Notitie informatie en formatieproces Smallingerland 11-03-2022

NOTITIE INFORMATIE- EN FORMATIEPROCES SMALLINGERLAND EEN HANDREIKING VOOR DE POLITIEKE PARTIJEN

De bestuurlijke driehoek Smallingerland Drachten, 16 maart 2022

INHOUD 1.

Inleiding .......................................................................................................................................................... 3

2.

Duidingsbijeenkomst ...................................................................................................................................... 3

3.

Ondersteuning proces .................................................................................................................................... 4

4.

Een informateur ............................................................................................................................................. 4

5.

Het informatieproces ..................................................................................................................................... 5

6.

Het formatieproces ........................................................................................................................................ 5

7.

Hoe houden we anderen betrokken? ............................................................................................................ 5 7.1

De gemeenteraad .................................................................................................................................. 6

7.2

De fractie ............................................................................................................................................... 6

7.3

De burgemeester ................................................................................................................................... 6

7.4

De buitenwereld .................................................................................................................................... 6

8.

Wel of geen raadsakkoord ............................................................................................................................. 7

9.

Presentatie eindresultaat ............................................................................................................................... 7

10.

Kandidaat wethouders ............................................................................................................................... 8

11.

Tot slot ....................................................................................................................................................... 8

Bijlage ...................................................................................................................................................................... 9

2

1. INLEIDING

Om de betrokken politieke partijen te ondersteunen bij het informatie- en formatieproces is deze notitie opgesteld. Hierbij moet worden opgemerkt dat het de politieke partijen vrij staat om wel of niet gebruik te maken van de adviezen uit deze notitie. Formeel is er weinig geregeld over het informatie- en formatieproces. Meestal hangt dit af van de gebruiken en cultuur in een gemeente hoe dergelijke processen vorm krijgen. Er is dan ook ruimte voor lokale verschillen. Zowel vanuit de griffie als vanuit de ambtelijke organisatie is er het aanbod om te ondersteunen en te adviseren in het informatie- en formatieproces. Daarvoor zijn er ook twee overdrachtsdocumenten beschikbaar gesteld die de partijen kunnen gebruiken. Maar daarnaast kunnen griffie en ambtelijke organisatie helpen bij het schrijven van verslagen, teksten, het maken van afspraken of het plannen van vergaderingen. De hoofdrollen in de (in)formatie zijn voorbehouden aan de gekozen vertegenwoordigers, met name de lijsttrekkers van de politieke partijen. Het is uiteindelijk aan hen om verder vorm te geven aan het proces en duidelijk te maken waar behoefte aan is qua ondersteuning en advisering vanuit de griffie en ambtelijke organisatie. Wij wensen alle betrokkenen veel succes in het aanstaande informatie- en formatieproces. De bestuurlijke driehoek Smallingerland; • • •

Jan Rijpstra, burgemeester Siebren van der Berg, gemeentesecretaris Gert-Jan Fokkema, griffier

2. DUIDINGSBIJEENKOMST

Met de lijsttrekkers is afgesproken om een openbare duidingsbijeenkomst te plannen. Nadat de kiezer heeft gesproken is het aan de politieke partijen om aan de slag te gaan. Alvorens het informatieproces wordt gestart wordt aan de lijsttrekkers en hun secondanten gevraagd om de uitslag te duiden. Met andere woorden wat zegt de uitslag ons. Zijn er duidelijke winnaars, wie zijn de verliezers, wat zijn de thema's die belangrijk waren in de verkiezingscampagne, etc. Maar daarnaast kunnen in de duidingsbijeenkomst ook al afspraken worden gemaakte over het informatie- en formatieproces. De duidingsbijeenkomst is een openbare bijeenkomst onder technisch voorzitterschap van de burgemeester. De politieke partijen die hebben deelgenomen aan de verkiezingen worden vertegenwoordigd door de lijsttrekker en zijn/ haar secondant. De bijeenkomst is geen raadsvergadering en er worden geen formele besluiten genomen. Tenslotte zitten de lijsttrekkers en hun secondanten aan tafel als vertegenwoordigers van hun politieke partijen en niet als raadsleden.

3

3. ONDERSTEUNING PROCES

Bij de feitelijke ondersteuning kunnen verschillende ambtenaren worden ingezet. In een eerdere bijeenkomst met de lijsttrekkers is de afspraak gemaakt dat de griffier/ de griffie beschikbaar is/ zijn voor het informatieproces. Tijdens dit proces zitten alle partijen nog aan tafel. De griffier kan de informateur ondersteunen en de griffie kan het informatieproces verder faciliteren door het plannen en maken van afspraken of het regelen van vergaderruimten e.d. Zodra het informatieproces is afgerond en door een aantal partijen wordt besloten met elkaar verder te gaan in het formatieproces, dan stopt ondersteuning door de griffier/ griffie. De griffier en de griffie worden dan pas weer actief voor de formerende partijen als de partijen in de afrondende fase zitten en er zaken geregeld moeten worden rond het presenteren van een akkoord in de gemeenteraad of de voordracht van kandidaat wethouders bij de gemeenteraad en de integriteitsscan voor de kandidaat wethouders. Tijdens het formatieproces kan er ondersteuning worden geleverd vanuit de ambtelijke organisatie. Daarbij kan het gaan om ambtelijke (inhouds-) deskundige, administratieve ondersteuning, proces ondersteuning of schrijvers. Daarnaast is er voorafgaande aan het informatie- en formatieproces een overdrachtsdocument beschikbaar.

In dit document is informatie opgenomen over de meest belangrijke processen en projecten die de komende periode een grote rol zullen spelen in de gemeente. Daarnaast is opgenomen een ambtelijke beschouwing: een doorkijk naar de toekomst zowel financieel als beleidsmatig. Ook zal er een bestuurlijke brief worden aangeboden door het scheidende college.

4. EEN INFORMATEUR

Het is gebruikelijk dat na de verkiezingen de grootste partij een voorstel doet voor een informateur. Dat kan iemand zijn uit deze partij, maar er kan ook een externe informateur worden voorgedragen. Bij het zoeken naar een informateur is het verstandig om iemand te zoeken die kennis heeft van het lokale openbaar bestuur. Daarnaast is het belangrijk dat de (potentiële) winnaar(s) alvast tijdig nadenken over een kandidaat informateur. Indien wenselijk dan kan de burgemeester desgevraagd kijken binnen zijn netwerk voor geschikte kandidaten. Binnen het verkiezingsbudget zijn er middelen beschikbaar om eventueel een externe informateur te vragen. Deze middelen kunnen worden ingezet als een onkostenvergoeding en eventuele reis- en verblijfskosten van de informateur.

4

5. HET INFORMATIEPROCES

Aan het informatieproces nemen alle politieke partijen die in de gemeenteraad zijn gekozen nog mee. Tijdens deze informatiefase is de rol van de informateur er op gericht uit te zoeken "wie met wie wil en kan". Er moet ruimte zijn voor een vertrouwelijke inbreng. Niet alles hoeft op papier te komen. Partijen moeten in vertrouwen concessies kunnen aanbieden waarop zij niet mogen worden aangesproken wanneer zij worden uitgesloten van de latere formatie. In dit soort processen zijn de marges vaak klein en wegen de persoonlijke verhoudingen zwaar. Men moet tenslotte na het (in)formatieproces ook weer vier jaar met elkaar verder in de gemeenteraad. In deze informatiefase is de griffier en de griffie beschikbaar voor ondersteuning.

6. HET FORMATIEPROCES

Wanneer duidelijk is welke partijen met elkaar verder willen formeren, dan gaat het informatieproces over naar het formatieproces. De rol van de formateur1 gaat in de diepte: aan hem of haar de taak om te zorgen dat er een inhoudelijk programma komt, het coalitieakkoord. De manier waarop dit wordt bereikt, verschilt sterk. Het is verstandig wanneer de formateur in de onderhandelingen rekening houdt met nieuwe partijen of nieuwe lijsttrekkers: die staan op voorhand op kennisachterstand. Een paar informatierondes, gepresenteerd door deskundige ambtenaren en het overdrachtsdocument van de ambtelijke organisatie, kunnen hierbij helpen. Het is aan te bevelen om van alle gesprekken en bijeenkomsten tijdens het formatieproces verslagen te maken. Bij elk gesprek van de formateur met een partij/ met partijen is dan ook een notulist en/ of ambtelijk adviseur aanwezig. Formeren vraagt een meerderheid. De ervaring leert dat het zonder meerderheid tot ellende leidt. Het later uitnodigen van partijen, om alsnog een meerderheid te creëren, werkt niet. Deze partijen gaan niet tekenen bij het kruisje maar willen meepraten vanaf het begin. Daarnaast komt het nog wel eens voor dat de uitgesloten partijen elkaar op zoeken. Ook dit kan het proces ontregelen. In de formatiefase is er ambtelijke ondersteuning beschikbaar vanuit de organisatie.

7. HOE HOUDEN WE ANDEREN BETROKKEN?

Bij het informatie- en formatieproces zijn vaak maar een paar mensen betrokken, dit werkt in dergelijke processen ook vaak beter. Echter het is wel zaak om anderen, die geen directe deelnemers zijn aan dit proces, betrokken te houden.

1

De informateur en de formateur kunnen dezelfde persoon zijn. Echter ook hierbij zijn er weer verschillende varianten mogelijk. 5

7.1 DE GEMEENTERAAD Na de verkiezingen gaat de nieuwe gemeenteraad direct aan de slag. Voor de gemeenteraad begint er een startprogramma om goed ingewerkt te raken. Daarnaast zijn er weer vergaderingen van de gemeenteraad en worden er weer besluiten genomen. Parallel aan het werk van de raad, vindt het (in)formatieproces plaats. Het is aan te bevelen dat de informateur en de formateur de gemeenteraad op hoofdlijnen informeert over de voortgang van het (in)formatieproces. De wijze waarop dit moet plaatsvinden is aan de (in)formateur. Echter het is wel zaak dat de gemeenteraad goed wordt geïnformeerd en "aangehaakt" blijft. 7.2 DE FRACTIE Geef als onderhandelaar (namens de politieke partij) tijdens de (in)formatie aandacht aan de eigen nieuwe fractie. Er zullen fractieleden zijn die nieuw zijn in de politiek en niet op de hoogte zijn van het (in)formatieproces én de strategie van de partij tijdens de onderhandelingen. Aandacht geven kan al voor de verkiezingen. Maak duidelijke afspraken over het mandaat van de onderhandelaar of onderhandelingsdelegatie. In de (in)formatie is het verstandig het onderhandelingsteam te laten bestaan uit twee leden. Bij voorkeur de beoogd fractievoorzitter en diens plaatsvervanger of eventueel de beoogd kandidaat wethouder. Een van beide kan het contact met de fractie onderhouden.

7.3 DE BURGEMEESTER Zoals hiervoor aangegeven is er maar weinig formeel geregeld over het informatie- en formatieproces. Wel is in de Gemeentewet (artikel 35, tweede lid) opgenomen dat; "De burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de college-onderhandelingen. Hij wordt alsdan in de gelegenheid gesteld zijn opvattingen over voorstellen ten behoeve van het collegeprogramma kenbaar te maken." Naast dat de burgemeester aan het einde van het formatieproces wordt geïnformeerd, is het aan te bevelen dat de formateur met enige regelmaat een periodiek overleg heeft met de burgemeester. Hier kan worden gesproken over de voortgang van het proces, maar kan de burgemeester ook vanuit zijn wettelijke portefeuilles wellicht de formateur van advies voorzien. Ook de informateur kan bij aanvang van het informatieproces een oriënterend gesprek voeren met de burgemeester over het te doorlopen proces. 7.4 DE BUITENWERELD Een (in)formatieproces heeft ook de nodige aandacht van de "buitenwereld", denk aan de kiezers, ambtelijke organisatie, pers en andere belangstellenden. Het is aan te bevelen om als formerende partijen na te denken over de communicatie naar buiten. Daarbij kan het verstandig zijn om tijdens de formatieperiode een radio(en social media) stilte af te spreken. Meningen – of partijsuccesjes – die naar buiten worden gebracht, verstoren de onderhandelingen.

Zoals hiervoor aangegeven is het wel verstandig dat de formateur regelmatig contact houdt met de partijen die niet meeonderhandelen (al dan niet via de gemeenteraad). En hen te informeren over de voortgang. Als het gaat om de communicatie naar buiten bijvoorbeeld via persberichten, dan kan er natuurlijk een beroep worden gedaan op de griffie of de medewerkers van communicatie. Steeds vaker wordt in het formatieproces ruimte geboden aan maatschappelijke organisaties. Dat kan op verschillende manieren: zij kunnen vroegtijdig worden uitgenodigd, een plek krijgen in het proces en/ of het akkoord in concept voor commentaar ontvangen. Het is aan de betrokken politieke partijen om daar wel of geen gebruik van te maken. Ook hierbij geldt, niets ligt vast.

6

8. WEL OF GEEN RAADSAKKOORD

Het is aan te bevelen hier in een vroegtijdig stadium over na te denken en een uitspraak te doen over de wenselijkheid van een raadsakkoord en de vorm. Bij voorkeur spreken de politieke partijen zich al in de informatiefase uit over de wenselijkheid van een raadsakkoord. Dit kan namelijk ook van invloed zijn op het formatieproces en een coalitieakkoord. Het raadsakkoord moet niet worden ingezet als "een doekje voor het bloeden" vanuit de onderhandelende partijen. Een raadsakkoord moet een document zijn van en door de hele gemeenteraad. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 zijn er in diverse gemeenten raadsakkoorden afgesloten. Dit overigens met wisselend succes. In het onderzoek "Een routekaart voor raadsakkoorden2" van Lianne van Kalken e.a., komen verschillende varianten aan de orde. Deze verschillende varianten zijn opgenomen in de bijlage. Bij de afwegingen om te kiezen voor wel of geen raadsakkoord, is de belangrijkste vraag; wat is het doel van het raadsakkoord. Wat willen wij als gemeenteraad er mee bereiken. In het eerdergenoemde onderzoek worden daarbij drie ambities genoemd die raden hebben; 1. 2. 3.

De verhouding tussen college en raad; De verhouding tussen coalitie en oppositie; De verhouding tussen volksvertegenwoordigers en de lokale samenleving.

De meeste akkoorden hebben dan de ambitie om hierop in te grijpen. Bijvoorbeeld het college minder machtig maken, verhoudingen tussen coalitie en oppositie minder scherp maken en verhoudingen tussen raad en samenleving flexibeler inrichten. Als er wordt gekozen om een proces op te starten om te komen tot een raadsakkoord, dan zijn de volgende vier stappen belangrijk; • • • •

Stap 1; Wat willen we bereiken met het raadsakkoord? Welke problemen lossen we er mee op? Welke verbeteringen moeten plaatsvinden? Stap 2; Welke varianten kiezen we? Welk raadsakkoord past bij ons en bij wat we willen? Stap 3; Wat moeten we daarvoor regelen? Welke randvoorwaarden moeten we op orde brengen? Stap 4; Welke risico's treden hierbij op en wat kunnen we doen om deze in te dammen?

Kortom neem de tijd, en doe dit vroegtijdig, om de keuze te maken om wel of niet aan de slag te gaan met een raadsakkoord. Doe dit niet pas tijdens de formatiefase en geef als raad een duidelijk antwoord op de vraag; wat willen we bereiken met een raadsakkoord?

9. PRESENTATIE EINDRESULTAAT

Als de onderhandelende partijen een (concept) akkoord hebben bereikt, dan is het goed om hierover (zie ook paragraaf 7.3) vroegtijdig de burgemeester te informeren. Deze kan dan nog zijn opvattingen geven over het conceptakkoord.

2

Kalken, mr. Lianne van, prof. mr. Geerten Boogaard, prof. dr. Martijn van der Steen, Wouter Scherpenisse; "Een routekaart voor raadsakkoorden – Varianten, ervaringen en lessen"; Erasmus School of Law 2021. 7

Het is aan te bevelen om de tijd te nemen voor de presentatie van het eindresultaat van de onderhandelingen c.q. de presentatie van het coalitieakkoord. Daarbij is het ook goed om rekening te houden met de "verliezers", de partijen die niet aan de onderhandelingen hebben deelgenomen. Ook deze partijen hebben de coalitiepartijen de komende vier jaar weer nodig.

10. KANDIDAAT WETHOUDERS

Het is gebruikelijk dat de coalitiepartijen de kandidaat wethouders tegelijkertijd presenteren op het moment dat ook het coalitieakkoord wordt gepresenteerd. Soms geven partijen ook al voor de verkiezingen aan wie hun kandidaat wethouder is. Ook dat is helemaal aan de betrokken politieke partijen. Hou er wel rekening mee dat er nog een risicoanalyse integriteit voor de kandidaat wethouders volgt. Uiteindelijk zal de gemeenteraad over moeten gaan tot het benoemen van de voorgedragen kandidaten. In de gemeente Smallingerland zijn hier in het Reglement van Orde (RvO) enkele afspraken over gemaakt. Een commissie geloofsbrieven, vanuit de gemeenteraad, onderzoekt of de kandidaat wethouders voldoet aan de vereisten uit de Gemeentewet3. Daarnaast moeten de kandidaat wethouders een Verklaring omtrent gedrag (VOG) politieke ambtsdragers overleggen. Door de burgemeester4 is opdracht gegeven, om voorafgaande aan de benoeming van de wethouders, een risicoanalyse integriteit uit te laten voeren door het bureau BING. Hou er dus rekening mee dat kandidaat wethouders hiervoor stukken moeten aanleveren 5 en ruimte moeten maken in hun agenda voor een gesprek/ interview met de onderzoekers van BING.

11. TOT SLOT

Zoals hiervoor aangegeven bestaat er geen draaiboek voor (in)formaties. Deze notitie moet dan ook zeker niet worden gezien als een draaiboek voor het informatie- en formatieproces in de gemeente Smallingerland. Wel kan deze notitie worden gezien als een handreiking aan de politieke partijen om te gebruiken tijdens dit proces. Zij hebben de hoofdrol in dit proces. Met deze handreiking hopen wij bij te dragen aan een goed verloop van het proces en dat dit een bijdrage mag leveren aan een goede basis voor de raadsperiode 2022-2026.

3

Artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid Gemeentewet Op basis van de Gemeentewet art. 170, tweede lid bevordert de burgemeester de bestuurlijke integriteit in de gemeente. 5 Hierbij gaat het om de volgende documenten een CV, een VOG-politieke ambtsdragers, BKR-registratie, diploma's en een ingevulde vragenlijst van de onderzoekers. De kandidaat wordt geïnterviewd door de onderzoekers. 4

8

BIJLAGE

Zoals hiervoor al is aangegeven zijn er raadsakkoorden in verschillende soorten en maten. Het is aan de gemeenteraad en/ of de onderhandelende partijen om daarin een goede vorm te kiezen. Welke variant van een raadsakkoord ook wordt gekozen, het adagium blijft denk hier goed van tevoren over na. In onderstaande overzicht verschillende varianten. Type akkoord

Vorming college door

Raadsbreed akkoord

Coalitie

Agenda programma coalitie Coalitieakkoord

Traditioneel coalitieakkoord Raadsakkoord en zakencollege Een raadsakkoord met daarbinnen een collegeprogramma Coalitie levert de wethouders, het akkoord wordt gesloten met de raad Coalitie levert de wethouders en maakt een coalitieakkoord, daarop aanvullend maakt de raad een raadsakkoord Coalitie maakt de agenda, wethouders worden raadsbreed gekozen

Gemeenteraad

Geen

Raadsakkoord

Coalitie

Collegeprogramma

Raadsakkoord

Coalitie

Geen

Raadsakkoord

Coalitie

Coalitieakkoord

Raadsakkoord aanvullend op coalitieakkoord

Gemeenteraad

Coalitieagenda

Geen

9

Geen