20230626 Bericht Auditcommissie.docx

Bericht vanuit de auditcommissie 26 juni 2023

Beste raadsleden en fractieassistenten, Afgelopen dinsdag hebben wij als leden van de auditcommissie het concept accountantsverslag 2022 met de accountant, portefeuillehouder, gemeentesecretaris en manager Bedrijfsvoering besproken. Het gesprek hebben wij als zeer constructief en prettig ervaren. Concept status verslag Het accountantsverslag dat wij tot onze beschikking hadden gekregen, betrof nog een concept versie. Inmiddels heeft u afgelopen vrijdag de definitieve controleverklaring en het accountantsverslag ontvangen. Zoals de accountant in het gesprek net als vorig jaar aangaf, stond door de late oplevering van de verantwoordingen sociaal domein vanuit de gemeente Amersfoort dit onderdeel nog open in de controle. Wij ervaren met elkaar een worsteling wat deze afhankelijkheid betreft, maar hebben geen oplossing voorhanden. Goed beeld van de stand van zaken Ons viel op dat het concept accountantsverslag een goed beeld gaf van de stand van zaken m.b.t. de controle van de jaarstukken 2022. Goedkeurende contoleverklaring De accountant gaf tijdens het gesprek aan dat hij voornemens was een goedkeurende controleverklaring te geven, wat inmiddels ook het geval is en volgens ons een compliment waard is aan allen die hierbij betrokken zijn geweest. Wij concluderen dat onze positie als gemeente vanuit financieel technisch opzicht uitstekend is.

Aandachtspunten 2023 en bevindingen De aandachtspunten voor 2023 en de bevindingen vallen ons inziens enorm mee en zullen wij de komende tijd goed monitoren: Aandachtspunten 2023 Op basis van de interim-en jaarrekeningcontrole 2022 zijn de aandachtspunten voor 2023: �Doorontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle naar rechtmatigheidsverantwoording over 2023. �Inrichting van het nieuwe financiële systeem �Coördinatie van verantwoordingsproces SiSa-regelingen

Bevindingen �Verbeteren van vastlegging van tussentijdse overeenstemming financiële positie grondexploitatie Hart van de Heuvelrug met opdrachtgever provincie Utrecht; �Aanbestedingsrechtmatigheid een aantal contracten uit het verleden is als onrechtmatig meegewogen in ons oordeel voor 2022 € 322.000(2021: € 753.000). �In het sociaal domein resteert één controleverschil van €84.000. Daarnaast is sprake van onzekerheden op rechtmatigheid ad € 376.000 in verband met de onzekerheid op prestatielevering bij PGB.

Opvolging eerdere adviezen Uit het gesprek met de accountant kwam naar voren dat de eerdere adviezen worden opgevolgd en dat er specifiek complimenten zijn te geven als het gaat om de opvolging rondom de verbetering van het aanbestedingsproces.

Ontwikkelingen Soest Vanaf januari 2024 gaat de organisatie over op een nieuwe financieel systeem, wij zijn ons bewust van het feit dat dat een flinke operatie is en nog meer werkdruk met zich meebrengt. Wij wensen de organisatie succes toe. Verder zien wij dat de vacatures binnen het team Financiën zijn vervuld en dat er wordt gebouwd aan het team, een mooie stap voorwaarts. Positionering auditcommissie m.b.t. frauderisicobeheersing en normenkader De komende periode gaat het college samen met de ambtelijke organisatie aan de slag om met een voorstel te komen rondom frauderisicobeheersing. Wij hebben het college bij monde van portefeuillehouder van Aalst tijdens het overleg gevraagd om ons als auditcommissie in positie te brengen en als klankbord te fungeren. Dat geldt ook voor het op te stellen normenkader en de verantwoordingsgrens. Deze onderdelen

zijn het vertrekpunt voor de inrichting van de verbijzonderde interne controles. Zoals de accountant aangaf, ‘is het noodzakelijk om het normenkader en de verantwoordingsgrens op korte termijn ter besluitvorming voor te leggen, zodat processen naar de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen worden ingericht.’ Overeenkomst BDO De overeenkomst met BDO liep van 2019 tot en met 2021. In de afgesloten overeenkomst is de optie van de gemeente Soest opgenomen om drie keer met één jaar te verlengen. Afgelopen jaar hebben wij voor het eerst gebruik gemaakt van de verleningsoptie. Ons voorstel is om dat voor het komende jaar wederom te doen. Vragen aan ons als auditcommissie Mochten er nog vragen of opmerkingen zijn, dan kunt u ons altijd bellen of mailen. Komende donderdagavond zal onze voorzitter Erna Wegman tijdens de raadsvergadering nog kort een mondelinge toelichting geven.

Voor nu een hartelijke groet, De Auditcommissie, Johan Baks Elske ter Beek-Suijkerbuijk Jan Vrakking Erna Wegman (voorzitter)