Raadsbrief - Bevindingen Accountantsverslag 2022

Drachten Smallingerland Aan

leden van de gemeenteraad van Smallingerland

Drachten, 13 september 2023

Ons kenmerk 2023-052637

Uw kenmerk

Behandeld door 0512-581 234

VERZONDEN 13 SEP. 2023

Onderwerp Bevindingen accountantsverslag 2022 Geachte raadsleden, Geachte leden van de raad, Op 14juli 2023 heeft uw raad de jaarstukken 2022 vastgesteld en daarbij het accountantsverslag 2022 ontvangen. In september 2023 zullen, in zowel de auditcommissie als in de gemeenteraad, de bevindingen uit het accountantsverslag worden besproken. Het tijdspad waarin de accountantscontrole plaatsvond was echter kort vanwege de aanbesteding van de accountantsdiensten. Bovendien is de eerste controle door een nieuwe accountant een intensief traject, omdat partijen elkaars werkwijze moeten Ieren kennen. We danken accountant Bakertilly voor de prettige en constructieve samenwerking. We hebben ook veel waardering voor de inzet en werkzaamheden van onze medewerkers de afgelopen periode, die hebben geleid tot een spoedige totstandkoming van deze rapportage. Door middel van de voorliggende brief geven wij een eerste reactie vanuit het college op de bevindingen uit de rapportage. Het is bekend dat we ons bevinden op een groeipad om de interne beheersing verder op orde te brengen. We realiseren ons dat grote veranderingen niet in een jaar te realiseren zijn. Na de interim controle van de accountant in begin 2023, is er een plan van aanpak geschreven om de bevindingen van de accountant op te lossen.

Dat dit over het jaar 2022 nog geen vruchten op zou werpen middels een goedkeurende verklaring op rechtmatigheid lag in de lijn der verwachtingen. Immers, zoals eerder gecommuniceerd, eerdere fouten lopen langjarig door. Het grootste aandachtspunt zit daarbij op onrechtmatig gedane aanbestedingen met langlopende contracten. We zien daarbij wel we verbeteren en eerder zicht hebben op mogelijke risico's dan voorheen. Het controle mechanisme wordt door de accountant goed bevonden en dit is het gevolg van onze eigen interne acties. Hiermee zien we dat we de fouten eerder inzichtelijk hebben waarmee we waar mogelijk sneller kunnen overgaan tot herstel. Een voorbeeld hiervan is onze spend analyse die door Baker Tilly als de 'best of class' wordt benoemd. Het logische gevolg van deze scherpere monitoring is echter dat de geconstateerde fouten het totaalbedrag aan onrechtmatigheid verhogen.

Correspondentie-adres Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

.-

E-mail gemeentesmalIïngerlandnl Internet www.smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk 2023-052637

13 september 2023

Bladnr. 2

Aan de hand van de rapportages is er onder andere een overzicht gemaakt met acties die uitgevoerd moeten worden. Een aantal van deze acties zijn al opgepakt en hierover wordt ook in tweemaandelijkse frequentie gerapporteerd aan het directieteam. Via deze monitoring willen we continu inzichtelijk maken wat de stand van zaken en op welke punten we concreet stappen moeten zetten. Concrete voorbeelden van enkele verbeteringen zijn dat er een budgetregeling is ingesteld, er is een gecoördineerd inkoopmodel ontwikkeld, in diverse werkprocessen zijn controles en vierogen-principes ingevoerd en er zijn aanvullende IT autorisaties zijn ingevoerd. Naast dat de accountant een oordeel geeft over de rechtmatigheid, geeft zij ook haar bevindingen weer over de getrouwheid. Over 2022 was het oordeel een beperking voor de getrouwheid. Het moge duidelijk zijn dat dit voor ons een aanzet is voor verdere maatregelen. We besteden bijzondere aandacht aan het oordeel van de accountant over de interne beheersing binnen het sociaal domein. In voorgaande controles is er nog niet eerder in deze omvang een oordeel gevormd over de getrouwheid. Inmiddels heeft er een eerste analyse plaats gevonden en er zijn, waar nu al mogelijk, processen aangescherpt en verbeteringen in gang gezet.

Op basis van een verdiepend gesprek in september met de accountant over de gevolgde redenaties en argumentaties van de bevindingen, vullen we de analyse aan en inventariseren we welke procesverbeteringen we verder moeten maken. Het plan van aanpak van januari 2023 wordt met deze inventarisatie aangevuld. Het aangevulde plan van aanpak moet gaan leiden tot controleerbare en zichtbare verbeteringen en prioritering daarvan, in ieder geval op het gebied van het oordeel over de getrouwheid in het sociaal domein. Hierover wordt uw raad te zijner tijd geïnformeerd. Voor de volledigheid; de constateringen van de accountant op het gebied van bijvoorbeeld de prestatieverantwoording Jeugdzorg en Wmo betekenen niet dat bepaalde zorg niet is geleverd. Het betekent dat niet onderbouwd gecontroleerd kan worden of bepaalde zorg is geleverd conform wet- en (eigen) regelgeving. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, secreta22"

bu\estr

/

7

Siebren van der Berg

Jan Rijpstra