Bijlage - Accountantsverslag bij Jaarrekening 2023
Tekst van het document
Accountantsverslag Gemeente Smallingerland Boekjaar 2023
Aan de gemeenteraad van de Gemeente Smallingerland Postbus 10.000 9200 HA Drachten
ONDERWERP: Accountantsverslag 2023 KENMERK: 26 september 2024
Geachte leden van de gemeenteraad,
In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2023 van Gemeente Smallingerland, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging, bieden wij u hierbij het accountantsverslag aan.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. De bevindingen in dit verslag zijn besproken met de portefeuillehouder financiën en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Wij hebben u op 26 september 2024 gemachtigd om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen in uw jaarrekening 2023.
D.E. Engwerda RA Partner Audit Verantwoordelijk accountant
2
Inhoudsopgave
Bestuurlijke samenvatting
Opdracht, scope en uitkomsten
Belangrijkste bevindingen
Bevindingen interne beheersing
Overige onderwerpen
Bijlagen
Financiële positie
3
Bestuurlijke samenvatting
Bestuurlijke samenvatting Financiële kengetallen en signaleringwaarden
negatief is per saldo onttrokken
Mutatie reserves
-17,33
2021
-25.645
Gerealiseerd resultaat 34.700
16.736
MILJOEN EURO
2021
2022
16,74
2023 -589
60%
2022
55.270
2021
38.112
geen actuele analyse beschikbaar (zie par weerstandsvermogen)
31%
2021
2023
2022
2023
Solvabiliteit 2023
2022
65.625
32%
Schuldquote
2021
2023
2023 2022 2021
36%
MILJOEN EURO
13.240
Weerstandscapaciteit
Risico's totaal
27.209
-0,59 9.055
2022
-13.696
MILJOEN EURO
Gerealiseerd saldo baten en lasten
2023
-17.328
2022 2021
60% 50% 52%
5
Bestuurlijke samenvatting Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende verklaring te verstrekken voor de getrouwheid van de jaarrekening. Dit vanwege het feit dat de na controle resterende onzekerheden (prestatielevering inkopen € 2,43 mln en prestatie levering sociaal domein € 2,30 mln) gezamenlijk binnen de voor de jaarrekening 2023 geldende tolerantie (cf BADO) voor onzekerheden van 3% van de totale omvang basis (totaal uitgaven + toevoegingen reserves) ad € 7,38 mln blijven. Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet in materiële zin aan de laatste actuele voorschriften.
Het Besluit Begroting en Verantwoording is in nageleefd. Gemeente Smallingerland heeft er voor gekozen de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de toelichting hierop in de paragraaf bedrijfsvoering onderdeel te laten zijn van het jaarverslag. Op deze wijze heeft de Gemeente Smallingerland invulling gegeven aan de aanbeveling van het Rijk om de verantwoording op te nemen, zoals de wetgever had beoogd. Op deze wijze wordt ook invulling gegeven aan de lokale afspraken tussen het college en de gemeenteraad, zoals opgenomen in de aangepaste verordeningen. Tevens kan de toezichthouder en het Rijk gebruik maken van de opgenomen verantwoording. Na onze controle met betrekking tot ons getrouwheidsoordeel resteren zoals hiervoor genoemde onzekerheden van € 4,73 mln. Voor wat betreft het sociaal domein constateren wij, in lijn met voorgaande jaren, dat de gemeente niet voor alle lasten met betrekking tot het sociaal domein (Jeugdzorg en WMO) de prestatielevering kan vaststellen. De onzekerheid in de controle bedraagt hier € 2,30 miljoen. Gegeven de landelijke afspraken is dit voor een gemeente met de omvang van Smallingerland in beginsel een niet ongebruikelijke onzekerheid.
De onzekerheid uit hoofde van het niet kunnen aantonen van de prestatielevering ten aanzien van een groot aantal inkopen (€ 2,43 mln) is in gemeenteland minder gebruikelijk en duidt op een onvoldoende interne beheersing (en/of documentatie daarvan). Hierbij geldt tevens de kanttekening dat door de gemeentelijke organisatie nog gedurende het jaarrekeningtraject aanzienlijke inspanning noodzakelijk zijn gebleken om voldoende controlebewijs te achterhalen waarmee de hier gepresenteerde onzekerheid binnen de geldende controletolerantie kon worden gebracht. Daarmee is dit één van de belangrijke oorzaken van de vertraging in het controleproces 2023. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 in overeenstemming zijn met de Wet normering topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2023 van de Gemeente Smallingerland voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
6
Bestuurlijke samenvatting Wij hebben geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten en/of onzekerheden) in de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage geconstateerd.
Het boekjaar 2023 sluit met een financieel resultaat van € 16,7 miljoen (voordelig). De totale vermogenspositie van de Gemeente Smallingerland bedraagt € 81,9 miljoen (2022: € 82,6 miljoen) met een solvabiliteitsratio van 31% (2022: 36%). De vermogenspositie ligt daarmee rond het landelijk gemiddelde voor gemeenten met een vergelijkbare omvang. Het college concludeert in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing dat de beschikbare weerstandscapaciteit in principe toereikend is. Wel heeft het college in dezelfde paragraaf aangegeven dat de per balansdatum geïnventariseerde risico’s naar verwachting nog een onvoldoende beeld geven van het realistisch benodigd weerstandsvermogen. Derhalve ligt hier nog een belangrijk aandachtspunt richting de nabije toekomst. 1 januari 2023 is het boekjaar waarop de Gemeente Smallingerland voor het eerst dient te rapporteren in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. De Gemeente Smallingerland heeft deze verantwoording opgenomen in de jaarrekening en de bevindingen toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Het totaal van de rechtmatigheidsbevindingen komt uit op € 79,5 mln en ligt daarmee ver boven de door de gemeenteraad gestelde verantwoordingsgrens van 3% van de lasten i.c. € 7,38 mln. Het college heeft daarom in haar rechtmatigheidsverantwoording verklaard dat er over 2023 niet rechtmatig is gehandeld.
Wij concluderen dat de rechtmatigheidsverantwoording daarmee een getrouw beeld geeft. De rechtmatigheidsbevindingen hebben betrekking op het begrotingscriterium van (bruto) € 39,9 mln en het voorwaardencriterium voor in totaal € 39,5 mln (niet naleven EU aanbestedingsregels € 23,7 mln, sociaal domein € 10,6 mln, subsidieverstrekkingen € 5,2 mln). In de jaarstukken heeft het college toegelicht dat de (bruto) begrotingsonrechtmatigheid ad € 39,9 mln tot een bedrag van € 39,7 mln wel past binnen het financieel beleid conform artikel 11 van de financiële verordening. Wij adviseren in dit kader de vanuit uw financiële verordening geldende afspraken (tussen college en gemeenteraad) omtrent 1) de wijze waarop en 2) het moment van rapporteren van gebleken verschillen tussen begroting en realisatie nader te preciseren. Voorts adviseren wij u kennis te nemen van de toelichting die het college heeft opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering en er op toe te zien dat de organisatie opvolging geeft aan de benoemde verbeteracties. Naast hetgeen hierna is gesteld met betrekking tot de invulling van de VIC begint dit logischerwijs vooral ook met een op onderdelen betere (en meer controleerbare) invulling van het systeem van interne beheersing. In dit verband verwijzen wij hier ook naar hetgeen reeds in onze managementletter 2023 hierover is gesteld.
7
Bestuurlijke samenvatting In onze managementletter 2023 hebben wij eerder gerapporteerd dat uw interne beheersing onvoldoende is en er (veel) stappen te zetten zijn. Het verloop van het controleproces bevestigt nogmaals deze constatering. Helaas hebben wij moet constateren dat de omtrent de voorbereiding en oplevering gemaakte afspraken onvoldoende waren nagekomen. Daarmee is een situatie ontstaan dat tijdens het proces alsnog veel zaken door de organisatie moesten worden uitgezocht en opgeleverd. Het controleproces als geheel heeft hiermee significante vertragingen opgelopen. Ook na de hier bedoelde herstelwerkzaamheden is een adequate onderbouwing van diverse zaken niet haalbaar gebleken. Daarmee resulteren zowel ten aanzien van ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening als ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college grote controleverschillen en/of onzekerheden. Qua noodzakelijke verbeterstappen signaleren wij dat een nadere uitwerking én implementatie van de visie op control en gedegen invulling van de zgn. 3 lines of defence (3LOD) en daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden prioriteit behoeft. Procesbeschrijvingen en analyses van procesrisico’s zijn veelal niet aanwezig. De organisatie kenmerkt zich daarbij door een vergaande decentralisatie cq delegatie van verantwoordelijkheden.
De combinatie van beide factoren maakt dat het afleggen van verantwoording, rapporteren over en het aanspreekbaar zijn op verantwoordelijkheden in de praktijk vaak niet duidelijk is ingeregeld. Dit bemoeilijkt een adequate interne beheersing en ook een goed uitgelijnde (gerichte) VIC. Zoals in onze managementletter 2023 is benoemd lopen er binnen de gemeente vanuit eerdere jaren reeds verschillende verbeterprogramma’s. Gezien de uitkomsten van het jaarrekeningtraject moet evenwel geconcludeerd worden dat deze vooralsnog niet tot de noodzakelijke verbeteringen hebben geleid. Ook de afgelopen jaren was immers reeds sprake van niet goedkeurende (accountants)oordelen bij de respectievelijke jaarrekeningen. Naast bovenstaande geldt eveneens dat de gemeente nog nadrukkelijk stappen moet zetten in de aanpak, (tijdige) uitvoering en kwaliteit, kwaliteitsborging en positionering van de verbijzonderde interne controle (VIC). Deze zou immers moeten dienen als centraal sluitstuk op de interne beheersing en om te komen tot een adequaat onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording en voldoende onderbouwde jaarrekeningposten. Beide zijn ook voor 2023 een moeizaam traject gebleken. Er is sprake geweest van een intensief controleproces voor zowel de organisatie als ons als controlerend accountant.
Wel is de organisatie middels de direct betrokken en bijgeschakelde medewerkers in staat gebleken het traject uiteindelijk in goed overleg met ons en op een constructieve wijze alsnog tot een acceptabel einde te brengen.
8
Opdracht, scope en uitkomsten
Opdracht, scope en uitkomsten Reikwijdte van de controle De jaarstukken van uw gemeente bestaan uit: - Het jaarverslag (programmaverantwoording + paragrafen) - De jaarrekening - Bijlagen Met de opdrachtbevestiging 2023 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 2,46 mln Deze materialiteit sluit aan op het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol over boekjaar 2023. Bedragen * € 1.000
Grondslag
Bedrag
1% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 2.460
Goedkeuringstolerantie onzekerheden3% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 7.380
Rapporteringstolerantie
€ 100
Goedkeuringstolerantie fouten
Conform uw controleprotocol
Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: Schattingsposten en veronderstellingen van het management; Waardering van de grondexploitaties; Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (en de daarbij horende verantwoordelijkheden voor u); Doorbreking van AO/IB door het management. Uitkomsten Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2023 een goedkeurende verklaring te verstrekken voor de getrouwheid van de jaarrekening. De geconstateerde controleverschillen zijn gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Tevens zijn er onzekerheden met betrekking tot de prestatielevering van de Zorg in Natura (ZiN) uit hoofde van de Jeugdwet ter hoogte van € 1,34 mln en uit hoofde van de WMO € 0,96 mln. Voorts is sprake van onzekerheden met betrekking tot de prestatielevering van inkopen van € 2,43 mln. De genoemde fouten en onzekerheden blijven in relatie tot ons oordeel omtrent de getrouwheid van de jaarrekening binnen de geldende goedkeuringstoleranties.
De toleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn vastgelegd in uw financiële verordening. Dit leidt ertoe dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de volgende toleranties:
Goedkeuringstolerantie fouten Rapporteringstolerantie
Grondslag
Bedrag
3% lasten inclusief toevoegingen reserves
€ 7.380
Conform afspraak in de financiële verordening
€ 100
10
Opdracht, scope en uitkomsten Frauderisico’s en continuïteit Onze controleverklaring over boekjaar 2023 bevat, gelijk aan voorgaand jaar, een verplichte paragraaf over onze werkzaamheden met betrekking tot fraude en een met betrekking tot continuïteit. Dit op basis van de vanaf 2022 gewijzigde beroepsregels voor accountants (NV COS 700). Hieronder wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controleaanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en continuïteit en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. De mate van detail en de omvang van de rapportage over fraude en continuïteit in de controleverklaring hangen onder meer af van de onderkende risico’s, de omvang en aard van de organisatie alsmede de bevindingen naar aanleiding van de werkzaamheden.
Continuïteit Als onderdeel van de vereisten voor de nieuwe controleverklaring hebben wij ook de continuïteitsveronderstelling getoetst. Wij hebben vastgesteld dat de Gemeente Smallingerland een uitgewerkte meerjarenbegroting heeft. Daarnaast geven de financiële kengetallen inclusief het weerstandsrisico geen reden tot twijfel of de gemeente haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten.
Frauderisico’s Zoals ook in ons controleplan opgenomen bevindt het college dan wel het management zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken, die anderszins effectief lijken te werken. Een incentive van het college of management zou hierbij kunnen zijn om op die wijze een betere financiële situatie of prestatie te presenteren. Onze beroepsregels schrijven voor dat de accountant dit risico in zijn controle onderkend. Om dit frauderisico te ondervangen hebben wij de volgende werkzaamheden verricht: Analyseren en beoordelen van op basis van risicocriteria geselecteerde journaalposten en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht om de nauwkeurigheid van de geselecteerde journaalposten te controleren; Analyse van aanpassingen die tijdens het opstellen van de jaarrekening zijn gemaakt; Beoordelen van belangrijke schattingen en de schattingsprocessen van het college of management zoals de waardering van de grondexploitaties, vaste activa en vorderingen en het toereikend zijn van voorzieningen.
Hierbij hebben we in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het college bij deze posten; Beoordelen van significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening om; Doornemen van notulen van vergaderingen van het management, college en de raad.
11
Schattingen Management schattingen Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen:
Schatting
Beoordeling 2023
Beoordeling 2022
Onze zienswijze m.b.t. significante kwalitatieve aspecten en de (mogelijk) kwantitatieve omvang
Waardering van (im)materiële vaste activa
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de (im)materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw (im)materiële vaste activa.
De waardering van de langlopende vorderingen
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de langlopende vorderingen een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw langlopende vorderingen.
De waardering van grondexploitaties
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de grondexploitatie een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw grondexploitaties. Voor een uiteenzetting hiervan verwijzen wij naar paragraaf “waardering van de grondexploitaties” van dit accountantsverslag.
De waardering van debiteuren en vorderingen
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de vorderingen een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw vorderingen.
De waardering van de voorzieningen
Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de voorzieningen een evenwichtig beeld geven van de toereikendheid van de voorzieningen. Wel vragen we het college de blijvende aandacht van de financiële onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen. Hiervoor verwijzen wij naar de paragraaf bevindingen van dit accountantsverslag.
12
Belangrijkste bevindingen
De rechtmatigheidsverantwoording Inleiding Tot en met boekjaar 2022 verstrekten wij als accountant zelfstandig een oordeel over de rechtmatige totstandkoming van de lasten, de baten en de balansmutaties op basis van de controle in onze controleverklaring. Dit rechtmatigheidsoordeel betrof een oordeel of deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en de gemeentelijke verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Met ingang van boekjaar 2023 wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. In deze rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af. Alle rechtmatigheidsafwijkingen (individueel en/of cumulatief) boven de door u als raad vastgestelde verantwoordingsgrens (€ 7,38 mln) worden in de rechtmatigheidsverantwoording benoemd. Ons getrouwheidsoordeel over het getrouwe beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten, lasten als van de activa en passiva ziet ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee op de juistheid en volledigheid van de in de rechtmatigheidsverantwoording vermelde rechtmatigheidsfouten en de financiële rechtmatigheid met inachtneming van de verantwoordinggrens.
Bij het verantwoorden over de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening zijn negen rechtmatigheidscriteria van toepassing. Zes criteria (kunnen) direct van invloed zijn op de posten in de balans en de staat van baten en lasten (zien toe op getrouwheidsaspecten inzake grootte en de samenstelling van zowel de baten en de lasten als van de activa en passiva) en drie criteria zien uitsluitend toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten van de baten, lasten en balansmutaties en raken niet de grootte en samenstelling. Het college is verantwoordelijk voor alle negen criteria; in de jaarrekening van het college worden deze afgedekt langs de volgende lijnen:
Op grond van Kadernota rechtmatigheid wordt over de criteria die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening niet gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording komen dus alleen de drie rechtmatigheidscriteria tot uitdrukking die aanvullend zijn op de criteria die ook gelden voor getrouwheid, te weten: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik. Het college heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording verklaard dat er over 2023 niet rechtmatig is gehandeld. Begrotingscriterium De rechtmatigheidsverantwoording bevat belangrijke informatie voor het (politieke) verantwoordingsdebat van de gemeenteraad met het college. U stelt als raad met het vaststellen van de begroting de budgettaire kaders voor de uitgaven, investeringen en reservemutaties vast. Met het vaststellen van de geactualiseerde financiële verordening heeft u vastgelegd op welke wijze binnen uw gemeente om moet worden gegaan met begrotingsoverschrijdingen en welke begrotingsonrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig, maar acceptabel). In de Kadernota rechtmatigheid beveelt de commissie BBV daarnaast aan dat het college de afwijkingen op het begrotingscriterium nader toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag.
Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doorvoert die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wij hebben vastgesteld dat het college de afwijkingen ten opzichte van de geautoriseerde begroting en kredieten en de kaders, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld en die individueel en/of cumulatief de verantwoordingsgrens overschrijden, juist en volledig heeft opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en dat de bepalingen uit de financiële verordening inzake acceptabele overschrijdingen juist zijn toegepast.
14
De rechtmatigheidsverantwoording Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium ziet toe op voorwaarden die gelden voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit externe en interne regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur voor zover deze relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid. In het door u vastgestelde normenkader is een inventarisatie van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving opgenomen. Het niet in acht nemen van de geldende voorwaarden bij financiële beheershandelingen leidt tot een onrechtmatigheid die het college moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording als de verantwoordingsgrens (op basis van individuele en/of cumulatieve onrechtmatigheden) wordt overschreden. Een belangrijk onderdeel van het voorwaardencriterium is de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit de controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele gemeentelijke inkooptrajecten met een inkoopwaarde van in totaal € 23,7 mln niet de juiste procedure is gevolgd (2022: € 10,5 mln). Dit bedrag is daarom als rechtmatigheidsfout aangemerkt.
Deze wordt veroorzaakt doordat bij overschrijdingen van het drempelbedrag er ten onrechte niet conform het Europees regime is aanbesteed of doordat er sprake is van een uitzondering op de aanbestedingsregels zonder dat daar een adequate juridisch pleitbaar standpunt is ingenomen.
Er zijn ook voorwaarden waar geen mogelijke financieel gevolg aan is verbonden. Dan is er sprake van een formele rechtmatigheidsfout. Deze situatie doet zich ook voor bij het niet naleven van de Kasgeldlimiet en Renterisiconorm van de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Volgens een stellige uitspraak van de CommissieBBV betreffen deze afwijkingen van het voorwaardencriterium formele rechtmatigheidsfouten die in de paragraaf bedrijfsvoering worden gerapporteerd. Ten aanzien van de naleving van de renterisiconorm, het kasgeldlimiet en de naleving schatkistbankieren merken wij op dat de gemeente Smallingerland zich aan de wettelijke normen heeft gehouden, zoals ook toereikend is toegelicht in de paragraaf financiering respectievelijk de jaarrekening. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O) Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van effectieve maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregels om overheidssubsidies en bijdragen te ontvangen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Deze maatregelen hangen veelal samen met de interne beheersing ter borging van het voorwaardencriterium. Het college heeft in de rechtmatigheidsverantwoording een uitspraak gedaan in hoeverre het M&O-beleid feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen effectief werken.
Daarnaast is sprake van onrechtmatigheden inzake het niet (toetsbaar) naleven van regelgeving rondom recht/hoogte/duur van verstrekkingen in het sociaal domein van in totaal € 10,6 mln en verstrekte subsidies ad € 5,2 mln. In de paragraaf bedrijfsvoering is door het college hierover nader toegelicht.
15
Grondexploitaties Realisatie en actualisatie grondexploitaties De (netto) boekwaarde ad € 2,3 miljoen (negatief als gevolg van tussentijds hogere gerealiseerde opbrengsten dan kosten) van bouwgronden in exploitatie is op de balans opgenomen onder de post voorraden. De in de grondexploitaties gehanteerde parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, verkoopprijzen en rente-effecten) zijn van grote invloed op de ingerekende (toekomstige) kosten en te realiseren opbrengsten. In onze controle hebben wij de hieromtrent door de gemeente gehanteerde uitgangspunten inhoudelijk beoordeeld en getoetst.
De parameters voor de grondexploitaties De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van de gemaakte schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op waarin schattingen zijn opgenomen. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de door de gemeente gehanteerde uitgangspunten en parameters getoetst. Schatting 2023
Schatting 2022
Rente
Disconteringsvoet
Kostenstijging
Opbrengstenstijging
Parameters
Prognoses De (netto) boekwaarde van de grondexploitaties ultimo 2023 bestaat uit woningbouw en bedrijventerreinen, beide met een relatief beperkte boekwaarde. Vooral de daadwerkelijke grondverkopen en de programmering van grondverkopen van woningbouw en bedrijventerreinen zijn in de waardering (bepalen eindwaarde) van de complexen belangrijke onderdelen en bepalen in belangrijke mate het financieel resultaat. Gemeente Smallingerland maakt in de onderbouwing voor de geprognotiseerde verkopen (mede) gebruik van de gemeentelijke Woonvisie 20202025 (inclusief addendum) zoals die door uw raad is vastgesteld. Zoals door de gemeente in de paragraaf grondbeleid is toegelicht bestaat op dit moment richting nabije toekomst geen aanleiding de ramingen en meerjarige verkoopprognoses aan te passen.
Risico’s Zoals ook in de jaarrekening is benoemd blijven er ter zake de waardering van de grondexploitaties onvermijdelijk risico’s bestaan. Betreffende risico’s zijn vooralsnog niet meegenomen in de bepaling van het benodigd weerstandsvermogen. Richting toekomst lijkt het zinvol dit wel te gaan doen. Daarbij valt mogelijk ook te denken aan zaken als de invoering van de nieuwe Omgevingswet (impact nog onduidelijk), Pfas en stikstof problematiek en netcongestie.
16
Sociaal domein Algemeen De Gemeente Smallingerland voert diverse regelingen uit in het sociaal domein waarbij taken veelal zijn ondergebracht bij derde partijen. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de belangrijkste onderdelen en door wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden: Onderdeel
Uitvoerder
Wijze van uitbesteding
Uitkeringen (Participatiewet)
Zelfstandig
n.v.t.
Werkelijke lasten
Uitkeringen BBZ
Zelfstandigenloket Friesland (BZF)
mandatering
Afrekening op basis van werkelijke lasten
Werkdeel WSW
Caparis
Delegatie
Vaste bijdrage obv begroting
Zelfstandig (deels SDF)
n.v.t
Werkelijke lasten
WMO
zelfstandig
n.v.t.
Werkelijke lasten
PGB’s
Sociale verzekeringsbank
mandatering
Afrekening obv werkelijke lasten
Jeugdwet
Bepaling last boekjaar
Uit de werkzaamheden komt hierdoor een onzekerheid naar voren ten aanzien van de Wet op de jeugdzorg ad € 1,34 mln en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning € 0,96 mln. PGB’s De Sociale Verzekeringsbank (hierna: SVB) heeft over 2023 een verklaring met beperking bij de verantwoording PGB-stromen Jeugdwet en WMO ontvangen. Hierdoor is vanuit de SVB geen 100% zekerheid over de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de persoonsgebonden budgetten. De impact van de geconstateerde fouten/onzekerheden vanuit de SVB blijven voor gemeente Smallingerland onder onze rapporteringstolerantie.
Jeugd en Wmo ZIN Voor de uitvoering van de zorg heeft de gemeente zorginstellingen gecontracteerd. Voor de controle van de volledigheid van de geleverde zorg in natura (ZIN) heeft de gemeente in 2023 gebruikt gemaakt van de productieverantwoordingen met bijbehorende controleverklaring. Dit in overeenstemming met het landelijk IZA controleprotocol. Van een aantal zorgleveranciers is geen controleverklaring ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hiervoor heeft de gemeente Smallingerland geen zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uitgevoerd, wat de onzekerheid ten aanzien van de prestatielevering kan wegnemen.
17
Jaarverslag Jaarverslag In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2023 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.
Verbonden partijen Tijdens onze controle besteden wij specifieke aandacht aan de transacties met verbonden partijen van Gemeente Smallingerland In het kader van onze controle hebben wij vastgesteld dat: − De (significante transacties met) verbonden partijen toereikend zijn toegelicht in de jaarrekening en paragraaf verbonden partijen; − Geen sprake is van indicaties voor ongeautoriseerde significante transacties met verbonden partijen, welke indicaties geven voor fraude; − Geen sprake is van indicaties dat de van toepassing zijnde wet- en regelgeving niet is nageleefd.
Hieronder zijn onze conclusies en aanbevelingen inzake het jaarverslag opgenomen:
Element jaarverslag
Vereisten BBV Verenigbaar Overeenstemming
Paragrafen
Informatiewaarde
Onze waarneming Uw jaarverslag bevat in materiële de vereiste informatie op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en 26 BBV. Uw jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de informatie in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden. Alle verplichte paragrafen zijn opgenomen en zijn kwalitatief van voldoende niveau. De toelichtingen zijn goed leesbaar en geven een adequate analyse tussen het uitgevoerde beleid en de financiële gevolgen.
Incidentele baten en
De toelichting op de incidentele baten en lasten voldoet aan de eisen vanuit
lasten
het BBV. Fraude en de frauderisicoanalyse is een steeds belangrijker thema. We
Fraude
adviseren u in de paragraaf bedrijfsvoering te rapporteren over de actualisatie van uw frauderisicoanalyse.
18
SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage. In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.
WNT verantwoording Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet normering topinkomens (WNT) gecontroleerd. Op basis van deze wet zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. Beide topfunctionarissen zijn in loondienst en er hebben zich gedurende 2023 geen wijzigingen voorgedaan. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging van het dienstverband een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichtingen geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2023 niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Wij willen benadrukken dat de naleving van de anticumulatiebepaling (het nagaan of topfunctionarissen van uw gemeente betrokken zijn bij andere organisatie c.q. nevenactiviteiten hebben welke onder de WNT vallen) overigens geen onderdeel uitmaakt van de controle van de accountant.
De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.
19
Financiële positie
Ontwikkelingen in de jaarcijfers Verloop van het eigen vermogen van uw gemeente Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2023 volgens de jaarrekening € 82,0 miljoen. Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000)
Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een licht negatief saldo zien. Het gerealiseerde resultaat voor mutaties bedraagt afgerond € 0,6 miljoen negatief. In de gewijzigde begroting was rekening gehouden met een resultaat (voor mutaties reserves) van € 14,5 miljoen negatief. In het jaarverslag is op hoofdlijnen een toelichting op de afwijkingen gegeven. In de toelichting op de programma’s wordt een verder gedetailleerde verklaring gegeven voor de afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. Als onderdeel van de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2023 is aangegeven welke baten en lasten als incidenteel zijn aan te merken. Het jaarrekeningresultaat is € 7,9 miljoen voordeliger dan begroot.
90.000 80.000 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2020 Algemene reserve
2021 2022 Bestemmingsreserve
2023
Gerealiseerd resultaat
Gegeven de gebleken afwijkingen - alsmede gezien hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording door het college is gesteld met betrekking tot begrotingsonrechtmatigheden - komt de vraag op of een (groot) deel van de verschillen niet in een eerder stadium kon worden voorzien worden. Wij adviseren u, in lijn met de aanbevelingen van de commissie BBV om meer aandacht te hebben voor afwijkingen op baten en lasten. Doorlopend is het advies met betrekking tot de afwijkingen nader te analyseren waarom deze pas bij het opstellen van de jaarrekening inzichtelijk waren, zodat voordelen eerder richting de raad gemeld kunnen worden.
Van de totale reserves ter hoogte van € 65,2 miljoen is € 48,7 miljoen opgenomen als algemene reserve. Het saldo van deze algemene reserve is ten opzichte van voorgaand jaar gestegen met € 16,5 miljoen. Per saldo is gedurende 2023 € 17,3 miljoen onttrokken aan de bestemmingsreserves. Het gerealiseerde resultaat in 2023 bedraagt € 16,7 miljoen voordelig.
21
Financiële positie Weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien.
We constateren dat de financiële kengetallen van de Gemeente Smallingerland over de hele linie in overwegende mate in lijn liggen met het landelijke gemiddelde respectievelijk het gemiddelde van de gemeenten in Friesland.
Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark.
De solvabiliteit neemt daalt naar 31% in 2023. De VNG hanteert een signaalwaarde als de solvabiliteit onder de 20% komt. Aan de bovenkant oordeelt het VNG dat een solvabiliteit boven de 50% als zeer goed aan te merken is. Smallingerland kent ten opzichte van deze signaalwaarden derhalve een goede financieringspositie.
Hieronder hebben wij de ontwikkelingen in uw kengetallen en een relatie naar de landelijke ontwikkelingen weergegeven: Kengetallen in %
Gemeente Smallingerland
Landelijk
Friesland
2023
2022
2023 (begroting)
2022
2023 (begroting)
2022
Netto schuldquote
60
50
71,4
38,8
63,6
45,7
Netto schuldquote gecorrigeerd
59
48
65,4
33,1
61,0
39,9
Solvabiliteit
31
36
30,8
38,9
19,4
33,8
Grondexploitaties
-1
2
5,8
6,1
5,4
3,6
Belastingcapaciteit
101
101
105,1
101,5
100,4
93,6
Structurele exploitatieruimte
0
3
0,5
5,2
0
5,3
Het kengetal schuldquote is in 2023 gestegen, maar ook dat is in lijn met het landelijke beeld.
Het kengetal grondexploitatie geeft weer hoe de waarde van de in exploitatie genomen gronden zich verhoudt tot de totale (geraamde) baten. De waardering van de grondexploitaties van Smallingerland is vooralsnog weinig risicovol. Belastingcapaciteit: de lastendruk in de gemeente Smallingerland ligt in lijn met het landelijk gemiddelde en bedraagt 101% (landelijk op basis van de begrotingen 2023 105%). Op basis van het kengetal “structurele exploitatieruimte” blijkt dat er beperkte structurele begrotingsruimte is om tekorten of extra lasten binnen de huidige begroting op te vangen.
22
Financiële positie Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de paragraaf "Weerstandsvermogen en risicobeheersing" in het jaarverslag is een summiere toelichting opgenomen op de weerstandscapaciteit van de gemeente. Het college concludeert in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing dat de beschikbare weerstandscapaciteit in principe toereikend is. Wel heeft het college in dezelfde paragraaf aangegeven dat de per balansdatum geïnventariseerde risico’s naar verwachting nog een onvoldoende beeld geven van het realistisch benodigd weerstandsvermogen.
2023
2022
2021
Weerstandscapaciteit Risico’s Weerstandsratio
Derhalve ligt hier nog een belangrijk aandachtspunt richting de nabije toekomst. Gemeente Smallingerland publiceert daarbij in tegenstelling tot de meeste gemeenten in Nederland niet expliciet over de ontwikkeling van haar weerstandsratio (financiële risico’s / beschikbare weerstandscapaciteit). De ontwikkeling van de weerstandscapaciteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat mag worden geacht om risico’s op te vangen.
Weerstandsratio
Betekenis
>= 2.0
Uitstekend
1.4 < 2.0
Ruim voldoende
1.0 < 1.4
Voldoende
0.8 < 1.0
Matig
0.6 < 0.8
Onvoldoende
< 0.6
Ruim onvoldoende
23
Bevindingen interne beheersing
Bevindingen interne beheersing Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2023 hebben wij een managementletter 2023 uitgebracht. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komen een aantal risicogebieden naar voren die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. Hierna nader toe te lichten: − Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (en de daarbij horende verantwoordelijkheden voor u); − Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie en voorzieningen.
Geautomatiseerde gegevensverwerking Wij rapporteren onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Zoals ook in onze managementletter 2023 is gerapporteerd hebben we de interne beheersing rondom uw IT onderzocht. Onderzocht zijn de applicaties Key2Financien en Suite4SociaalDomein. Wij constateren dat de IT beheersmaatregelen (authenticatie, autorisatie, wijzigingenbeheer, continuïteitsmaatregelen) rondom deze applicaties op onderdelen nog verbetering behoeven.
Voorts is in de managementletter 2023 gerapporteerd dat uw interne beheersing is in ontwikkeling maar er nog (veel) stappen te zetten zijn. Het verloop van het jaarrekeningtraject bevestigt nogmaals deze constatering. Een nadere uitwerking van de visie op control en invulling van de zgn. 3 lines of defence (3LOD) behoeft prioriteit. Procesbeschrijvingen en analyses van procesrisico’s zijn veelal nog niet aanwezig. Dit bemoeilijkt een sluitende beoordeling van de interne beheersing en een goed uitgelijnde (gerichte) VIC.
Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën.
Fraude en naleving wet- en regelgeving Het college is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. De Raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het college in de uitvoering van deze taken.
Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersings-maatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van weten regelgeving. Wij hebben als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023 uw inschatting inzake frauderisico’s met betrekking tot uw organisatie besproken. Deze bespreking komt ook voort uit onze verplichte rapportage van de accountant over de uitkomsten van onze werkzaamheden met betrekking tot de ingeschatte frauderisico’s in de controleverklaring.
25
Bevindingen interne beheersing Fraudebeheersing en onze observaties Om bestuurders en toezichthouders houvast te bieden heeft het NBA in februari 2022 de brochure “Frauderisicobeheersing” uitgebracht. Wij adviseren u om kennis te nemen van de 11 aanbevelingen die hierin zijn gedaan. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving. In de paragraaf ‘Overige bevindingen’ geven wij een nadere toelichting over de verplichting om in onze controleverklaring te rapporteren over fraude. Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren de gemeenteraad over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin de gemeenteraad in staat is haar taken te vervullen.
Corruptie en omkopingsrisico’s Uw gemeente maakt onderdeel uit van de overheidssector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeente te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Gemeente Smallingerland heeft zelf werkzaamheden uitgevoerd om te controleren dat de aanbestedingen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed.
Wij hebben steekproefsgewijs een deel van deze werkzaamheden gecontroleerd’; − Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan de gemeente ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij; − Door middel van een steekproef vaststellen of bij alle materiële grondaankopen en –verkopen door de gemeente vastgestelde procedures in materiële zin zijn gevolgd; − Door middel van een steekproef vaststellen of alle verstrekte subsidies in overeenstemming met de geldende interne wet- en regelgeving zijn verstrekt. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.
26
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen Notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken In december van 2023 is door de Commissie BBV de notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2023) gepubliceerd. Deze notitie is op een aantal punten sterk afwijkend van de vorige notitie als gevolg van de invoering van de Omgevingswet. Er zijn wijzigingen van het kostenverhaal faciliterend grondbeleid op een viertal punten: 1) De bijdrage aan het kostenverhaal wordt niet meer in rekening gebracht via de omgevingsvergunning, maar via een aparte kostenverhaalsbeschikking; 2) Er zijn meer keuzemogelijkheden om kosten te verhalen; 3) De kostensoortenlijst is uitgebreid; 4) Er is in de Omgevingswet een regeling opgenomen voor verplichte financiële bijdragen aan ontwikkelingen.
4) Winstneming via de POC-methode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen èn kosten, vindt pas plaats als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is. 5) Binnen een gemengde exploitatie met bouwgrondexploitatie- en faciliterende projecten mag het resultaat gesaldeerd worden indien de deelgebieden onlosmakelijk in de ontwikkeling met elkaar verbonden zijn. Alle wijzigingen in de notitie die te maken hebben met de Omgevingswet treden in werking gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Alle overige wijzigingen treden in werking met ingang van begrotingsjaar 2025. Toepassing met ingang van de jaarrekening 2024 is mogelijk maar niet verplicht.
Daarnaast zijn er een aantal wijzigingen aangebracht als gevolg van 'voortschrijdend inzicht’: !) De voorwaarden voor warme gronden zijn aangepast naar aanleiding van de praktijksituaties met ingang van boekjaar 2022: - De gebiedsontwikkeling hoeft niet langer uitsluitend betrekking te hebben op woningbouw, maar kan ook betrekking hebben op bijvoorbeeld bedrijfsterreinen; - De voorwaarde dat er betrokkenheid is bij de gebiedsontwikkeling van provincie of rijksoverheid vervalt; - De (toekomstige) bestemming(en), functie(s) en/of ontwikkeling betreffende het plangebied dien(en)t goed onderbouwd te worden. 2) Voorbereidingskosten bij zowel actieve als facilitaire grondexploitaties mogen na 5 jaar ook worden voorzien in plaats van te worden afgeboekt. 3) De rentetoerekening aan actieve grondexploitaties wordt vereenvoudigd door toe te staan dat de in een gemeente reeds gehanteerde omslagrente ook wordt toegepast bij actieve grondexploitaties.
28
Overige onderwerpen Notitie Rente De doelstelling van Notitie rente 2023 is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot de toerekening van rente door gemeenten en het transparant maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan. De notitie treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2025, waarbij eerdere toepassing bij de begroting 2024 is toegestaan. De belangrijkste wijziging betreft de rentetoerekening aan de grondexploitaties door middel van de rente-omslag, die voorheen werd gebaseerd op het gemiddelde rentepercentage over het vreemde vermogen. De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden. Indien de werkelijke rentelasten meer dan 25% afwijken van de rentelasten op basis van de voorgecalculeerde renteomslag, dan moet de gemeente verplicht de werkelijke rente verwerken. In het publiekrechtelijke kostenverhaal bij faciliterende grondexploitaties moet overeenkomstig de Omgevingswet voor de rentetoerekening het rentepercentage worden gehanteerd op grond van de afspraken in de overeenkomst en niet de interne omslagrente. De commissie BBV adviseert verder het renteschema zoals opgenomen op pagina 5 van de Notitie van de commissie BBV in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen.
Indien de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten, ontstaat er een ‘negatieve’ renteomslag. Dit is een resultaat van treasurybeleid en beheer en wordt dan ook niet daadwerkelijk aan de taakvelden toegerekend, maar blijft op het taakveld treasury als bate verantwoord staan.
Tot slot wordt gesteld dat wanneer een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, deze gemaximeerd is op het gewogen gemiddelde rentepercentage dat door de gemeente over extern aangetrokken financieringsmiddelen wordt vergoed. Dit betekent ook dat wanneer er geen aangetrokken financiering is, er geen rente over het eigen vermogen kan worden berekend. De commissie BBV geeft vanuit transparantie de aanbeveling om geen rente over het eigen vermogen te berekenen. Notitie Overhead De notitie Overhead van de Commissie BBV is in december 2023 herzien. In deze notitie worden kaders meegegeven over de toerekening van Overhead aan onder andere de leges van de gemeente. In de nieuwe notitie is vooral de definitie van Overhead aangepast. Deze luidt nu als volgt: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. De nieuwe definitie zorgt er voor dat duidelijker kan worden vastgesteld welke lasten direct toegerekend kunnen worden aan bepaalde taakvelden. Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead.
De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een gemeentelijke notitie overhead aan de gemeenteraad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze notitie neemt de organisatie keuzes ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead. Omdat de toerekening van overheadkosten bij veel gemeenten wordt gebruikt als basis voor het vaststellen van het mengpercentage heeft de aanpassing van deze notitie mogelijk ook fiscaal invloed.
29
Bijlagen
Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid
Nummer
Specifieke uitkering
JenV A16 FIN B2
Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021
BZK C9
Specifieke uitkering woningbouwimpuls tranche 5
BZK C43
Regeling Reductie Energiegebruik Woningen
BZK C55
Aanpak energie armoede
BZK C56
Regeling specifieke uitkeringen voor huisvesting aandachtsgroepen (RHA 2021)
BZK C62
Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen
BZK C75B
Regiodeals 3e tranche (SiSa tussen medeoverheden)
BZK C92
Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid
BZK C94
Specifieke Uitkering Lokale Aanpak Isolatie
BZK C105
SPUK Startbouwimpuls
OCW D8
Specifieke uitkering Onderwijsachterstandenbeleid
OCW D12
Regionale meld- en coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten 2020-2024
OCW D12A
Regionale maatregelen voortijdig schoolverlaten 2020-2024
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:
Goedkeurend
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
31
Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout, onzekerheid of formele onrechtmatigheid
Nummer
Specifieke uitkering
OCW D14
Middelen inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen
OCW D19
Specifieke uitkering tijdelijke onderwijs huisvesting Oekraine
IenW E20
Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2020-2021
IenW E44B
Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)
IenW E84
Regeling stimulering verkeersveiligheidsmaatregelen 2022-2023
EZK F28
Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat-.en energiebeleid (CDOKE)
SZW G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2023
SZW G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004_gemeentedeel 2023
SZW G4
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2023
SZW G10
Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2023
SZW G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire
SZW G13
Regeling specifieke uitkering onderwijsroute
VWS H4
Specifieke uitkering stimulering sport
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:
Goedkeurend
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
32
Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2023 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2024 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid
Nummer
Specifieke uitkering
VWS H12 VWS H30
Specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken Specifieke uitkering sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023–2026
VWS H31
Specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen (SPUK NEAS)
VWS H32
Specifieke uitkering Meerkosten Energie Openbare Zwembaden
VWS H35
Specifieke uitkering IZA-doelen 2023-2026
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring):
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening:
Goedkeurend
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
33
Bijlage B – Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het college en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Wij hebben de ongecorrigeerde verschillen met het college besproken. Wij zijn van mening dat verschillen zoveel mogelijk door het college moeten worden gecorrigeerd, echter wij kunnen instemmen met de overwegingen van het college om deze verschillen niet te corrigeren, aangezien deze bedragen niet materieel zijn voor het inzicht van de jaarrekening. De geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid zijn lager dan de door u vastgestelde controletolerantie van 1% respectievelijk 3% van de totale lasten. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)
Getrouwheid
Voorziening vooruit ontvangen subsidies
-65
Parkeerbaten
110
Voorziening verlieslatende complexen
-85
Saldo caravancommissie
-27
Totaal ongecorrigeerde controleverschillen
-67
Effect niet gecorrigeerde controleverschillen voorgaande jaarrekening Totaal
0 -67
Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000) Prestatielevering Jeugdzorg
Getrouwheid 1.342
Prestatielevering WMO
961
Prestatielevering Inkopen
2.433
Totaal onzekerheden
4.736
34
Bijlage C – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts.
Inschakeling van interne / externe deskundigen Wij hebben in het kader van onze controle geen gebruik gemaakt van de werkzaamheden van interne en/of externe deskundigen.
Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2023 onderkend, deze zijn weergegeven op pagina 10 van dit verslag.