Raadsvoorstel - Benoeming accountant

Griffie

Aan de gemeenteraad

Onderwerp:

BENOEMING ACCOUNTANT

Beh. ambt:

J. Kooistra / P. Krom / J. Stienstra

Voorstel 1. Benoem BakerTilly tot accountant van de gemeente Smallingerland voor de controle van de jaarrekeningen 2022 – 2024 en ga over tot gunning van de opdracht hiervoor. Inleiding Het contract met Deloitte liep tot en met de controle van het boekjaar 2021. Voor de controle van de boekjaren daarna moest daarom een nieuwe aanbestedingsprocedure worden uitgezet. De Auditcommissie is belast met de voorbereiding en begeleiding van deze procedure. De commissie heeft vier van haar leden, te weten de heren Hofman, Molhoek, Lesterhuis en Postma, aangewezen dit namens haar te doen. Deze selectiecommissie werd hierbij ondersteund door het team Financiën, de inkoopadviseur, de concern controller en de ambtelijk secretaris van de Auditcommissie. De benoeming van de accountant is een wettelijke bevoegdheid van de gemeenteraad en daarom wordt de uitkomst van de aanbesteding nu ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Gevolgde procedure Op 21 juni 2022 heeft de raad het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten en de daarbij te gebruiken gunningscriteria vastgesteld. Omdat het bedrag dat hiermee was gemoeid de daarvoor gestelde limiet overschreed moest een Europese openbare aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Deze procedure is op 24 juni 2022 gestart met de publicatie van de vereiste stukken op Tenderned.

Na opening van de kluis op Tenderned op 26 augustus bleek dat er geen inschrijvingen waren. Wanneer een Europese openbare aanbestedingsprocedure geen inschrijvingen oplevert is het toegestaan een onderhandelingsprocedure zonder vooraankondiging te volgen, waarmee rechtstreeks aan een voorkeurspartij gegund mag worden. Hierbij is het wel van belang dat de uitgangspunten van de gevoerde Europese aanbestedingsprocedure niet wezenlijk gewijzigd worden. Twee partijen hadden gedurende de aanbestedingsprocedure te kennen gegeven geen inschrijving in te dienen maar eventueel wel open te staan voor een gesprek voor het geval er geen inschrijvingen zouden zijn. Bij twee andere partijen is navraag gedaan waarom deze niet gereageerd hadden. Eén van deze twee gaf naar aanleiding hiervan aan alsnog belangstelling te hebben. Met deze drie partijen is een verkennend gesprek gevoerd, waarna twee partijen uiteindelijk een presentatie verzorgd hebben voor de selectiecommissie.

-2Na deze presentaties heeft de selectiecommissie beide partijen aan de hand van de gunningscriteria beoordeeld. Dit leidde tot het unanieme besluit het aanbestedingsproces met één partij, te weten BakerTilly, voort te zetten. Deze partij is gevraagd alsnog een offerte in te dienen, vergezeld van alle vereiste formulieren. Hierna is een check op volledigheid, consistentie en het voldoen aan de voorwaarden voor een onderhandse gunning uitgevoerd en is geconcludeerd dat aan alle eisen wordt voldaan. Daarom kan nu tot benoeming worden overgegaan. Vervolg Na het besluit van de raad zal de aankondiging van de gegunde opdracht via Tenderned bekend worden gemaakt. De overeenkomst met Baker Tilly wordt voor een periode van drie jaar aangegaan met de mogelijkheid om met twee keer één jaar te verlengen. Financiën Bij de aanbesteding is uitgegaan van een geraamd bedrag van € 150.000 per jaar. Deze raming was gebaseerd op de werkelijke controlekosten van de afgelopen jaren en de uitgaven op dit terrein van vergelijkbare gemeenten. De inschrijfprijs bestaat uit een vast bedrag per jaar voor de controle van de jaarrekening en een fictief aantal controles van Sisa-regelingen per jaar. Er is door BakerTilly geoffreerd voor een bedrag van € 165.000; dit bedrag is inclusief de controle van 25 Sisa-regelingen per jaar.

Het aantal Sisa-regelingen kan per jaar fluctueren en hiermee ook de totale kosten. In de begroting 2023 – 2026 is abusievelijk het bedrag uit de oorspronkelijke overeenkomst met de vorige accountant opgenomen (€ 77.030). Met de Bestuursrapportage 2023-I zal dit gecorrigeerd moeten worden.

Drachten, 13 oktober 2022 Meine Hofman,

vice-voorzitter Auditcommissie

Joke Stienstra,

ambtelijk secretaris Auditcommissie

Bijlagen: 1. Offerteaanvraag 24-6-2022 Tenderned 2. Aanbieding BakerTilly (vertrouwelijk) 3. Verslag gunning aanbesteding accountantsdiensten (vertrouwelijk)