3f 1 Raadsvoorstel Uitgangspunten en benoeming rapporteurs verbonden partijen.pdf

Portefeuillehouder:

Zaaknummer: 274099 Onderwerp: Uitgangspunten en benoeming rapporteurs verbonden partijen

Voorgesteld raadsbesluit 1. Instemmen met de uitgangspunten voor de benoeming van de rapporteurs verbonden partijen; 2. Voor de volgende verbonden partijen raadsrapporteurs te benoemen: a) Veiligheidsregio Utrecht (VRU) b) Gemeentelijke Gezondheidsdienst Regio Utrecht (GGDrU) c) Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht 2.0 (RUD d) Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) e) Afvalverwijdering Utrecht (AVU) f) Regionaal Werkvoorzieningsschap Amersfoort en omgeving (RWA) g) Samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest (BBS) h) Regionale ICT-dienst Utrecht (RID) i) Stichting Openbaar Primair Onderwijs Eem-Vallei Educatief (STEV) j) NV Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) en Vitens NV 3. De Agendacommissie te laten besluiten over de personele invulling van het rapporteurschap verbonden partijen (vergelijkbaar met de bemensing van raadswerkgroepen).

Samenvatting Voor de raadsperiode 2022-2026 wordt voorgesteld raadsrapporteurs verbonden partijen te benoemen op basis van besproken uitgangspunten. Aanleiding Sinds medio 2018 werkt Soest met raadsrapporteurs voor verbonden partijen. Op 25 mei 2022 hebben de rapporteurs verbonden partijen uit de raadsperiode 2018-2022 hun ervaringen gedeeld met de (nieuwe) raadsleden en fractie-assistenten. Ook de accounthouders van de verbonden partijen uit de ambtelijke organisatie hebben hun ervaringen kenbaar gemaakt. Deze avond heeft onder meer geleid tot het uitspreken van de wens om de werkwijze met rapporteurs voor verbonden partijen te continueren in de raadsperiode 2022-2026 en tot een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn: • Zoek als raadsrapporteur contact met de raadsrapporteurs van de andere deelnemers. De griffie zal hiertoe een overzicht maken van de alle rapporteurs van de diverse verbonden partijen. • Maak een beschrijving van de taakopvatting voor de raadsrapporteurs. • Woon als rapporteurs de AB-vergaderingen zo veel als mogelijk bij. • Eens per jaar dienen de rapporteurs te rapporteren aan de gemeenteraad. • Laat je regelmatig bijpraten door de portefeuillehouder over ontwikkelingen die gaande zijn binnen de verbonden partij.

• Geef als rapporteurs inzicht in het financieel belang van de voorstellen bij het advies op de concept-zienswijze (de accounthouders kunnen hiertoe een voorzet doen). Uitgangspunten bij de benoeming van de rapporteurs: • Per verbonden partij twee rapporteurs; • De rapporteurs zijn niet van dezelfde politieke partij als de portefeuillehouder; • De samenstelling per verbonden partij bestaat uit maximaal 1 raadslid/fractie-assistent van een coalitiepartij; • Zowel raadsleden als fractie-assistenten kunnen raadsrapporteur zijn; • Getracht wordt een mix tussen oude raadsleden/fractie-assistenten en nieuwe raadsleden/fractie-assistenten per verbonden partij te maken; • Iedere fractie levert minimaal 1 rapporteur.

De werkwijze voor de rapporteurs van de verbonden partijen is als volgt: Doel van de werkwijze: Versterken van de positie van de gemeenteraad bij de verbonden partijen. Een werkwijze is voorgestaan om als raad meer sturing vooraf te kunnen geven in plaats van achteraf. De rapporteurs houden –diepgaander- de ontwikkelingen bij de betreffende verbonden partij in de gaten en informeren daar de collega raadsleden over. Ook voeren zij overleg met de portefeuillehouder en de contactambtenaar”. De procedure bij zienswijzen door de gemeenteraad van Soest De concept-zienswijze wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van B en W, geschreven door de accounthouder die ook het college adviseert over de betreffende gemeenschappelijke regeling. Zodra documenten ontvangen zijn waarbij een zienswijzeprocedure geldt worden deze stukken doorgestuurd naar de rapporteurs zodat zij geruime tijd de gelegenheid hebben zich in de documenten te verdiepen. Indien de rapporteurs vragen hebben over de documenten maken zij met de accounthouder en indien nodig de portefeuillehouder een afspraak voor een verduidelijking van de documenten. De rapporteurs ontvangen na de besluitvorming door het college de voorgestelde concept-zienswijze. Zij bestuderen deze zienswijze. Vervolgens wordt de zienswijze voor instemming, via de zogenaamde brievenprocedure, aan de raad voorgelegd.

Hierbij is het advies van de rapporteurs gevoegd om al dan niet (gewijzigd) in te stemmen met de concept-zienswijze voorgesteld door het college van B en W. Raadsleden worden gevraagd alleen te reageren wanneer er niet ingestemd kan worden met de concept-zienswijze of indien men wenst de zienswijze te willen bespreken. Vragen over de zienswijze worden door het college beantwoord, vragen over de reactie van de rapporteurs worden door de rapporteurs van een reactie voorzien. De rapporteurs zijn er voor de gehele raad. Dat vertaalt zich in een onafhankelijke opstelling in die rol. In de raad zelf vervult de rapporteur de politieke rol. Richting de raad handelen de rapporteurs gevraagd en ongevraagd. Reacties gaan altijd uit naar de gehele raad. Voorgesteld wordt dat de rapporteurs eens per jaar (mondeling) verslag uitbrengen van hun bevindingen. De werkwijze kan leiden tot het bespreken van de zienswijzen in een raadsvergadering. De inhoudelijke behandeling vindt dan plaats in de Opiniërende Raadsbijeenkomst. In de Besluitvormende Raadsvergadering vindt de besluitvorming plaats over de voorgestelde zienswijze. Voor deze procedure is het noodzakelijk dat rapporteurs contacten onderhouden met de ambtenaar en/of de portefeuillehouder. Het contact kan ontstaan op initiatief van de rapporteur, de ambtenaar en de portefeuillehouder.

Als daartoe noodzaak ontstaat kan ook contact worden gezocht met de verbonden partij. Richting de andere gemeenteraden treden de rapporteurs op als eerste contactpersoon (geen exclusief recht).

Essentieel in deze procedure is de actieve informatievoorziening van de portefeuillehouders. Die behoort van adequaat niveau te zijn! Beoogd resultaat • Benoemen van rapporteurs verbonden partijen voor de raadsperiode 2022-2026 zodat de werkwijze gecontinueerd kan worden. • Vergroten van het zicht van de raad op het functioneren van de verbonden partij. Daarnaast ook het vergroten van de betrokkenheid van raadsleden bij verbonden partijen teneinde als raad beter te kunnen sturen en te kunnen controleren. Wettelijke grondslag en/of kader: Niet van toepassing. Referendum Nee Ondertekening Soest, 1 september 2022 De gemeenteraad van Soest, de griffier,

de voorzitter,

Drs. M.A.C. van Esterik

R.T. Metz