Raadsvoorstel - Digitaliseren bouw-, milieu- en bodemdossiers

Aan de gemeenteraad

Onderwerp:

Digitaliseren bouw-, milieu- en bodemdossiers

Beh. ambt: Portefeuillehouder:

Linda Kaldeway Bert Westerink, Maria leRoy

Voorstel 1. Besluit tot het in eigen beheer hebben van het versneld digitaliseren van de serie bouw- milieu- en bodemdossiers met een looptijd van 2,2 jaar. 2. Besluit tot eenmalige dekking van de benodigde investering van € 539.000,- door onttrekking uit de algemene reserve. Inleiding + beoogde effecten In het archief bevindt zich 480 m1 (strekkende meter) bouw-milieu- en bodemarchief. Al langere tijd bestaat de wens dit archief te digitaliseren. De noodzaak hiervoor is ontstaan uit verbeteren van de dienstverlening. De coronamaatregelen en het thuiswerken hebben deze noodzaak versterkt. Door digitaliseren van de dossiers worden inwoners sneller geholpen en hoeven ze niet meer naar het gemeentehuis te komen voor inzage in het dossier. Daarnaast gaat het toezicht op 600 bedrijven in 2022 over naar de FUMO, wat betekent dat deze dossiers digitaal moeten worden overgedragen. De overdracht moet verplicht digitaal worden gedaan. Lukt dit niet, dan worden de dossiers door de FUMO gedigitaliseerd en betaalt Smallingerland de rekening. Team I&A en team VTH werken samen om deze dossiers te schonen, te digitaliseren, op te slaan en waar nodig aan te vullen met digitale informatie uit andere systemen om zo te komen tot een compleet digitaal dossier. Met het vormen van een compleet, digitaal dossier voldoen we aan 'goede, geordende en toegankelijke staat' die de Archiefwet van ons eist.

Argumenten - Verbetering van onze dienstverlening voor inwoners en bedrijven door snellere levering van complete digitale stukken; - In 2022 moet van 600 bedrijven het milieudossier digitaal worden overgedragen aan de FUMO. Deze met voorrang digitaliseren maakt tijdige overdracht mogelijk zonder achteraf een factuur voor digitalisering door het FUMO te ontvangen; - Dossiers zijn weer op orde waarmee we voldoen aan de Archiefwet. Op dit moment kunnen we hier niet aan voldoen vanwege de versnipperde opslag van stukken; - Medewerkers kunnen zelf digitale dossiers opzoeken en raadplegen zonder hulp van een archiefmedewerker; Dit bespaart tijd en draagt bij aan het optimaal thuiswerken; - VHT medewerker kan digitale dossiers meenemen voor toezichthoudende taken buiten de deur; - VHT medewerker vindt alle digitale informatie op een plek in plaats van verspreid over meerdere systemen. Dit bespaart tijd; - Intern opzoeken en leveren van dossiers door team I&A verloopt sneller en levert op lange termijn tijdwinst op voor team I&A; - Geen dubbele werkzaamheden meer door centrale digitale opslag (in de huidige situatie worden dossiers regelmatig meerdere malen gekopieerd of gescand);

-2-

-

In eigen beheer scannen is een logische keuze, omdat de inzet van team I&A en team VTH noodzakelijk is voor het schonen, compleet maken en vindbaar maken van dossiers. Het toevoegen van het scannen in dit proces is efficiënt. Projectmatig organiseren van het digitaliseren van milieu- en bouwdossiers, waardoor er goede afstemming kan zijn tussen de betrokken teams om de dienstverlening ook tijdens het digitaliseren zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Risico's - Inzet van projecturen door team I&A kan tijdelijk productiviteitsverlies veroorzaken; - WW-verplichting na beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Wettelijk of beleidskader Archiefwet, beleid Recordmanagement, Omgevingswet, visie dienstverlening

Overwogen scenario's Er zijn 3 opties overwogen: Looptijd Benodigde Benodigde Opgelost inzet VTH inzet I&A binnen eigen in jaren formatie

Gewenste tijdelijke Kosten totaal formatie (1 fte VTH: €58000 1 fte I&A: €67000)

1.

4,4

0,67 fte

2 fte

1,5 fte I&A

0,67 VTH, 0,5 I&A € 319000,-

2.

2,2

1,33 fte

4 fte

1,5 fte I&A

1,33 VTH, 2,5 I&A € 539000,-

3. Uitbesteden van scannen is overwogen maar levert geen voordelen op, omdat de meeste tijd zit in het schonen, compleet maken en beschrijven van de dossiers

De optie met de looptijd van 2,2 jaar is het meest gunstig omdat sneller wordt geprofiteerd van de besparing en de inwoners en bedrijven eerder gebruik kunnen maken van digitale dossiers.

Financiën Eenmalige dekking van de benodigde investering van € 539.000,- door onttrekking uit de algemene reserve. Digitaliseren van de dossiers levert uiteindelijk een jaarlijkse besparing van € 86.000,- op, bestaande uit: - 1,00 fte I&A = € 67.000,- 0,33 fte VTH = €19.000,-

Communicatie Afstemming tussen team I&A en team VTH tijdens uitvoering van het project.

Uitvoering Ingepast binnen reguliere werkzaamheden, waarbij dossiers op aanvraag worden gescand, betekent dit een looptijd van 8,8 jaar (1 fte I&A, 0,33 fte VTH), onder voorwaarde dat ieder dossier ook daadwerkelijk wordt opgevraagd. Met inzet van 1,5 fte projecturen I&A, 2,5 fte tijdelijke inhuur I&A en 1,33 tijdelijke inhuur VTH is het mogelijk om in 2,2 jaar met een projectmatige aanpak deze 480 m1 archief te digitaliseren

-3Dossiers worden geschoond, gescand, aangevuld vanuit verschillende systemen en opslaglocaties en uiteindelijk opgeslagen in het zaaksysteem zodat het toegankelijk en vindbaar is voor de gehele organisatie.

Achtergrondinformatie Vorig jaar is een motie voor het digitaliseren van fysieke dossiers aangenomen door de gemeenteraad waarin het college is opgeroepen om eerst de nut en noodzaak aan te tonen. De gemeentelijke organisatie levert met de business case en dit voorstel een onderbouwing voor de nut en noodzaak voor het digitaliseren van milieu- en bouwdossiers vanuit het verbeteren van de dienstverlening.

Drachten, 26 oktober 2021 Burgemeester en wethouders van Smallingerland, Jan Rijpstra

voorzitter.

Jelmer Mulder

secretaris.