Raadsvoorstel Aanpassing raadzaal

Portefeuillehouder: Rob Metz

Zaaknummer: 181600 Onderwerp: Aanpassing raadzaal

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met het verstrekken van een aanvullend krediet van €95.000,- voor de aanpassing van de raadzaal. 2. De hiermee gemoeide structurele jaarlasten ad €4.500,- te dekken uit de algemene middelen.

Samenvatting De raad wordt voorgesteld om een aanvullend krediet te verstrekken voor de aanpassing van de raadzaal. Hierdoor kan het definitieve ontwerp uitgevoerd worden om de raadzaal flexibeler te kunnen benutten en het houden van een actiever debat mogelijk te maken. Aanleiding Voor de aanpassing van de raadzaal heeft de gemeenteraad in de najaarsnota 2021 een krediet verstrekt van €180.000. Met de griffier, de fractievoorzitters, de werkgroep huisvesting en de architect zijn de uitgangspunten besproken om de raadzaal flexibeler te kunnen benutten met daarbij aandacht voor het houden van een actiever debat. Beoogd resultaat De bespreking van het eerste ontwerp heeft geleid tot aanvullende wensen om de raadzaal transparanter te maken door aanpassingen aan de toegang, de opstelling van de raadzaal op een gelijk niveau te krijgen, extra video- en audio toe te passen en maatwerk meubilair in te zetten voor flexibele opstellingen. Op 1 februari 2022 hebben de fractievoorzitters positief gereageerd op het laatste ontwerp van de architect met bijbehorende directiebegroting. Argumenten 1.

De extra aanpassingen aan de toegang van de raadzaal, het gelijk maken van het vloerniveau voor de nieuwe vergaderopstelling, het aanbrengen van extra video- en audio en het toepassen van maatwerk meubilair voor flexibele opstellingen maken het mogelijk om de raadzaal flexibeler te kunnen inzetten en het houden van een actiever debat.

Kanttekeningen In de directiebegroting is zo goed als mogelijk rekening gehouden met de huidige prijsstijgingen in de markt. In de huidige instabiele markt moet er rekening worden gehouden dat aanbiedingen hoger komen te liggen dan in de directiebegroting voorzien zijn. Daarnaast hebben we te maken met langere levertijden waardoor niet met zekerheid is te zeggen dat het complete project in het zomerreces uitgevoerd is.

2

Kosten, baten, dekking Kosten De directiebegroting van het definitieve ontwerp bedraagt € 275.000. Hierdoor is aanvullend krediet nodig om dit uit te kunnen voeren. Het benodigde aanvullend krediet van € 95.000 leidt tot een verhoging van de structurele jaarlasten ad €4.500; deze kosten lopen vanaf 2023. Deze extra lasten zullen worden verwerkt in de nieuwe op te maken meerjarenbegroting 2023-2026. Op 15 maart 2022 is een informatiebrief hierover naar de gemeenteraad verstuurd en als bijlage toegevoegd. Baten Geen financiële baten. Dekking De lasten zullen gedekt worden uit de algemene middelen. Aanpak Met het aanvullend krediet wordt de aanbesteding volgens de richtlijnen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in gang gezet. Communicatie De aanpassing van de raadzaal is reeds gecommuniceerd in de najaarsnota.

(Uitkomsten) advies en inspraak Het definitieve ontwerp met bijbehorende directiebegroting is tot stand gekomen in samenspraak met de griffier, de fractievoorzitters en de werkgroep huisvesting. Wettelijke grondslag en/of kader: Niet van toepassing.

3

Beleidsevaluatie Niet van toepassing. Referendum Niet van toepassing. Ondertekening Soest, 26-04-2022 Burgemeester en wethouders van Soest, De secretaris,

de burgemeester

Leontine Vermond

Rob Metz

4