Collegebrief aan gemeenteraad - Digitaliseren VTH dossiers

Aan

leden van de gemeenteraad van Smallingerland

Drachten, 11 januari 2021

Ons kenmerk 2021-035257

Uw kenmerk

Behandeld door Linda Kaldeway 0512 - 581 234

Onderwerp Beantwoording vragen digitaliseren bouw-, milieu- en bodemdossiers

Geachte raadsleden,

Bijgaand ontvangt u de antwoorden op de vragen die in Het Debat van 7 december 2021 zijn gesteld: 1. Doen we datgene dat we verplicht moeten doen of omvat dit voorstel meer dan alleen de verplichting? Er is geen wettelijke verplichting om dossiers te digitaliseren. Er is wel een wettelijke verplichting om te zorgen dat de dossiers in goede, geordende en toegankelijke staat zijn (Archiefwet). Dat zijn de dossiers op dit moment niet. Papieren dossiers bevinden zich in meerdere verzamelingen. Vanaf 2012 wordt digitaal gewerkt maar deze informatie bevindt zich op verschillende plekken (netwerkschijven, zaaksysteem, backoffice applicaties). Informatie van 1 bedrijf is niet via een zoekactie of systeem toegankelijk. Om te komen tot een goede, geordende en toegankelijk staat van de dossiers is het nodig om: - De papieren dossiers te schonen en te digitaliseren; - De dossiers vervolgens, voorzien van de juiste kenmerken, op te slaan in een hiervoor geschikt systeem (zaaksysteem); - De dossiers compleet te maken met digitale informatie van diverse locaties. Hierbij gaat verreweg de meeste tijd zitten in het schonen en het compleet maken van het dossier, niet in het digitaliseren. Deze handelingen moeten we sowieso doen. Als we dan toch alle dossiers bij langs moeten, is het efficiënt om ook het scannen mee te nemen in dit proces. 2.

Vanuit contacten met omliggende gemeenten bestaat de indruk dat het goedkoper kan. Is dat inderdaad mogelijk? Een eenvoudige vergelijking met andere gemeenten is lastig te maken. Dat hangt af van diverse factoren: - Waren de dossiers geschoond voordat ze zijn gedigitaliseerd? Correspondentie-adres: Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

E-mail gemeente@smallingerland.nl Internet www.smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk

-

Datum 11 januari 2021

Bladnr. 2

Had de gemeente de dossiers op orde? Op welke manier zijn de dossiers gescand? Bijvoorbeeld alles in 1 pdf bestand of losse documenten?

Uiteraard is gekeken naar de optie om het scannen uit te besteden. Dat leidde tot de conclusie dat we evengoed zelf nog een hoop handmatig werk hebben aan het schonen en compleet maken van het dossier. Door het hele project in eigen beheer uit voeren, hebben we bovendien meer invloed op de kwaliteit. Als we de dossiers laten scannen door een externe partij, kost dat minimaal € 194.000,-. Deze prijs is gebaseerd op een offerte van een externe partij. De kosten voor het schonen, meta dateren en verrijken worden evengoed nog geschat op € 402.000,- omdat dit arbeidsintensief is. Het totaalbedrag komt uiteindelijk hoger uit. Een optie om het goedkoper te maken is te kiezen voor een langere periode. Bij keuze voor 4,4 jaar looptijd in plaats van 2,2 jaar, wordt het bedrag aanmerkelijk lager (€ 319.000,-) door langere inzet van eigen projecturen I&A. FUMO FUMO heeft de dossiers nodig voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Op grond van werkafspraken zijn wij verplicht de dossiers digitaal aan te leveren. Als zij niet direct kunnen beschikken over de dossiers, moeten er extra handelingen worden verricht om de benodigde informatie te krijgen. Er zal eerst gekeken worden in de eigen systemen, dan zal er een verzoek naar de gemeente gaan om het dossier aan te leveren. Dit dossier zal door ons opgezocht moeten worden en moeten worden verzonden naar de FUMO.

Zij gaan het dossier door om de relevante informatie er bij te zoeken en scannen de benodigde stukken in voor zij daadwerkelijk met de werkzaamheden kunnen beginnen. De werkzaamheden worden dan uitgevoerd door de specialisten. De kosten zitten dan met name in de extra handelingen en hoger uurtarief. Vanaf 2022 worden wij afgerekend op basis van de werkelijk afgenomen uren. Het aantal uren per zaak zal dan toenemen. Andere gemeenten We hebben bij een aantal omliggende gemeenten gevraagd of zij hun bouw-, milieu- en bodemdossiers al hebben gedigitaliseerd. Dit heeft geen vergelijkingsmateriaal opgeleverd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, secretaris

burgemeester

Siebren van der Berg

Jan Rijpstra