1. Notitie verbetering p&c.versie 10 feb

Kenmerk: /1379069

Notitie verbetering p&c – concept voor auditcommissie (10 februari 2026) Aanleiding Bij de behandeling van de jaarrekening 2024 op 9 juli 2025 heeft de raad een motie aangenomen die het college oproept:  Rekening houdend met de uitkomsten van het rekenkamerrapport, in samenwerking met de auditcommissie een voorstel op te stellen over de verbetering van de p&ccyclus. Waarbij nadrukkelijk wordt gekeken naar hoe deze beter kan aansluiten op de kaderstellende en controlerende rol van de raad.  Het gesprek over dit verbetervoorstel in een beeldvormende bijeenkomst uiterlijk 1 maart 2026 te laten plaatsvinden. In de motie wordt een aantal overwegingen meegegeven, samengevat:  Uit de jaarrekeningen blijkt telkens dat er sprake is van onderbesteding, terwijl bij de behandeling van de begroting en de najaarsnota structureel wordt aangegeven dat er geen financiële ruimte is voor voorstellen vanuit de raad. Dit belemmert de kaderstellende en controlerende rol van de raad.  De accountant inmiddels ook opmerkingen heeft gemaakt over de mate van tijdige en volledige informatievoorziening aan de raad.  Er loopt op dit moment een Doe Mee-onderzoek van de Vereniging van Rekenkamers loopt naar onderbesteding bij gemeenten, waaraan ook de rekenkamer van Soest deelneemt. Opvolging Op 9 december 2025 heeft een eerste oriënterend gesprek plaatsgevonden met de leden van de auditcommissie.

Vervolgens heeft op 8 januari 2026 een gesprek met de auditcommissie en de indieners van de motie plaatsgevonden. Dit was een open gesprek waarbij alle deelnemers zijn/haar ideeën naar voren konden brengen. Inmiddels is ook duidelijk geworden dat het Doe Mee-onderzoek naar onderbesteding vertraging heeft opgelopen. Het is nog niet bekend wanneer de uitkomsten beschikbaar komen. Uitkomsten gesprek met auditcommissie en indieners motie d.d. 8 januari 2026 Onderstaand zijn de belangrijkste bevindingen puntsgewijs samengevat:   

Door de wijzigingen in voorjaarsnota en najaarsnota vertroebelt het zicht op de begrotingsuitvoering De tussentijdse rapportages zijn te financieel van aard, het zou meer moeten gaan over beleidsdoelen Het zou de raad helpen als het college bij de begrotingsonderdelen een indicatie geeft van de beïnvloedbaarheid, waar is er speelruimte? 1

         

Geef meer ruimte in tijd tussen de verschillende p&c-documenten (in 2025 kwamen jaarrekening, voorjaarsnota en kadernota tegelijkertijd) Werk voor alle p&c-documenten meer vanuit eenzelfde structuur Beperk de inhoud van de p&c-documenten tot functionele informatie (en tabellen) Geef meer aandacht aan de effecten van keuzes Geef meer samenhang in teksten en beleidsdoelen Vraag aan de raad waar behoefte is aan ‘meer inhoud’ Neem de raad bij de hand, leg keuzes uit Expliciteer wat je als college aan de raad vraagt. Waar van toegevoegde waarde: laat trends zien van afgelopen jaren Meer algemeen: De raad wenst meer ruimte voor debat, sturing en effectieve beïnvloeding.

Een voorzet voor het gesprek met de raad Op basis van het gesprek van 8 januari geven we (auditcommissie en organisatie) de volgende voorzet mee voor het gesprek met de raad. Met nadruk geven we mee dat deze voorzet niet kwalificeert als voorstel tot besluit, maar als een handvat om het gesprek met elkaar te voeren. De uitkomsten van dit gesprek kan een bouwsteen vormen voor het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad en het nieuwe college. 1.

Werk in de begroting nog meer vanuit de beleidsdoelen Aandachtspunten:  Beleidsdoelen vormen de basis van de begroting en de daaropvolgende tussentijdse rapportages, uitmondend in de jaarrekening.  In de teksten beperken we ons tot functionele informatie, die te relateren is aan de geformuleerde beleidsdoelen.

2.

Maak de tussentijdse rapportages meer beleidsmatig, minder financieel Volgens de financiële verordening rapporteert het college in de tussentijdse rapportages over afwijkingen ten aanzien van beleid en financiën. In de beleving zijn de tussentijdse rapportages evenwel vooral financieel van aard. Het voorstel is om de rapportages meer beleidsmatig van aard te maken. Een suggestie is om de beleidsdoelen uit de begroting als basis te gebruiken en de voortgang zichtbaar te ontsluiten voor de raad. Nagedacht kan worden of de tussentijdse rapportages beperkt moeten blijven tot afwijkingen (zoals nu bepaald in de financiële verordening, met uitzondering van de grote projecten), of dat een meer integrale rapportage wenselijk is.

3.

Verbind de begroting-voorjaarsnota-najaarsnota-jaarrekening sterker aan elkaar Dit kan worden gerealiseerd in de tabellen van de jaarrekening ook de wijzigingen uit de tussentijdse rapportages te vermelden. Hiermee houden we het verschil tussen oorspronkelijk begroot en werkelijk budget in het zicht. Ook voor de verantwoording over de beleidsdoelen is het gewenst om verbinding te houden met de doelen uit de begroting. Wel past hier de kanttekening dat tekstuele herhalingen zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. Dit kan zich voordoen als in tussentijdse rapportages al over afwijkingen is gerapporteerd. In voorkomend geval kan dan worden verwezen naar de tussentijdse rapportages.

4.

Werk aan een eenduidige opzet van de begroting en de daarop gebaseerde rapportages De begrotingsopzet is hierbij leidend voor de overige p&c-producten. 2

5.

Blijf werken aan verhoging van de informatieve waarde van de p&cdocumenten Enkele suggesties zijn hiervoor al genoemd:  Beperk de informatie tot functionele informatie  Ontwikkel relevante (effect)indicatoren Een van de suggesties was ook om waar mogelijk een indicatie te geven over de beïnvloedbaarheid van budgetten en taken. Hoewel we deze oproep op zichzelf goed kunnen plaatsen, is een zinvolle gemeentebrede uitvoering in de praktijk lastig te realiseren. We zien dat er in dat kader nogal eens onderscheid wordt gemaakt tussen wettelijke en niet-wettelijke taken. Dit onderscheid correleert echter maar ten dele met de mate van beïnvloedbaarheid. Ook speelt de termijn een rol: veel uitgaven zijn op korte termijn niet of slechts in beperkte mate beïnvloedbaar, maar op langere termijn weer wel. Een punt van aandacht kan ook de indeling van de begroting zijn. Op grond van de financiële verordening stelt de raad de programma-indeling en deelprogramma’s vast. Een logisch moment om deze vraag aan de orde te stellen is bij de start van de nieuwe raadsperiode.

6.

7.

Verlicht de bestuurlijk p&c-druk door de volgende voorstellen:



Behandel de jaarrekening in mei Volgens de huidige planning is de jaarrekening medio april gereed (‘voorlopig vastgesteld’ door het college). Omdat de accountantsverklaring pas in juni wordt afgegeven (vanwege de controle sociaal domein Amersfoort) vindt de raadsbehandeling pas plaats eind juni en begin juli. We geven in overweging om de inhoudelijke behandeling te vervoegen naar mei. De formele vaststelling vindt dan noodgedwongen nog steeds plaats begin juli, maar de inhoudelijke behandeling zou zich dan moeten beperken tot het accountantsverslag.



Behandel de voorjaarsnota in de eerste helft van juni

Gevoeld ‘gebrek aan ruimte’ vergt nadere duiding en uitwerking Tijdens de bijeenkomst op 8 januari kwam naar voren dat hier een aantal elementen een rol spelen. In algemene zin wordt te weinig ruimte gevoeld om het debat met elkaar te voeren. Omdat dit een onderwerp is dat buiten het bestek valt van deze notitie, geven we de raad in overweging om hierover afzonderlijk het gesprek te voeren. Meer specifiek is er onvrede over het feit dat de jaarrekeningen telkens grote overschotten vertonen, terwijl bij de begroting (en tussentijds) door het college wordt aangegeven dat er financieel ‘niets mogelijk’ is. Deze ‘onvrede’ is begrijpelijk. Doordat het Rijk telkens, veelal in een laat stadium, de gemeentelijke kas voedt met extra incidentele middelen, is onze algemene reserve de afgelopen jaren fors toegenomen. Ook de overcompensatie van Oekraïnemiddelen heeft hierbij een belangrijke rol gespeeld. Tegelijkertijd blijven gemeenten kampen met onvoldoende structurele middelen voor structurele taken. Nu al wordt gesproken over het nieuwe ravijnjaar 2028. Dit maakt dat er ondanks incidentele rijkdom (een hoge algemene reserve) nog altijd nauwelijks tot geen ruimte is om structureel nieuwe verplichtingen aan te gaan (behoudens nieuwe bezuinigingen en/of extra ozb-verhogingen).

3

Een alternatief is om mogelijkheden om de algemene reserve aan te wenden meer te benutten. Deze reserve kan primair worden benut om daarmee incidentele uitgaven te dekken. Mede met het oog daarop heeft de raad bij de begroting 2025 besloten € 4 miljoen van de algemene reserve af te zonderen en te bestemmen voor maatschappelijke opgaven. Hiervan is inmiddels een bedrag van € 1,85 miljoen bestemd, zodat er nog een bedrag van € 2,15 miljoen beschikbaar is. Hier ligt dus zeker nog ruimte, ook voor de raad. 8.

Ga het gesprek aan hoe de raad meer op inhoud kan worden betrokken Enerzijds zien we dat er vanuit de raad behoefte is om beknopte informatie in de p&cdocumenten, anderzijds zien we ook dat er behoefte is aan meer informatie over beleidsinhoudelijke thema’s. Om deze wensen aan elkaar te verbinden, is het denkbaar om buiten de p&c-cyclus om informatieve themabijeenkomsten te organiseren (uiteraard onder het gebruikelijke voorbehoud van tijd, middelen en capaciteit). Voor het sociaal domein (raadswerkgroep) en de Omgevingswet (klankbordgroep) is hieraan al vormgegeven.

4

5