1. Raadsvoorstel Herinrichting Publiekshal in gemeentehuis

Portefeuillehouder: Rob Metz

Zaaknummer: 947333 Onderwerp: Herinrichting Publiekshal in gemeentehuis

Openbaar Is geheimhouding aan de orde? Ja, op bijlage(n)



kostenraming herinrichting publiekshal met een beroep op artikel 5.1 lid 2 Woo.

Uiterste datum geheimhouding: 01-08-2025

Voorgesteld raadsbesluit 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet van € 652.000,- voor het uitvoeren van het ontwerp herinrichting Publiekshal. 2. De daaruit voortvloeiende kapitaallasten ad € 38.000,(vanaf 2026) ten laste te brengen van de algemene middelen.

Samenvatting De raad wordt gevraagd een krediet ter beschikking te stellen voor de uitvoer van het ontwerp van de herinrichting van de Publiekshal . De verouderde Publiekshal wordt hiermee vernieuwd, de brandschade gerepareerd en camerabeveiliging toegepast. Hiermee voldoet de publieke dienstverlening aan de eisen van deze tijd. Aanleiding Op 28 november 2023 is er brand geweest in de Publiekshal wat veel schade heeft veroorzaakt. Hierdoor was het noodzakelijk om de publieke dienstverlening tijdelijk op een alternatieve locatie te organiseren. Bij het herstellen van de brandschade kondigde zich de vraag aan 'Wat doen we met de verouderde publiekshal?'. Het antwoord op deze vraag ligt voor in dit voorstel, namelijk laten we de mogelijkheid benutten om de Publiekshal aan te passen aan de eisen van deze tijd. Dit plan is tot stand gekomen in samenspraak met het team Publiekszaken en de input uit de organisatie die breed is uitgevraagd. Beoogd resultaat Een vernieuwde publiekshal die een open overheid uitstraalt: welkom, laagdrempelig en transparant (doorzichtig). Argumenten 1.1 Tegelijk met het herstellen van de brandschade, vernieuwen we de publiekshal. In het ontwerp komt het herstel van de brandschade en de vernieuwing van de Publiekshal samen.

Zo is bij binnenkomst de receptie nabij, word je snel geholpen aan een zitbalie en/of spreekruimte en heeft men zicht op de bedrijvigheid rondom de Publiekshal door de doorzichtige wanden. De backoffice van publiekszaken is zo ingericht dat het logistiek vlot aansluit op de baliewerkzaamheden. Bij de inrichting van de backoffice is rekening gehouden met de eisen die worden gesteld aan de informatieveiligheid van persoonsgegevens. In de publiekshal zijn twee ontvangstruimten opgenomen voor meervoudig gebruik. Geschikt voor onder andere overleg, exposities, themabijeenkomsten en dergelijke. 1.2 In het ontwerp is rekening gehouden met het dichtzetten van de vide in het plafond van de publiekshal. In het ontwerp is rekening gehouden met het dichtzetten van de vide in het plafond van de Publiekshal. Met het opheffen van deze open verbinding naar de bestuursvleugel wordt de privacy van de inwoner beter gewaarborgd. 1.3 In het ontwerp is rekening gehouden met camerabeveiliging rondom het gebouw. Na de brand is een tijdelijke beveiligingscamera geplaatst aan de achterkant van het gemeentehuis. In het krediet wordt rekening gehouden met de kosten

2

van camerabeveiliging. Op welke wijze dit wordt ingevuld, wordt nog nader uitgewerkt. 2.1 De totale investering bedraagt € 727.000,In het totale investeringsbedrag is rekening gehouden met de vernieuwing van de publiekshal, het dichtzetten van de vide en de camerabeveiliging. Ook is rekening gehouden met 15% onvoorziene kosten. Aan de raad wordt voorgesteld hiervoor krediet ter beschikking te stellen. Kanttekeningen Geen. Kosten, baten, dekking Kosten Totale kosten vernieuwen Publiekshal (incl. dichtzetten vide en camerasysteem) bedraagt € 727.000,-. Baten Van de verzekering is € 357.000,- aan schadevergoeding ontvangen voor het herstel van de brandschade. Het merendeel is al ingezet voor herstelwerkzaamheden en tijdelijke balies. Er resteert nog € 75.000,- die we gebruiken voor dekking van de vernieuwde publiekshal. Dekking Een benodigd krediet van € 652.000,-. De jaarlijkse kapitaallasten bedragen € 38.000,- (vanaf 2026). Omdat hiervoor in de begroting geen dekking is, komen de kapitaallasten ten laste van de algemene middelen. Aanpak De herinrichting van de Publiekshal wordt onderhands aanbesteed volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er wordt een externe directievoerder ingehuurd om de werkzaamheden te begeleiden. De markt is lastig in te schatten maar de verwachting is het plan in 4-6 maanden uitgevoerd te hebben na start werkzaamheden.

Communicatie • informeren ambtelijke organisatie via I-Soest

3

•

inwoners informeren via de gebruikelijke kanalen, zoals de infopagina in de Soester Courant, persbericht en eigen website.

(Uitkomsten) advies en inspraak De organisatie is betrokken bij de totstandkoming van het ontwerp. Wettelijke grondslag en/of kader: Met de inrichting van de balies en de backoffice van de Publiekshal is rekening gehouden met: • Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN)-artikelen 90-95 Beveiliging en • Arbobeleidsregel inrichting baliewerkplek. Beleidsevaluatie N.v.t. Referendum N.v.t. Ondertekening Soest, 05-11-2024 Burgemeester en wethouders van Soest, De secretaris, de burgemeester

Leontine Vermond

Rob Metz

4