Bijlage 4 - Accountantsverslag SW Fryslan 2021 - Was getekend

Aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Sw Fryslân T.a.v. de heer G. Luinstra, secretaris Postbus 515 9200 AM DRACHTEN

Datum: Kenmerk: Onderwerp:

25 maart 2022 2022.062 Accountantsverslag controle 2021

Geacht bestuur, In opdracht van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Sw Fryslân (hierna: Sw Fryslân) voeren wij de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2021 uit. Onze opdracht heeft u bevestigd door middel van ondertekening van een (jaarlijks terugkerende) opdrachtbevestiging met daarin een aantal formele aspecten in relatie tot onze opdracht en de communicatie daarover. We brengen u in dit accountantsverslag op de hoogte van onze bevindingen en adviezen naar aanleiding van de controle. Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om het bestuur te ondersteunen in de controlerende taak. De indeling van dit rapport is als volgt: 1. Hoofdlijnen van de controle 2. Het controleproces en de interne beheersing 3. Bestuurlijke afhandeling en publicatie 4. Controlebevindingen en overige aandachtspunten 5. Overige aspecten van de accountantscontrole 6. Afsluiting Wij bedanken de organisatie voor de medewerking die we bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben gekregen en we hopen dat deze rapportage u ondersteunt bij het realiseren van verbeteringen in uw bedrijfsvoering en de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken.

ACCOUNTANTSVERSLAG

1. HOOFDLIJNEN VAN DE CONTROLE Onderwerp

Bevindingen

Strekking van de controleverklaring

We verstrekken bij de jaarstukken 2021 van de GR Sw Fryslân een controleverklaring met een goedkeurend oordeel voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Resultaat en vermogenspositie

Het boekjaar 2021 is afgesloten met een resultaat van € 0, conform begroting en het jaar 2020. Ook het eigen vermogen is nihil om dat de resultaten via de dienstverleningsovereenkomsten via Caparis met de gemeenten worden afgerekend.

Verslaggeving en WNT

Wij hebben vastgesteld dat de jaarstukken overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn opgesteld. Tevens is voldaan aan de WNT. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarstukken is opgenomen niet inconsistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie.

Controleverschillen

Er zijn geen niet-gecorrigeerde controleverschillen in de jaarrekening achtergebleven.

Signalen van fraude, Tijdens de controle hebben we met u van gedachten gewisseld over eventuele misbruik en fraudegevallen, fraudesignalen en de kwaliteit van de interne beheersing. Wij oneigenlijk gebruik hebben tijdens de controle geen aanwijzingen verkregen van het tegendeel. U heeft aan ons bevestigd dat in de organisatie dergelijke gevallen niet gemeld zijn. Kwaliteit van de interne beheersing

Wij hebben tijdens de controle geen significante gebreken in de administratieve organisatie of interne beheersing aangetroffen die van invloed zijn op ons oordeel.

Geautomatiseerde In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u gegevensverwerking mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken en dataveiligheid betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. De afspraken rondom IT-beheer en het zichtbaar maken van de door de GR genomen maatregelen in het kader van de AVG vragen aandacht. Belangrijke schattingen in de jaarrekening

De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen de waardering van overlopende posten. Wij aanvaarden de gekozen methoden die voor de schattingen zijn gehanteerd.

ACCOUNTANTSVERSLAG 2 van 8

2. HET CONTROLEPROCES EN DE INTERNE BEHEERSING De doelstelling van accountantscontrole is om te komen tot een uitspraak over de getrouwheid van de jaarrekening en de daarin opgenomen cijfers, alsmede de financiële rechtmatigheid ervan. Om die uitspraak te kunnen doen is een goed begrip van de processen binnen de organisatie essentieel. De controle van de jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling is in grote mate gereguleerd. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden zijn de algemeen geldende “Controle en overige standaarden (COS)” van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants), het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, de kadernota rechtmatigheid, het controleprotocol WNT en uw eigen interne regels leidend. Gebruikelijk is een verdeling van de werkzaamheden in twee fasen. De interim-controle richt zich primair op de wijze waarop processen zijn ingericht en interne beheersingsmaatregelen zijn geïmplementeerd. Door een combinatie van interviews, procescontroles en detailwerkzaamheden beoordelen wij de werking van deze interne beheersingsmaatregelen en stellen wij vast dat betrouwbare verantwoordingsinformatie tot stand kan komen. De GR kent een beperkt aantal eigen processen, die vervolgens zijn uitbesteed aan Caparis.

Bij de interim-controle hebben we bij Caparis onder meer onderzocht hoe de informatievoorziening, het betalingsverkeer, factuurbehandeling, inkoop en personele mutaties zijn ingeregeld. Daarnaast besteden we aandacht aan de IT-omgeving, inclusief dataveiligheid. Bij de jaarrekeningcontrole richten we ons meer op de cijfers en onderzoeken wij of de concept jaarrekening, zoals die aan het bestuur wordt verstrekt, deugdelijk is opgesteld en onderbouwd, dat de inrichting en presentatie voldoen aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), dat de waarderingsgrondslagen correct zijn toegepast en de toelichtingen adequaat en volledig zijn. Ook hebben wij vastgesteld dat de informatie in de programmaverantwoording en de paragrafen niet strijdig is met het beeld van de jaarrekening. Ten slotte is onderzocht of de baten, de lasten en de balansmutaties rechtmatig zijn, inclusief het opnemen van de vereiste gegevens inzake de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT).

3. BESTUURLIJKE AFHANDELING EN PUBLICATIE De bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken bestaat uit een aantal stappen. Het bestuur behandelt in de vergadering de jaarstukken, met inbegrip van de jaarrekening en stelt deze vervolgens voorlopig vast. De definitieve vaststelling volgt later dit jaar nadat de jaarrekening door de gemeenten is beoordeeld. Formeel hebben zij echter niet de mogelijkheid om wijzigingen voor te stellen of aan te brengen. Mochten in de periode tot de vaststelling van de jaarrekening omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moet een dergelijke aanpassing nog worden gemaakt. Uiteraard vervalt in die situatie onze toestemming tot openbaarmaking. Dat geldt ook in geval de jaarrekening om andere redenen gewijzigd wordt alvorens tot vaststelling wordt overgegaan. Wij verzoeken u in deze gevallen met ons in contact te treden om gezamenlijk de noodzakelijke vervolgstappen met u te bespreken. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening.

ACCOUNTANTSVERSLAG 3 van 8

Wij verzoeken u bij openbaarmaking van de controleverklaring gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring die niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening tijdens de bestuurlijke afhandeling ongewijzigd blijft. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met deze jaarstukken. Indien u deze jaarstukken en de controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite. Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat ("u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening"). Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat publicatie van de door ons gewaarmerkte jaarrekening op welke wijze dan ook niet is toegestaan.

4. CONTROLEBEVINDINGEN EN OVERIGE AANDACHTSPUNTEN 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording In eerdere rapportages hebben wij u geïnformeerd over het voornemen van de rijksoverheid om de verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen nog nadrukkelijker bij het bestuur van de organisatie te leggen, door het verplicht stellen van een rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. De invoering is doorgeschoven naar het boekjaar 2022, waarbij we moeten aantekenen dat de wetswijziging die dit moet formaliseren nog door de Kamer moet worden geaccordeerd. De commissie BBV heeft hieromtrent inmiddels een modeltekst gepubliceerd en tevens de Kadernota Rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Het bestuur heeft net als nu de bevoegdheid om de grenzen vast te stellen waarboven er in de rechtmatigheidsverantwoording melding moet worden gemaakt van intern geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden. De wetgever zal naar verwachting het maximum van deze grens leggen op 3% van de totale omvang van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Gemeten aan de omvang van de lasten van Sw Fryslân over 2021 van ongeveer € 46,0 miljoen zou dat in uw geval neerkomen op een grens van ongeveer € 1,38 miljoen. Het bestuur is overigens bevoegd om deze grens lager vast te stellen.

In eerdere rapportages hebben we al uitgebreid stil gestaan bij de stappen die nodig zijn om de rechtmatigheidsverantwoording binnen Sw Fryslân te kunnen gaan implementeren. Belangrijk is dat het bestuur op korte termijn een kaderstellend besluit neemt. Een voorbeeld hiervan is reeds in uw bezit. Hierin neemt u een aantal beslissingen over de verantwoordingsgrens, het normenkader en informatievoorziening van de organisatie aan het bestuur. Met een dergelijk besluit kan ook met uitvoering worden gestart, omdat anders het risico bestaat dat achteraf andere of meer werkzaamheden nodig zijn. Wij adviseren u hier haast mee te maken om te voorkomen dat medio 2022 blijkt dat u een inhaalslag moet maken om volgend jaar tijdig de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen opstellen.

4.2 Fraude en integriteit Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving.

ACCOUNTANTSVERSLAG 4 van 8

De maatschappelijke focus op fraude en integriteit toeneemt. Steeds vaker worden de werkzaamheden van de accountant op dit vlak opgenomen in de controleverklaring. Daarmee zal ook de vraag welke maatregelen u zelf getroffen heeft om fraude en integriteitsrisico’s te voorkomen, te herkennen en schendingen te identificeren steeds vaker gesteld worden. Wij herhalen ons advies om dit onderwerp op te nemen in een jaarcyclus en tenminste eenmaal per jaar met het bestuur te bespreken of de genomen maatregelen, controles en restrisico’s leiden tot een aanvaardbaar totaalbeeld. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Datzelfde geldt ook voor integriteitsrisico’s en mogelijke niet-naleving van andere regelgeving. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen.

Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Gezien de beperkte omvang van het inkoopvolume is dit risico op onrechtmatigheden bij aanbestedingen beperkt. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan communiceren wij dit, afhankelijk van de aard van de fraude, met de directie en, in sommige gevallen, bij fraude in de top van de organisatie, of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, met het bestuur. In dat geval rapporteren wij daar separaat over. Tijdens onze werkzaamheden besteden wij ook aandacht aan elementen van beïnvloeding en druk die kunnen leiden tot een aantasting van het bestuurlijk handelen binnen de organisatie. Gedurende de controle hebben wij een professioneel-kritische houding betracht ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar daarbij merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.

4.3 Verslaggeving De jaarstukken 2021 van Sw Fryslân voldoen aan de formele uitgangspunten van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Er wordt inhoudelijk verslag gedaan over de uitvoering van beleid en de financiële uitkomsten en aandachtspunten in het verslagjaar. Wij hebben ten aanzien van de inhoud van de jaarstukken in relatie tot de verslaggevingsregels geen significante tekortkomingen geconstateerd met betrekking tot de presentatie van de cijfers. Het jaarverslag en de overige informatie die in de jaarstukken is opgenomen, voldoen aan de eisen van het BBV en zijn materiele zin verenigbaar met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie.

4.4 Schattingen en memorialen Bij het opmaken van een jaarrekening is het noodzakelijk dat u schattingen en oordelen toepast om te komen tot betrouwbare cijfers. Niet zelden worden schattingen niet als zodanig onderkend, omdat ze vast onderdeel van uw administratieve proces zijn. In onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan deze schattingen omdat, bedoeld of onbedoeld, het resultaat door schattingen kan worden beïnvloed.

ACCOUNTANTSVERSLAG 5 van 8

Binnen uw organisatie hebben de belangrijkste schattingen betrekking op het inschatten van (de waarde van) de vorderingen en de kortlopende schulden. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen aangetroffen in de schattingsmethoden en vastgesteld dat de wijze waarop deze tot stand komen niet is gewijzigd. Wij aanvaarden uw schattingen, maar wij melden volledigheidshalve dat inherent is aan schattingen dat de uiteindelijke uitkomst kan afwijken.

4.5 Begrotingsrechtmatigheid Het stelsel van begroten en de bewaking hiervan moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de (gewijzigde) begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Wij hebben vastgesteld dat de totale lasten van Sw Fryslân van € 45,6 miljoen de begroting 2021 met een totaal van € 46,5 miljoen niet hebben overschreden. Sw Fryslân heeft in de toelichting op het overzicht van baten en lasten een korte analyse van de verschillen opgenomen.

5. OVERIGE ASPECTEN VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE 5.1 Controletoleranties en controleverschillen Onze controleverklaring betreft zowel de getrouwheid als de financiële rechtmatigheid. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) zijn concrete maximumnormen gegeven voor de controletolerantie. Het begrip controletolerantie is leidend voor hoe scherp er gecontroleerd moet worden. Het bestuur heeft de bevoegdheid om de controletoleranties scherper te stellen dan het wettelijk maximum van 1% (fouten) respectievelijk 3% (onzekerheden) alsmede om rapporteringstoleranties vast te stellen. Op grond van onze eigen vaktechnische regels rapporteren wij afwijkingen van meer dan 5% van de goedkeuringstolerantie. De toleranties zijn door het bestuur vastgesteld conform het Bado, waarbij wij hebben gerekend met een totaal aan lasten voor het boekjaar 2021 van € 45,6 miljoen: Goedkeuringstoleranties

Grondslag

Fouten Onzekerheden Rechtmatigheid

1% van de totale lasten 3% van de totale lasten 1% van de totale lasten

Rapporteringstoleranties

Grondslag

Fouten en Onzekerheden Rechtmatigheid

5% van de goedkeuringstolerantie

Bedrag (afgerond) € 456.000 € 1.368.000 € 456.000 Bedrag (afgerond) € 22.800 € 22.800

ACCOUNTANTSVERSLAG 6 van 8

5.2 Overzicht van niet-gecorrigeerde controleverschillen Uit de tabel hieronder blijkt dat er geen sprake is van ongecorrigeerde verschillen die de tolerantiegrenzen overschrijden met betrekking tot de getrouwheid of de rechtmatigheid. Wij geven om die reden voor het aspect getrouwheid en voor het aspect rechtmatigheid een goedkeurende verklaring af. Niet gecorrigeerde controleverschillen in euro

Bedrag

Totaal verschillen getrouwheid

NVT

Invloed eigen vermogen ultimo jaar NVT

Invloed resultaat

Totaal onzekerheden getrouwheid

NVT

NVT

NVT

Totaal rechtmatigheidsfouten

NVT

NVT

NVT

Totaal rechtmatigheidsonzekerheden

NVT

NVT

NVT

NVT

5.3 Onafhankelijkheid gewaarborgd De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft de voorschriften in het kader van de onafhankelijkheid opgenomen in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De naleving van de beroepsregels, waaronder de ViO is in de organisatie van HZG Accountants & Adviseurs ingebed. Op basis van onze toetsing aan deze verordening concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij Sw Fryslân in voldoende mate is gewaarborgd. Wij hebben geen andere dan controleopdrachten bij Sw Fryslân uitgevoerd in het afgelopen jaar.

5.4 IT en dataveiligheid In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Gelet op de beperkte mate van geautomatiseerde beheersmaatregelen in uw organisatie is een dergelijk onderzoek niet noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Uit onze controle zijn echter geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. U maakt gebruik van de IT-omgeving van Caparis. We herhalen ons advies om de rol die Caparis speelt in uw IT-beheer nadrukkelijker vast te leggen zodat de verantwoordelijkheden over en weer duidelijk zijn en u uw organisatieverantwoordelijkheid op dit vlak kunt dragen.

ACCOUNTANTSVERSLAG 7 van 8

6. AFSLUITING In december 2021 hebben we u geïnformeerd over het feit dat HZG Accountants & Adviseurs sinds 1 januari 2022 is aangesloten bij Eshuis Accountants & Adviseurs. De integratie van beide organisaties is gaande en dat betekent onder meer dat we vanaf het controlejaar 2022 de naam Eshuis zullen gaan gebruiken. Voor onze dienstverlening heeft dat geen gevolgen omdat we vanuit de dezelfde vestiging met dezelfde visie en dezelfde mensen ons werk blijven doen Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor het bestuur van de GR en de betrokken medewerkers aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Ook verspreiding aan de deelnemende gemeenten is niet toegestaan zonder onze voorafgaande toestemming. Wij gaan ervan uit u met dit accountantsverslag adequaat te hebben geïnformeerd. Wij zijn te allen tijde bereid dit verslag nader toe te lichten. Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Was getekend: drs. E. Vriesen RA

Bijlagen: Getekende controleverklaring Ongetekende controleverklaring Gewaarmerkte jaarrekening ACCOUNTANTSVERSLAG 8 van 8