Raadsvoorstel - Herinrichting raadzaal

Aan de gemeenteraad

Onderwerp: (Her) inrichting raadzaal

Behandelend ambtenaar:

Gert-Jan Fokkema

Portefeuillehouder:

Presidium

Beleidsterrein:

Bestuur

Voorstel 1. Het definitief ontwerp raadzaal Smallingerland vast te stellen; 2. Voor de (her)inrichting raadzaal een aanvullend investeringskrediet van € 450.000,beschikbaar te stellen en de bijbehorende extra kapitaallasten ad. € 55.000,- mee te nemen in de meerjarenraming van de Kadernota 2026 en Begroting 2026 vanaf jaarschijf 2028. Inleiding + beoogde effecten In 2022 heeft de gemeenteraad besloten om het gemeentehuis te verbouwen. Dit omdat verschillende technische installaties aan vervanging toe zijn. Daarnaast geeft de verbouwing ook een kans om rekening te houden met de nieuwe eisen en ambities als het gaat om energie en circulariteit. Ook biedt de verbouw een kans om het gebouw flexibeler in te delen. Het project "Verbouw gemeentehuis" is in 2023 gestart. Door het presidium is in april 2024 geconstateerd dat de (her)inrichting van de raadzaal, afgezien van de technische installaties zoals de klimaatbeheersing in de zaal, niet wordt meegenomen in het project "Verbouw gemeentehuis". Omdat de verbouw wel een kans biedt om direct ook de (her)inrichting van de raadzaal mee te nemen, is vanuit het presidium de opdracht gegeven aan een tijdelijke raadswerkgroep om te inventariseren welke wensen en ideeën er zijn in de gemeenteraad over de (her)inrichting van de raadzaal.

De input van de tijdelijke werkgroep is door het presidium gebruikt om verder na te denken over de (her)inrichting. Op basis hiervan is door het presidium een programma van eisen opgesteld. Dit programma van eisen is nu uitgewerkt in een definitief ontwerp raadzaal. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt wat de kosten zijn van de (her)inrichting. Omdat de (her)inrichting van de raadzaal niet is meegenomen in het project "Verbouw gemeentehuis", zal de gemeenteraad hier afzonderlijk een krediet voor beschikbaar moeten stellen. Argumenten 1.1 Het definitief ontwerp voldoet aan het programma van eisen Uitgangspunt van de (her)inrichting raadzaal is, net als bij de verbouw gemeentehuis, sober en doelmatig. Tevens is als uitgangspunt meegegeven dat de (her)inrichting van de raadzaal moet plaatsvinden binnen de huidige ruimte van de raadzaal. Met andere woorden geen verbouwing of uitbreiding van de raadzaal. Naast deze uitgangspunten zijn de volgende punten meegenomen in het programma van eisen; - Gelijkwaardige zitplaatsen voor raadsleden. Geen eerste en tweede ring opstelling, zoals in de huidige opstelling. - Verbetering van de zichtlijnen.

-2-

-

-

Bij de (her)inrichting rekening houden met het Smallingerlandse vergadermodel (interruptie-/ debatmicrofoons). Flexibiliteit/ multifunctionaliteit. De raadzaal is niet exclusief voor de gemeenteraad en de raadsvergaderingen. De zaal moet ook gebruikt kunnen worden voor (publieks)bijeenkomsten, vergaderingen, trainingen, etc. Inclusiviteit. De raadzaal moet voor iedereen makkelijk toegankelijk zijn. Toekomstbestendig. Zo moet er rekening worden gehouden met de, op termijn, uitbreiding van het aantal raadzetels. Welkome uitstraling. Gasten bij de gemeenteraad en de gemeente moeten zich welkom voelen in de zaal. De raadzaal moet "Smallingerland" uitstralen. Het is tenslotte de raadzaal van en voor de Smallingerlanders.

Naast de hiervoor genoemde uitgangspunten is door het presidium ook aandacht gevraagd voor voldoende zitplaatsen op de publieke tribune, het zitcomfort op de publieke tribune, de akoestiek en het hergebruik van materialen. Op basis van het programma van eisen en de uitgangspunten heeft een architect een definitief ontwerp opgesteld (zie bijlage). 1.2 Meubilair afgeschreven De stoelen in de raadzaal zijn afgeschreven. Diverse stoelen laten gebreken zien. Op dit moment worden de stoelen steeds gerepareerd zodat de stoelen weer een tijdje mee kunnen. Echter het herhaaldelijk herstellen van de stoelen kent op een gegeven moment ook zijn grenzen. Ook de vergadertafels in de raadzaal zijn inmiddels afgeschreven. 1.3 Toekomstbestendige raadzaal De afgelopen jaren heeft het "papierloos" vergaderen en het hybride vergaderen een vlucht genomen. Deelnemers aan de vergaderingen maken gebruik van tablets, laptops of smartphones om de vergaderstukken te lezen. Echter in de huidige raadzaal zijn er onvoldoende oplaadpunten voor deze apparatuur. Door het presidium is uitgesproken dat na de (her)inrichting de raadzaal ook weer tientallen jaren vooruit kan. Vandaar ook dat het wenselijk is om nu al rekening te houden met de uitbreiding van het aantal raadzetels van 31 naar 33 (bij 60.001 inwoners bestaat de gemeenteraad uit 33 raadsleden, artikel 8 Gemeentewet).

Daarnaast wordt er rekening gehouden met de mogelijkheid dat de gemeenteraad in de toekomst meer wethouders zou kunnen benoemen dan nu het geval is (van 4 naar 5). 1.4 (Her)inrichting raadzaal gelijktijdig met verbouw gemeentehuis Naar verwachting start in oktober 2025 de verbouw van het gemeentehuis. In verband met de verbouw is het gemeentehuis tussen oktober 2025 en februari 2027 dicht. Dit biedt ruimte en tijd om de (her)inrichting van de raadzaal in deze periode ook op te pakken. Dit om te voorkomen dat wanneer het verbouwde gemeentehuis is opgeleverd, er een nieuw project gestart moet worden in het kader van de (her)inrichting raadzaal en de raadzaal dan weer tijdelijk niet gebruikt kan worden.

-3-

2.1 Financiële dekking Zoals hiervoor aangegeven is de (her)inrichting niet meegenomen in het budget wat de gemeenteraad eerder beschikbaar heeft gesteld voor de verbouw van het gemeentehuis. Voor de (her)inrichting raadzaal zal een aanvullend investeringskrediet van € 450.000,beschikbaar gesteld moeten worden en de bijbehorende kapitaallasten ad. € 55.000,- zullen meegenomen moeten worden in de meerjarenraming van Kadernota 2026 en Begroting 2026 vanaf jaarschijf 2028. Risico's De gemeenteraad heeft op 12 november 2024 de motie "Financiële Herijking" aangenomen. In deze motie heeft de gemeenteraad besloten om; "Gedurende de tijd die deze discussie in beslag neemt geen nieuwe investeringsvoorstellen die buiten de begroting vallen te behandelen tenzij deze -gemotiveerd- absoluut geen uitstel kunnen verdragen". Momenteel loopt het proces van de "Financiële Herijking" nog. Naar verwachting wordt die voor de behandeling van de Kadernota 2026 (juli 2025) afgerond. Toch wordt het wenselijk geacht om nu dit raadsvoorstel voor te leggen aan de gemeenteraad. Zoals hiervoor aangegeven start de verbouw van het gemeentehuis in oktober 2025. Vanaf dat moment is gemeentehuis, en daarmee de raadzaal, gesloten voor de verbouwing. Dit biedt een kans om dan direct ook de herinrichting mee te nemen in het project van de verbouw vanaf oktober 2025.

Er kan dus, zoals dat wordt genoemd, "werk met werk" worden gemaakt. Als wordt gekozen voor uitstel, in afwachting van de uitkomsten van de "Financiële Herijking", dan zal op een later moment de investering gedaan moeten worden. Waarbij dan opnieuw de raadzaal voor enige tijd niet beschikbaar is en er dan ook opnieuw weer een tijdelijke raadzaal ingericht moet worden. Wettelijk of beleidskader N.v.t. Overwogen scenario's 1. Geen (her)inrichting De gemeenteraad kan besluiten om niet in te stemmen met de (her)inrichting van de raadzaal. In dat geval zal na de verbouw van het gemeentehuis het huidige meubilair (tafels en stoelen) in dezelfde opstelling terug worden geplaatst in de raadzaal. Wellicht dat het meubilair dan nog enkele jaren mee kan, maar uiteindelijk zal toch overgegaan moeten worden tot vernieuwing. Daarnaast wordt met dit scenario niet voldaan aan het opgestelde programma van eisen (zie onder argument 1.1). 2. Versobering van definitief ontwerp Een ander scenario kan zijn dat de gemeenteraad kiest voor versobering van het nu voorliggende definitief ontwerp. Op een aantal punten kunnen er versoberingen worden toegepast zoals: a. Stoelen Er kan worden besloten om de bestaande stoelen weer te gebruiken. Hiermee kan het noodzakelijke investeringskrediet met € 37.400,- worden terug gebracht en zullen de kapitaallasten lager uitvallen.

-4-

b. Wandbekleding De vilten akoestische wandbekleding kan komen te vervallen. Hiermee kan het noodzakelijke investeringskrediet met € 45.200,- worden terug gebracht en zullen de kapitaallasten lager uitvallen. c. Plafond Het bestaande plafond en het verlichtingsobject behouden maar wel LED armaturen te plaatsen. Hiermee kan het noodzakelijke investeringskrediet met € 55.400,worden terug gebracht en zullen de kapitaallasten lager uitvallen. d. Audiovisuele (AV)-schermen Er kan worden besloten om het bestaande scherm (en beamer) te hergebruiken en geen nieuwe AV-voorzieningen toe te voegen. Hiermee kan het noodzakelijke investeringskrediet met € 68.300,- worden terug gebracht en zullen de kapitaallasten lager uitvallen. Bij dit scenario wordt dus niet aan alle punten uit het programma van eisen voldaan. Financiën In het budget wat de gemeenteraad eerder beschikbaar heeft gesteld voor de verbouw van het gemeentehuis, is geen budget voor de (her)inrichting van de raadzaal meegenomen. Dit betekent dat wanneer voor de voorgestelde (her)inrichting raadzaal gekozen wordt er een aanvullend investeringskrediet van € 450.000,- beschikbaar gesteld moet worden en de bijbehorende kapitaallasten ad. € 55.000,- meegenomen zullen moeten worden in de meerjarenraming van Kadernota 2026 en Begroting 2026 vanaf jaarschijf 2028.

Omdat de uitvoering zal worden belegd bij het project "Verbouw gemeentehuis", zal het aanvullende budget worden toegevoegd aan het bestaande budget voor de verbouw van het gemeentehuis. Dit budget wordt hiermee verhoogd van € 18.700.000,- naar € 19.150.000,-. Wanneer er voor een alternatief scenario wordt gekozen, zal het benodigde investeringskrediet en de bijbehorende kapitaallasten navenant lager uitvallen. Juridische consequenties N.v.t. Participatie Bij het opstellen van het definitief ontwerp is gebruik gemaakt van de input vanuit de tijdelijke raadswerkgroep en zijn een aantal voorlopige ontwerpen toegelicht en besproken met de fractievoorzitters in het presidium. Daarbij zijn door de fractievoorzitters diverse wijzigingsen verbetersuggesties gedaan. Die hebben geresulteerd in het definitief ontwerp raadzaal welke nu ter besluitvorming wordt aangeboden aan de gemeenteraad. Bij het opstellen van dit raadsvoorstel is advies gevraagd aan het Team Financiën en het Projectteam "Verbouw gemeentehuis". Communicatie N.v.t.

-5-

Uitvoering De uitvoering van dit besluit zal worden belegd bij het bestaande projectteam "Verbouw gemeentehuis". Fatale termijn Gelet op de nauwe samenhang met het project "Verbouw gemeentehuis" en het feit dat dit project inmiddels voor de bouwkundige en installatietechnische onderdelen in de aanbestedingsfase zit, is het wenselijk dat de gemeenteraad op 25 maart 2025 een besluit neemt. Drachten, 25-2-2025 Namens het Presidium, Fred Veenstra

voorzitter.

Gert-Jan Fokkema

griffier.

Bijlagen: 1. Definitief ontwerp raadzaal gemeente Smallingerland