Bijlage 7 - Eindadvies werkgroep Governance

voorzitter Zorgt voor agendering en aanlevering stukken bij PO Algemeen & Middelen en College ism Directeur/Strategisch Adviseur SDF

Directeuren Sociaal Domein Overleg (DSDO)

Gemeentesecretarissen Overleg (GSO)

Directeuren/ Managers Sociaal domein

Kerngroep Gemeentesecretarissen

Afstemming over: - voorbereiding afstemming/besluitvorming PO - jaarplan - inzet van mensen en middelen - bewaking projecten/programma's

Afstemming over: - focus op algemene gang van zaken samenwerking - GR SDF (centrumregeling) - Jaarplan/Verantwoording (P&C)

Regiocoordinator Jeugd SDF Zorgt voor agendering en aanleveren stukken bij PO en/of GS

AO Jeugdwet

22

PO Wmo

Regiocoordinator Wmo Zorgt voor agendering en aanleveren stukken bij PO en/of GS

AO Wmo

Strategisch Adviseur SDF Zorgt voor agendering en aanleveren stukken bij GS-overleg / PO A&M

BVO

beleidsadviseurs Jeugd Beleidsvoorbereiding: - visie - beleidskaders - inkoopkaders - inpassen aanvullende programma's/projecten Beleidsuitvoering: - lokale implementatie - koppeling bedrijfsvoering - lokale verantwoording - monitoring - bijstellen uitvoering Contractmanagement: - rapporteert periodiek aan AO

beleidsadviseurs Wmo Beleidsvoorbereiding: - visie - beleidskaders - inkoopkaders - inpassen aanvullende programma's/projecten Beleidsuitvoering: - lokale implementatie - koppeling bedrijfsvoering - lokale verantwoording - monitoring - bijstellen uitvoering Contractmanagement: - rapporteert periodiek aan AO

teammanagers/fin. adviseurs backoffices SocDom Beleidsvoorbereiding: - verantwoording (P&C-cyclus) - monitoring - toezicht en handhaving - inpassen aanvullende en programma's en projecten Beleidsuitvoering: - inrichting financieel/administratief proces - implementatie processen ICT - informatieuitwisseling (data/HUB) - lokale verantwoording - toezicht en handhaving Contractmanagement: - rapporteert periodiek aan BVO - rapporteert incidenteel/indien nodig aan lokaal irt lokale zorgaanbieders

Programmamanagers/Projectleiders Aanvullende Programma's/Projecten: - beleidsvoorbereiding - beleidsuitvoering - verantwoording - monitoring

Programmamanagers/Projectleiders Aanvullende Programma's/Projecten: - beleidsvoorbereiding - beleidsuitvoering - verantwoording - monitoring

Projectleiders: Besluitvoorbereiding: - evaluatie centrumregeling - verlengen centrumregeling Onderzoeken: - tijdelijke projectgroepen voor onderzoek specifieke kwesties (bijv. taskforce Jeugd)

BIJLAGE III: Rollen en taken gremia

23

A – GREMIA MET TAKEN Raad Leeuwarden: - Formele besluiten (m.n. betrekking hebbend op budgetrecht centrumgemeente) College Leeuwarden: - Formele besluiten Portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen: - Afstemmen Besluitvoorbereiding - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen Portefeuillehoudersoverleg Jeugdwet: - Afstemmen Besluitvoorbereiding - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen Portefeuillehoudersoverleg WMO: - Afstemmen Besluitvoorbereiding - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen Gemeentesecretarissenoverleg (GSO) Het gemeentesecretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten en de centrumgemeente . Directeuren Sociaal Domein overleg (DSDO) De directeuren Sociaal Domein nemen de rol van de secretarissen over om ambtelijk tot overeenstemming te komen en inhoudelijke voorstellen aan de bestuurlijke overleggen aan te bieden. Ambtelijk overleg (AO) WMO en ambtelijk (AO) Jeugdwet Voor beide ambtelijk overleggen gelden ten gevolge van de opdracht in de centrumregeling de voorbereiding van Inkoop en uitvoering van Regiocoördinatie.

Onderdeel van de beleidsvoorbereiding is inkoop: 2.1 Bepalen van de inkoopstrategie; 2.2 Realiseren van de inkoopproces, waaronder: het opstellen van overeenkomsten met aanbieders dan wel van de verleningsbeschikking of subsidie nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten met aanbieders namens gemeenten het sluiten van contracten met de aanbieders of verlenen van beschikkingen namens gemeenten. 2.3 Uitvoeren van leveranciersmanagement; 2.4 Verzorgen van het contractbeheer; 2.5 Doen verzorgen van de jaarlijkse verantwoording ten aanzien van geleverde zorg en ten behoeve van de noodzakelijke accountantsverklaring. regiocoördinatie ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid: 1.1. Het signaleren en analyseren van landelijke en regionale (niveau 3 Noord) ontwikkelingen (waaronder de mogelijkheden en kansen die landelijke actieplannen bieden) en maatschappelijke tendensen in relatie tot de taken en opdrachten die door de samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd; 1.2. Signaleren wanneer maatregelen nodig zijn die kunnen zorgen voor een soepele inzet van noodzakelijke zorg bij overgang van de ene naar één of meerdere andere beleidsterreinen die onder deze regeling vallen;

24

1.3. Deelnemen aan bovenregionale en landelijke bijeenkomsten (zoals het J42 overleg, VNG overleg e.d.) met een directe relatie tot de taken en opdrachten die door de samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd; 1.4. Voorbereiden en initiëren van regionale visies en regionale beleidsstukken voor de onder deze regeling vallende beleidsterreinen; 1.5. Ontwikkelen en borgen van de transformatieopdracht behorende bij de onder de regeling vallende beleidsterreinen en wetten bij gastgemeenten en zorgaanbieders. 1.6. Monitoren of de afzonderlijke taken en opdrachten uit deze regeling door de betreffende verantwoordelijken (gemeenten, zorgaanbieders of samenwerkingsorganisatie) worden uitgevoerd; 1.7. Bewaken of de uitvoering wordt gedaan zoals is overeengekomen en is vastgelegd in de documenten van deze regeling en als uitwerking van deze regeling (regietaak); 1.8. Nemen van maatregelen en instellen van hulpstructuren zoals bijvoorbeeld een expertteam of inzetten van instrumenten zoals experimenten, pilots, beleidsdocumenten, project subsidies, (uitvoerings)instructies, kwaliteitskader, die er voor zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden, opdrachten en taken die in deze regeling worden genoemd, optimaal en accuraat worden uitgevoerd; 1.9.

Opstellen van een jaarlijkse planning en jaarlijkse verantwoording met daarin de in deze regeling opgenomen taken, opdrachten, noodzakelijke acties en werkzaamheden in dat betreffende jaar; 1.10. Periodiek (minimaal eens per half jaar) opstellen van een tussenrapportage (bevindingen, knelpunten, stand van zaken) over de taken, werkzaamheden en opdrachten voor de samenwerkende gemeenten; 1.11. Zorgen voor communicatie met, informatie aan, transparantie voor en betrokkenheid van gastgemeenten op alle niveaus van hun organisatie te weten bestuurlijk (gemeenteraad en college van B&W) managerial (gemeentesecretarissen, hoofden sectoren sociaal domein) en ambtelijk (beleid, uitvoering en backoffices) met betrekking tot de onder deze regeling vallende werkzaamheden; 1.12. Zorgen voor periodieke actualisatie alsmede het warmhouden van het doel van de samenwerking, de wil en ambitie om samen te werken en de zachte kanten van de samenwerking (werken zoals bedoeld en gedrag en houding die past bij de samenwerking); 1.13. Zorgen voor een –jaarlijks te actualiseren- voorstel over de inrichting en bezetting van ambtelijke werkgroepen die ingesteld worden voor de uitvoering van de werkzaamheden en opdrachten van de samenwerkingsorganisatie; 1.14.

Zorgen voor de coördinatie en afstemming tussen de ambtelijke werkgroepen onderling en tussen werkgroepen en de verschillende gremia die binnen de samenwerkingsorganisatie functioneren Ambtelijk overleg WMO Beleidsvoorbereiding ten aanzien van (Artikel 4 Centrumregeling): in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de WMO (artikel 2.6.1 WMO): 1. Beschermd wonen als bedoeld in artikel 1.2.1 onder b WMO; 2. Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang als bedoeld in artikel 1.2.1 onder c WMO; 3. Veilig thuis, waaronder advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling als bedoeld in artikel 4.1.1 WMO in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de WMO: 4. Openbare GGZ 5. Preventief verslavingsbeleid 6. Prostitutiebeleid 7. Mensenhandel Ambtelijk overleg Jeugdwet Beleidsvoorbereiding ten aanzien van (Artikel 4 Centrumregeling): in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de Jeugdwet (artikel 2.8 Jeugdwet): 1. gesloten jeugdhulp als bedoeld in artikel 6.1.2.2., juncto artikel 6.1.6 Jeugdwet;

25

2. 3.

jeugdbescherming als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet; jeugdreclassering als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet;

in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet: 1. spoedeisende zorg, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap (VNG oktober 2020); 2. weinig voorkomende jeugdhulp, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap 3. pleegzorg als bedoeld in artikel 5.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet 4. Hoog specialistische zorg 5. Gespecialiseerde jeugdhulp (specialistische jeugdhulp, ernstig enkelvoudige dyslexie en wonen) Ambtelijk overleg algemeen en middelen (bedrijfsvoeringsoverleg) Het bedrijfsvoeringsoverleg heeft een tweeledige functie: adviseren aan de inhoudelijke ambtelijke werkgroepen/directeuren Sociaal Domein met betrekking tot de gevolgen voor de bedrijfsvoering van inhoudelijke voorstellen, voorbereidend voor de onderwerpen die in zijn algemeen het functioneren en de bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband aangaan, waarvan de reguliere Planning & Control cyclus een onderdeel is. Als scope voor dit overleg kunnen, een groot deel van, de taken benoemd onder Artikel 4.3 van de centrumregeling worden. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van accounthouderschap voor aanbieders en gesubsidieerde instellingen ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid: 4.1.

Invullen van de inhoudelijke en financiële beheerfunctie namens de gastgemeenten voor de gecontracteerde en gesubsidieerde partijen, voor zover dit de werkzaamheden en taken van die partijen betreft; 4.2. Invullen van de operationele en tactische contactfunctie tussen de gecontracteerde partijen en de samenwerkende gemeenten; 4.3. Vaststellen van indicatoren (effectiviteit en efficiëntie) op kwalitatief en kwantitatief niveau die aangeven of beoogde doelen, gevraagde resultaten en opgedragen werkzaamheden worden uitgevoerd zoals bedoeld; 4.4. Zorgen voor communicatie, informatie, transparantie over en goede resultaten in zowel de uitvoering van de eigen taken van de samenwerkingsorganisatie als van de gecontracteerde partijen; 4.5. Bespreken van de jaarrekening, begroting en het kwaliteitsverslag met de gecontracteerde partijen; 4.6. Analyseren van informatie en rapportages over de uitvoering van de dienstverlening door de gecontracteerde partijen, en voorleggen van conclusies en aanbevelingen op basis van deze analyses, aan de samenwerkende gemeenten; 4.7. Monitoren (ook benchmarken) van prestaties (resultaten en kwaliteit) in relatie tot vastgestelde indicatoren; 4.8.

Voorstellen doen over gecontracteerde of gesubsidieerde partijen, ten aanzien van bijsturen beleid, aanpassen indicatoren, opleggen van sancties en mate waarin voldaan wordt aan geldende wet- en regelgeving op basis van besprekingen, analyses en/of monitoring; 4.9. Invullen van het bestuurlijke overleg met de gecontracteerde of gesubsidieerde partijen; 4.10. Periodiek (minimaal eens per half jaar) c.q. op het moment dat er zich urgente zaken of calamiteiten voordoen, terugkoppelen van bevindingen en kernpunten rondom het accounthouderschap aan de samenwerkende gemeenten;

26

B – ROLLEN Voorzitter portefeuillehoudersoverleg/gezamenlijk portefeuillehoudersoverleg: De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg is bij voorkeur de verantwoordelijk wethouder van de centrumgemeente. Daarmee wordt geborgd dat deze voorstellen in de raad van de centrumgemeente kan verdedigen. Voorzitter van het gezamenlijk portefeuillehoudersoverleg is één van de twee wethouders die een specifiek portefeuillehoudersoverleg voorzit. Voorzitter DSDO: De leden van het Directeuren Sociaal domein overleg kiezen een voorzitter. Deze functie kan rouleren. De voorzitter werkt nauw samen met de regiocoördinatoren en waar nodig met de manager SDF en/of strategisch adviseur. Er vindt afstemming plaats met de voorzitter van het GSO. Voorzitter GSO: De voorzitter van het GSO is bij voorkeur de gemeentesecretaris van de centrumgemeente. Daarmee wordt geborgd dat begroting en verantwoording in lijn zijn met de planning en control cyclus van de centrumgemeente. De voorzitter wordt daarin geadviseerd door de controller en de strategisch adviseur van SDF. Manager SDF: De manager SDF kan op afroep en waar nodig aanschuiven bij de verschillende overleggen. In ieder geval is de manager SDF betrokken bij de begroting en jaarverantwoording van het samenwerkingsverband. Regiocoördinator: De regiocoördinator is voorzitter van het betreffende AO.

Deze zorgt voor agendering bij het DSDO en daarna naar het PO en zorgt voor doorgeleiding naar het college en/of raad van de centrumgemeente. Strategisch Adviseur: De strategisch adviseur SDF is voorzitter van het AO Bedrijfsvoering. Deze zorgt voor agendering bij het GSO daarna bij het gezamenlijk PO en zorgt voor doorgeleiding naar het college en/of raad van de centrumgemeente. De strategisch adviseur is ‘hoofd bedrijfsvoering’ van de centrumregeling en werkt nauw samen met de controller van de centrumgemeente. Deze geeft uitvoering aan de ‘scope’ van het AO bedrijfsvoering. Deelnemers AO WMO en AO Jeugdwet: Aan dit overleg kunnen, voor deze onderwerpen verantwoordelijke, beleidsmedewerkers van alle gemeenten deelnemen. Zij werken mee aan de beleidsvoorbereiding, inkoop en werkzaamheden die voortkomen uit de regiocoördinatie. Zij zorgen voor ambtelijke afstemming. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de lokale implementatie, indien nodig in nauwe samenwerking met hun collega die belast is met de bedrijfsvoering. Ook zorgen zij voor het informeren van de portefeuillehouder, college en raad. Dit overleg is ook het gremium van waaruit nieuwe projecten en programma’s op worden gestart. De beleidsmedewerker betrekt eventueel collega’s om de projectgroepen te bemensen en stemt hierover af met de betrokken directeur/manager.

Deelnemers AO algemeen en middelen (bedrijfsvoeringsoverleg): Aan dit overleg kunnen teammanagers, (sub)controllers, financieel adviseurs van alle gemeenten deelnemen. Zij bereiden samen met de betrokken medewerkers van SDF de financieeladministratieve processen voor die nodig zijn voor uitvoering van het beleid en het monitoren van de afgesloten contracten. Bovendien zijn zij betrokken bij begroting en jaarverantwoording. Zij leggen de verbinding met de lokale financiële administratie, verantwoording en controle. Ook zorgen zij samen met de betrokken beleidsmedewerker voor het informeren van de portefeuillehouder. Ook adviseren zij de directeur en de gemeentesecretaris waar het gaat om planning en control.

27