Leidraad Grote Projecten

Leidraad Grote Projecten o.b.v. raadsbesluit 20 oktober 2020 In het kort De gemeenteraad heeft een leidraad vastgesteld voor grote projecten. Hierin staat beschreven wat grote projecten zijn, hoe deze worden aangewezen en op welke manier het college de raad informatie verschaft zodat de raad zijn kaderstellende en controlerende taak kan uitoefenen. De 'Checklist Informatievoorziening Grote Projecten' is daarbij leidend. Inleiding Op 20 oktober 2020 heeft de gemeenteraad van Smallingerland de Leidraad Grote Projecten vastgesteld, inclusief een amendement en onder verwijzing naar de 'Checklist informatievoorziening grote projecten'. Deze drie documenten zijn samengevat in dit document. De basis onder de leidraad is de professionalisering van het projectmatig werken in de ambtelijke organisatie, aansluitend op de Dienstverleningsvisie uit 2018. Er is een nieuwe basis basisaanpak voor projecten ontwikkeld met de volgende kenmerken:  De gehele organisatie werkt volgens één nieuwe, professionele aanpak  Stap voor stap werken we aan structuur en cultuur (competenties, houding, gedrag)  We formuleren per project een duidelijke toedeling van rollen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Daarbij is er altijd één ambtelijk opdrachtgever, één opdrachtnemer en bij de grote(re) projecten ook één bestuurlijk opdrachtgever.

 De aanpak o Stelt een dienstverlenende houding van de ambtenaar centraal o Is georganiseerd rondom de maatschappelijke opgave o Is gericht op het behalen van concrete, tijdsgebonden resultaten o Is gericht op het, op een bij de opgave passende manier, betrekken van actoren in de omgeving o Is politiek sensitief o Borgt dat de uitvoering binnen vooraf vastgestelde kaders ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en communicatie blijft Een 'groot project' volgt in beginsel dezelfde werkwijze als een regulier project maar kent bovendien  Nauwe betrokkenheid, van meet af aan, van de teams die belast zijn met financiën, communicatie en juridische zaken  Een heldere fasering met beslismomenten bij faseovergangen  Voortgangsbespreking in het reguliere portefeuillehouderoverleg  Een interne stuurgroep van de ambtelijk opdrachtgever plus betrokken teammanagers Het definiëren van 'grote projecten' Een opgave wordt als een project aangepakt als er is sprake van een niet-routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit. Criteria om een project als 'groot' aan te merken zijn niet in absolute termen van tijd en geld te vatten.

Elementen die meewegen zijn  er is sprake van grote maatschappelijke en/of financiële impact en/of risico's  er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces Voor de aanwijzing van grote projecten wordt het volgende bepaald:  Het college doet jaarlijks bij de begroting een voorstel aan de raad voor het aanwijzen welke projecten de status van grote projecten krijgen

 

Het college kan tussentijds voorstellen doen tot het opschalen of afschalen van de status van groot project De raad kan tussentijds zelf overgaan tot het opschalen of afschalen van de status van groot project

Voortgangsrapportages Het college brengt twee maal per jaar, bijvoorbeeld bij de jaarstukken en de begroting (of tussentijds als daartoe aanleiding of behoefte bestaat), verslag uit aan de raad over de voortgang van de grote projecten. Het college zal de raad tijdig informeren als bij grote project afwijkingen geconstateerd worden buiten een vooraf bepaalde marge. Informatievoorzieningen aan de raad Bij aanvang van een groot project zal het college een concreet voorstel doen over de betrokkenheid van de gemeenteraad bij het specifieke project, nadat de raad de kaders heeft vastgesteld. Dit betreft de momenten waarop de raad informatie krijgt, welke informatie dat is en hoe deze informatie gedeeld wordt. Hiervoor wordt onderstaande 'Checklist informatievoorziening grote projecten' (Rekenkamercommissie Smallingerland, oktober 2019) als basis gehanteerd. Deze wordt hieronder integraal weergegeven: Voorbereidingsfase 1. Er is een heldere probleemanalyse 2. Is duidelijk welk (toekomstig) maatschappelijk probleem de gemeente oplost met het project? 3. Er worden meerdere alternatieve oplossingsrichtingen aangegeven a. Per alternatief wordt aangegeven: b. waarom deze zal werken c. wat de (maatschappelijke) kosten en baten zijn d. welke risico’s er aan de orde zijn en hoe deze beheerst kunnen worden. 4. Is zo nodig een ‘second opinion’ uitgevoerd? 5.

De aannames die zijn gemaakt in de oplossingsrichtingen zijn expliciet gemaakt en onderbouwd 6. In een plandocument wordt helder: a. wat wel en niet onder het project valt. b. wat de belangen en wensen van de beoogde doelgroep(en) zijn. c. wat de belangen en wensen van derden zijn. d. hoe belanghebbenden voorafgaand aan de besluitvorming worden betrokken. e. wat de consequenties voor de begroting zijn? 7. Is er een duidelijke communicatiestrategie ? (burgers, bewoners, marktpartijen, belangenorganisaties) Besluitvormingsfase 1. Doelstellingen zijn helder en meetbaar geformuleerd: wat wil de gemeente bereiken? Geconcretiseerd met behulp van indicatoren en normen (met streefwaarden). Bij ruimtelijke projecten is een plankaart van "hoe het gaat worden" (beoogd eindbeeld) onmisbaar. 2. In een besluitvormingsdocument wordt helder a. wat de start- en einddatum van het project zijn. b. wat de (minimale / maximale) doorlooptijd van het project is. c. hoe belanghebbenden bij de uitvoering worden betrokken en ook of er rekening is gehouden met de benodigde tijd hiervoor. d. hoe de verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling tussen gemeente en marktpartijen is e. of er ruimte is voor wijzigingen (kwaliteit, kosten, opbrengsten).

f.

hoe en wanneer de gemeenteraad over eventuele wijzigingen in o.a. financiën, risico’s, tijd/planning en reikwijdte wordt geïnformeerd, de “go-no go momenten. g. hoe de voortgang (prestaties, effecten, financiën) gemeten wordt. h. hoe en wanneer de gemeenteraad over de voortgang wordt geïnformeerd i. wie wanneer over wijzigingen besluit j. risico-inventarisatie Uitvoeringsfase 1. Tussentijdse verantwoordingsrapportage over het totale project: a. De inhoudelijke ontwikkeling van het project (wat willen we bereiken en wat wordt er bereikt?) b. De planning (aanvankelijk en actueel) c. De financiën (kosten en opbrengsten) d. De risico's voor de realisatie van de inhoudelijke doelen, de planning en de kosten en opbrengsten 2. Belangrijke afwijkingen van het plandocument dienen expliciet te worden toegelicht: a. Inhoudelijke veranderingen b. Veranderingen in de planning c. Veranderingen in kosten/opbrengsten d. Veranderingen in het risicoprofiel 3. Bij nieuwe besluitvorming moet het college altijd: a. De besluitenhistorie toelichten b. Beslispunten expliciet formuleren (géén hele documenten vaststellen, maar alleen de afwijkingen van het eerder vastgestelde kader) c.

Duidelijkheid scheppen over de verdere inbreng van de raad (de volgende stappen in de besluitvorming) Afsluiting  Uitvoeren van een evaluatie o De gevolgde werkwijze, bereikte resultaten en effecten, gemaakte kosten, gerealiseerde opbrengsten en uiteindelijke planning afzetten tegen het oorspronkelijke, danwel bijgestelde plan o Expliciet benoemen van succes- en faalfactoren. o Vertaling naar leerpunten voor toekomstige projecten o Voorstellen gedaan voor implementatie van die leerpunten Begrippen Probleemanalyse Beschrijving van de maatschappelijke problemen (aard, omvang, oorzaken) die de gemeente wil oplossen met het project Oplossingsrichtingen Uiteenzetting over alternatieven waaruit de gemeenteraad kan kiezen bij de aanpak van de gesignaleerde problemen (bijvoorbeeld: fysieke en/of sociale interventies) Aannames De uitgangspunten die in de oplossingsrichtingen worden gehanteerd, die mede kunnen bepalen of de beoogde doelen van het project worden gehaald. Bijvoorbeeld: de verwachting van de vraag naar kantoorruimte of de vooronderstelde relatie tussen inrichting van de gebouwde omgeving en de beleving van sociale veiligheid Maatschappelijke kosten-batenanalyse

Een afweging van de voor- en nadelen van de oplossingsrichtingen, uitgedrukt in financieel en maatschappelijk kapitaal 'Second opinion' Een beoordeling door een onafhankelijke en ter zake kundige partij van bijvoorbeeld de probleemanalyse, de oplossingsrichtingen, de kosten-batenanalyse, de projectbeheersingssystemen Heldere doelstellingen/eindbeeld De situatie die de gemeente beoogt te bereiken met het project, in de tijd geplaatst, en in eenduidige en tastbare begrippen en indicatoren gevat. Bij een ruimtelijk project is een kaart met een beoogde eindsituatie (gebouwen, wegen en pleinen) onmisbaar, als aanvulling op de doelstellingen Inhoud project De inhoudelijke doelstellingen (wat wil de gemeente bereiken?) en vertaling daarvan in concrete (bouw)plannen Risico's voor het project De factoren die het bereiken van de doelen van het project (inhoud, planning, financiën) in de weg kunnen zitten Lijst met geraadpleegde stukken:  Rekenkamer Utrecht, juni 2009  Rekenkamer Westbrabant, april 2010  Rekenkamer Den Haag, juni 2017  Provinciale Staten Drenthe, regeling grote projecten, mei 2015