoeker wordt uitgenodigd om een verdere toelichting te bieden op zijn werk. Het plan van aanpak

3 Om de raadsenquête goed uit te kunnen voeren moet er nog een plan van aanpak worden gemaakt. Het is de bedoeling dat deze eind april af is. De enquêtecommissie komt op 12/03/2025 bijeen om hier een begin aan te maken. Gevoeligheid van het onderzoek Gedurende de vergadering is ook globaal besproken hoe het onderzoeksteam omgaat met de gevoeligheid van dit onderzoek. Alle aanwezigen waren er mee eens dat er een sterke leidraad moet worden opgesteld voor de gesprekken om er voor te zorgen dat gesprekspartners zich genoeg op hun gemak voelen om een open en eerlijk gesprek te kunnen voeren. Het doel van de enquête is ook niet om iemand af te rekenen of ter verantwoording te roepen, maar om informatie te winnen om zo gemeentelijke processen te kunnen verbeteren en toekomstige misstanden te voorkomen. Er is voorgesteld om deze leerwens ook in de onderzoeksvraag op te nemen. Voorlopige planning Er is een globale planning gemaakt met gewenste deadlines. Hoewel er nog geen concrete data aan zijn verbonden zijn de volgende uitgangspunten opgesteld: -

Het plan van aanpak zou voor eind april af moeten zijn De documentanalyse is idealiter half mei afgerond, inclusief het opstellen van een nieuw feitenrelaas Er wordt gestreefd om half mei te beginnen met de eerste gesprekken met betrokken partijen. Deze planning is afhankelijk van wanneer de documentanalyse is afgerond en het nieuwe feitenrelaas is opgesteld. De verwachting is dat er na het zomerreces nog gesprekken zullen worden gevoerd. Het streefdoel is om dit voor Oktober te hebben afgerond.

To-do lijst -

-

-

Het tekenen van de overeenkomst tussen gemeente Someren en Berenschot. Hiervoor gaat Onderzoeker Berenschot op 11/03/2025 een aangepaste takenlijst doorsturen naar Inkoper Bizob. Mw. Van Arensbergen zou voor 12/03/2025 uitzoeken wat de contactgegevens van de privacy officer zijn, om te kijken of een verwerkingsovereenkomst nodig gaat zijn voor dit onderzoek. Het plan is dat de overeenkomst op 13/03/2025 wordt getekend door de burgemeester. Het maken van een gezamenlijke teams-omgeving voor interne communicatie en het opslaan van documenten. Het is de bedoeling dat er 2 omgevingen gemaakt worden: 1 voor het onderzoeksteam, en 1 voor het onderzoeksteam en de ambtelijke organisatie. Raadsadviseur is aangewezen om dit zo snel mogelijk tot stand te brengen. Het organiseren van een vergadering met het onderzoeksteam waarbij de feitenonderzoeker wordt uitgenodigd om een verdere toelichting te geven op zijn feitenrelaas. Hiervoor werd 19 maart geopperd als een mogelijke datum, maar er

4

-

is niks vastgelegd omdat niet iedereen op die datum aanwezig kon zijn. De griffie plant deze vergadering. Hoe sneller deze vergadering plaats vindt, hoe beter. Het in beeld brengen waar alle openbare informatie staat. Het doorsturen van de stukken die er al liggen. Het maken van een goede leidraad

Vervolg De eerstvolgende vergadering van de commissie staat gepland voor 12/03/2025 van 16:00 uur tot 18:00 uur. Hierbij zullen zij een begin maken aan het plan van aanpak.

Sluit De vergadering is rond 18:00 uur gesloten.