5. Collegevoorstel Financiele verordening gemeente Soest 2023.pdf

Steller advies: Roel de Vries

Afgestemd met: Juridische Zaken Inkoop Financiën

Afdeling en team: Bedrijfsvoering, Financiën, Belastingen & HR Zaaknummer: 332840 Portefeuillehouder: Liesa van Aalst-Veldman

Datum: 14 februari 2023 Onderwerp: Financiële verordening gemeente Soest 2023 Openbaar Is geheimhouding aan de orde? Nee

Advies 1. In te stemmen met de financiële verordening gemeente Soest 2023; 2. In te stemmen met het intrekken van de financiële verordening gemeente Soest uit 2017; 3. De financiële verordening gemeente Soest 2023 met bijgevoegd raadsvoorstel aan de raad aanbieden.

Aanleiding In artikel 212 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de raad bij verordening de uitgangspunten vastlegt voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De financiële verordening van de gemeente is een belangrijk instrument van de raad om invloed uit te oefenen op het financiële proces. Bovendien creëert de raad hiermee waarborgen voor de kwaliteit van de financiële functie. Ook geeft de verordening een nadere invulling aan de financiële verantwoording van het college aan de raad. De huidige financiële verordening is vastgesteld in 2017. In de loop der jaren zijn er tal van ontwikkelingen geweest in wet- en regelgeving en de werkwijze in de gemeente Soest die aanleiding vormen om deze verordening te actualiseren. Bij deze actualisatie is ook de meest recente modelverordening van de VNG betrokken. Het vaststellen van een financiële verordening is een bevoegdheid van de raad. Beoogd resultaat Een geactualiseerde financiële verordening die voldoet aan de veranderde wet- en regelgeving, aansluit op de huidige werkwijze in de gemeente Soest en waarbij de meest recente modelverordening van de VNG is betrokken. Argumenten 1. 1 Met de geactualiseerde financiële verordening wordt voldaan aan de veranderde wet- en regelgeving en aangesloten op de huidige werkwijze van de gemeente Soest.

De actualisatie betreft aanpassingen zoals: Artikel 1: toelichting op de begrippen financiële administratie, financieel beheer, Besluit Begroting en verantwoording (BBV). Artikel 2: per deelprogramma worden door de raad ook de doelstellingen, de wijze waarop wordt gestreefd om deze te bereiken, en bijbehorende indicatoren vastgelegd. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de doelstellingen en de wijze waarop deze worden bereikt. Artikel 3: vanaf verslagjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarstukken. Gelet op de wijziging van de regelgeving over de rechtmatigheid, is het kader voor de collegeverantwoordelijkheid hieromtrent uitgewerkt in deze verordening. Zie ook de toelichting bij de artikelen 9, 10 en 28. Artikel 5: de raad autoriseert de begroting per deelprogramma en niet meer op programmaniveau. Begrotingswijzigingen worden door het college voorgesteld bij de tussentijdse rapportages aan de raad. In bijzondere gevallen worden begrotingswijzigingen volgend uit afzonderlijke beleidsvoorstellen aan de raad voorgelegd. Het college kan door middel van een collegebesluit de raming van de lasten en baten binnen een deelprogramma of het overzicht overhead en algemene dekkingsmiddelen wijzigen mits dit niet leidt tot een wijziging van het totaal van de lasten

en baten van een deelprogramma of het overzicht overhead en algemene dekkingsmiddelen. Voor bedragen beneden de € 100.000 is het college bevoegd om door middel van een collegebesluit wijzigingen aan te brengen in het totaal van de lasten en baten van een deelprogramma of het overzicht overhead en algemene dekkingsmiddelen mits deze binnen de begroting budgettair neutraal kunnen worden verwerkt. Dit is conform de huidige werkwijze. Artikel 6: het college informeert de raad gedurende het kalenderjaar twee keer tussentijds over de afwijkingen ten opzichte van de begroting. In deze rapportages worden de grote projecten integraal gepresenteerd en de projecten waar sprake is van een afwijking worden nader toegelicht. Afwijkingen waarvan wordt voorgesteld om de begroting te wijzigen, worden door het college getoetst aan het principe van de 3 O’s: Onontkoombaar, Onvermijdelijk en Onuitstelbaar. In die gevallen waarin wordt voorgesteld om de begroting te wijzigen maar waarbij niet wordt voldaan aan het principe van de 3 O’s, wordt specifiek toegelicht waarom het college toch voorstelt om de begroting te wijzigen. Budgetoverhevelingen worden indien mogelijk in het lopende kalenderjaar nog verwerkt in de laatste tussentijdse rapportage van dat jaar. Resterende overhevelingen worden bij de jaarrekening verwerkt. Artikel 9: Begrotingsrechtmatigheid is toegevoegd.

Conform de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV, is uitgangspunt dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre overschrijdingen als acceptabel worden aangemerkt. In de volgende situaties worden afwijkingen in elk geval door de raad geaccepteerd: - er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren; - er is sprake van een overschrijding op een open-einde (subsidie)regeling; - de overschrijding is geautoriseerd middels het vaststellen van een tussenrapportage of een afzonderlijk raadsvoorstel. Artikel 10: rechtmatigheidsverantwoording is toegevoegd. Het college verstrekt vanaf verslagjaar 2023 bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen opgenomen als deze uitkomen boven 1% van de totale lasten van de gemeente. Het college stelt jaarlijks een geactualiseerd normenkader en bijbehorend toetsingskader vast als basis voor de interne controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Mede in relatie tot artikel 28: het college streeft er naar om ten behoeve van de raad op grond van de interne toetsing in de jaarstukken de rechtmatigheidsverantwoording door te ontwikkelen naar een “in control” verklaring.

Een dergelijke verklaring, ook wel een In Control Statement (ICS) genoemd, is breder dan een rechtmatigheidsverantwoording. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings-en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Zodra aan de orde, zullen in de reguliere P&C documenten nadere ontwikkelingen op dit terrein worden gecommuniceerd. Artikel 11: het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota activabeleid aan. De nota activabeleid is een instrument dat zorgdraagt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Het belang van de nota is gelegen in het feit om zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Artikel 14: rentelasten worden niet extracomptabel toegerekend aan de kostprijsberekening. Wel wordt er nog steeds gewerkt met een omslagrente die onder andere wordt gehanteerd bij de toerekening van de kapitaallasten aan investeringen. De kapitaallasten van investeringen die direct

betrekking hebben op de onderdelen waarvoor kostprijzen worden bepaald, worden als directe kosten aan deze onderdelen toegerekend. 1.2 Met het vaststellen van de nieuwe financiële verordening gelden met ingang van 2023 geactualiseerde kaders voor het financieel beleid, financieel beheer en de financiële organisatie van de gemeente Soest 2. Om de nieuwe verordening van kracht te laten zijn, moet de verordening uit 2017 formeel worden ingetrokken 3. de raad stelt de financiële verordening vast Kanttekeningen 1. Bij het niet wijzigen van de financiële verordening beschikt de gemeente Soest niet over geactualiseerde kaders voor het financieel beleid, financieel beheer en de financiële organisatie in aansluiting op veranderde wet- en regelgeving en de werkwijze van de gemeente 2. Als de financiële verordening uit 2017 niet formeel wordt ingetrokken, is het onduidelijk welke bepalingen met ingang van 2023 van kracht zijn

Kosten, baten, dekking Kosten Niet van toepassing Baten Niet van toepassing Dekking Niet van toepassing Aanpak/evaluatie De behandeling van de financiële verordening in de raad is voorzien op 30 maart 2023 (opiniërend) en 5 april 2023 (besluitvormend). Binnen 2 weken na vaststelling van de verordening moet deze worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. Er zijn geen specifieke regels gegeven over periodieke aanpassing van de financiële verordening. Wel is het van belang dat de verordening aansluit

bij wet- en regelgeving. Bij relevante nieuwe ontwikkelingen op dit punt of anderszins zal een voorstel worden gedaan om de verordening aan te passen. Participatie Niet van toepassing Communicatie De financiële verordening gemeente Soest 2023 wordt na vaststelling door de raad gepubliceerd op overheid.nl. Na bekendmaking treedt de verordening, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023, in werking. Bijlagen Raadsbesluit Financiële verordening gemeente Soest 2023.docx (original), Raadsvoorstel Financiële verordening gemeente Soest 2023.docx (original)