GR8. Onderbouwing voorstel formatie uitbreiding

Memo Aan Van Datum Onderwerp

: Bestuur GR SW Fryslân : Caparis NV : 22 mei 2024 : Onderbouwing formatie-uitbreiding Caparis NV t.b.v GR-taken

Geacht bestuur, In de bestuursvergadering van de GR SW Fryslân van 29 maart 2024 is de formatie-uitbreiding van Caparis NV in de GR besproken aan de hand van het memo “formatieuitbreiding a.g.v. rechtmatigheidseisen” d.d. 11 maart 2024. In het memo is aandacht gevraagd voor onder meer de toenemende rechtmatigheidseisen voor de GR en de daaruit voortvloeiende administratieve lasten voor Caparis NV. Afgesproken werd dat Caparis NV een nadere onderbouwing aanlevert ten behoeve van de GR-vergadering van 28 juni 2024. Achtergrond Het aantal werkzaamheden ten behoeve van de GR neemt toe als gevolg van (wettelijke) veranderingen in de rechtmatigheidsverantwoording, nieuwe regelgeving in het kader van het besluit ‘CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ en fiscale werkzaamheden. Eshuis Accountants en Adviseurs heeft met medewerkers van Caparis NV en de secretaris van de GR gesproken over het inregelen van de rechtmatigheidsverantwoording, het controleplan en de wijze waarop aan deze eisen kan worden voldaan. De accountant heeft het bestuur van de GR per brief geïnformeerd over de eisen aan de rechtmatigheidsverantwoording. De raad van bestuur van Caparis NV heeft vervolgens aangegeven dat de formatie van de financiële- en controlfunctie van Caparis door de toenemende eisen onder druk staat.

Als gevolg van een krimpende organisatie en de ingezette transformatie is de formatie op de financiële afdeling van Caparis vanaf 2015 afgenomen. De afdeling is niet in staat om de extra werkzaamheden die voortvloeien uit de rechtmatigheidseisen goed op te vangen. Tot op heden voert Caparis de administratie van de GR uit ‘om niet’. Op grond van een signaal van Eshuis Accountants & Adviseurs over de rechtmatigheidsverantwoording heeft het GR-bestuur in de vergadering van november 2023 aan de raad van bestuur van Caparis gevraagd om in samenwerking met de secretaris van de GR te komen tot een voorstel om de kwetsbaarheid die ontstaat op te lossen. In de GR-vergadering van 29 maart jl. werd dit voorstel besproken. Caparis werd vervolgens gevraagd een nadere onderbouwing te geven voor de uitbreiding van 1 fte. De uitbereiding wordt hieronder nader toegelicht en onderbouwd. Werkzaamheden Voor de GR worden reeds een groot aantal administratieve werkzaamheden uitgevoerd, te weten:     

Het opstellen van de begroting; Het voorbereiden van de interimcontrole en het opstellen van het dossier voor de accountant; Het opmaken van de jaarrekening; Het opstellen van het jaarcontroledossier voor de accountant; Het voeren van de salaris- en personeelsadministratie voor de SW;

     

Aanleveren van de statistiek voor de SW; Aanleveren van de gegevens voor IV3 gegevens; Voeren van de totale financiële administratie van de GR (bank, crediteuren, debiteuren etc.); Afstemming met PWRI en UWV in voorkomende gevallen; Fiscale activiteiten, waaronder de werkkostenregeling e; Overleg fiscale zaken, belastingdienst, accountant etc.

Deze werkzaamheden worden met ongeveer 600 uur uitgebreid als gevolg van ontwikkelingen in de wet- en regelgeving. Dit leidt tot een verschuiving in verantwoordelijkheid met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het is niet langer de accountant die dit vaststelt, maar het bestuur is aan zet. Dit betekent dat de volgende werkzaamheden uitgevoerd moeten worden:          

Het opstellen van een jaarlijks controleplan; Het maken van een risicoanalyse op totaalniveau; Het maken van risicoanalyses per proces; Het opstellen en actualiseren van procesbeschrijvingen; Het houden van interviews om de opzet van de processen in kaart te brengen; Het uitvoeren van lijncontroles om het bestaan van de processen te beoordelen; Het uitvoeren van detailcontroles per proces om de werking van de processen vast te stellen; Dossiervorming, waarin alle controles zichtbaar zijn vastgelegd; Memo’s per proces waarin de uitkomsten van de voorgaande stappen zijn vastgelegd; Overkoepelend memo waarin de onderbouwing van het oordeel is vastgelegd.

Tevens is met ingang van 2024 nieuwe regelgeving in het kader van het besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit. Onderdeel van deze regels is de verplichte jaarrapportage over de mobiliteit van medewerkers om inzicht te geven in de CO2-uitstoot van de organisatie. De werkzaamheden worden met ongeveer 600 uur uitgebreid en bestaan uit:       

Gegevensverzameling van de woon-werk kilometers per medewerker, per type voertuig en per brandstoftype; Gegevensverzameling van de zakelijke kilometers per medewerker, per type voertuig en per brandstoftype; Gegevensverzameling van de inzet van eigen vervoermiddelen waaronder bedrijfsfiets; Voeren van de administratie van deze gegevens; Controleren van de gegevens; Analyseren van de resultaten en berekenen van de jaartotalen; Opstellen van de opgaaf richting de omgevingsdienst.

Naast deze uitbreiding van taken zien we een aantal andere toenemende werkzaamheden. Het contact met de Belastingdienst en de eisen die zij stellen aan onze administratie, zijn de laatste 2 jaar toegenomen. Verder heeft de organisatie ervoor gekozen om gebruik te maken van FiscFree waarmee medewerkers fiscaal voordelig aankopen kunnen doen. Hierbij moet gedacht worden aan een (elektrische) fiets, sportschoolabonnement, witgoed, enz. De eisen van de Belastingdienst resulteren er onder andere in dat de administratie op een gedetailleerder niveau gevoerd moet worden als het gaat om personele verstrekkingen. Het gebruik van FiscFree zorgt voor extra controles. De werkzaamheden die hiervoor uitgevoerd worden, nemen ongeveer 400 uur in beslag en bestaan uit:   

Gespecificeerd administreren van personele verstrekkingen; Bepalen van de vrije ruimte; Juist rubriceren van de verstrekkingen;

    

Vastleggen van de gehanteerde uitgangspunten en onderbouwingen; Bewaken beschikbare ruimte; Inrichten en bijhouden producten FiscFree; FiscFree aankopen accorderen op basis van beoordeling of er voldoende reservering van vakantiegeld is en een eventuele bewindvoerder akkoord is; Opstellen van een gedetailleerde totaalberekening WKR inclusief onderbouwing.

De administratieve last neemt –behalve bij de financiële functie - ook toe bij de afdeling HRM, de salarisadministratie en de leidinggevenden. Op basis van bovenstaande werkzaamheden wordt verwacht dat de inzet van 1 fte ruimte geeft om de bovengenoemde werkzaamheden uit te voeren. Voorstel: Om aan de toenemende eisen van registratie en jaarverslaggeving te kunnen voldoen stellen wij voor om de formatie op gebied van financial control uit te breiden met 1 formatieplaats. De hiermee gemoeide kosten bedragen € 95.000. Deze kosten worden opgenomen in de organisatiekosten van de GR en omgeslagen over alle aangesloten gemeenten. Graag vernemen wij uw reactie op dit voorstel en tot toelichting ben ik uiteraard graag bereid. Met vriendelijke groet, Caparis NV Alex Bonnema Voorzitter RvB