1. Raadsvoorstel Evenementenbeleid 2027-2031, 'Ruimte voor initiatief. Duidelijkheid in wat kan.'

Portefeuillehouder: Rob Metz

Voorgesteld raadsbesluit 1.Vast te stellen het Evenementenbeleid 2027 - 2031, 'Ruimte voor initiatief. Duidelijkheid in wat kan.'

Zaaknummer: 1379632

2.Een definitief besluit over het beschikbaar stellen van de benodigde middelen te betrekken bij de integrale weging bij de behandeling van meerjarenbegroting 2027-2030.

Onderwerp: Evenementenbeleid 2027-2031, 'Ruimte voor initiatief. Duidelijkheid in wat kan.'

3.Een uitspraak te doen over het gebied Den Berghplein. Optie 1: wel aanwijzen als evenementenlocatie. Optie 2: niet aanwijzen als evenementenlocatie.

Openbaar Is geheimhouding aan de orde? Nee

Samenvatting De raad krijgt het voorstel het Evenementenbeleid 2027 - 2031, 'Ruimte voor initiatief. Duidelijkheid in wat kan' vast te stellen. Het beleid maakt een koersverschuiving van beheersen naar verwelkomen, met één aanspreekpunt voor organisatoren en kortere doorlooptijden. Vernieuwing is nodig omdat de huidige nota uit 2018 niet meer aansluit bij de praktijk en omdat het jubileumjaar 1000 jaar Soest in 2028 om actueel beleid vraagt. Aanleiding De gemeente Soest heeft sinds 2018 het Beleidsplan 'Veilige evenementen in een gastvrij Soest' met bijbehorende beleidsregels uit 2019. In de evaluatie 2025 zijn inwoners, organisatoren, ondernemers en externe partners bevraagd op hun ervaring met het huidige beleid en hun wensen voor de toekomst. Daaruit volgt dat aanpassing wenselijk is. Naast de evaluatie is er een tweede aanleiding: in 2028 bestaat Soest 1000 jaar. Dit jubileum vraagt om actueel en uitnodigend beleid dat ruimte biedt aan initiatieven uit de samenleving, en om voorbereiding op een tijdelijke piek aan evenementen. Het beleid maakt een bewuste koersverschuiving: van beheersen naar verwelkomen, van controleren naar faciliteren. Het jatenzij-principe wordt leidend. De gemeente wordt partner aan de voorkant en toetst onafhankelijk aan de achterkant.

Beoogd maatschappelijk resultaat Met dit beleid maakt Soest evenementen toegankelijker, eenvoudiger en duurzamer: • Inwoners ervaren een levendig dorp met evenementen die passen bij de Soester identiteit en met aandacht voor leefbaarheid; • Organisatoren krijgen één aanspreekpunt, kortere doorlooptijden, het streven naar meerjarige vergunningen waar mogelijk en heldere voorwaarden; • Ondernemers profiteren van levendige winkelgebieden en duidelijke afstemming met de gemeente; • Jongeren en mensen met een beperking krijgen bijzondere aandacht in het evenementenaanbod; • De gemeentelijke organisatie krijgt een werkbare rolverdeling tussen faciliteren en toetsen, met digitale ondersteuning aan de voorkant en voldoende capaciteit voor toetsing aan de achterkant; • Het jubileumjaar 1000 jaar Soest kan met passende dienstverlening worden voorbereid en uitgevoerd Argumenten 1.1 Het beleid sluit aan bij de wensen van inwoners, organisatoren en ondernemers. Uit de evaluatie blijkt brede steun voor evenementen in Soest. De helft van de deelnemende inwoners wil méér evenementen en ongeveer een derde vindt het huidige aantal precies goed. Slechts een klein deel wil minder. Organisatoren ervaren de huidige procedures als versnipperd en traag. Inwoners signaleren dat jongeren (12-18 jaar) tussen wal en schip vallen. Het nieuwe beleid 2

antwoordt op deze signalen met één aanspreekpunt, digitale ondersteuning, het streven naar meerjarige vergunningen, heldere termijnen en bijzondere aandacht voor jongeren en toegankelijkheid. 1.2 De scheiding van faciliteren en toetsen voorkomt rolvermenging. In de huidige situatie worden vakspecialisten in een vroege fase rechtstreeks benaderd, wat leidt tot rolvermenging: wie faciliteert, toetst tegelijkertijd. Dit tast de kwaliteit van begeleiding en de zuiverheid van de besluitvorming aan. Het nieuwe beleid maakt deze scheiding expliciet: de evenementencoördinator faciliteert aan de voorkant, VTH toetst onafhankelijk aan de achterkant. Voor organisatoren betekent dit één vast gezicht aan de voorkant en een voorspelbaar proces aan de achterkant. 1.3 Het beleid bereidt de gemeente voor op 1000 jaar Soest. In 2028 bestaat Soest 1000 jaar. Op basis van ervaringen in vergelijkbare jubileumjaren wordt voor 2027 en 2028 een piek van circa 30 extra dossiers met gemeentelijke behandeling verwacht, bovenop de reguliere stroom. Het beleid biedt een laagdrempelige subsidieregeling voor initiatieven uit de samenleving en zorgt voor passende begeleiding en toegankelijke processen en systemen.

2.1 De capaciteitsinrichting maakt de beloften uit het beleid uitvoerbaar De beleidstekst bevat concrete dienstverleningsbeloften, waaronder begeleiding van organisatoren aan de voorkant, vergunningverlening minimaal zes weken vooraf en een volledigheidscheck binnen vijf werkdagen. Deze beloften zijn alleen waar te maken met de aanvullende capaciteit en middelen die onder Kosten en Dekking zijn beschreven. 3.1 De raad wordt gevraagd richting te geven aan Den Berghplein Het beleid kondigt de genoemde locatieprofielen aan. Voor het gebied Den Berghplein in Soesterberg vraagt het college expliciet om richting van de raad: wel of niet aanwijzen als evenementenlocatie. Den Berghplein is op dit moment niet formeel aangewezen als evenementenlocatie, maar wordt al decennia lang gebruikt voor onder andere de kermis in Soesterberg. Het plein stond voordat de huidige bebouwing daar stond ook bekend als het evenemententerrein van het dorp. Bij de ontwikkeling van het terrein is met het dorp afgesproken dat op het nieuwe plein ook evenementen konden plaatsvinden zoals de kermis. De locatie kent specifieke aandachtspunten. Vanwege de centrale ligging in Soesterberg en de directe nabijheid van woningen vragen evenementen extra zorg op het gebied van geluid en leefbaarheid.

Daarnaast worden bij grote jaarlijkse evenementen de buslijnen omgeleid, wat consequenties heeft voor de bereikbaarheid van Soesterberg. Een uitspraak van de raad nu voorkomt onduidelijkheid bij de uitwerking van het locatieprofiel in 2026-2027. Het geeft het college en de projectgroep een helder kader voor het opstellen van het locatieprofiel en duidelijkheid aan inwoners van Soesterberg, organisatoren en omwonenden over de status van deze locatie.

3

Kanttekeningen 1.1 Het beleid vraagt nog om nadere uitwerking in beleidsregels en locatieprofielen. Dit beleid stelt de kaders: de koers, de uitgangspunten en de ambities. De concrete invulling volgt in de beleidsregels en de locatieprofielen. Die uitwerking is nodig om het beleid werkbaar te maken in de praktijk. De beleidsregels beschrijven onder andere de normeringen voor geluid, de risicocategorisering en de eisen aan een veiligheidsplan. De locatieprofielen leggen per locatie vast wat mogelijk is qua aantal evenementen, geluidsniveaus en bezoekersaantallen, en bewaken zo de balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Een integrale projectgroep met inwoners en organisatoren werkt de locatieprofielen uit in 20262027. De beleidsregels en locatieprofielen worden vastgesteld door college en burgemeester, op grond van artikel 4:81 Awb en artikel 2:25 APV. Zij zijn inhoudelijk consistent met de kaders die de raad met dit beleid vaststelt. 1.2 Het kan zijn dat wijzigingen van de APV nodig zijn voortvloeiend uit dit beleid. We onderzoeken of en in hoeverre de APV aanpassingen behoeft. 2.1 Om de beloften uit het beleid uitvoerbaar te maken zijn middelen nodig De beleidstekst bevat concrete dienstverleningsbeloften, waaronder begeleiding van organisatoren aan de voorkant, vergunningverlening minimaal zes weken vooraf en een volledigheidscheck binnen vijf werkdagen.

Deze beloften zijn alleen waar te maken met de aanvullende capaciteit en middelen die onder Kosten zijn beschreven. 3.1 Aanwijzingsbesluit geeft nog niet aan wat precies kan op een locatie. Dit werken we verder uit bij het opstellen van het locatieprofiel. Daarbij betrekken we oa bewoners en omwonenden van evenementen. Kosten, baten, dekking Kosten De uitvoering van het beleid brengt zowel structurele als incidentele lasten met zich mee. In de bijlage rol en dienstverlening evenementen worden de lasten nader uitgewerkt. - Structureel gaat het om circa €105.000 per jaar vanaf 2027 voor inzet evenementencoördinator (incl digitale ondersteuning). - De incidentele last is tijdelijk en loopt van 2027 tot en met 2029: VTH capaciteit (afgerond €170.000 per jaar) en externe procesondersteuning alleen in 2027 en 2028 (afgerond €60.000 per jaar). Samen €230.000 per jaar in zowel 2027 als in 2028 en €170.000 in 2029. Baten De gemeente kent twee bronnen van inkomsten rondom evenementen: leges op grond van de Legesverordening voor het behandelen van de vergunningaanvraag, en privaatrechtelijke vergoedingen voor het gebruik van gemeentelijke gronden en 4

materialen. De tariefstructuur wordt parallel aan de uitwerking van de beleidsregels herzien. Afhankelijk van nadere keuzes over de hoogte van tarieven en vergoedingen wordt meer duidelijk hoe hoog de netto lasten precies uitvallen. Dekking Dit voorstel te betrekken bij de behandeling van de meerjarenbegroting 2027-2030. Aanpak Het beleid vraagt mogelijk om een aanpassing van de APV. Na instemming worden de beleidsregels en locatieprofielen opgesteld, waarbij opnieuw een juridische toets wordt uitgevoerd, en wordt gestart met de inrichting van de uitvoering. Ook volgt dan een nadere uitwerking van de tarieven en vergoedingen (zie Baten). Communicatie De uitkomsten van de online enquêtes onder inwoners en ondernemers en de uitkomsten van de bijeenkomst met de organisatoren maken we bekend na het college besluit via ons participatieplatform denkmeeover.nl (teksten bijgesloten). Deze online publicatie maken we bekend via een aankondiging op de gemeentepagina in de Soester Courant. Ook de pers informeren we (persbericht bijgesloten). Met een afvaardiging van ondernemers en organisatoren zijn de uitgangspunten van het beleid al gedeeld. Na vaststelling van het beleid door het college wordt een communicatieplan opgesteld en worden betrokkenen over het beleid geïnformeerd. (Uitkomsten) advies en inspraak Er is extern advies aangevraagd bij advocatenkantoor La Gro.

Advies en feedback is verwerkt. Wettelijke grondslag en/of kader: Gemeentewet, artikel 160: het college is bevoegd het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren en beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren. Beleidsevaluatie De gemeente voert uiterlijk vier jaar na vaststelling een volledige beleidsevaluatie uit. Daarnaast plannen we in 2029 een tussentijdse evaluatie. Die evaluatie geeft een feitelijk beeld van werklast, werkwijze en de 5

werking van de scheiding tussen voorkant en achterkant en bepaalt welke tijdelijke capaciteit structureel wordt voortgezet. Omdat 2028 met 1000 jaar Soest een uitzonderlijk piekjaar is, betrekken we daarbij nadrukkelijk ook een representatiever jaar, zodat de structurele behoefte niet alleen op het jubileumjaar wordt gebaseerd. Referendum Ondertekening Soest, 09-06-2026 Burgemeester en wethouders van Soest, De secretaris, de burgemeester

Leontine Vermond

Rob Metz

6