Bijlage - Brief college reactie op rapport rekenkamercommissie 'Subsidiebeleid in Smallingerland'

Aan

leden van de gemeenteraad van Smallingerland

Drachten, 15 november 2021

Ons kenmerk 2021-047172

Uw kenmerk

Behandeld door Team Samen leven 0512 - 581 234

Onderwerp Reactie op rapport rekenkamercommissie "Subsidiebeleid in Smallingerland" Geachte heer, mevrouw,

Uw raad heeft ons om een reactie gevraagd op het rapport "Subsidiebeleid in Smallingerland" van de rekenkamercommissie. Wij gaan graag op uw verzoek in. Allereerst zijn wij content met de conclusie dat het subsidiebeleid voldoet aan de eisen die daaraan kunnen worden gesteld. Verder kunnen wij ons volledig vinden in het beeld dat uit het rapport blijkt ten aanzien van de onderzochte instellingen (de Lawei en de MOS): zij hebben de zaken goed op orde; zij opereren professioneel en in overeenstemming met wat wij als gemeente van hen vragen. Ook het is het goed om te lezen dat het onderzoeksbureau ruim aandacht geeft aan de complexiteit van het meten van de maatschappelijke effecten; een worsteling die bij alle partijen speelt. Hieronder gaan wij in op de in de aanbiedingsbrief genoemde aandachts- c.q. verbeterpunten: - investeer in de opdrachtgeversrol en de kennis over het subsidiebeleid binnen de gemeentelijke organisatie en - investeer in de monitoring van de prestaties van grote gesubsidieerde instellingen; - investeer in het beter toegankelijk maken van informatie over subsidierelaties en prestaties voor raadsleden. Naast de punten uit de aanbiedingsbrief willen wij ingaan op nog één onderwerp uit het rapport: - de balans tussen de kennis van de instellingen en die van de gemeente(lijke relatiebeheerders).

Vanwege de inhoudelijke opbouw van onze reactie is de volgorde van behandeling van de aandachts- c.q. verbeterpunten niet gelijk aan de volgorde die in de aanbiedingsbrief is aangehouden.

Correspondentie-adres: Postbus 10.000 9200 HA Drachten

Gauke Boelensstraat 2 9203 RM Drachten Telefoon (0512) 58 12 34

E-mail gemeente@smallingerland.nl Internet www.smallingerland.nl

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk

Datum 1 december 2020

Bladnr. 2

Kennis van het subsidiebeleid binnen de gemeentelijke organisatie: Hier wordt aan gewerkt. Momenteel wordt het project "actualisatie subsidiebeleid" uitgevoerd. Eén van de doelstellingen daarvan: "er is een eenduidige werkwijze binnen de gehele organisatie voor de behandeling van subsidieaanvragen. Dit brengt mee dat kennis en expertise kan worden opgebouwd en gedeeld en dat er management en sturingsinformatie beschikbaar komt. Financiële en juridische risico's worden zoveel mogelijk ondervangen, evenals door de accountant en VIC genoemde aandachtspunten". De laatste zin kan worden aangevuld met "….. door de accountant, VIC en de rekenkamer genoemde aandachtspunten". Binnen het project is al een aantal zaken opgepakt. Zoals de actualisatie van de Algemene subsidieverordening, het stroomlijnen van het subsidieproces (o.a. door het indienen van aanvragen via een webformulier, waardoor de aanvragen rechtstreeks in het zaaksysteem worden opgenomen), het invoegen in het zaaksysteem van de door de accountant gewenste controlevinkjes, het overleg tussen de teams die subsidies verlenen, etc. Wat nog gaat starten is de inventarisatie van de beleidsregels en uitvoeringsregels, die de gemeente hanteert.

Op grond van de Wet elektronische publicaties (Wep) moeten alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, gepubliceerd worden op www.officielebekendmakingen.nl. Monitoring Op o.a. pagina's 15, 17 en 18 van het rekenkamerrapport staat vermeld hoe complex het meten van de maatschappelijke effecten en het uitvoeren van monitoring is. Dit deel van het rapport gaat over de MOS als aanbieder van welzijns- of nuldelijns activiteiten, maar geldt in brede zin. Van de (preventieve) activiteiten en interventies wordt de output vastgelegd (ofwel in de jaarstukken ofwel in projectrapportages). Echter, de bijdrage van specifieke interventies of activiteiten aan de gewenste maatschappelijke effecten is niet één op één en niet op korte termijn aan te geven. Los van de hiervoor aangegeven ingewikkeldheid zou het een onevenredig grote investering betekenen voor de instellingen en voor onze organisatie. De MOS is een professionele organisatie en voert verschillende projecten en aanpakken uit gebaseerd op bewezen interventies (gefundeerd op wetenschappelijk onderzoek / gevalideerd door landelijke onderzoeksinstituten).

Een deel van de projecten en aanpakken worden gefinancierd uit doeluitkeringen van het rijk (soms ook met cofinanciering door de gemeente) en worden door het aanleveren van resultaten aan landelijke onderzoeksinstituten gemonitord. Via deze weg draagt onze gemeente bij aan de informatie en kengetallen voor o.a. de Brede welzijnsmonitor, aan andere landelijke en provinciale onderzoeken en aan GGD rapportages. De uitkomsten hiervan gebruiken wij dan weer als input voor de subsidie-afspraken. Hiermee krijgt het monitoringsvraag ons inziens de professionele aanpak en het bredere perspectief dat het ook verdient en kunnen wij daarmee ons voordeel doen in de lokale situatie. Zo werkt het ook voor de met onze middelen gefinancierde activiteiten. Ook voor de Lawei geldt dat een eenduidige en één op één relatie tussen de activiteiten en maatschappelijke effecten niet eenvoudig aan te tonen is. Wat dat betreft sluiten wij ons graag aan bij de uitkomsten van landelijk onderzoek en benchmarks en het onderzoek onder de lokale ondernemingen; de aanwezigheid van een goede culturele infrastructuur en culturele instellingen, zoals de Lawei, heeft een positieve werking op het vestigingsklimaat voor bedrijven en inwoners en op versterking van de regiofunctie.

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk

Datum 1 december 2020

Bladnr. 3

Wij overleggen met de instellingen over wat wél binnen redelijke grenzen bij te houden is en ons meer inzicht in (deel)effecten kan geven. Dit naast de al genoemde rapportage op de outputcriteria als onderdeel van de verantwoordingsverplichting van de instellingen. Onder het volgende kopje komt verder aan de orde hoe wij bezig zijn met de doorontwikkeling van monitoring. Opdrachtgeversrol Wij zien het belang van het sturen op de samenhang van en de interactie tussen de verschillende beleidsterreinen en uitvoeringsinstrumenten en daarmee ook de verschillende betrokken instellingen. Daarmee kunnen we ook een ontwikkeling inzetten met betrekking tot de monitoring van resultaten en opbrengsten in die samenhang en interactie. Dit is de basis onder de koersplannen die nu opgesteld worden (voortvloeiend uit onze gemeentelijke visie op het sociaal domein, de Kracht van Smallingerland). Voor de monitoring op de samenhang en interactie wordt samengewerkt met het Fries Sociaal Planbureau. De inzet is gericht op het efficiënt gebruiken van data, zowel ten behoeve van onze bijdrage aan landelijke effectmetingen als het verkrijgen van inzicht op lokaal niveau. Dat wij meer gaan inzetten op de interactie tussen de verschillende domeinen blijkt uit de in het rapport op pagina 17 van het rekenkamerrapport beschreven samenwerking tussen de MOS en Carins. Dat is al een zichtbaar resultaat.

Een voorbeeld hiervan is ook de concept cultuurvisie "Cultuur is (g)een eiland", die binnenkort aan uw raad wordt aangeboden. Wij willen de richting inslaan van vergroting van de positieve effecten van cultuur op de doelstellingen van de Kracht van Smallingerland. Deze ontwikkelingen zullen zich vertalen in een stevige opdrachtgeversrol, mét onze samenwerkingspartners. Het beter toegankelijk maken van informatie over de subsidierelaties en prestaties voor raadsleden Wij willen uiteraard graag met u in gesprek over wat u aanvullend op de openbare besluitenlijsten, de toegezonden jaarstukken van instellingen, uitnodigingen voor werkbezoeken en mogelijkheden om vragen te stellen nodig heeft. Via werkbezoeken is een goed beeld te krijgen over welke inzet door de instellingen wordt gepleegd voor welke (groepen) inwoners, wat zij daarbij tegenkomen en wat de effecten zijn. Wij zouden ons goed kunnen vinden in het organiseren van bijpraatmomenten op gezette tijden, al dan niet met de betrokken instellingen. De kennisbalans tussen instellingen en gemeente(lijke relatiebeheerders) In het rapport wordt op pagina 25 aangegeven dat de instellingen een voorsprong in kennis van en ervaring met het werkveld hebben. Er wordt een (suggestie van een) relatie gelegd met het niet aantoonbaar zijn van leer- en verbeterstrategieën binnen het ambtelijk apparaat.

Hoewel wij delen dat er een sprake is van een hoge werkdruk, willen wij over die (gesuggereerde) relatie het volgende opmerken. Uiteraard hebben instellingen meer kennis van het werkveld, het is hun vak. Dit is inherent aan het beleggen van taken 'buiten de deur'; of het nu gaat om het subsidiëren van activiteiten of om de inkoop van diensten. Vertrouwen in de professionaliteit is een sleutelbegrip. Onze organisatie is goed in staat om de juiste verhouding tussen opdrachtgever en de opdrachtnemer in te vullen en te borgen. In verschillende stappen van de cyclus van subsidieaanvraag tot vaststelling zijn analyse van de maatschappelijke vraagstukken, aansluiting bij de vragen van de eindgebruikers, doorontwikkeling en kwaliteitsverbetering van aanbod steeds onderwerpen van wederkerige gesprekken.

GEMEENTE SMALLINGERLAND Ons kenmerk

Datum 1 december 2020

Bladnr. 4

Ten slotte In onze reactie zijn wij ingegaan op de items die in de aanbiedingsbrief van de rekenkamercommissie zijn genoemd, aangevuld met het onderwerp 'kennisbalans' uit het rapport. Op deze plek willen wij aangeven dat wij trots zijn op onze instellingen (De Lawei, de MOS en de overige, niet bij het onderzoek betrokken instellingen) en het werk dat zij verrichten. Zij hebben van 2020-2023 te maken met het niet indexeren van de subsidies. Daarmee is een fors bedrag gemoeid. Dit trekt een zware wissel op de bedrijfsvoering van de instellingen, zeker in combinatie met de effecten van de Coronamaatregelen, de toename van maatschappelijke vraagstukken en de complexiteit daarvan en het beroep dat wij als gemeente op de instellingen doen. Niet alleen gericht op het aanbieden van activiteiten en faciliteiten, maar ook in de samenwerking en afstemming met ons en andere maatschappelijke partners. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, secretaris

burgemeester

Jelmer Mulder

Jan Rijpstra