Raadsvoorstel - Verlenging overeenkomst accountant en start aanbesteding accountantsdiensten

Gemeenteraad

Aan de gemeenteraad Onderwerp:

Verlenging overeenkomst accountant / aanbesteding accountantsdiensten

Behandelend ambtenaar:

Joke Stienstra

Voorstel 1) Verleng de overeenkomst met BakerTilly voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening met een jaar tot 1 juni 2027. 2) Start de aanbestedingsprocedure voor de accountantsdiensten na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 en leg de voorbereiding hiervan in handen van de Auditcommissie. Toelichting 1) Verlenging looptijd huidige overeenkomst met een jaar Op 1 november 2022 is de overeenkomst voor de controle van de gemeentelijke jaarrekeningen tussen BakerTilly en de gemeente Smallingerland getekend. In de overeenkomst is onder andere de looptijd geregeld. Die besloeg de controle van drie boekjaren (2022, 2023 en 2024) en eindigde op 1 juni 2025. Artikel 2, 2e lid van de overeenkomst maakt het mogelijk deze eenzijdig te verlengen. Dit kan maximaal twee keer met één jaar gedaan worden (het was dus niet mogelijk de overeenkomst in één keer met twee jaar te verlengen). Van de eerste mogelijkheid tot verlenging is door middel van een raadsbesluit op 11 februari 2025 gebruik gemaakt; de overeenkomst werd daarmee verlengd tot 1 juni 2026 (= controle boekjaar 2025). De controle van boekjaar 2026 start in het najaar van 2026 met de interim-controle; de planning hiervoor wordt door de accountant al in het voorjaar van 2026 opgesteld.

Bovendien moet een verlenging uiterlijk drie maanden voor het einde van de looptijd (in dit geval dus vóór 1 maart 2026) aan de opdrachtnemer -BakerTilly- gemeld worden. De optie om te verlengen is in de Auditcommissie aan de orde geweest, waarbij de commissie heeft uitgesproken dat zij positief tegenover een verlenging staat. De relatie van de commissie met BakerTilly wordt als constructief ervaren en het belang van continuïteit wordt als een zwaarwegend argument gezien. Dat belang wordt door college en organisatie onderschreven. BakerTilly heeft aangegeven graag bereid te zijn de dienstverlening voort te zetten.

-2-

2) Aanbesteding accountantsdiensten Als de raad besluit de overeenkomst met BakerTilly tot 1 juni 2027 te verlengen dan zijn daarmee de mogelijkheden tot verlenging benut en moet een aanbestedingsprocedure voor de accountantsdiensten voor de boekjaren 2027 en volgende worden gestart. De controle van boekjaar 2027 start al in het najaar van 2027 met de interim-controle en de betreffende accountant stelt de planning hiervoor al in het voorjaar van 2027 op. Verder is het zo dat het bedrag dat hiermee gemoeid is boven de daarvoor gestelde limiet komt en er daarom een Europese aanbesteding gevolgd moet worden. De ervaring heeft geleerd dat een dergelijke procedure een flinke tijd in beslag neemt. Vanwege deze twee punten wordt voorgesteld de aanbestedingsprocedure snel na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 te starten zodat er tijdig een nieuwe accountantsovereenkomst ligt. Voorgesteld wordt om de aanbesteding, conform artikel 3 van de Verordening op de Auditcommissie, door deze commissie te laten voorbereiden.

Drachten, 25 november 2025 Fred Veenstra

voorzitter.

Gert-Jan Fokkema

griffier.