6. Bijlage 5 Resultaten organisatoren bijeenkomst

Verslag bijeenkomst met organisatoren van evenementen Bijeenkomst 30 september 2024 Een van de participatieonderdelen is een bijeenkomst met organisatoren van evenementen, met als doel op te halen wat volgens hen goed gaat en wat beter kan. Bij de bijeenkomst zijn 24 organisatoren van evenementen in Soest en Soesterberg aanwezig. Tijdens de bijeenkomst worden acht stellingen voorgelegd. Dit verslag geeft een overzicht van de reacties van de organisatoren op deze stellingen. Stelling 1: Het proces om een evenementenvergunning te verkrijgen bij de gemeente Soest is makkelijk. De meeste organisatoren zijn het oneens met bovenstaande stelling. Daarvoor worden meerdere redenen genoemd. Het vaakst is genoemd dat de gemeente erg lang de tijd neemt (‘de maximale behandeltijd wordt benut’) om de vergunning af te geven. Organisatoren dienen een x aantal weken van tevoren alle benodigde documenten aan te leveren. Daarna wordt een lange tijd niets vernomen van de gemeente. Pas vlak voor het evenement hoort de organisator of de vergunning wordt verleend of dat er nog iets mist of aangepast moet worden. Dat laatste is vaak lastig, want vlak voor je evenement nog iets moeten regelen, is ingewikkeld en onhandig. In een enkel geval werd, volgens een organisator, een vergunning pas verleend nadat het evenement plaatsvond. Wat hiermee samenhangt is dat het contact met de gemeente traag is.

Aanvragers willen graag op de hoogte gehouden worden van de voortgang van hun aanvraag en voldoende tijd hebben om eventuele extra zaken aan te leveren. Voor nieuwe organisatoren is dit extra lastig, want voor hen is het niet duidelijk wat zij allemaal moeten aanleveren. Daar komen zij pas achter als de gemeente het aan hen vraagt, wat al gauw te laat is. Daarnaast is veel gehoord dat de eisen waar organisatoren aan moeten voldoen, ieder jaar anders of nieuw zijn. De regelgeving wijzigt volgens de organisatoren elk jaar. Het is daardoor veelal lastig om aan de juiste randvoorwaarden te voldoen. De wens is groot om meerjarenvergunningen in te voeren. Dit staat ook in het huidige beleid, maar is tot op heden nog niet gebeurd. Ter vergelijking: Hilversum werkt met meerjarenvergunningen voor drie jaar, inclusief verkeersbesluiten die voor meerdere jaren zijn vastgelegd. Ook een formulier waarbij je een herhaling kan aangeven of wijzigingen ten opzichte van een vorige editie, is geopperd. Het formulier bij de aanvraag is erg uitgebreid en onnodig lastig. Zo moet je bepaalde zaken inschatten, zoals het aantal bezoekers, terwijl dat onzeker kan zijn. Daarbij wordt door organisatoren gevraagd om een checklist/inhoudsopgave (denk aan verkeersregelaars of EHBO) van in te sturen documenten en dat zichtbaar blijft welke ingeleverd zijn.

Ten slotte enkele op zichzelf staande opmerkingen: - Voor een bewegend evenement (zoals een optocht) is het huidige systeem niet handig, want je kunt maar één locatie aangeven. - Wat te doen met dubbele aanvragen: aanvragen voor dezelfde datum en plek? Dat betreffen schaarse vergunningen. - E-herkenning: het verkrijgen van en de kosten voor e-herkenning voor een vereniging/stichting zijn hoog. Daardoor wordt een vergunning soms op persoonlijke titel aangevraagd. Naast kritiekpunten vinden diverse organisatoren ook dat er dingen goed gaan in Soest. Zo gaat het aanleveren van documenten in het online portaal goed. Doordat sommige evenementen jaarlijks zijn, wordt het invullen voor deze aanvragers steeds makkelijker. Iemand anders zegt altijd goed te worden geholpen. Stelling 2: De gemeente stelt veiligheid boven gezelligheid bij evenementen Alle organisatoren zijn het eens met deze stelling, veiligheid is altijd belangrijk. Organisatoren en gemeente moeten de balans zoeken tussen veiligheid en gezelligheid en die is goed. Wel lijken er steeds meer regels te zijn om die veiligheid te waarborgen. En die regels zijn steeds gedetailleerder. Daarom is het belangrijk dat de gemeente meedenkt: wat is haalbaar, praktisch en wat niet. Het is echt maatwerk per evenement.

Het is voor de organisatoren wel frustrerend dat door de ene partij (VRU) zaken worden goedgekeurd, die vervolgens door een andere partij (boa’s) worden afgekeurd. En bijvoorbeeld een frietkar moet volgens de gemeente door de brandweer worden gekeurd, terwijl de brandweer aangeeft dit niet te doen. Als je een terugkerend evenement organiseert, moet je steeds meer risico’s afdekken. De risico-inventarisatie die je doet, moet je elk jaar opnieuw doen. Ook vanuit de overheid komen er steeds meer eisen, met telkens een andere high-light daarin. Hierdoor moet een terugkerende vergunningaanvraag telkens net iets anders worden ingevuld, terwijl het zo makkelijk zou zijn om deze te kunnen kopiëren. Ook lijken vergunningen te worden gekopieerd van het voorgaande jaar. Soms staan er zaken in die naar aanleiding van de evaluatie zouden worden aangepast, maar wat niet is aangepast in de nieuwe vergunning. Stelling 3: De gemeente is duidelijk wat ze van mij als organisator verlangt In principe is wat er in het systeem staat, duidelijk. Maar het is wel persoonsafhankelijk hoe er naar wordt gekeken en of je dus voldoet aan de eisen. Datzelfde geldt voor VRU en politie, ook daar zitten telkens andere personen met andere ideeën. Nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en regels rondom flora en fauna spelen ook een rol.

Sommige organisatoren vragen op voorhand aan gemeente waar ze rekening mee moeten houden. Zij worden naar de provincie gestuurd, die ze vervolgens weer terugstuurt. Ook heeft een organisator een (dure) Flora- en faunascan gemaakt, maar nog

steeds is niet duidelijk waar ze aan moeten voldoen. Voorwaarden moeten door de gemeente op tijd bekend worden gemaakt. Zo hoorde een organisator, twee maanden voor het evenement, dat er ineens niet meer van de spoorwegovergang gebruik mocht worden gemaakt, terwijl dat alle jaren daarvoor wel kon. Dat is frustrerend. Een tijdige afstemming is van belang. Veel organisatoren zijn vrijwilliger. Iemand die de vergunning wil aanvragen, is amper te vinden, erg jammer. Stelling 4: De gemeente Soest denkt mee om mijn evenement tot een succes te maken Ook dit is afhankelijk van met wie je van de gemeente te maken hebt. Collegeleden zijn vaak meteen enthousiast (en zetten zich ook in bij evenementen), maar de vergunning is iets anders. Op zich word je goed geholpen. De gemeente wil wel meedenken, maar dat duurt erg lang. Dan wordt het wel erg kort dag, zo vlak voor je evenement. Voor nieuwe organisatoren is extra hulp gewenst om je op weg te helpen. Anders is het bijna niet te doen. Zo is er de vraag voor een lijst (of checklist zoals eerder genoemd) met zaken waaraan je moet voldoen. Als nieuwkomer weet je soms niet dat je een EHBO’er moet hebben en waar je deze kunt regelen. De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft wel zo’n lijst. De gemeente Soest wordt als reactief ervaren, niet proactief. Als je bijvoorbeeld weet dat regelgeving is veranderd, laat dat weten.

Ook hier wordt weer de termijn genoemd. Als je je evenement te vroeg aanvraagt, krijg je hem terug. Maar de vergunning komt vervolgens echt (te) laat. Als je dan nog bepaalde bedrijven moet inhuren (wat je van tevoren niet wist), lukt dat niet meer. Ten slotte wordt niet elk evenement geëvalueerd (waar organisatoren voor een volgende keer van kunnen leren) terwijl wel gemeld is, dat dit zou gebeuren. Stelling 5: De gemeente controleert mijn evenement (te) veel Veel organisatoren weten van tevoren dat ze gecontroleerd worden. Zo worden bakwagens door de VRU gecontroleerd. Controles zijn goed, niet storend. De organisatoren denken aan de veiligheid van hun mensen. Wat wel storend is, is wanneer politie en boa’s het niet met elkaar eens zijn, dat is wel eens voorgekomen. Ook zijn er alcoholcontroles. Meestal houden meerdere mensen de verkoop van alcohol aan minderjarigen goed in de gaten. Een controle is meestal tweeledig, zowel van tevoren als tussendoor. Maar als organisator moet je accepteren dat je het nooit 100% ‘dicht’ heb, er glipt altijd iets tussendoor. Daardoor kan je, ondanks je inspanningen, dus geconfronteerd worden met een boete. Er wordt door de organisatoren gevraagd hoe gedetailleerd de vergunning moet zijn. Organisatoren mogen met bepaalde (vergunde) kentekens in het bos, terwijl boa’s dan net een andere auto zien in het bos.

Organisatoren zeggen dat ze voorheen het rechtstreekse nummer kregen van de dienstdoende boa’s, zodat er snel geschakeld kan worden. De laatste jaren is dat niet meer. De gemeente licht toe dat, bij incidenten, de politie gebeld kan worden, die in contact staat met de boa’s. Volgens de organisatoren werkt dat helaas niet. Een andere organisator vertelt dat de boa’s zich melden bij aanvang van het evenement en dat er wél nummers worden uitgewisseld. Organisatoren willen snel kunnen schakelen met de politie en boa’s, niet onnodig. Ook is er verschil in boa’s. Stelling 6: De website van de gemeente Soest voor evenementen is duidelijk Het onderwerp evenementen is alleen te vinden via de zoekbalk. Als nieuwe organisator is dat niet makkelijk. Dat kan verbeterd worden. Voor inwoners is de publicatie van evenementen ook niet makkelijk terug te vinden. De evenementenkalender staat op de website, maar ook deze moet je zelf zoeken. Stelling 7: Ik weet welke documenten ik moet aanleveren als ik een evenementenvergunning aanvraag Wat je als organisator moet aanleveren bij de aanvraag, wijzigt volgens de organisatoren elk jaar, er komt telkens iets bij. Organisatoren willen graag een meerjarenvergunning en daarbij een brondocument, zodat je daarnaar kunt verwijzen. Dan kan het brondocument in een database bij de gemeente.

Dat zou veel tijd schelen, als je alleen hoeft aan te geven wat er veranderd is. Veel evenementen zijn elk jaar hetzelfde van opzet. Vraag aan de gemeente is of het mogelijk is dat er wordt aangegeven wat nieuw is? Zodat organisatoren weten waar ze extra naar moeten kijken. Stelling 8: De gemeente Soest is streng bij het toekennen van een evenementenvergunning Hierover verschillen de meningen. Soms is de gemeente streng. Dan moet je weer iets aanleveren of moet het net anders worden aangeleverd. Meestal weet je dat niet van tevoren. Vergunningen zijn ook wel eens afgewezen. Een voorbeeld is Koningsdag in Soesterberg. Winkeliers wilden dat het evenement op één bepaalde plek was, maar de gemeente wilde een andere plek. De veiligheid ging boven het belang van de ondernemers. Ook is men streng voor verkeersregelaars. De Stichting verkeersregelaars Soest kent de omgeving en weet veel. Ineens mogen ze niet meer op Provinciale wegen worden ingezet en moeten ze een certificaat hebben. Bij de Avondvierdaagse en het Soester Wandelweekend moeten dus professionele verkeersregelaars staan, wat het ineens een stuk duurder maakt. Daarbij word je van de gemeente naar de provincie en weer terug gestuurd. Bij een aanvraag, moet je aangeven op een plattegrond waar je iets zet. Dat is echter niet te doen, want de stippen zijn naar verhouding te groot.

Als je nieuwe dingen zoals een taptoe toevoegt aan een evenement, moet je naar een nieuw terrein terwijl dat eigenlijk niet geschikt is (niet toegewezen als evenemententerrein).

Het kenbaar maken van je evenement is moeilijk in Soest. In Leusden en Utrechtse Heuvelrug heb je palen waar je je spandoek op mag hangen, dat is hier niet. Voorheen wel, maar samen met sandwichborden is dit ter ziele gegaan. Opeens moesten de organisatoren er voor gaan betalen. Een banner mag wel, maar die mag alleen aan privé-eigendommen hangen. De wens van organisatoren is vier punten om spandoeken op te hangen. Nabranders: Bij het opstellen van het vorige evenementenbeleid is veel discussie geweest over de legeskosten voor vergunningen. Toentertijd werd gesteld dat er mensen bij de gemeente werken die hiervoor worden aangesteld. Organisatoren willen best betalen, maar vinden het wel erg veel. Sommige vinden dat er een onderscheid moet worden gemaakt tussen commerciële partijen die iets organiseren en vrijwilligers. Vrijwilligers organiseren geen evenement voor de winst. En sommige evenementen krijgen dan weer subsidie van de gemeente, dat is broekzak-vestzak. Het moet wel redelijk zijn, niet cumulatief/opstapelend. Een organisator van vlooienmarkten beklaagt zich erover dat ze 27 jaar lang vlooienmarkten hebben mogen organiseren op De Eng. Nu heeft zich een nieuwe organisator aangediend, met hetzelfde concept en dezelfde materialen. Zij krijgen de helft van de vergunningen (en dus de helft van de inkomsten).

De gemeente meldt dat dit schaarse vergunningen zijn en dat spelers op de markt evenveel recht hebben op de vergunningen. Hierover wordt nog apart in gesprek gegaan tussen gemeente en organisator. Organisatoren willen meedenken met een eventuele checklist. Het voorbeeld wordt gegeven van andere gemeenten die organisatoren in januari uitnodigen om gezamenlijk de plannen voor het komende jaar te bespreken. Een andere organisator zegt dat dat in Soest ook gebeurt: als je op de evenementenkalender staat, is het in principe al geregeld. De gemeente licht toe dat dit geen garantie is voor een vergunning. Een organisator vindt dat dat vanuit de gemeente moet komen, de gemeente moet pro-actief zijn.