3 2. DEEL B - Bijlage II - Draaiboek Schoolbestuur Bouwheer

Draaiboek Projectniveau - Schoolbestuur bouwheer Startbijeenkomst Initiatieffase

Initiatieffase 1. Offerteprocedure haalbaarheidsonderzoek

Start 2. Haalbaarheidsonderzoek

Startbijeenkomst Ontwerpfase

Definitiefase 3. Offerteprocedure Definitiefase

5. Selectieprocedure Ontwerpteam

6. Ontwerptraject Structuurontwerp

Start van het project. Contracteren adviserende partij. Bespreking tussen gemeente en schoolbestuur leidend tot intentiebrief met daarin:

1. Doelstelling 2. Vaststelling budget onderzoeken (onderwijsstrategie en locatieonderzoek & haalbaarheidsonderzoek) 3. Afstemming bouwheerschap/verantwoor delijkheden (organisatiestructuur) Formuleert de relevante Taken Schoolbestuur 4. Afgeven initiatiefbudget randvoorwaarden Doet (gezamenlijk) een offerte aanvraag bij een deskundig adviesbureau

Taken Gemeente

Formuleert de relevante randvoorwaarden Doet (gezamenlijk) een offerte aanvraag bij een deskundig adviesbureau

Onderzoek naar: 1. Randvoorwaarden (bv. cf. Checklist: Geld, Risico's, Tijd en Kwaliteit) 2. Onderzoeken mogelijke scenario's (bv. cf. Checklist: Geld, Risico's, Tijd en Kwaliteit) 3. Afwegen mogelijke scenario's 4. Conclusie 5. Beheer en Eigendom (cf. Checklist)

Vervolg van het project. Bespreking tussen gemeente en schoolbestuur leidend tot kaderbrief met daarin:

Input leveren onderwijskundige visie, randvoorwaarden en overge relevante informatie verstrekken.

Algemene taken schoolbestuur: 1. Uitvoerende rol 2. Sturen op taakstellend budget Werkzaamheden voor bouwplanontwikkeling op de kavel incl. communicatie.

Toezichthouder (toetsend), adviseur en coördinator (stedenbouwkundig, verkeer, ontwikkelingen etc.)

Communicatie met de buurt/omwonenden. Stelt budget beschikbaar voor de gehele initiatieffase. Vaststellen leerlingen aantal.

Contracteren deskundig adviesbureau.

Formuleren van de eisen aan het gestelde project

Voorontwerp

Contracteren ontwerpende en Eerste ruimtelijke verbeelding Uitwerking definitiefase door adviserende partij(en). van het PvE door architect ontwerpteam

Realisatiefase

7. Prijs- en Contractvorming

Definitief Ontwerp

Technisch Ontwerp

Uitwerking voorlopig ontwerp door ontwerpteam

Uitwerking definitief ontwerp (bestek) door ontwerpteam

(Laten) opstellen: 1. Definitief Ontwerp 2. Bouwkostenraming en investeringskostenraming 3. BLVC-plan 4. Vergunningsaanvraag

(Laten) opstellen: (Laten) opstellen: 1. Technisch ontwerp 1. Aanbestedingsdocuenten 2. Herijken bouwkostenraming 2. Vergelijking inschrijvingen met en investeringskostenraming bouwkosten en 3. Herijken BLVC-plan investeringskostenraming

Aanbesteding (afhankelijk van contractvorm)

8. Realisatiefase

9. Nazorg- /evaluatiefase

Uitvoering bouwproject

Oplevering gebouw en terrein Start exploitatie

Laten uitvoeren: 1. Bouw van het project 2. Directievoering 3. Toezicht 4. Herijken BLVC-plan

Laten uitvoeren: 1. Oplevering gebouw en terrein 2. Overzicht financien en facturatie 3. Opleverdocument 4. Contracten beheer- en. exploitatie 5. Revesiebescheiden

Toezicht omgevingsdienst

Acties: 1. Betaling conform beschikking 2. Eventueel overdracht gebouw en terrein 3. Verzekeringen 4. Afgeven omgevingsvergunning gebruik 5. Afhandeling activering gebouw

Schoolbestuur: Terugkoppeling voortgang uitvoering (financieel etc.)

Ingebruikname en feestelijke opening!

1. Haalbaarheidsonderzoek (kaders) 2. Bouwheerschap (hier: bij schoolbestuur) 3. Randvoorwaarden cf. Checklist: Organisatie, Informatie, Communicatie) 4. Afspraken instemmings- en toetsmomenten 5. Afgeven voorbereidingskrediet

BUDGETVASTSTELLING

Inhoud

Voorbereidingsfase

Ontwerpfase 4. Definitiefase

Algemene taken gemeente: 1. Toezichthouder (toetsend) 2. Beschikbaar stellen bebouwbare kavel incl. communicatie. Bijv. stedenbouwkundig plan en communicatie met de buurt

(Laten) opstellen: (Laten) opstellen: Formuleert de relevante 1. Ruimtelijk en functioneel 1. Aanbestedingsplanning randvoorwaarden PvE 2. Selectieleidraad 3. Gunningsleidraad Doet een offerte aanvraag bij een 2. Technisch PvE deskundig adviesbureau. 3. Investerings- en 4. Contracten incl. bijlagen exploitatiekosten i.r.t. TCO 4. Planning Selectie adviseurs 5. Risico, kanseninventarisatie en beheersmaatregelen 6. Bouworganisatievorm (Afhankelijk van gekozen 7. Uitwerking BeSef (indien bouworganisatievorm) van toepassing)

(Laten) opstellen: Structuurontwerp

Formuleert de relevante randvoorwaarden

Advies-/toezichtrol

Advies-/toezichtrol

Advies-/toezichtrol

Beoordelen contracten.

Beoordelen compleetheid en kwaliteit middels fasedocument (a.d.h.v. voortgangstoets).

Beoordelen compleetheid en kwaliteit middels fasedocument (a.d.h.v. voortgangstoets).

Advies-/toezichtrol

Beoordelen compleetheid en Stelt budget beschikbaar aan kwaliteit middels het schoolbestuur (ca. 10% van voortgangtoets. bouwsom) Vaststellen leerlingenaantal Instemming noodzakelijk voor vervolg

(Laten) opstellen Faserapportage: Stavaza GROTIK Toets aan PvE

(Laten) opstellen: 1. Voorlopig Ontwerp 2. Herijken Investeringskosten (elementniveau) (Laten) opstellen Fasedocument: Stavaza GROTIK Toets aan PvE

(Laten) opstellen Fasedocument: Stavaza GROTIK Toets aan DO incl. verschillenanalyse

(Laten) opstellen Fasedocument: Stavaza GROTIK Toets aan bestek incl. verschillenanalyse

Advies-/toezichtrol

Advies-/toezichtrol

Advies-/toezichtrol

Beoordelen compleetheid en kwaliteit middels fasedocument (a.d.h.v. voortgangstoets).

Beoordelen compleetheid en kwaliteit middels fasedocument (a.d.h.v. voortgangstoets).

Gemeente toetst bestek vooraf en aanbesteding achteraf op financiën.

(Laten) opstellen Fasedocument: Stavaza GROTIK Toets aan VO incl. verschillenanalyse

Laatste moment herijking leerlingprognose

Toets omgevingsdienst omgevingsvergunning

BUDGETVASTSTELLING

Start Fase

Afspraken over bevoorschotting o.b.v. termijnschema van uitvoerende partijen Instemming noodzakelijk voor vervolg

Besluitvorming

Gemeente: Tekenen contract adviesbureau.

Projectgroep: Vaststellen haalbaarheidsonderzoek incl. Go / No-Go. OOGO: Vaststellen haalbaarheidsonderzoek incl. begroting. College + gemeenteraad: Vaststellen haalbaarheidsonderzoek incl. investeringskrediet en kapitaalslasten.

Schoolbestuur: Tekenen contract deskundig adviesbureau.

Projectgroep: Vaststellen Programma van Eisen.

Schoolbestuur: Contracteren Projectgroep: Vaststellen ontwerpende en adviserende structuurontwerp en partijen. faserapportage.

Projectgroep: Vaststellen voorlopig ontwerp en faserapportage.

Projectgroep: Vaststellen definief ontwerp en faserapportage.

Projectgroep: Vaststellen technisch ontwerp en faserapportage.

Projectgroep: Vaststellen aanbesteding. Gemeente: Go / no go project. Terugkoppeling aan college en raad, besluitvorming bij grote afwijking.