Gemeente Smallingerland - Accountantsverslag 2022 (getekend)

Accountantsverslag Gemeente Smallingerland Boekjaar 2022

Aan de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland Postbus 10000 9200 HA Drachten

ONDERWERP: Accountantsverslag 2022 DATUM: 14 juli 2023

Geachte leden van de gemeenteraad, In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2022 van gemeente Smallingerland, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 december 2022, bieden wij u hierbij het accountantsverslag aan.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Wij hebben u gemachtigd om onze controleverklaring op te nemen in uw jaarrekening 2022.

D.E. Engwerda RA

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen interne beheersing

Opdracht, scope en uitkomsten

Belangrijkste bevindingen

Financiële positie

Bijlagen

3

Bestuurlijke samenvatting

Bestuurlijke samenvatting Wij hebben bij de jaarrekening 2022 een afkeurende verklaring verstrekt voor rechtmatigheid en een oordeel met beperking voor getrouwheid.

Rechtmatigheid - er is een bedrag van € 10,6 miljoen aan lasten verantwoord die, waar dit wel vereist was, niet volgens de Europese aanbestedingsregels zijn aanbesteed. De onrechtmatigheden zijn in 2022 verder toegenomen (2021: EUR 5,9 miljoen). Van dit totaal heeft EUR 4,9 miljoen betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Getrouwheid – Voor de lasten Jeugdzorg ad € 2.356.000 en lasten Wmo ad € 1.311.000 is er sprake van onnauwkeurigheden in de lasten gerelateerd aan de toekenning van de zorg (bijvoorbeeld onjuiste toepassing woonplaatsbeginsel). Het betreft een geëxtrapoleerde getrouwheidsfout en tevens een rechtmatigheidsfout. Voor de lasten Jeugdzorg ad € 3.734.000 en lasten Wmo ad € 1.757.000 is er sprake van zorg waarbij de ingangsdatum van de zorg ligt vóór de datum waarop de beschikking is verleend. Voor toekenning van zorg met terugwerkende kracht zijn op grond van de Jeugdwet, Wet maatschappelijke Ondersteuning en de verordening van gemeente Smallingerland voorwaarden van toepassing (waaronder een motiveringsplicht) die niet zichtbaar zijn nageleefd. Dit betreft een rechtmatigheidsfout.

Onzekerheden – In de jaarrekening 2022 zijn lasten van in totaal € 6.005.000 verantwoord uit hoofde van de Wet op de jeugdzorg (€ 2.019.000), de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (€ 2.403.000) en de overige inkopen (€ 1.583.000) waarvoor wij onvoldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen ten aanzien van de prestatielevering. Het Besluit Begroting en Verantwoording is nageleefd in de jaarrekening 2022. Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

5

Bestuurlijke samenvatting Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 in overeenstemming zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2022 van de gemeente Smallingerland voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij hebben geen controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd. Het boekjaar 2022 sluit met een gerealiseerd resultaat van € 27,2 miljoen (voordelig). De totale vermogenspositie van de gemeente Smallingerland bedraagt € 82,5 miljoen. De financiële positie is toereikend om financiële tegenvallers op te vangen. Wel vragen we de aandacht voor de vervolgstappen in het risicomanagement. 1 januari 2023 is het boekjaar gestart waarop de gemeente voor het eerst dient te rapporteren in het kader van de Rechtmatigheidsverantwoording. Wij constateren dat de gemeente Smallingerland voorbereidingen heeft getroffen. Voor 2023 zullen de rechtmatigheidstoetsen nog voornamelijk door de VIC in de derde lijn worden uitgevoerd. Ter voorbereiding op de controlecyclus 2023 zullen wij met uw gemeente in gesprek gaan om nadere afspraken te maken. Een post die wij met significante aandacht hebben gecontroleerd betreft de voorraden (grondexploitaties).

Wij kunnen ons vinden in de gehanteerde uitgangspunten voor het berekenen van de tussentijdse winst en de omvang van de benodigde verliesvoorziening. Een eerstejaarscontrole is gewoonlijk een intensief traject. Voor de accountant is alles nieuw en we bekijken alles met een frisse blik. Voor alle belangrijke dossiers hebben we voor het eerst een beeld gevormd over hoe het werkt in Smallingerland. Aan de ene kant levert u dit nieuwe inzichten op, anderzijds zorgt dit ervoor dat veel aangetoond moet worden en er veel vragen worden gesteld. Dit heeft geleid tot een intensief controleproces voor beide partijen.

6

Opdracht, scope en uitkomsten

Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen); - De jaarrekening; - Bijlagen.

Een oordeel met beperking voor getrouwheid Zoals in het voorgaande hoofdstuk is vermeld is in de jaarrekening 2022 voor in totaal € 3.667.000 onnauwkeurigheden in de lasten gerelateerd aan de toekenning van de zorg (bijvoorbeeld onjuiste toepassing woonplaatsbeginsel). Het betreft een geëxtrapoleerde getrouwheidsfout en tevens een rechtmatigheidsfout.

Met de opdrachtbevestiging van 8 december 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

De totale getrouwheidsfout van €3.667.000 overschrijdt het percentage voor fouten dat in de tabel overzicht toleranties onderstaand is weergegeven en leidt tot een oordeel met beperking.

Uitkomsten Bij de jaarrekening 2022 van de gemeente Smallingerland hebben wij een oordeel met beperking verstrekt voor getrouwheid en een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. Een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid In de jaarrekening 2022 is voor een bedrag van € 10.600.000 aan lasten verantwoord die, waar dit wel vereist was, niet volgens de Europese aanbestedingsregels zijn aanbesteed. Voor de lasten Jeugdzorg ad € 2.356.000 en lasten Wmo ad € 1.311.000 is er sprake van onnauwkeurigheden in de lasten gerelateerd aan de toekenning van de zorg (bijvoorbeeld onjuiste toepassing woonplaatsbeginsel). Het betreft een geëxtrapoleerde getrouwheidsfout en tevens een rechtmatigheidsfout. Voor de lasten Jeugdzorg ad € 3.734.000 en lasten Wmo ad € 1.757.000 is er sprake van zorg waarbij de ingangsdatum van de zorg ligt vóór de datum waarop de beschikking is verleend. Voor toekenning van zorg met terugwerkende kracht zijn op grond van de Jeugdwet, Wet maatschappelijke Ondersteuning en de verordening van gemeente Smallingerland voorwaarden van toepassing (waaronder een motiveringsplicht) die niet zichtbaar zijn nageleefd. Dit betreft een rechtmatigheidsfout. De totale rechtmatigheidsfout van EUR 19.758.000 overschrijdt het percentage voor fouten dat in de tabel hiernaast is weergegeven met meer dan 3%. Er is sprake van een afkeurende verklaring.

Daarnaast zijn in de jaarrekening 2022 lasten van in totaal € 6.005.000 verantwoord uit hoofde van de Wet op de jeugdzorg (€ 2.019.000), de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (€ 2.403.000) en de overige inkopen (€ 1.583.000) waarvoor wij onvoldoende en geschikte controle-informatie hebben kunnen verkrijgen ten aanzien van de prestatielevering. Als gevolg daarvan hebben wij niet kunnen vaststellen of er eventueel correcties noodzakelijk waren met betrekking tot de hiervoor genoemde bedragen. Deze onzekerheden overschrijden niet het bedrag in de tabel overzicht toleranties behorend bij de onzekerheden. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 2.134.000. Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 2.134.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 6.400.000

Grens afkeurende verklaring fouten

3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 6.400.000

5% van de goedkeuringstolerantie

€ 100.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Rapporteringstolerantie

8

Opdracht, scope en uitkomsten Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle:  Schattingen en toelichtingen in de jaarrekening;  Waardering van de grondexploitaties;  Nauwkeurigheid van de voorzieningen;  Aanbestedingsrechtmatigheid;  WNT-verantwoording;  Onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen inkopen;  Prestatielevering inkopen en sociaal domein. Frauderisico’s en continuïteit Onze controleverklaring over boekjaar 2022 bevat voor het eerst een verplichte paragraaf over onze werkzaamheden met betrekking tot fraude en een met betrekking tot continuïteit. Dit op basis van de gewijzigde beroepsregels voor accountants (NV-COS 700). Hieronder wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. Frauderisico’s In het kader van onze controle en de materialiteit voor de jaarrekening van gemeente Smallingerland hebben wij afgewogen welke risico’s kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening. Uit onze werkzaamheden zijn geen signalen van fraude geconstateerd die kunnen wijzen op een afwijking van materieel belang.

Het risico dat het management maatregelen van interne beheersing doorbreekt Het college dan wel het management bevindt zich in een positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken, die anderszins effectief lijken te werken. Onze beroepsregels schrijven voor dat de accountant dit risico in zijn controle onderkent.

Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht:  Analyseren en beoordelen van op basis van risicocriteria geselecteerde journaalposten en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht om de nauwkeurigheid van de geselecteerde journaalposten te controleren;  Analyse van aanpassingen in de jaarrekening, die tijdens het opstellen van de jaarrekening zijn gemaakt;  Beoordelen van belangrijke schattingen en de schattingsprocessen van het college of management zoals de waardering van de grondexploitaties en het toereikend zijn van voorzieningen. Hierbij hebben we in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het college bij deze posten. Wij hebben onder meer de volgende werkzaamheden verricht:  Met betrekking tot de grondexploitaties hebben wij de plausibiliteit van de uitgangspunten op projectniveau gecontroleerd aan de hand van de economische inputparameters. Daarnaast hebben we de toereikendheid van de verliesvoorzieningen en de nauwkeurigheid en volledigheid van de tussentijdse winstneming gecontroleerd;  Met betrekking tot de voorzieningen hebben we vastgesteld dat de uitgangspunten plausibel zijn.  Beoordelen van significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening om;  Doornemen van notulen van vergaderingen van het management, college en de raad.

Overall constateren wij dat fraude en fraudepreventie een onderdeel is waar de gemeente actief mee bezig is. Het college heeft een gedragscode integriteit en regeling melden vermoeden misstand geïmplementeerd en is gestart met een interne frauderisicoanalyse waarin frauderisico’s worden geïdentificeerd en relevante interne controlemaatregelen gedefinieerd om deze frauderisico’s te mitigeren.

9

Opdracht, scope en uitkomsten Het risico dat verantwoorde lasten als gevolg van inkopen niet nauwkeurig zijn omdat de prestatie niet is ontvangen of niet is gefactureerd tegen de overeengekomen prijs. Het risico ziet toe op de inkoopfacturen waarbij geen onderbouwing van de geleverde prestatie ten grondslag ligt. Daarbij ziet het risico zowel op inkoopfacturen waarvan de gefactureerde dienst of goederen niet geleverd zijn en op het risico dat de overeengekomen prijs niet in overeenstemming is met de inkoopfactuur. De autorisatie van de inkoopfacturen binnen de gemeente Smallingerland vindt onvoldoende zichtbaar en herleidbaar plaats, waardoor er een verhoogd risico bestaat om gelden aan de organisatie te onttrekken. Met betrekking tot de prestatielevering van de inkoopfacturen hebben wij gegevensgerichte statistische steekproef op de inkoopfacturen uitgevoerd. Hierbij hebben wij vastgesteld dat uit onze werkzaamheden onzekerheden ten aanzien van de prestatielevering naar voren komen, die geen materieel effect hebben op de jaarrekening van de gemeente Smallingerland. De geconstateerde onzekerheden hebben wij geëvalueerd op mogelijke aanwijzingen van fraude en hieruit komen geen bijzonderheden naar voren. Continuïteit Als onderdeel van de vereisten voor de nieuwe controleverklaring hebben wij ook de continuïteitsveronderstelling getoetst.

Voor gemeenten geldt dat vanwege de onbegrensde leencapaciteit bij de BNG (en daardoor altijd aanwezige liquiditeit) per definitie geen onzekerheid kan bestaan over de continuïteitsveronderstelling. Naast feitelijke discontinuïteit is ook de mate waarin de gemeente zelfstandig en autonoom (financieel) beleid kan voeren een belangrijke veronderstelling. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Smallingerland een sluitende meerjarenbegroting 2023-2026 heeft. Daarnaast geven de financiële kengetallen inclusief het weerstandsrisico geen reden tot twijfel of de gemeente haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten.

10

Belangrijkste bevindingen

Een intensief traject, maar een goede en constructieve samenwerking . Een eerstejaarscontrole is gewoonlijk een intensief traject. Voor de accountant is alles nieuw en we bekijken alles met een frisse blik. Voor alle belangrijke dossiers hebben we voor het eerst een beeld gevormd over hoe het werkt in Smallingerland. Aan de ene kant levert u dit nieuwe inzichten op, anderzijds zorgt dit ervoor dat veel aangetoond moet worden en er veel vragen worden gesteld. Dit heeft geleid tot een intensief controleproces voor beide partijen.

− −

−

Uit het jaarrekeningproces zijn een aantal observaties die we willen delen: −

−

−

Als gevolg van de aanbestedingsprocedure is de controle van de jaarrekening 2022 eenmalig laat gestart, namelijk eind mei 2023. Als gevolg hiervan is er sprake geweest van een strakke tijdsplanning om de deadline voor 15 juli 2023 te behalen. Er is gedurende het jaar veelvuldig contact geweest tussen de organisatie en ons als accountant. Dit heeft bijgedragen aan duidelijkheid over onder meer verwachtingen over het proces en de uitkomsten. Het is een intensief traject geweest, maar de deadline is behaald. Minstens net zo belangrijk is dat de samenwerking hierbij prettig en constructief is verlopen. In vergelijking met andere gemeenten van vergelijkbare omvang is er een tekort aan capaciteit en is er sprake van veel werkdruk bij een kleine groep medewerkers. Dit is bekend en voor 2022 is geïnvesteerd in tijdelijke krachten. Over het algemeen is de beantwoording van de vragen in korte doorlooptijd gerealiseerd en er goed overzicht bewaakt van onze openstaande vragen. Prioriteiten hebben ook echt voorrang gekregen waardoor in dit korte traject bijgestuurd kon worden. De kwaliteit van de jaarrekening en het jaarrekeningproces is van onvoldoende niveau. Dit heeft geleid tot veel correcties in de jaarrekening.

Voorbeelden hiervan zijn: − De opgeleverde documentatie niet volledig en/of nog in concept; − Onderbouwing van bijvoorbeeld prestatielevering inkoop een aantal keer wordt uitgevraagd. We bevelen aan te investeren in ‘’first-time-right’’;

Aanwezigheid van aansluitverschillen tussen administratie en/of onderbouwende documentatie; Check op kwaliteit jaarrekening: is deze volgens BBV verslaggevingsregels en is er sprake van interne consistentie.

Hierbij is het belangrijk dat ook voldoende tegenwicht bestaat tussen afdelingen waarbij bij een onvoldoende aanlevering een kritische houding op zijn plaats is. Zo zijn een aantal specificaties aangeleverd bij de accountant waar coördinatoren van jaarrekeningcontrole van financiën ook niet achter stonden (bijvoorbeeld voorziening riolering). Ook bevelen we aan tijdig te escaleren indien bepaalde onderdelen niet conform afspraak zijn en/of leiden tot een knelpunt.

−

Er is in het jaarrekeningproces sprake van een aantal posten en/of schattingen waarbij de onderbouwing is gebaseerd op ‘’zaken die al jaren zo worden gedaan’’ en mogelijk niet bijdragen aan een effectief en/of efficiënt proces. Een voorbeeld hiervan is de bepaling van de voorziening dubieuze debiteuren. Risico bestaat dat deze niet meer voldoet aan huidige verslaggevingsregels.

−

Het kennisniveau van BBV in de gehele organisatie moet worden uitgebreid. Een groot deel van de bevindingen zijn een gevolg van het ontbreken van specialistische kennis van het BBV. We adviseren te investeren in kennisontwikkeling, met name ook in de eerste lijn (aanlevering vakteams).

We beseffen dat het niet prettig is om te horen dat de werkzaamheden op een aantal thema’s waar veel medewerkers hard aan hebben gewerkt verbetering behoeven. We hebben veel waardering voor de blik op de toekomst en actieve houding om het komende jaar verdere stappen te zetten in uw verbetertraject.

12

Sociaal domein Algemeen De gemeente Smallingerland voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden: Onderdeel

Uitvoerder

Wijze van uitbesteding

Bepaling last boekjaar

Uitkeringen (Participatiewet)

Zelfstandig

n.v.t.

Werkelijke lasten

Uitkeringen (BBZ + TOZO)

Zelfstandigenloket Friesland (BZF)

Mandatering

Afrekening op basis van werkelijke lasten

Werkdeel (WSW)

Caparis

Delegatie

Vaste bijdrage op basis van de begroting

Het proces van de controle van het sociaal domein is niet soepel verlopen. Vanuit de organisatie is een memo opgesteld waarin verbetermaatregelen voor sociaal domein (inclusief participatiewet) zijn opgenomen. De belangrijkste verbeterpunten betreffen: − Uitvoeren van tussentijdse (verbijzonderde) interne controles waardoor bepaalde signalen (zoals sociaal domein toekenningen) vroegtijdig worden gesignaleerd. Door meer controles in de eerste lijn preventief uit te voeren kan tijdiger worden bijgestuurd. De achteraf uitgevoerde verbijzonderde interne controle was van goede kwaliteit en geeft een goede basis. − Het uitvoeren van de noodzakelijke actualisatie van UWV-informatie en het vastleggen van de besluiten in het dossier. − Het controlespoor ontbreekt: de dossiervorming is op dit moment onvoldoende om de rechtmatigheid te kunnen aantonen. Beknopt documenteren van overwegingen en toevoegen van onderbouwende documentatie zorgt ervoor dat rechtmatigheid achteraf kan worden aangetoond.

Jeugdwet

Zelfstandig (deels SDF)

n.v.t.

Werkelijke lasten

Jeugd en Wmo ZIN – prestatielevering

Wmo

Zelfstandig

n.v.t.

Werkelijke lasten

PGB’s

Sociale verzekeringsbank

Mandatering

Afrekening op basis van werkelijke lasten

Voor de uitvoering van de zorg heeft de gemeente zorginstellingen gecontracteerd. Voor de controle van de volledigheid van de geleverde zorg in natura (ZIN) heeft de gemeente in 2022 gebruikt gemaakt van de productieverantwoordingen met bijbehorende controleverklaring. Dit in overeenstemming met het landelijk IZA controleprotocol. Van een aantal zorgleveranciers is geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hiervoor heeft de gemeente Smallingerland geen zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uitgevoerd, wat de onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering kan wegnemen.

Jeugd en Wmo ZIN – toekenning van zorg De toekenning van voorzieningen in het kader van Wmo en Jeugd ZIN vindt plaats vanuit de gemeente. In 2022 zijn er door de afdeling sociaal domein geen tussentijdse zichtbare interne controles uitgevoerd. Wel heeft over 2022 een verbijzonderde interne controle plaatsgevonden. Deze controle achteraf was van voldoende diepgang en kwaliteit en heeft geleid tot de totale fouten ad EUR 9.158.000 in getrouwheid en rechtmatigheid (extrapolatie fouten in steekproef). Deze fouten hangen met name samen met het toekennen van zorg met terugwerkende kracht. Hiervoor is vanaf 5 juli 2022 in de verordening van gemeente Smallingerland een maximum termijn van 3 maanden vastgesteld. In alle situaties kan een beroep worden gedaan op de hardheidsclausule. Hiervoor is wel een motiveringsplicht van toepassing. De motivering en het toepassen van de hardheidsclausule kon niet zichtbaar worden aangetoond.

Uit de werkzaamheden komt hierdoor een onzekerheid naar voren ten aanzien van de Wet op de jeugdzorg (€ 2.019.000) en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (€ 2.403.000).

13

Sociaal domein PGB’s De Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB) heeft zelf over 2022 geen goedkeurende verklaring bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De impact van de geconstateerde fouten/onzekerheden vanuit de SVB bedragen op basis van de zogenaamde projectiebrief voor gemeente Smallingerland € 60.469 (onder de rapportagedrempel). Daarnaast blijft het de verantwoordelijkheid van de gemeente zelf om de prestatielevering ten aanzien van de PGB-bestedingen vast te stellen. Derhalve heeft de gemeente Smallingerland aanvullend onderzocht of de kosten nauwkeurig en rechtmatig verantwoord zijn. Uit onze beoordeling van dit onderzoek concluderen we dat de kosten PGB getrouw en rechtmatig verantwoord zijn in de jaarrekening 2022.

14

Grondexploitaties Algemeen

Waardering inclusief specifieke projectrisico’s

De waardering van de grondexploitaties is gebaseerd op diverse schattingen en aannames. De schattingsonzekerheid is door alle externe ontwikkelingen in 2022 fors toegenomen en vormt daarom een significant risico in onze controleaanpak. De complexiteit in de projectontwikkeling omvat de volgende risico’s: De vraag naar (betaalbare) woningen is fors hoger dan het aanbod; Stijgende energie- en grondstofprijzen; Krapte op de arbeidsmarkt; Stikstofproblematiek; Verduurzamingsopgave; Stijgende rente; Macro-economische factoren zijn minder stabiel.

Verliesvoorziening Onder de grondexploitaties is een aantal grondexploitaties opgenomen, waarbij de exploitatie een verlies laat zien. Voorzichtigheidshalve is voor het verlies op de betreffende grondexploitaties een voorziening getroffen. Per 31 december 2022 is een verliesvoorziening gevormd voor de volgende grondexploitaties:

De hogere onzekerheid en volatiliteit in de gehanteerde aannames kan doorwerken in het verwachte eindresultaat en de waardering van uw grondexploitaties.

Wij hebben de uitgangspunten voor de omvang van de voorziening getoetst en kunnen ons hierin vinden.

Wij hebben het proces rondom de totstandkoming van de waardering in opzet en bestaan getoetst en aanvullend gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Wij achten de waardering aanvaardbaar en vinden de veronderstellingen aanvaardbaar.

De voorziening voor het complex Woonwagens Drachtstercompagnie is in 2022 gevormd omdat de kosten van het complex niet volledig kunnen worden doorberekend in de kavelverkopen. Er was ook een verlies voorzien op dit complex. Wij kunnen ons vinden in de bepaling van de verliesvoorziening.

Verliesvoorziening (x € 1.000)

2022

2021

Woonwagens Drachtstercompagnie

853

0

Boekwaarde per 31 december

853

0

15

Grondexploitaties Tussentijdse winstneming In 2022 is voor een bedrag van € 1,3 miljoen aan tussentijdse winst genomen op de lopende grondexploitaties. In 2021 was dit € 0,6 miljoen. Op een aantal projecten is in 2022 ook in eerdere jaren genomen tussentijdse winst teruggenomen. Dit is, evenals bij de toegenomen verliesvoorziening, voornamelijk het gevolg van stijgende kosten die niet doorberekend kunnen worden in de verkoopprijzen. Wij kunnen ons vinden in de berekening van de tussentijds genomen winst in 2022. De parameters voor de grondexploitaties De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door gemeente Smallingerland gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst.

2023

2024-2025

2026 e.v.

Kostenstijging

4,00%

2,00%

2,00%

Opbrengststijging woningbouw Opbrengststijging bedrijfskavels

2,00% 2,00%

0,00% 0,00%

0,00% 0,00%

Disconteringsvoet Rente

2,00% 0,60%

2,00% 0,60%

2,00% 0,60%

Kostenstijging In de gemeentelijke calculaties per 1-1-2023 is een kostenstijging voor 2023 van 4% opgenomen, over 2024-2025 van 2% en over de resterende looptijd van 2%. Deze percentages liggen in lijn met externe benchmarks, zoals Metafoor. Als gevolg van de stijgende prijzen door inflatie worden voor de komende jaren sterkere prijsstijgingen verwacht. Op basis van de momenteel beschikbare informatie achten wij deze parameter evenwichtig. Gezien de prijsontwikkelingen in de markt is het van belang de ontwikkelingen hierin goed te monitoren.

Opbrengstenstijging De voor de woningbouw en bedrijfskavels gehanteerde opbrengstenstijging van 2% voor het eerste jaar is op basis van de benchmarks plausibel. Een opbrengstenstijging van 0% is op basis van de benchmarks voor de jaren 2024 en verder voorzichtig geraamd. Gezien de ontwikkelingen in de markt achten wij het van belang dit goed te blijven volgen. Disconteringsvoet De disconteringsvoet die moet worden gehanteerd in de berekening van de contante waarde ten behoeve van het treffen van een verliesvoorziening voor negatieve grondexploitaties is door de commissie BBV voor alle gemeenten gelijkgesteld aan het maximale meerjarig streefpercentage van de Europese Centrale Bank voor inflatie binnen de Eurozone (2%). Dit percentage is door de gemeente correct toegepast, waardoor wij deze parameter kwalificeren als evenwichtig. Rekenrente Het college rekent binnen de huidige grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 0,60%. De rekenrente is gebaseerd op de huidige leningenportefeuille van gemeente Smallingerland. Deze grondslag is in overeenstemming met de notitie grondexploitatie en de bepaling in de notitie rente van de commissie BBV. Wij achten deze parameter aanvaardbaar. Programmering De programmering van de grondexploitaties wordt actief gemonitord door de gemeente Smallingerland.

De ingerekende programmering ligt in lijn met vorig jaar en is onder andere gebaseerd op interne en externe onderzoeken. Hierbij is de afgelopen jaren de betrouwbaarheid van de inschattingen gemonitord aan de hand van de werkelijke verkopen. Door middel van het Masterplan Ontwikkelstrategie probeert Smallingerland ook op diverse kleinere locaties in de gemeente te voldoen aan de grote vraag naar bouwkavels. Daarnaast is Vrijburgh fase 2 in 2022 door de gemeenteraad vastgesteld, waarmee voor de komende jaren wordt voorzien in kavels voor woningbouw.

16

Grondexploitaties Aandachtspunten Maartenswouden Zeer recent is overeenstemming bereikt met de externe partner in het complex Maartenswouden over de hoogte van de afkoopsom. Hiermee is eind gekomen aan de langdurige kwestie rondom de invulling van het gebied. De gemeente kan nu zelf bepalen hoe de resterende planvorming van het gebied zal worden ingevuld. Vanwege de recente ontwikkeling is de gemeente Smallingerland nog niet toegekomen aan de planvorming te herzien, calculeren en door de gemeenteraad te laten vaststellen. In de jaarrekening 2022 is nog geen rekening gehouden met de recente ontwikkelingen, waardoor het nog gebaseerd is op de oude situatie zoals deze op balansdatum bekend was. In de jaarrekening is een toelichting opgenomen dat het plan in 2023 zal worden herzien. Looptijd Bouwgrond in exploitatie De looptijd van een grondexploitatie mag volgens de voorschriften van het BBV in beginsel maximaal 10 jaar zijn. In specifieke gevallen mag hiervan worden afgeweken, maar dan moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. In 2022 hebben wij geconstateerd dat een calculatie een looptijd had van 13 jaar. Dit is gecorrigeerd in de jaarrekening. Wij vragen uw aandacht voor de looptijd bij het vaststellen van een grondexploitatie, indien deze langer dan 10 jaar vooruitziet.

17

Rechtmatigheid De onrechtmatige Europese aanbestedingen nemen toe naar EUR 10,6 miljoen (2021: EUR 5,9 miljoen). In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen en zijn er voor EUR 10,6 miljoen aan onrechtmatigheden geïdentificeerd. De onrechtmatigheden zijn hierbij allen door de tweede lijn (inkoop, ondersteund door externe deskundigen) en derde lijn (VIC) geïdentificeerd. We hebben deze dossiers gecontroleerd en zijn het eens met deze conclusies. Voor een overzicht van de onrechtmatigheden in vergelijking met voorgaand jaar zie onderstaande tabel: Onrechtmatigheden in EUR 1.000

2022

2021

Reguliere crediteuren

5.031

2.921

Inhuur derden

5.576

3.056

Totaal

10.607

5.977

De onrechtmatigheden zijn in 2022 verder toegenomen. Vanuit de reguliere crediteuren heeft circa EUR 3,2 miljoen betrekking op doorlopende fouten uit het verleden. Voor inhuur derden betreft dit EUR 1,7 miljoen. Daarnaast is er sprake van een raamovereenkomst voor inhuur derden dat een EU aanbestedingstraject heeft doorlopen, maar waarbij niet aan de richtlijnen is voldaan. Dit is de voornaamste reden voor de stijging in onrechtmatigheden inhuur derden. Het proces van de controle van de aanbestedingen is soepel verlopen. De controleaanpak en oplevering van de documentatie hebben we meermaals in gesprek met de organisatie omschreven als ‘’best-in-class’’. Positieve punten hierin zijn: − Een duidelijk risicogerichte aanpak met een conclusie van de gemeente; − Voldoende kritische houding en tegenwicht van rol VIC versus de organisatie; − Bij complexe dossiers inschakelen van een aanbestedingsjurist.

Voor 2023 is er ook sprake van een ‘’rode vlag’’ voor de naleving van EU aanbestedingsrichtlijnen. Over de reeds ingezette acties om het proces te verbeten hebben we reeds in onze rapportage interim bevindingen stilgestaan en werkt de gemeente aan het inrichten van maatregelen waaronder bijvoorbeeld een digitalisering, contractenregister. Onzekerheid inkoop Jeugdzorg SDF De Jeugdzorg wordt door de Sociaal Domein Fryslân (SDF) ingekocht. SDF is een centrumregeling, waarbij Gemeente Leeuwarden mag handelen onder mandaat/volmacht namens Gemeente Smallingerland. In de kadernota rechtmatigheid (2018) is opgenomen dat het rechtmatigheidsoordeel van accountant wordt beïnvloed door niet rechtmatig handelen van verbonden partij. Hierdoor zullen onrechtmatigheden in naleving EU aanbestedingsrichtlijnen in die situatie ook doorwerken in het oordeel van gemeente Smallingerland (voor de eigen lasten). Gemeente Smallingerland heeft onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van inkoop jeugdzorg. Voor een bedrag ad EUR 17 miljoen is geconcludeerd dat mogelijk ten onrechte een lopende raamovereenkomst is verlengd voor 2022 en 2023. Gemeente Leeuwarden en gemeente Smallingerland hebben beide een onderzoek door juristen laten uitvoeren. Uit de onderzoeken volgt een tegengestelde conclusie waarbij gemeente Smallingerland van mening is dat er sprake is van een onrechtmatige verlenging.

De kadernota rechtmatigheid uit 2018 geeft aan dat wanneer er sprake is van complexe situaties waarin specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, de accountant geen uitspraak doen over de rechtmatigheid daarvan. Er is dan sprake van een onzekerheid voor het boekjaar 2022. Deze onzekerheid weegt niet mee in ons oordeel voor de controleverklaring, maar dient wel in dit verslag en in de jaarrekening te worden toegelicht (zie hoofdstuk gebeurtenissen na balansdatum). Voor 2023 zal dit onderwerp juridisch verder uitgezocht moeten worden om te bepalen of er sprake is van een onrechtmatigheid.

18

Rechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 en addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 en 2022 van de Commissie BBV. In de toelichting op de staat van baten en lasten is door het college een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het college stelt uw gemeenteraad voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2022. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de gemeenteraad geautoriseerde kredieten. Wij constateren dat er sprake is van overschrijdingen op investeringsniveau aanwezig zijn ten opzichte van de gevoteerde kredieten. Vanaf de begroting 2023 worden investeringskredieten in een separate bijlage goedgekeurd door de raad. Voor 2022 is dit nog niet van toepassing geweest. We hebben vastgesteld dat bij een aantal investeringen in 2022 geen sprake is geweest van een separaat vastgesteld investeringskrediet. De investeringen die zijn verricht hebben wel allen betrekking op beleid dat binnen de kaders van de raad past. Ook zijn deze opgenomen in een onderhoudsplan (IBOR) en/of investeringsplan dat door de raad is vastgesteld. Voor de investeringen in riool (GRP) was dit niet het geval en is het bedrag niet separaat herleidbaar. Hierdoor is alsnog een akkoord van de raad opgenomen in het vaststellingsbesluit bij de jaarrekening. De organisatie heeft aandacht voor dit proces. Er kunnen gedurende het jaar 2023 investeringen ontstaan die nog niet in het overzicht bij de begroting van 2023 zijn vastgesteld.

Op het programma dienstverlening is er sprake van een overschrijding op de lasten ad EUR 758.000 en voor de Algemene Dekkingsmiddelen is sprake van een overschrijding ad EUR 348.000. In de jaarrekening wordt in het hoofdstuk analyse begrotingsonrechtmatigheid uitgebreid toegelicht. De hogere lasten worden veroorzaakt door lasten die passend zijn binnen het beleid van de raad. Ook is er sprake van hogere lasten waartegenover ook hogere baten zijn verantwoord. De toegelichte overschrijdingen tellen derhalve niet mee in het rechtmatigheidsoordeel.

19

Overige bevindingen Prestatielevering inkoop Onderdeel van de controle van de overige bedrijfskosten is de controle van de prestatielevering. Uit de controle van de prestatielevering komt een onzekerheid naar voren van € 1.583.000. De oorzaak hiervan ligt het in het onvoldoende zichtbaar en herleidbaar documenteren van de prestatielevering. Voorzieningen In 2023 is door de raad een nieuw beheerplan vastgesteld voor kapitaalgoederen (vastgoed, wegen, groen etc.). In de jaarrekening is een aantal nieuwe voorzieningen voor onderhoud opgenomen waaronder wegen en baggeren. Deze voorzieningen hangen grotendeels samen met een faillissement van een aannemer en zijn niet direct verbonden aan het beheerplan. Voor het onderhoud van het vastgoed is op dit moment nog een reserve aanwezig. De gemeente heeft de mogelijkheid om voor onderhoud een reserve óf een voorziening te vormen. Dit is alleen volgens het BBV niet toegestaan indien er sprake is van het egaliseren van de toekomstige onderhoudslasten. Hiervan is op dit moment geen sprake. We stemmen hiermee in. De gemeente heeft aangegeven voor 2023 verder te onderzoeken of in de toekomst een reserve of voorziening wenselijk is. Bijstand debiteuren Voor de bepaling van de voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken wordt een systematiek toegepast dat ruim 10 jaar geleden is ingesteld.

We bevelen de gemeente aan om voor volgend jaar deze systematiek te actualiseren.

20

Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2022 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd. Verbonden partijen Tijdens onze controle besteden wij specifieke aandacht aan de transacties met verbonden partijen van gemeente Smallingerland. In het kader van onze controle hebben wij vastgesteld dat: − De (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen.

− Geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude. − Geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd.

Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen: Element jaarverslag

Onze waarneming Uw jaarverslag bevat de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV. In 2022 zijn er op basis

Vereisten BBV

van de BBV checklist diverse verplichte onderdelen in de jaarrekening toegevoegd ten opzichte van eerdere jaren zoals een overzicht meerjarige inkoopverplichtingen en een toelichting per reserve.

Verenigbaar

Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag

Overeenstemming

overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief

Paragrafen

van voldoende niveau. Specifiek voor de paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen hebben we in het hoofdstuk financiële positie een aanbeveling opgenomen. De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate

Informatiewaarde

analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.

Incidentele baten en lasten

De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de vereisten op basis van het BBV.

21

SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is. − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is. − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Beide topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2022 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen) overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.

De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

22

Financiële positie

Ontwikkelingen in de jaarcijfers Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2022 volgens de jaarrekening € 82,5 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld:

Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een positief saldo zien. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten bedraagt afgerond € 13,2 miljoen positief. In de begroting was rekening gehouden met een resultaat van € 13,5 miljoen negatief.

Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)

In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening word in het hoofdstuk ‘’Toelichting op het overzicht van baten en lasten’’ in hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. Belangrijke oorzaken zijn de voordelen in algemene uitkering ad EUR 2,5 miljoen en het omzetten van budgetten in kredieten ad EUR 3,2 miljoen. Voor een nader gedetailleerd inzicht van de afwijkingen en de verklarende toelichting hierop verwijzen wij naar de toelichtingen per programma, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.

90.000 80.000 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000

Voor 2023 adviseren wij te onderzoeken hoe mogelijk het voorspellend vermogen van de gemeente kan worden vergroot.

20.000 10.000 0 2021

2022

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

Van de totale reserves ter hoogte van € 82 miljoen is € 32 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gestegen met € 8,1 miljoen. Per saldo is gedurende 2022 € 14 miljoen toegevoegd aan de reserves. Deze toevoeging (ten laste van het resultaat) vormt samen met het totaal saldo van baten en lasten (€ 13,2 miljoen voordelig) het gerealiseerde resultaat van € 27,2 miljoen.

24

Financiële positie Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" in het jaarverslag is een toelichting opgenomen op de weerstandscapaciteit van de gemeente. Op basis van de inventarisatie van de geïdentificeerde risico’s, waarbij rekening wordt gehouden met kans op voordoen en financiële impact, wordt berekend welk bedrag benodigd is ter dekking van de geïdentificeerde risico's. Hieronder is het verloop over de afgelopen 2 jaar weergegeven. De weerstandscapaciteit is voornamelijk opgebouwd vanuit de bestemmingsreserves en algemene reserve. De toename in het weerstandsvermogen hangt met name samen met het positieve gerealiseerde resultaat de afgelopen jaren. Het risicoprofiel is ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar (grootste risico is vaarweg naar Drachten ad EUR 10 miljoen). Hierover is in de jaarrekening het volgende toegelicht: De uitkomst van het vullen van de software (Naris voor risico simulatie) is dat de risico's een onvoldoende beeld geven op een realistisch benodigd weerstandsvermogen Hoewel de financiële positie toereikend is om financiële tegenvallers op te vangen, is inzicht en sturing op risico’s voor de gemeente van groot belang. Met de implementatie van de software is de eerste stap gezet.

Voor 2023 raden we sterk aan om risicomanagement proces verder op te pakken zodat er geen negatieve verrassingen ontstaan. 2022

2021

Weerstandsvermogen

€ 55.270

€ 38.112

Risico’s

€ 14.690

€ 14.690

3,8

2,6

Weerstandsratio

25

Bevindingen interne beheersing

Bevindingen interne beheersing Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2022 hebben wij 24 februari 2023 een management letter uitgebracht. Onze management letter stond in het teken van de organisatie Smallingerland in ontwikkeling. Vanuit alle gesprekken ervaren we een open en eerlijke houding over waar de organisatie staat. De organisatie staat open voor feedback en realiseert zich dat grote veranderingen niet in 1 jaar te realiseren zijn. De eerste stappen in het realiseren van het verbeterprogramma zijn gezet (waaronder investeringen in capaciteit, IT-omgeving, hulpmiddelen, programma’s) en quick wins zijn gerealiseerd. Voor de grotere opgaven is de organisatie onderweg. In 2022 is gemeente Smallingerland geconfronteerd met een aantal uitdagingen op het gebied van onvervulde vacatures. De ambitie van uw organisatie om de interne beheersing te verbeteren loopt hierdoor niet altijd parallel met de mogelijkheden die er zijn binnen de personele bezetting. We zien echter op een aantal grote vraagstukken en adviezen vooruitgang. Zo zijn alle bevindingen en aanbevelingen uit onze management letter omgezet tot concrete actiepunten in een verbeterplan. De teammanagers zijn verantwoordelijk voor de implementatie van de maatregelen en het rapporteren over de voortgang.

Dit is een positieve ontwikkeling waarover we in de volgende management letter uitgebreid rapporteren.

Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij rapporteren onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Rechtmatigheidsverantwoording 1 januari 2023 is het boekjaar gestart waarop de gemeente voor het eerst dient te rapporteren in het kader van de Rechtmatigheidsverantwoording. Wij constateren dat de gemeente Smallingerland voorbereidingen treft, maar in vergelijking met andere gemeenten hierin nog een slag te maken heeft. Ter voorbereiding op de controlecyclus 2023 zullen wij met uw gemeente in gesprek gaan om nadere afspraken te maken.

Voor 2022 zijn de interne beheersingsmaatregelen in het proces nog onvoldoende verankerd (bijvoorbeeld functiescheiding omgevingsvergunningen) danwel onvoldoende zichtbaar (bijvoorbeeld controle prestatielevering inkopen). Een belangrijke kanttekening betreft dat, met uitzondering van de aanbestedingen, de bevindingen achteraf met (op dit moment nog) intensieve aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden kunnen worden opgelost. Als gevolg van de geconstateerde beperkingen in de interne beheersing hebben wij een gegevensgerichte controle aanpak gehanteerd.

27

Bevindingen interne beheersing Fraude en naleving wet- en regelgeving Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De Raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van weten regelgeving.

Fraudebeheersing en onze observaties Om bestuurders en toezichthouders houvast te bieden heeft het NBA in februari 2022 de brochure “Frauderisicobeheersing” uitgebracht. Wij adviseren u om kennis te nemen van de 11 aanbevelingen die hierin zijn gedaan. Onderzoek laat zien dat het grootste deel van de fraudegevallen door middel van een ‘tip’ aan het licht komt. Dit maakt het belang van een fraudemeldpunt en klokkenluidersregeling groot. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving. In de paragraaf ‘Opdracht, scope en uitkomsten’ hebben wij u een nadere toelichting gegeven over de verplichting om in onze controleverklaring te rapporteren over fraude.

Wij hebben als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022 uw inschatting inzake frauderisico’s met betrekking tot uw organisatie besproken. Deze bespreking komt ook voort uit onze verplichte rapportage van de accountant over de uitkomsten van onze werkzaamheden met betrekking tot de ingeschatte frauderisico’s in de controleverklaring.

28

Bevindingen interne beheersing Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen. Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen.

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. − Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondaankopen en –verkopen door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd. − Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Gemeente Smallingerland beschikt over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie.

29

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2023 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid

Nummer

Specifieke uitkering

A12B

Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen

A13

Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen

A16

Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne

B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021

C41b

Regeling specifieke uitkering flexibele inzet woningbouw

C43

Regeling reductie energiegebruik woningen

C55

Aanpak energiearmoede

C56

Regeling huisvesting aandachtsgroepen

C62

Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen

C75b

Regiodeals derde tranche

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

D11

Regeling specifieke uitkering extra financiële middelen RMC-functie

D12

Regionale meld- en coördinatiefunctie

D12A

Regionaal programma vroegtijdig schoolverlaten

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingenonderwijsvertragingen

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Afkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Oordeel met beperking

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

31

Bijlage A – SiSa-bijlage (vervolg - Tozo) Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2023 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Nummer

Specifieke uitkering

D19

Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden

E10B

Regeling specifieke uitkering snelfietsroutes

E20

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

E44b

Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021-2027

E84

Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2022

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2022

G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen

G4

Tozo 2

G4

Tozo 3

G4

Tozo 4

G4

Tozo 5

G4

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire – gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden schulden levensonderhoud in jaar T

G4

Kwijtschelding schulden Tozo in het kader van de hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire – gederfde baten die voortvloeien uit kwijtschelden van achterstallige betalingen op kapitaalverstrekking in jaar T

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Afkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Oordeel met beperking

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

32

Bijlage A – SiSa-bijlage (vervolg) Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2023 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Num mer

Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

G10

Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2022

G12

Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire

G13

Regeling specifieke uitkering onderwijsroute

H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

H8

Regeling Sportakkoord 2020–2022

H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken

H25

Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden (ronde 3)

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Afkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Oordeel met beperking

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

33

Bijlage B – Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. De geconstateerde fouten ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid en onzekerheden zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 1% respectievelijk 3% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1 mln)

Getrouwheid

Naleving EU-aanbestedingsrichtlijnen

Rechtmatigheid -

10.607

Sociaal domein – Jeugd – terug te vorderen onrechtmatige verstrekte toekenning – extrapolatie fouten steekproef

2.356

6.090

Sociaal domein – Wmo – terug te vorderen onrechtmatige verstrekte toekenning – extrapolatie fouten steekproef

1.311

3.068

Totaal fouten

3.667

19.758

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

Sociaal domein – WMO prestatielevering

2.403

2.403

Sociaal domein – Jeugd prestatielevering

2.019

2.019

Prestatielevering inkoop

1.583

1.583

Totaal onzekerheden

6.005

6.005

34

Bijlage C – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2022 onderkend, deze zijn weergegeven op pagina 9 van dit verslag. Samenwerking met interne accountantsdienst/andere accountants Voor de jaarrekening van de gemeente Smallingerland maken wij gebruik van diverse verbonden partijen/gemeenschappelijke regelingen en uitvoeringsorganisaties.