Raadsvoorstel - Aanpassing kaders rechtmatigheidsverantwoording

Aan de gemeenteraad Onderwerp: Aanpassing kaders rechtmatigheidsverantwoording Behandelend ambtenaar:

Hans Hiddinga

Portefeuillehouder:

Sipke Hoekstra

Beleidsterrein:

Bedrijfsvoering

Voorstel 1. De Financiële verordening Smallingerland te wijzigen. 2. Het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2025 vast te stellen onder intrekking van het Controleprotocol voor de accountantsverklaring jaarrekening 2023 inclusief normenkader. 3. Het Normenkader rechtmatigheid 2025 behorende bij de jaarstukken 2025, waarin een overzicht wordt gegeven van alle geldende externe en interne wet- en regelgeving die van toepassing is bij het opstellen van de jaarstukken 2025 (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) vast te stellen. 4. De Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 in te trekken. Inleiding + beoogde effecten Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het normenkader moet actueel worden gehouden en jaarlijks worden aangepast op basis van de relevante nieuwe externe en interne wet- en regelgeving. In 2025 heeft er een wijziging plaatsgevonden in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) waarbij de verantwoordingsgrens is aangepast van 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves naar 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves.

Deze verandering werkt door in de Financiële verordening Smallingerland, de Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 en het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2025 en moeten derhalve hierop worden aangepast. Door een wijziging in het Bado is de materialiteit die de accountant hanteert bij de jaarrekening aangepast van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves voor fouten en 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves voor onzekerheden naar 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves voor fouten en onzekerheden. In het verlengde hiervan kan de rapporteringsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording aangepast worden zodat dit in lijn ligt met de rapporteringsgrens van de accountant.

-2-

Argumenten 1. Het normenkader rechtmatigheid 2025 geeft een volledig overzicht van toepasselijke geldende regelgeving. In het normenkader zijn alle in 2025 geldende verordeningen en regels van de gemeente en de externe regelgeving waarin bepalingen over financiële beheershandelingen zijn opgenomen. Deze zijn van belang bij het opstellen van de jaarstukken. Het normenkader rechtmatigheid 2025 is bijgewerkt voor de wet- en regelgeving geldend tot en met december 2025. 2. Met het vaststellen van de verantwoordingsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording op 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en de wijziging in de Financiële verordening Smallingerland wordt invulling gegeven op de aanpassing van Bado en BBV. Met het vaststellen van de rapporteringsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording op € 250.000, of, indien lager, 5% van de materialiteit en de wijziging in de Financiële verordening Smallingerland wordt de mate van diepgang van rapporteren aangesloten op de materialiteit waarmee de accountant controleert en rapporteert. Dit als gevolg van een wijziging in wet en regelgeving waardoor de materialiteit waarmee de accountant controleert is verhoogd van 1 naar 2% van de totale lasten.

Indien Smallingerland een lagere rapporteringsgrens hanteert, wordt er strenger dan de weten regelgeving gerapporteerd en moet de accountant aanvullende werkzaamheden verrichten. 3. Met het intrekken van de Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 zijn er geen inconsistenties meer tussen verschillende kader stellende documenten en wordt nog steeds aan de wettelijke verplichting voldaan. 4. Met het intrekken van het Controleprotocol van de accountantscontrole jaarrekening 2023 inclusief normenkader zijn er geen inconsistenties meer tussen verschillende kader stellende documenten. 5. Met het vaststellen van het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2025 wordt er voldaan aan de wettelijke verplichting. Risico's Wanneer er geen besluitvorming plaatsvindt, kan de rechtmatigheidsverantwoording niet plaatsvinden en kan de accountant geen werkzaamheden verrichten conform de wettelijke kaders. Wettelijk of beleidskader Bado, BBV, Kadernota rechtmatigheid 2025. Overwogen scenario's Een alternatief scenario zou zijn niets doen. Hiermee wordt er niet voldaan aan de wettelijke verplichting en zijn er geen kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit scenario is dan ook niet toepasbaar of werkbaar. Financiën Er zijn op dit moment geen financiële consequenties. Juridische consequenties

-3-

Er zijn op dit moment geen juridische consequenties. Participatie n.v.t. Communicatie Het onderwerp rechtmatigheid, inclusief de voorgenomen wijzigingen ten aanzien van de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens van de rechtmatigheidsverantwoording, is met de accountant afgestemd. Uitvoering De uitvoering is conform het door het college vastgestelde Controleplan Rechtmatigheid 2025. Fatale termijn N.v.t. Achtergrondinformatie N.v.t. Drachten, 11-11-2025 Burgemeester en wethouders van Smallingerland, Fred Veenstra

voorzitter.

Siebren van der Berg

secretaris.

Bijlagen: 1. 2. 3. 4. 5.

Normenkader rechtmatigheid 2025 Was-wordt lijst Financiële verordening Smallingerland 2025 Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023-2025 Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2025 Was-wordt lijst controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 vs 2025