Raadsvoorstel - Rechtmatigheidsverantwoording - Vastellen rechtmatigheidsgrens en normenkader 2021

Aan de gemeenteraad

Onderwerp:

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING: VERANTWOORDINGSGRENS EN NORMENKADER 2021

Beh. ambt: Tel/kamer:

Team Concern, verbijzonderde interne controle 0512 – 581 234

Voorstel 1. De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves); 2. Het normenkader 2021 vast te stellen; 3. Het hanteren van een rapporteringsgrens volgens de norm van 5% van de tolerantie zoals de accountant die hanteert bij het getrouwheidsoordeel. Beleidsterrein Bestuur en organisatie Inleiding Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten” legt het College van burgemeester en wethouders (“college”) met ingang van het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. Uw raad stelt de kaders en moet hiertoe een aantal besluiten nemen. Argumenten/beoogde effecten1 Wat is de aanleiding? Vanaf verslagjaar 2021 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Hiermee leggen zij verantwoording af over de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie.

Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese aanbestedingen of van regels met betrekking tot lasten waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Wij, het college, zijn al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar nu is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moeten wij als college zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. Uw raad gaat hierover in gesprek met ons en de achterliggende gedachte is dat u zo beter invulling kunt geven aan uw controlerende rol. Uw raad bepaalt straks ook waar de grens ligt. Wanneer wilt u geïnformeerd worden? Voor iedere euro of boven een bepaald bedrag? Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten 1 De tekst in dit raadsvoorstel is grotendeels gebaseerd op de Notitie rechtmatigheidsverantwoording

van de Commissie BADO (https://vng.nl/sites/default/files/202004/notitie_rechtmatigheidsverantwoording.pdf). Ook de figuren zijn uit deze notitie afkomstig.

-2moeten liggen. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. Oftewel, conform de realiteit. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of die verantwoording getrouw is. Wat verandert er qua inhoud en proces? Op dit moment verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een getrouwheids- én een rechtmatigheidsoordeel bij de gemeentelijke jaarrekening. Met de aangekondigde wetswijziging die met terugwerkende kracht geldt vanaf 1 januari 2021 leggen wij als college zélf verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden in de jaarrekening. Dit doen wij in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, die wordt opgenomen in de jaarrekening. De accountant geeft dan geen rechtmatigheidsoordeel meer af bij de jaarrekening, maar onze rechtmatigheidsverantwoording wordt wél betrokken in het getrouwheidsoordeel van de accountant.

Wat verandert er qua taken en rollen?  Raad De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van uw raad op dit vlak te versterken. Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: - De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3%). Zie hierna. - Aangeeft aan het college wat over de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moet worden. Hierna wordt voorgesteld om naast de verantwoordingsgrens ook een rapporteringsgrens vast te stellen.  College De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur ligt, nu en straks, bij het college. Het verantwoording afleggen door het college ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenteraad en het college. Hierbij is het volgende van belang. Het college: - Neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Als college geven we invulling aan de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben hierbij gekozen voor de financiële rechtmatigheid conform de wettelijke norm.

-3-

Neemt een toelichting op in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag, over de financiële rechtmatigheid. Kern daarbij is beheersing, rapportage en maatregelen.

Accountant De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording – straks een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt straks geen afzonderlijk oordeel meer gegeven over het aspect van de rechtmatigheid. Wij nemen de rechtmatigheidsverantwoording immers op in de jaarrekening. De accountant zal uitsluitend toetsen of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij dus ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. De accountant beoordeelt bij de start van zijn controle of de minimaal noodzakelijke interne beheersing aanwezig is. Er wordt dan gekeken of het risico dat er een materiële afwijking van de criteria van getrouwheid en rechtmatigheid ontstaat, voldoende wordt beheerst. Welke keuzes moeten gemaakt worden? Variant rechtmatigheidsverantwoording Wij zijn als college verantwoordelijk voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording en hebben gekozen voor de financiële rechtmatigheid conform de wettelijke norm. Vaststelling verantwoordings- en rapporteringsgrens Uw raad bepaalt jaarlijks de verantwoordingsgrens. Deze zogeheten verantwoordingsgrens – één getal – zal tussen de 0 en 3 procent van de lasten moeten liggen. U kunt daarnaast een rapporteringsgrens vaststellen, een percentage waarboven wij u dienen te informeren in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Vaststelling normenkader Uw raad stelt het normenkader vast. Het normenkader is een opsomming van alle voor de gemeente relevante externe en interne regelgeving en geldt als kader bij de rechtmatigheidstoets. Voornoemde onderwerpen worden hierna uitgewerkt. Variant rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording heeft als doel om de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren. Vanaf controlejaar 2021 nemen gemeenten in de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording op. Het staat de gemeente vrij om naast de rechtmatigheidsverantwoording zich breder te verantwoorden. In onderstaande figuur is een overzicht gegeven van de te onderscheiden varianten.

-4-

Als college hebben we gekozen voor de eerste variant, de verantwoording gericht op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen. Hiermee sluiten we aan bij de huidige situatie, waar nu de accountant een oordeel over geeft. De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden in de jaarrekening; de financiële rechtmatigheid. Deze financiële rechtmatigheid wordt vastgesteld middels het toetsen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving die opgenomen is in het jaarlijks door de raad vastgestelde normenkader. Voor zowel variant 2 en variant 3 zullen in de komende jaren diverse uitwerkingen en voorbeelden gecommuniceerd worden. Op basis hiervan kunnen wij de ambities in de toekomst bijstellen naar een andere variant. Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens bepaalt welke afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld worden.

Uw raad heeft de mogelijkheid om de verantwoordingsgrens te bepalen binnen een marge van 0 procent tot 3 procent van de totale lasten inclusief reservetoevoegingen. 3 procent is hierbij de meest soepele vorm en 0 procent de meest strikte vorm. De ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’, die de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) op 20 maart 2020 heeft gepubliceerd, geeft enkele overwegingen mee voor het bepalen van de verantwoordingsgrens binnen een marge van 0 tot 3 procent.

Wij stellen voor een verantwoordingsgrens van 3 procent vast te stellen: - Met deze grens kunt u op hoofdlijnen sturen. Om ervoor te zorgen dat u wel goed wordt geïnformeerd, stellen wij voor naast de verantwoordingsgrens ook een rapporteringsgrens vast te stellen (zie hierna). - Deze grens past ook bij de huidige controlecapaciteit. Door de wetswijziging verschuift er werk van de accountant naar de organisatie. - Verder is van belang dat er verschillende initiatieven zijn ontplooid om de financiële rechtmatigheid te verbeteren. De focus wordt gelegd op het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording. Gezien de fase van de organisatieontwikkeling waarin de gemeente zich bevindt, wordt geadviseerd de

-5-

-

rechtmatigheidsverantwoording op te stellen met een verantwoordingsgrens van 3%. Het percentage kan voorafgaand aan een boekjaar opnieuw door de gemeenteraad worden vastgesteld. De accountant hanteert momenteel, in overeenstemming met het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO)’, op dit moment een goedkeuringstolerantie van 1 procent bij fouten en 3 procent bij onzekerheden bij het vormen van het rechtmatigheidsoordeel.

Rapporteringsgrens Blijven de fouten en onduidelijkheden onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoording vindt plaats via een voorgeschreven model, tekstuele aanpassingen zijn alleen op de aangegeven plaatsen toegestaan. De paragraaf Bedrijfsvoering is de plek om een nadere toelichting te geven door het college ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Om niet alle (minimale) afwijkingen te rapporteren is er een rapporteringsgrens wenselijk. Deze rapporteringsgrens is optioneel om zo via de paragraaf Bedrijfsvoering de raad mede te informeren over constateringen met betrekking tot de rechtmatigheid, maar niet in de rechtmatigheidsverantwoording komen omdat deze onder de verantwoordingsgrens vallen. Voor het bepalen van de rapporteringsgrens maken wij gebruik van de tolerantie die de accountant vanaf 2021 maximaal moet hanteren voor het getrouwheidsoordeel. In onderstaande tabel is op basis van de begroting 2021 aangegeven welke bedragen gehanteerd worden voor de rapporterings- en verantwoordingsgrens.

Rapporteringsgrens

Verantwoordingsgrens t.b.v. de rechtmatigheidsverantwoording (norm 3%) 2021* 2021* Fouten € 97.000 € 5.820.000 Onduidelijkheden € 291.000 € 5.820.000 * O.b.v. begroting 2021(Totaal lasten € 194.157.000) Normenkader Voorgaande jaren werd het normenkader ter informatie toegezonden aan de raad. Zoals hiervoor is aangegeven, geldt voor de rechtmatigheidsverklaring een voorgeschreven model. In dat model is expliciet aangegeven dat het normenkader door de raad moet worden vastgesteld. Vanaf nu bieden wij u het normenkader dan ook ter vaststelling aan. Het normenkader bestaat uit geldende externe wet- en regelgeving, gemeentelijke verordeningen en kaderstellende besluiten van de gemeenteraad voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd. Voor de controle van de financiële rechtmatigheid zijn de externe wetgeving en de verordeningen relevant en worden besluiten van het college buiten beschouwing gelaten (conform kadernota rechtmatigheid BBV). Kanttekeningen/overwogen alternatieven Zoals in een eerder stadium met u is gecommuniceerd, zijn er diverse initiatieven genomen om de interne beheersing op procesniveau aan te scherpen.

De volgende vier zijn op dit moment de belangrijkste initiatieven voor wat betreft de impact daarvan op de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden in de jaarrekening:  Organisatie bewustzijn creëren t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording 2021;  Inrichten financiële administratie;  Planning & control cyclus;  Groeimodel Verbijzonderde Interne Controle (VIC).

-6-

Financiën Het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 3% sluit aan bij de huidige controlecapaciteit. De komende periode wordt nader uitgewerkt wat de gevolgen zijn voor de ambtelijke organisatie. Tijdpad Bovenstaande verantwoordingsgrens, rapporteringsgrens, het normenkader en interne ontwikkelingen zijn in een eerder stadium afgestemd met de auditcommissie en de accountant. In 2022 wordt de verantwoording voor het eerst afgegeven over het verslagjaar 2021. Controle-elementen Processen met een financiële stroom. De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden in de jaarrekening; de financiële rechtmatigheid. Deze financiële rechtmatigheid wordt vastgesteld middels het toetsen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving die opgenomen is in het jaarlijks door de raad vastgestelde normenkader. Samenvattend Met de aangekondigde wetswijziging die betrekking heeft op verslagjaar 2021, zullen wij als college zélf verantwoording moeten afleggen over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden jaarrekening. Dit doen wij in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, die bijgevoegd zal worden aan de jaarrekening.

De accountant geeft dan geen rechtmatigheidsoordeel meer af bij de jaarrekening, maar onze rechtmatigheidsverantwoording wordt wél betrokken in het getrouwheidsoordeel van de accountant. Uw raad wordt hierbij voorgesteld de kaders met betrekking tot de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens vast te stellen voor deze rechtmatigheidsverantwoording.

Drachten, 11-5-2021 Burgemeester en wethouders van Smallingerland, Jan Rijpstra

voorzitter.

Jelmer Mulder

secretaris.

Bijlagen: 1. Normenkader 2021