1. Raadsvoorstel Wijzigen vergaderstructuur gemeenteraad Soest

Portefeuillehouder: Rob Metz

Zaaknummer: 539377 Onderwerp: Wijzigen vergaderstructuur gemeenteraad Soest

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met het wijzigen van de vergaderstructuur zoals opgenomen in het Reglement van Orde; 2. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad vast te stellen en te publiceren op de gebruikelijke wijze.

Samenvatting De gemeenteraad wil efficiënter en effectiever vergaderen. Daarom wordt een nieuwe vergaderstructuur voorgesteld die vastgelegd dient te worden in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Kern van de nieuwe vergaderstructuur is dat het BOB-model het uitgangspunt blijft, dat er wekelijks vergaderd zal worden met parallelle bijeenkomsten. Aanleiding Aan het begin van deze raadsperiode is de wens uitgesproken om efficiënter en effectiever te vergaderen met meer ruimte voor debat. Om de mogelijkheden daartoe te bekijken is een raadswerkgroep ‘wijziging vergaderstructuur’ aan de slag gegaan. De raadswerkgroep bestond uit Bert Groothuis (Soest2002), Annemarieke Weith (GGS), Anne Sterenberg (VVD), Elske Ter BeekSuijkerbuijk (GL), Gerben Stormbroek (POS), Ad Witlox (PvdA), Tineke Flinterman (D66), Harrie Dijkhuizen (CU-SGP), Peter Lucas (CDA) en Johan Baks (BurgerBelangen). De raadswerkgroep heeft onder meer twee werkbezoeken gehouden; aan de gemeenteraden van Almere en Gooise Meren.

Uitgangspunten voor de nieuwe vergaderstructuur zijn:  Het systeem moet ten dienste staan aan de politieke besluitvorming: hierbij is herkenbaarheid van de wijze van besluitvorming belangrijk, maar afhankelijk van het onderwerp moet het systeem ruimte bieden voor maatwerk;  Het BOB-model (Beeld-Oordeel-Besluit) blijft het uitgangspunt om tot goede weloverwogen besluitvorming te komen; bedoeling van de nieuwe structuur is om meer ruimte te hebben voor Oordeelsvorming. In de huidige vergaderpraktijk ligt de focus vooral op Beeld en Besluit. De raad heeft behoefte aan het goed uit kunnen leggen hoe tot besluitvorming gekomen is. Dit betekent niet dat ieder voorstel telkens alle stappen van het BOB-model moeten doorlopen.  In het nieuwe systeem en in deze raadsperiode wordt er in de regel wekelijks vergaderd op donderdagavond; vergaderingen zullen niet meer op andere avonden in de week gepland worden.  In het nieuwe systeem zal gewerkt worden met in de regel maximaal 2 parallelle sessies. Mocht het noodzakelijk zijn, dan is de bedoeling van de nieuwe vergaderstructuur om flexibel een derde parallelle sessie toe te voegen. Parallelle sessies worden voorgezeten door een raadslid uit de ‘voorzitterspool’. Bij de parallelle sessies is er 1 woordvoerder per fractie (dit kunnen raadsleden en fractie-assistenten zijn).

Bij niet reguliere beeldvormende sessies, dus over onderwerpen die niet op weg zijn naar besluitvorming op korte termijn, is het wel mogelijk dat meerdere raadsleden uit een fractie vragen kunnen stellen. Ook wordt er rekening gehouden met nieuwe raadsleden/fractie-assistenten die ingewerkt moeten worden; zij kunnen uiteraard door iemand anders uit de fractie bijgestaan worden. De parallelle sessies beginnen niet eerder dan 19.30

   





 

uur. Aan het eind van een parallelle sessie trekt de voorzitter van de sessie de conclusie (na consultatie woordvoerders en op basis van gewogen besluitvorming) naar welke fase van de besluitvorming het onderwerp toe kan: debat, besluit of terug naar de Agendacommissie. Per onderwerp zal steeds beschreven worden wat het doel van de bespreking is: beeldvorming, oordeelsvorming of besluit. Wekelijks vinden parallelle sessies plaats, om de week vindt er een besluitvormende raad plaats. Het Besluit start om 21.15 uur, na afloop van de parallelle sessies. Agenderingsverzoeken kunnen door afzonderlijke fracties ingediend worden bij de Agendacommissie via de griffie(r). Een agenderingsverzoek wordt in principe toegestaan indien er minimaal drie fracties zijn die het verzoek ondersteunen. De agendacommissie vergadert wekelijks, dat kan digitaal, per mail of fysiek, afhankelijk van wat de bespreking vraagt. Bij fysieke afstemming is de vergadering op maandagavond van 19.00 – 19.30 uur. De agendacommissie bestaat uit 2 leden van de niet-collegepartijen, 2 leden van de collegepartijen en de plaatsvervangend raadsvoorzitter. De griffier en de burgemeester hebben een adviserende rol. Eens in de 6 weken vergaderen de Fractievoorzitters. Dit Fractievoorzittersoverleg wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. De griffier en de burgemeester hebben een adviserende stem.

De fractievoorzitters vergaderen op maandagavond. De rol van de portefeuillehouder is onveranderd ten opzichte van de huidige situatie. Dat wil zeggen: is als toehoorder aanwezig bij bijeenkomsten geïnitieerd vanuit of met de samenleving, beantwoord vragen tijdens beeldvormende sessies, is als toehoorder aanwezig bij oordeelsvormende sessies (raadsleden gaan met elkaar in debat, niet met het college van B en W), geeft advies op moties en amendementen besproken tijdens de parallelle sessies. Indien raadsleden met een portefeuillehouder in debat willen dan is het raadsinstrument vragenkwartier hiervoor de geschikte insteek. Behandelend ambtenaren zijn aanwezig bij parallelle sessies om de portefeuillehouder te ondersteunen bij de beantwoording. Zij mogen na toestemming van de voorzitter het woord voeren. Iedere avond wordt afgesloten met een informeel samenzijn vanwege het oog op een goede onderlinge samenwerking en verstandhouding.

Uitwerking BOB-model en de fases in de Soester besluitvorming: Bij Beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het

vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problemen en mogelijke oplossingen, maar ook om het verkrijgen van inzichten van derden. Beeldvormende vragen zijn:  Waar hebben we het over?  Hebben we alle informatie duidelijk?  Welke vragen zijn er nog?  Wat weten we niet?  Hebben we alle informatie om een oordeel te gaan vormen? In de beeldvormende fase kan een expertmeeting worden belegd of een woordvoerdersoverleg of kan door inwoners gebruik gemaakt worden van de mogelijkheid om aan tafel van de raad in te spreken, afhankelijk van het gelopen participatieproces. In een beeldvormende sessie worden dus vooral bestuurlijke vragen gesteld, nog geen mening wordt gegeven. Aan het eind van een beeldvormende sessie geven de fracties aan of er over het onderwerp een oordeelsvormend debat moet plaatsvinden of dat het direct rijp is voor besluitvorming. Bij dit type bijeenkomsten, waarbij de ambtenaar aanwezig is, zal de verleiding kunnen ontstaan om dieper op de techniek van een onderwerp in te gaan. Een enkele technische / feitelijke vraag zal mogelijk zijn zolang het de vergadering niet gaat domineren. Het uitgangspunt blijft dat technische / feitelijke vragen via Teams gesteld moeten worden. In de periferie van de vergadering is er gelegenheid om met de (beleids)ambtenaar in gesprek te gaan voor nadere uitleg.

Oordeelsvorming is het op basis van beschikbare informatie komen tot realistische en (mogelijk alternatieve) onderbouwde standpunten. Het is gericht op het formuleren van een -voorlopig- politiek standpunt op grond van argumenten en de weging daarvan. Fracties nemen een voorlopig standpunt in, geven hun mening weer en gaan met elkaar in debat. Aan het einde van een oordeelsvormende bespreking adviseren de fracties hoe een onderwerp te behandelen: een hamer- of bespreekstuk. Een hamerstuk betekent dat fracties akkoord zijn met het voorstel. In de raad wordt hierover niet meer gesproken. Een bespreekstuk wordt wel in de raad besproken. Oordeelsvormende vragen zijn:  Wat is het doel?  Waar maken we ons zorgen om?  Wat zijn de voors en tegens?  Zijn de gevolgen acceptabel?  Aan welke voorwaarden moet een besluit voldoen om acceptabel te zijn? In de oordeelsvormende sessie worden ook de moties en amendementen aangekondigd. Deze dienen in een volgende oordeelsvormende sessie besproken te worden, pas daarna is tijdens het Besluit de stemming over de moties en amendementen. Het verdient de voorkeur om moties en amendementen aan te kondigen en te bespreken in een sessie. Het blijft uiteraard mogelijk om tijdens het Besluit ter plekke nog een motie of een amendement in te dienen. Bij een oordeelsvormende sessie

waarin moties en amendementen inhoudelijk besproken worden, krijgt de portefeuillehouder de gelegenheid de raad te adviseren op te aangekondigde moties en amendementen. De (beleids)ambtenaar is bij deze sessies aanwezig om de portefeuillehouder te kunnen adviseren. Aan het eind van een oordeelsvormende sessie krijgt de portefeuillehouder nog kort de gelegenheid om onvolkomenheden recht te zetten, een laatste verduidelijking te geven of een toezegging te doen. Vervolgens geven de fracties aan of het onderwerp voldoende besproken is of dat er over het onderwerp nog een oordeelsvormende sessie moet plaatsvinden of dat het rijp is voor besluitvorming. Besluitvorming: In deze fase neemt de gemeenteraad een besluit. De discussie is gericht op het formuleren van in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventueel unanieme overeenstemming) op basis van argumentatie of overtuiging. Besluitvormende vragen zijn:  Wat besluiten we?  Wat gaan we doen?  Wat mag het kosten?  Welke voorwaarden hebben we? Wat vindt wanneer plaats? Parallelle sessies zijn met name bedoeld voor de beeldvormende fase en oordeelsvormende fase.

De sessies zijn voor de raad bedoeld om zich te laten informeren door het college van B en W of door belanghebbenden, bedoeld voor het college van B en W om keuzes te bespreken en delen, sessies kunnen gehouden worden op initiatief van een fractie om een onderwerp te bespreken, bedoeld voor inwoners om een idee of iets dergelijks te presenteren, om kennis te maken met inwoners/organisaties. De sessies zijn ook bedoeld voor insprekers om een zienswijze toe te lichten. Debat, zijnde de oordeelsvormende fase, kan zowel parallel als plenair plaatsvinden, afhankelijk van het onderwerp; over niet ieder onderwerp hoeft een debat plaats te vinden. Moties en amendementen hoeven niet altijd plenair besproken te worden, een motie of amendement wordt wel pas ingediend tijdens het Besluit. Het debat heeft daarvoor veelal al plaatsgevonden in een sessie of een plenair debat. Over een onderwerp waarover gedebatteerd wordt vindt niet op dezelfde avond besluitvorming plaats. Tijdens het Besluit is er geen ruimte meer voor insprekers over een geagendeerd onderwerp. Er is wel ruimte voor inspraak over een niet eerder geagendeerd onderwerp en het vragenkwartier wordt behandeld tijdens het Besluit. Open eindjes:  De leden van de raadswerkgroep hebben gevraagd te kijken naar de hoogte van de vergoeding van fractie-assistenten. Hierop zal terug gekomen worden in het Fractievoorzittersoverleg.

Een voorstel hiertoe maakt geen onderdeel uit van de besluitvorming over de nieuwe vergaderstructuur en het Reglement van Orde.  De griffie adviseert om zo snel mogelijk de Verordening op het burgerinitiatief aan te passen omdat de daarin opgenomen



 

termijnen niet passend zijn in deze vergaderstructuur. In deze systematiek is de inzetbaarheid van de huidige griffie kwetsbaar; de griffier gaat in overleg met de werkgeverscommissie over de nog in te vullen vacature van griffiemedewerker en de mogelijkheden van aanvullende werkzaamheden (commissiegriffier) en wat de meerkosten zijn ten opzichte van het reeds beschikbaar gestelde budget voor deze vacature; Verzocht is de (mogelijke) informatiekloof tussen college en niet college partijen nog eens te bespreken in het fractievoorzittersoverleg, wat kan daar aan gedaan worden? Verzocht is nog eens goed te kijken naar de termijnen voor het stellen van feitelijke / technische vragen en het geven van de antwoorden in Teams.

Beoogd resultaat  Een efficiënter vergadermodel  Meer balans tussen raadslidmaatschap en privé  Meer ruimte voor debat en de uitwisseling van argumenten  Meer ruimte voor de samenleving  Minder herhalingen  Vaker de mogelijkheid tot besluitvorming (vanwege de Omgevingswet)  Een sneller doorloopproces van raadsvoorstellen  Meer maatwerkmogelijkheden voor de behandeling van onderwerpen door de raad  De raad meer mogelijkheden geven om actief de raadsagenda te bepalen  De raad in een vroegtijdig stadium bij voorstellen te betrekken Kosten, baten, dekking Naar verwachting zal de wijziging van de nieuwe vergaderstructuur budgettair neutraal verlopen. Het heeft weliswaar extra incidentele ondersteunende kosten tot gevolg; om streaming mogelijk te maken in vergaderkamer 2.03 zal een camerasysteem aangeschaft dienen te worden. Er kan echter wel bespaard worden op andere variabele kosten. Ook zijn er structurele meerkosten te verwachten als de vacature van griffiemedewerker inhoudelijk meer invulling krijgt in de richting van een commissiegriffier en daardoor een hogere schaal aan de orde is. Op dat laatste punt is nog overleg met de werkgeverscommissie en volgt op korte termijn een terugkoppeling.

Aanpak Ibabs zal na het vaststellen van de Reglement van Orde aangepast moeten worden op de nieuwe agenda mogelijkheden voor de raad. De werkconferentie, gepland na het zomerreces, zal benut worden als startbijeenkomst voor de nieuwe vergaderwijze, om te werken aan cultuurverandering en voor het verbeteren van de debatmogelijkheden. Communicatie Het Reglement van Orde te publiceren en bekend te maken op overheid.nl. Een toelichting op het vergadermodel, als publieksversie van het Reglement van Orde zal op de website van de gemeenteraad geplaatst worden. Wettelijke grondslag en/of kader: Artikel 16 van de Gemeentewet dat stelt dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Beleidsevaluatie De raad gaat met deze werkwijze aan de slag. De raadswerkgroep en de agendacommissie zullen begin 2024 het vergadermodel evalueren en voorstellen doen voor verdere aanscherping, verbetering, of fine-tuning van het vergadermodel en het Reglement van Orde. Een bredere evaluatie is voorzien na het zomerreces van 2024. Referendum Niet van toepassing. Ondertekening Soest, 13 april 2023 De gemeenteraad van Soest, de griffier, de voorzitter,

Drs. M.A.C. van Esterik

R.T. Metz